frais d'essence

Bonjour,

Une personne d'un EPLE dispose d'un véhicule de service, il demande à ce qu'on lui rembourse les frais d'essence. Il est indiqué sur l'état de frais que le plein n'avait pas été fait avant son départ via un bon de commande . L'OM ne précise rien sur ce sujet.  J'ai un acte du CA qui ne prévoit pas ce type de dépense pour les frais de déplacement . Bref comment faire pour le rembourser ?
Merci

Ordre de mission, état de frais rempli par la personne et visé par l'ordonnateur, plus certificat administratif de l'ordo et facture d'essence. Bien sur on vérifie date et lieu de prise du carburant. Payable comme un frais de déplacement classique pour moi (sauf qu'il n'y a pas d'indemnité kilo mais une "DAO" d'essence).