Comment comptabiliser les règlements CB ?

Salut la docte compagnie,

Je me mets enfin à la CB pour moi et mes régisseurs, et je ressens le besoin de me rassurer sur la manière de comptabiliser les opérations. Prenons tout d'abord le cas de la CB du comptable sur l'établissement principal :

1- DAO du comptable qui paie par CB

- lorsque je fais un paiement CB, j'inscris un débit 4721 (menues dépenses ou diverses dépenses suivant le montant et la qualité de la PJ que j'obtiens) et crédit 5159 (c'est un paiement qui attend d'être exécuté sur le DFT, pas vu de compte spécifique à la CB dans ce sens-là)
- lorsque l'argent est retiré du compte courant, on peut passer un D5159/C5151
- à la validation de session, remontée des DAO, mandatement semi-automatique, solde du 4721, fin de l'histoire

Là ça ne m'inquiète pas trop, mais déjà si quelqu'un exprime un autre point de vue, ça m'intéresse.

2- DAO du régisseur sans GFC

Mais pour mon régisseur d'avances ? J'ai un chef d'équipe mobile à qui je ne pensais pas imposer de tenir une régie GFC, compte tenu du faible nombre d'opérations qu'il passera (je lui prends la carte essentiellement pour le carburant des véhicules de l'EMOP)

- lorsqu'il fait un paiement CB, il m'en informe en me passant le justificatif, mais ce n'est pas l'élément déclencheur : c'est l'opération sur son compte en banque suivi au 543 que l'on saisit en premier
- la contrepartie serait le 4723
- c'est à ce moment que j'ai une hésitation : est-ce que du 4723 vous renverriez au 4721 pour mêler cela aux DAO du comptable, et bénéficier du mandatement semi-automatique ? A priori fonctionnellement c'est intéressant, mais c'est peut-être pas génial de mélanger les opérations du comptable et celles du régisseur.
- reconstitution de l'avance par un virement interne entre comptes DFT après réception du mandat

3- DAO du régisseur utilisant GFC

Maintenant mon gestionnaire rattaché :

- lorsqu'il fait un paiement CB, il le saisit dans sa régie GFC
- de mon côté mon agence comptable voit passer sur son compte en banque une opération de paiement, que l'on saisit en débit 4723, crédit 543
- au moment de sa fin de période de régie d'avance, le collègue mandate, et je réceptionne le mandat de manière à solder le 4723
- puis je reconstitue son avance par un virement interne

Et vous, comment faites-vous ?

Bonjour,

• Je fais un peu différent pour le cas n°1 : j'utilise le compte 5115 (subdivisé en 51150 pour les encaissements CB et 51151 pour les décaissements CB). On passe une écriture D 4721 / C 51151 au moment de l'achat puis D51151/C5151 lorsque la dépense est constatée sur DFT.
  
• Je n'ai pas le cas n°2
  
• Cas n°3 : idem
  

Ici 
débit 4728CB /  crédit 5159

Je suis un peu surpris de l'utilisation systématique d'un 472 pour l'utilisation de la carte bleue (surtout pour le paiement du comptable).
90% de mes paiements par CB en tant que comptable se font  après ordonnancement préalable.

Idem que rural th, l'utilisation de la CB ne dispense pas du mandatement préalable dans beaucoup de situation, il convient de fixer le seuil de matériel de faible montant permettant de s'en affranchir https://www.intendance03.fr/Carte-bancaire-aixbrefs0617.pdf

Mhhh, effectivement le mandat pourrait être préalable. Mais les achats en ligne suppose que l'on n'aie de justificatif qu'après règlement. Or on mandate ici tous les 7 jours calendaires environ, et donc techniquement l'ordonnancement sera fait en moyenne trois jours après le paiement, je trouve plus correct d'envisager une procédure de DAO.

rural th a écrit:

Je suis un peu surpris de l'utilisation systématique d'un 472 pour l'utilisation de la carte bleue (surtout pour le paiement du comptable).
90% de mes paiements par CB en tant que comptable se font  après ordonnancement préalable.

Juste pour savoir : quelle PJ as-tu à l'appui du mandat?

rural th a écrit:

Je suis un peu surpris de l'utilisation systématique d'un 472 pour l'utilisation de la carte bleue (surtout pour le paiement du comptable).
90% de mes paiements par CB en tant que comptable se font  après ordonnancement préalable.

On faisait cela ici, on a arrêté pour deux raisons :
- comme le dit Kieren, PJ très aléatoire
- entre le moment de l'ordonnancement et celui du paiement, les écarts de centimes étaient monnaie courante ...

J'utilise le 1. de L'intendant zonard et suis très très attentif aux réponses sur les autres points, surtout le 3.

Et pour celles et ceux qui seraient intéressés, j'ai partagé le mode d'emploi que nous utilisons dans notre AC ici http://intendancezone.net/spip.php?article983

En résumé :

- envoi du bon de commande, de la copie d’écran et de d'équivalent d'un certif administratif par l’adjoint gestionnaire à l’agence comptable
- rappel du panier, paiement en CB et écritures de DAO à l’agence comptable
- transfert des DAO à l’établissement pour mandatement avec la facture

A lire d'un certain Bernard BLANC

https://association.aji-france.com/uploads/media/magazine/0001/02/61cb78369a67f6f90ef80293cee2d623c328479f.pdf

Tout à fait Mandalorian, c'est pour cela que ces dépenses payées par CB sur internet avant ordonnancement et avant service fait  sont limitées à 230 euros HT TTC par plusieurs d'entre nous.

Extrait de l'abrégé sur les PJ disponible sur intendance03    :  A noter qu’en application de l’arrêté du 27 février 1989, modifié  par  l’arrêté  du  3  septembre  2001,  les  dépenses  d’un  montant  inférieur  à  230  euros  ne nécessitent  pas  obligatoirement  la  production  d’une  facture  ou  d’un  mémoire  qui  peuvent  être remplacées  par  les  indications  et  précisions  nécessaires  portées  par  l’ordonnateur  dans  le  corps même du mandat ou par un certificat joint au mandat.

Attention c'est 230 € TTC pour la dispense de facture ou mémoire