Fiche de poste

Bonjour,

Une petite question, je suis actuellement adjoint administratif au secrétariat du proviseur dans un lycée professionnel à Paris.
Depuis la rentrée j'ai un nouveau proviseur.
J'ai eu un entretien mardi pour ma fiche de poste (date limite le 30/09/2019).
Sur cette nouvelle fiche de poste, on m’ajoute la gestion des dossiers des élèves (350).
Je suis seule au secrétariat du Proviseure.
Composition de l'équipe :
1 Proviseur
1 secrétaire (adjoint administratif)
1 Cpe
1 Intendant
1 contractuelle jusque février (intendance)
5 surveillants.

Sur cette fiche de poste on me demande de la signer et "mettre Lu et approuvé".
Est-ce normal ? Et d'autre part je ne vois pas pourquoi je dois m'occuper de ces dossiers, vu ma charge de travail au secrétariat.
Puis-je mettre des observations ?
Merci pour votre réponse

Bonjour,
S'il n'y a pas de secrétaire "élèves", cela veut dire que vous êtes secrétaire direction ET élèves.
Tout comme en collège.
Quoi qu'il en soit, le CE est souverain pour organiser son service et donner les tâches à chacun dans le cadre des grade de chaque personne.
La gestion des dossiers élèves entrant bien dans le cadre des tâches que l'on peut attribuer à votre grade.

Mais votre remarque appelle une question : qui devrait se charger des dossiers élèves d'après vous ?

La formule "lu et approuvé" est étonnante s'agissant de relations entre un fonctionnaire et son administration, que j'aurais du mal à définir a priori comme contractuelles.

Pour les dossiers élèves, ils se trouvent actuellement dans le bureau de la Cpe. Et depuis 6 ans cette personne gère les dossiers.
Voilà pourquoi ma question ?

Les dossiers élèves sont gérés par la secrétaire de direction chez nous vu qu'on n'a pas de secrétaire dédiée à cela. Cela se fait en bonne intelligence avec la CPE et le proviseur. Pour moi, c'est une tâche qui relève de la secrétaire de direction et non CPE.

Y a qu'à coller à ce fainéant de gestionnaire qui n'a rien mieux à faire de ces journées...

le nom OP@LE a été choisi en connaissance de cause, quand un quidam nous demandera comment on se sent
Comment vous sentez vous Mme.M. GM?
Ô pâle !!!

Secrétaire de direction dans un LP sans adjoint, je suis en charge de la mise à jour Siecle, des inscriptions (saisie des dossiers dans la base, importations, exportations, etc). Je suis la seule à avoir la main sur la base, avec l'adjoint-gestionnaire (mais qui ne s'en occupe que par rapport aux droits constatés)- Une fois la base basculée dans GFE, je ne peux plus toucher aux régimes, ni aux RIB, c'est la secrétaire d'intendance qui gère les retardataires)

Je fais toutes les extractions diverses et variées que chacun peut demander.  J'alimente les profs, le DDFPT,  personne ne veut les faire avec Pronote !

Par contre, les dossiers physiques sont à la vie scolaire. Tous les doubles de courriers, de pièces, c'est la vie scolaire qui gère, qui range les documents que j'ai pu établir qui concernent les élèves.

Il y a eu des errements dans un lointain passé, et le chef n'avait plus confiance dans les mises à jour de la vie scolaire de l'époque.

Mais j'ai toujours vu les secrétaires s'occuper de la base, voire même des dossiers. Je réclame les dossiers aux précédents établissements, et pour les élèves venant d'autres lycées pro, les PFMP, CCF.

Je gère aussi les inscriptions aux examens et la grande nouveauté de cette année Cyclades pour le bac !

Plus sérieusement que ma précédente intervention, je trouve qu'il y a quelque chose qui se perd dans nos administration, c'est le sens de l'obéissance hiérarchique.
Certes, cela sonne désormais comme un gros mot, mais il ne me semble pas que les textes aient été modifiés.

Un subordonné exécute les tâches qui lui sont confiées par son/sa supérieur(e). Il ne les conteste pas sauf à ce qu'elles soient illégales et de nature à troubler l'ordre public, ou particulièrement aberrantes, le bon sens n'étant pas, à mon avis, exclu du domaine réglementaire.

On peut avoir une analyse critique de l'organisation de son service - c'est quelque chose que j'aime trouver chez mes collaborateurs(rices) - et en faire part à celle/celui qui en a décidé.
Et rien n'empêche, normalement, de faire des propositions d'organisation. Cela s'appelle une implication constructive. Certes, pas faisable avec tous les chefs (et là on touche à une autre problématique), mais globalement pas impossible à mettre en oeuvre.

Mais l'interrogation sur le côté "normal" d'une organisation me donne souvent des poussées d'urticaire. Sans doute encore une manifestation de mon côté vieux khon...
Si vous vous posez la question de la normalité des missions qui vous sont confiées alors qu'elles restent dans le domaine administratif qui est le vôtre, vous êtes, pour moi, tout à fait à côté de la plaque (et si j'étais le chef, je vous recevrai avec une infinie circonspection, pourle dire gentiment...). La seule question intéressante est : quelle serait, compte tenu des ressources disponibles (humaines, matérielles) et de l'environnement (situation des locaux...), la meilleure répartition des missions ? Puis, suis-je en mesure de proposer une meilleure organisation ?

Parce que l'argument de la charge de travail... bof bof !
Rien n'est plus relatif. Les burn-out les plus récents, dont j'ai entendu parler dans mon entourage professionnel m'ont déclenché des soupirs de grande lassitude. Et je me dis qu'il ne dois pas y avoir grand monde, chez les "bureauliers", capable d'encaisser notre charge de travail... Je me dis aussi que j'ai vraiment du bol avec mes équipes. Pourvu que ça dure.

Bonjour,

"le normal" concerne le "Lu et approuvé"
D'autre part, j'ai 59ans, je suis dans l’éducation Nationale depuis 1981.
Je n'ai jamais eu de soucis. C'était une simple question.
Je ne vous permets pas de me dire que je suis à côté de la plaque.
Vous ne connaissez pas.
Merci pour les autres réponses, mais pour moi le forum des gestionnaires c'est fini

Au revoir.
réaction curieuse pour une "ancienne" de 59 ans, quand on connaît un peu le forum on sait qu'il faut s'attendre parfois à tout et au reste...et garder sa bonne humeur. Sinon il n'y aurait déjà plus personne.

Bonjour,

Ce n'est qu'un au revoir aprés tout.

J'ai pour ma part été "fighté" plusieurs fois et je ne l'ai pas mal pris. Au contraire.

On s'est tous pris une rafale à un moment ou à un autre. Sur le coup, ça fait rarement plaisir mais une fois le vent passé, on s'aperçoit en général que c'était mérité.

Pour ce que ça vaut et si tu lis encore : le "lu et approuvé" est une ânerie. Le chef décide tu "vois et prends connaissance".
si dans le cadre de ton organisation actuelle, cela te semble insurmontable, réfléchis à ce que tu peux changer : mettre à disposition dans un lutin ou en ligne les formulaires que les profs passent leur temps à venir récupérer à ton bureau en ne manquant pas de te raconter leur vie, fermer la porte de ton bureau à clé une heure par jour, arrêter de boire le café pendant une demi-heure chaque matin (je décooooonne ),... Bref, t'adapter. Ce n'est peut-être pas complétement possible mais pour le savoir, il faut essayer.

Allez souris, c'est presque le week-end !

Pardon j'ai lu trop vite, les CA, toussa, toussa.
Mille excuses, parfaitement sincères.