Visio

Bonjour, avez vous déjà organisé un CA en visio conférence ? Cela pose t il des problèmes légaux ? Quel logiciel ou application utilisez vous ? Merci !

Personne n'a jamais eu l'occasion de faire un CA en visio.
Honnêtement, faut arrêter de déconner.
Les CA ne font pas partie des priorités du moment.
Assurons--nous que nous bahuts soient en mesure d'abriter des hôpitaux de campagne - notamment nos gymnases et nos internats -, accueillons les enfants des personnels prioritaires, ce sera pas mal.
Surtout que la visio est très consommatrice de bande passante, qui peut être utile à bien plus urgent ou bien plus nécessaire pour tous nos concitoyens confinés dans de sordides HLM.

Ma question ne concerne pas l'opportunité d'organiser un CA dans la situation qui est la nôtre mais de connaître les possibilités offertes par les technologies actuelles. Excusez moi d'être curieuse et de vouloir apprendre.

En visio on peut techniquement tout faire
si on a le matos et le canal pour faire passer la bande passante
Après je comprend le collègue, poser une telle question maintenant sans précision, laisse à penser que quelqu'un dans ton bahut a imaginé de faire un CA en visio

Hier chez moi, le CE faisait les conseils de classe en visio...alors...

Acceptez mes excuses, ce n'est pas votre question qui m'irritait mais effectivement l'idée que des CE avaient ce genre d'idées.

Bonjour,
Les enseignants utilisent ma classe à la maison du Cned.
Sinon notre CE pensait utiliser "Ma classe virtuelle" de notre ENT pour les conseils de classe et de mi semestre.
Pour une CP ou un CA, cela aurait pu être utilisé aussi, mais ils sont reportés sine die.
Bonne journée

Lilirose a écrit:

Bonjour, avez vous déjà organisé un CA en visio conférence ? Cela pose t il des problèmes légaux ? Quel logiciel ou application utilisez vous ? Merci !

Pas de cadre juridique pour les EPLE si ce n'est la référence aux circonstances exceptionnelles. L'Etat d'urgence n'ayant pas été acté, un CA en visioconférence reste préférable à un chef qui s’approprierait les compétences de l'instance délibérante. L'auditeur de la DDFIP m'indiquait lundi qu'il est peut-être possible de faire un parallélisme avec les EPN sur ce sujet.

Dans un courrier de la semaine dernière, la rectrice d'une académie confinée avant les autres a évoqué les CA dans les réunions en visioconférence (ça ne fait pas le droit pour autant).

Il faut cependant respecter les règles minimums : délai de convocation, ordre du jour, accès de tous les membres à la visioconférence (y compris ceux qui n'ont pas d'adresse ENT ou académique), quorum, traçabilité des débats et votes.

De notre côté, avec quelques ordonnateurs on s'oriente sur cette option pour 4 ou 5 CA. L'adoption du COFI n'est pas une priorité mais on est aussi conscient qu'au moment de la reprise il y aura beaucoup d'autres priorités bien plus importantes que les cofi (orientation, examen, rattrapage péda...). Alors pourquoi ne pas profiter de l'ennui général, de la disponibilité des confinés pour avancer, du fait qu'on est pas au chômage technique mais qu'on est censé télétravailler. ça permettra dans certains bahuts de voter aussi des accords transactionnels pour solder des voyages.

Du coup, côté technique, on a pris une licence d'un outil professionnel (web..x de cis... / moins de 200 € payé par le groupement comptable pour l'ensemble des bahuts) qui permet des visio jusqu'à 100 pers, de présenter un diaporama, d'avoir un tchat pour les gens sans micro, de faire des sondages pour les votes... Les personnes peuvent se connecter depuis un ordi ou un téléphone mobile, ce qui résout de nombreuse difficultés enceintes / micro. Il faut faire des tests avant pour s’approprier l'outil et le maitriser !

à priori, sauf consignes contraire, 2 CA en visio la semaine prochaine. Je vous raconterai cette aventure...

Acceptez aussi mes excuses: ma réponse à été un peu vive. Pour l'instant, le CA du compte fi est repoussé. Je suis curieuse (encore !) de savoir comment le CA en visio de Bipède va se dérouler...

Reçu ce jour du saj académique au sujet des CA en visioconférence :

"Quelques établissements m'ont interrogé sur la possibilité de réunir un CA à distance (visioconférence, classe virtuelle,...)

Je vous déconseille formellement d'y avoir recours. Les nombreuses interrogations juridiques et techniques soulevées pourraient remettre en cause la validité des délibérations qui seraient susceptibles d'être adoptées au cours d'une telle réunion."

onjour,


Une réponse du rectorat içi:


La FAQ du ministère mise à jour quotidiennement nous indique que "la fermeture des écoles et des établissements ne fait pas obstacle au maintien des instances de concertation et de décision essentielles à la vie de l'établissement, et notamment à : (...) la tenue des instances : (...) conseil d'administration...
Ces activités doivent bien entendu se tenir dans le strict respect des consignes délivrées par les autorités sanitaires et en privilégiant, lorsque c'est possible, la visioconférence, la conférence téléphonique, la consultation dématérialisée ou l'utilisation des espaces numériques de travail et des outils de vie scolaire"

peky a écrit:

Qu'en retenir au niveau harmonisation nationale?

Bonne question Peky !

Tout change, rien ne change.

Comme si la priorité du moment était de réunir un CA... 

Bonjour,

Ce serait possible selon l'ordonnance 2014-1329 du 06/11/2014 sur la dématérialisation des CA.

Reçu hier soir dans notre académie
 

NOTE
relative à la tenue des instances des EPLE
dans le contexte épidémique « COVID 19 »
 
 
La tenue des instances des EPLE constitue un élément essentiel et souvent réglementaire du
fonctionnement administratif.
La limitation de l’activité décidée par le Gouvernement pour lutter contre l’épidémie de
« covid 19 » ne doit pas empêcher le fonctionnement de ces conseils et comités. En revanche,
elle nécessite un aménagement des modalités de réunion de sorte à éviter le regroupement
physique des individus.
Deux dispositifs permettent de répondre à cette situation particulière temporaire de manière
juridiquement sécurisée. La présente note en décrit les modalités essentielles.
En tout état de cause, la validité des délibérations issues de ces modalités de réunion à
distance est subordonnée à la mise en œuvre d’un dispositif permettant l’identification des
participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers. Le secret du vote
doit le cas échéant être garanti.
I  Les  instances  peuvent  être  organisés  par  visioconférence,  voire  par
audioconférence.
Aux termes des dispositions de l’article 2 de l’ordonnance 2014-1329 du 6 novembre 2014
relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial, le
président de l’instance (conseil pédagogique, conseil de classe, conseil d’administration, etc.)
peut, sous réserve, le cas échéant, de la préservation du secret du vote, « décider qu’une
délibération sera organisée au moyen d’une conférence téléphonique ou audiovisuelle ».
Dans  un  contexte  marqué  par  l’impossibilité  d’organiser  une  réunion  physique,  la
visioconférence et, à défaut, l’audioconférence, constituent une alternative satisfaisante.
Plusieurs principes encadrent cette modalité de réunion à distance :
-  La validité des délibérations est subordonnée à la mise en œuvre d’un dispositif
permettant l’identification des participants et le respect de la confidentialité des débats
vis-à-vis des tiers ;
-  Le quorum doit être respecté (au moins la moitié des membres) ;  
Si aucune de ces deux modalités n’est choisie, ou bien lorsque les circonstances l’exigent, la
consultation par recueil d’avis dématérialisé doit être préféré.  
II  Faute  de  pouvoir  garantir  la  tenue  des  instances  par  visioconférence  ou
audioconférence, leur avis sera recueilli par voie dématérialisée.
Le  recours  aux  délibérations  à  distance  est  institué  par  l’ordonnance  2014-1329  du
6 novembre 2014 précitée. Il est organisé par le décret n° 2014-1627 du 26 décembre 2014
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relatif aux modalités d'organisation des délibérations à distance des instances administratives
à caractère collégial.
Ce procédé est subordonné à la vérification préalable que l’ensemble des membres a accès
à des moyens techniques permettant leur participation effective pendant la durée de la
délibération. Ils doivent également être précisément informés des modalités techniques leur
permettant d’y participer.
La participation effective d’au moins la moitié des membres du collège est requise, sans
préjudice des règles particulières de quorum applicables.
Il est également à noter que cette modalité ne peut être utilisée lorsque l’instance est saisie
dans le cadre d’une procédure de sanction.
Sous réserve du respect de ces conditions, la conduite à tenir, conforme aux dispositions du
décret n° 2014-1627, est la suivante :
1.  Préalablement au déroulement de la séance, le président de l’instance informe les
membres de l’organisation d’une délibération de l’instance par échange d’écrits
transmis par voie électronique et permettant un dialogue en ligne ou par messagerie ;
il précise l’objet de la consultation (reprendre l’ordre du jour de la séance), l’heure de
début et l’heure de fin de la consultation ainsi que l’adresse à laquelle doivent être
communiquées les contributions ;
2.  Le jour de la consultation, le président adresse un message rappelant la date et l’heure
limite pour la présentation des contributions ;
3.  Durant la période de consultation, chaque membre participant adresse sa contribution
au  secrétariat  du  comité.  Le  secrétariat  de  séance  adresse  immédiatement  la
contribution  reçue  aux  autres  membres  de  l’instance  ou  prévoit  un  mode
d’accessibilité, de sorte qu’ils puissent y répondre pendant le délai prévu pour la
délibération, et ce, afin d’assurer son caractère collégial ;
4.  A l’issue du temps imparti, le président adresse un message de clôture de la
délibération et d’ouverture du scrutin. Le président peut à tout moment décider de
prolonger la durée de la délibération. Dans ce cas, il en informe les participants ;
5.  Pour chaque point de l’ordre du jour, un scrutin à durée déterminée est lancé et
administré par le secrétariat de séance ;
6.  A l’issue de chaque scrutin, le président communique les résultats à l’ensemble des
membres du collège ;
7.  A l’issue de l’ensemble des scrutins, le président adresse un message de clôture de la
consultation.
 
*  *  *
*
 
Les modalités décrites dans cette note ont vocation à s’appliquer lorsque les circonstances
l’exigent, tel qu’au cas présent dans le contexte d’épidémie.

Merci Aslane , c’est exactement ce que je cherchais (j’avais trouvé l’ordonnance citée mais je voulais être certaine que l’on pouvait se l’appliquer en ce moment). Dans quelle académie as-tu reçu cela ? Chez nous le service juridique ne répondait pas à ce propos.

Alpha_N a écrit:

Merci Aslane , c’est exactement ce que je cherchais (j’avais trouvé l’ordonnance citée mais je voulais être certaine que l’on pouvait se l’appliquer en ce moment). Dans quelle académie as-tu reçu cela ? Chez nous le service juridique ne répondait pas à ce propos.

De rien,
Académie d'Aix-Marseille

Bonjour

A moins d'une évolution de la règlementation et en tenant compte de la faisabilité des solutions préconisées, je me cantonne à la règlementation en vigueur . Donc CA convoqué avec les tables à + d'un mètre et si le quorum n'est pas atteint on convoque dans les 8 j sans nécessité de quorum ainsi le CA aura délibéré valablement. Le CE a précisé dans les convocations que les membres du CA n'étaient pas naturellement obligés de venir au regard du contexte sanitaire.

Depuis les changements réglementaires de cet été, il est possible de reconvoquer dans les cinq jours.

Occitanie a écrit:

Le CE a précisé dans les convocations que les membres du CA n'étaient pas naturellement obligés de venir au regard du contexte sanitaire.

Et l'idée qu'"au regard du contexte sanitaire" la tenue d'un CA n'était peut-être pas une priorité absolue (au moins dans un premier temps, et au risque de faire se déplacer ses membres pour rien en cas d'absence de quorum ?), elle ne lui est pas venue ?

Je ne pense pas que la convocation à un CA entre dans les dérogations acceptées au confinement.
De plus l'idée de réunir dans un même lieu 30 personnes me semble parfaitement ridicule.
J'espère bien que le but recherché est que personne ne vienne et que 5 jours plus tard le chef d'établissement, oups le CA !, adopte toute les propositions présentées.
Drôle d'idée de la démocratie !!!!

Il est bon de rappeler que le 49.3 existe également... il est bon de rappeler que le COFI doit être impérativement adopté avant le 3O avril; il est bon de rappeler que tout mon personnel de l'agence comptable continue à venir travailler en période de confinement c'est ce qu'on qualifie de principe de réalité ! c'est au législateur de tirer toutes les conséquences de cette crise pour l'avenir mais certainement pas en demandant d'organiser de faire des CA en visio surtout dans un petit collège de campagne où il ne reste de façon intermittente que la gestionnaire et l'ordo. Après si certains ont des solutions réalistes je suis preneur...

Occitanie a écrit:

Il est bon de rappeler que le 49.3 existe également... il est bon de rappeler que le COFI doit être impérativement adopté avant le 3O avril; il est bon de rappeler que tout mon personnel de l'agence comptable continue à venir travailler en période de confinement c'est ce qu'on qualifie de principe de réalité ! c'est au législateur de tirer toutes les conséquences de cette crise pour l'avenir mais certainement pas en demandant d'organiser de faire des CA en visio surtout dans un petit collège de campagne où il ne reste de façon intermittente que la gestionnaire et l'ordo. Après si certains ont des solutions réalistes je suis preneur...

2-      Le calendrier du vote et de la transmission des comptes financiers
 
Beaucoup d’entre vous s’interrogent sur le respect des règles relatives au calendrier du vote et de la transmission du compte financier (prévues à l’article R421-77 du code de l’éducation) dans le contexte actuel. Une réflexion a été engagée avec les services de la DGFiP sur cette question. Les consignes vous seront adressées dès que possible.


Message de la DAF A3 reçu le 18/03.


Dans mon agence comptable aussi tout le monde travaille mais de chez soi avec TeamViewer. Un planning et des autorisations ont été établis pour que chacun puisse se déplacer au lycée une fois par semaine en cas de besoin (et ça arrivera forcément) mais qu'il n'y ait pas + de 2 personnes en même temps et pas dans les mêmes bureaux. Nous sommes en liaison quotidienne par mail et téléphone. Nous continuons d'avancer sur les comptes financiers autant que nous le pouvons mais j'avoue que ce n'est (plus trop) ma priorité car beaucoup de choses à organiser, à distance, au lycée, pour d'éventuelles réquisitions. Malgré tout, je souhaite que l'on ne prenne pas de retard car sinon bonjour la reprise !


L'état et la collectivité qui bien sûr, ont des discours différents ne nous facilitent pas la tâche (mais on a l'habitude). Pour l'un il faut assurer la continuité pédagogique et avoir un plan de continuité et pour l'autre les personnels sont en confinement total.


Le ton de ce fil est un peu "agressif" je trouve. Il faut bien se dire que face à cette situation totalement inédite et stressante, chacun fait surement comme il peut pour organiser son service du mieux qu'il peut. Les CE ont aussi des exigences, des idées + ou - farfelues parfois auxquelles il faut faire face. 
Il faut penser à nos élèves évidemment mais aussi à ceux qui sont fragiles et donc ne pas faire n'importe quoi.


Bref, plus que jamais l'entraide et la solidarité qui sont l'essence de ce site vont nous être nécessaires pour tenir le coup. 
Prenez soin de vous parce qu'au final la vraie vie c'est pas le boulot 

Une solution, je ne sais pas, mais un point de vue "réaliste", on peut essayer.

Qu'est-ce qui importe actuellement ?
Une continuité administrative, ou une nécessaire discontinuité sanitaire ?
Faire passer son Cofi avant le 30 avril est-il une absolue nécessité ? s'il passe le 15 mai (ou le 15 juin), la terre va-t-elle s'arrêter de tourner ? le risque professionnel est-il si important que ça en ce moment ? (surtout que la DAF A3 vient de difuser un message où la prolongation du 30 avril au 30 juin est à l'étude)

Pour autant je suis bien d'accord: ce n'est pas une raison pour, comme certains, demander aux AC de faire n'importe quoi.

Mais on peut aussi se demander la nécessité de faire venir toute une agence-comptable actuellement si c'est pour autre chose que faire des payes, payer les bourses et boucler -rapidement- les derniers mandats avant une quinzaine.

+ 1 000 000
Chez moi, les cofi sont en suspens.
De toute façon, je n'ai pas la tête à m'en occuper.
En faire une fixette, faire prendre des risques aux administrateurs pour un cofi me paraît, comment le dire sans être grossier ?, je ne sais pas...
Le faire par visio ?
J'ai au moins un gros tiers de mes administrateurs pas forcément prêts technologiquement. Et cela me paraît pas, encore une fois, si urgent.
Le mois de mars ne passera pas l'hiver mais le 30 avril attendra le retour des beaux jours.

Et je n'oublie pas mes obligations à protéger mes agents ("il est bon de le rappeler" également). Et mes agents morts sont quelque chose que je redoute bien davantage à un cofi voté au mois de juillet...

Occitanie a écrit:

Il est bon de rappeler que le 49.3 existe également... il est bon de rappeler que le COFI doit être impérativement adopté avant le 3O avril; il est bon de rappeler que tout mon personnel de l'agence comptable continue à venir travailler en période de confinement c'est ce qu'on qualifie de principe de réalité ! c'est au législateur de tirer toutes les conséquences de cette crise pour l'avenir mais certainement pas en demandant d'organiser de faire des CA en visio surtout dans un petit collège de campagne où il ne reste de façon intermittente que la gestionnaire et l'ordo. Après si certains ont des solutions réalistes je suis preneur...

Chez nous l'agence comptable est fermée à 100% depuis mardi...

Télé travail mis en place ? C'est possible de procéder au paiement des bourses sans être physiquement à son poste, en agence ?

Oui.
Il existe des logiciels de prise de contrôle des postes à distance.
Il faut juste allumer l'ordinateur cible.
Toute mon agence travaille à la maison.
Je suis le seul dans les bureaux.

Y a t'il des problèmes de sécurité de données avec ces logiciels ? Ça m'intéresserait de mettre ce logiciel en place pour les droits constatés : mon secrétaire veut se déplacer pour m'aider mais je ne veux pas qu'il bouge de chez lui.

Je connais Teamviewer et l'IZ a cité Anydesk.