Informations collectées à l'inscription des élèves

Une petite question sur la collecte des renseignements au moment des inscriptions.

Vous demandez :
- le régime (que l'on connait de manière plus certaine 1ère quinzaine de septembre)
- les modalités de règlement de frais scolaires (j'ai envie de ne proposer que les prélèvement auto, TIPI et la CB ... c'est à dire plus de chèque)
- un RIB
- autre chose ?

Et quels messages essentiels faites vous passer ?

On demande aussi le règlement.

Qu'on encaisse dans les 48H of course.... 

Bonjour,

la question se pose de la demande du livret de famille : je suis en collège, est-ce-que ça a un sens ?


Merci pour vos réponses :-)

Pour le recouvrement contentieux par l'AC je suppose. Ça évite que des familles mentent sur les dates de naissance.

La date de naissance sert pour le SATD (Saisie à Tiers Détenteur) pour éviter de tomber sur un homonyme. Pour faire une saisie d'une partie du salaire d'un débiteur, il faut être sûr que c'est la bonne personne.

On peut demander les coordonnées des employeurs des parents histoire de pouvoir faire un SATD employeur plutôt que bancaire.

Ailleurs0310 a écrit:

Bonjour,

la question se pose de la demande du livret de famille : je suis en collège, est-ce-que ça a un sens ?


Merci pour vos réponses :-)

C'est très important pour la mise à jour de la base élèves.
Demander la carte d'identité de l'élève en plus... s'il en a déjà une.

parce que, au lycée, la base doit être absolument propre. Car pour les inscriptions aux examens, la base est basculée dans les applications. Combien de temps ai-je perdu à vérifier tous le nouveaux élèves et saisir TOUS les prénoms, date de naissance juste.

Et pour déterminer les responsables légaux, on fait comment sans livret de famille ?

En parallèle à ce sujet, je rappelle l'existence du logiciel DossierSCO : http://intendancezone.net/spip.php?article893

La semaine prochaine, on attaque sa mise à jour, qui devrait être diffusable (ce qui est sur l'IZ en ce moment est un prototype qui va sur ses trois ans) : en effet, la réforme du lycée aboutit, on n'aura plus besoin de le rebidouiller dans l'urgence pour l'adapter chaque année.

Merci beaucoup pour vos retours

Certainement une question très bête : qu'est ce que vous envoyez comme support pour le dossier d'inscription à remplir par les parents des élèves, en cas de nouvelle inscription et de réinscription ?

- La fiche de renseignement Siecle qui n'est plus à jour (enfin celle que propose les imprimeurs) ?

- Un document 'maison'

- Et que joignez vous : le RI, fiche santé, FSE?

- Que demandez vous comme pièces ?

On est à la limite du rôle du service intendance mais on est concerné et en aval on 'ramasse' beaucoup d'erreurs : régimes d'inscription erroné, Mauvaise compréhension du reponsable qui paye et celui qui perçoit,

Qi l'un ou l'une d'entre vous a bien exploré la question merci de partager car je pense que nous serons nombreux à en profiter ...

Par exemple sous forme d'un tableau :

Nouvelle inscription	Envoyé ou distribué au préalable	Rempli le jour de l'inscription
Fiche SIECLE	X
Fiche Internat/DP	X
Charte DP		X
Fiche FSE		X
RIB à joindre		X
Mandat prélèvement		X

Réinscription	Envoyé ou distribué au préalable	Rempli le jour de l'inscription
Fiche SIECLE	X
Fiche Internat/DP	X
Fiche FSE		X

DossierSCO récupère les informations de SIECLE et produit des dossiers pré-remplis nickel. Si les familles lisent (sait-on jamais) ce qu'on leur fait signer, elles peuvent apporter une correction en rouge sur le dossier, et le secrétariat-du-chef ainsi modifier la base. Entre ça et les autres MachinSCO qui se basent sur SIECLE, toute erreur dans la base élèves finit nécessairement par être très gênante et naturellement vient à être corrigée.

Enfin, DossierSCO, en un clic, sort les documents suivants :
- dossier d'inscription pédagogique
- inscription à la DP avec mandat de prélèvement automatique
- fiche santé, fiche AS
- autorisation de sortie, droit à l'image
- adhésion au FSE/MDL

et j'en oublie toujours.

Attention, il faut tenir compte également du système de l'inscription en ligne (via le même portail que les bourses de lycée) pour les élèves arrivant en lycée. Ces parents là sont isolés chez eux avant de venir et n'ont pas les renseignements en direct pour comprendre et se positionner.

Or, on importe dans la base uniquement les élèves qui se sont inscrits en ligne ou sur place. Les instructions disent que en ligne, ça suffit. Or, il n'y a pas tous les renseignements, et les parents ne comprennent pas forcément les nuances de responsables.

C'est une erreur chronophage d'importer tous les élèves affectés par Affelnet (surtout en LP ou un très grand nombre d'élèves ne s'inscrivent finalement pas : autre affectation, apprentissage trouvé !) - Et les services de l'Orientation suivent les inscriptions et nous sommes fliqués élève par élève inscrit pour pouvoir caser les listes supplémentaires, les sans-solutions, etc.

C'était pour éviter les inscriptions "papier" !  Mais il faut tout revérifier.... Il faudrait aussi que les collègues des collèges soient plus vigilants sur les prénoms, adresses, et bons responsables. Je passe un temps fou à tout refaire. Même l'orthographe des prénoms est parfois fausse (ne correspond pas à la carte d'identité), quant à l'adresse....

Et l'intendance n'est qu'un volet de la procédure d'inscription (la vie sco a son panel d'autorisations à présenter, l'infirmière, le DDFPT.
Le problème est le circuit, et chaque service veut  tout, tout de suite. J'avais donné tous les papiers à chacun pour la rentrée, et je me suis retrouvée sans rien pour mes dossiers... l'année suivante, j'ai tout photocopié pour pouvoir travailler confortablement.

Pour les régimes, et toujours en lycée, les familles attendent souvent les emplois du temps pour se positionner sur le régime, externe, DP 4 jours (sans mercredi) ou DP 5 jours. (nous fonctionnons encore au forfait) La plupart changent selon les emplois du temps qui n'arrêtent pas de bouger en septembre. Difficile de se prononcer en juillet, car ils n'ont aucune idée du fonctionnement ni du temps passé dans les transports, ni des horaires de ceux-ci. Ce ne sont pas quelques élèves à la marge.

Je réagis au message de Colombane pour continuer mon auto-promo exempte de toute vergogne.

DossierSCO récupère les données Affelnet, et effectivement c'est une catastrophe, puisque cette base est tellement intelligente qu'elle ne comprend même pas l'adresse des parents ! Sert à rien pour inscrire un gamin, 'pensez bien...

Donc on contourne, partiellement, le problème, par la collaboration entre chefs d'établissement : les principaux des collèges de secteur nous envoient amiablement leur export élèves-complète.xls, et on compile dans l'application les coordonnées complètes de toute la cohorte d'élèves de 3e des environs. Ensuite à l'import de Affelnet, la fusion des deux permet d'avoir un maximum d'informations.

Naturellement, on doit renoncer à avoir des informations complètes sur les élèves venus d'un peu partout (et je confirme le m...ier pour la SEP évoqué par Colombane).

Le bidule en ligne du ministère est inutilisable par le parent d'élève standard, et c'est vraiment mieux comme ça : d'abord ce bouzin promet une inscription effective sans que la famille ne se soit présentée au lycée, et ça mon équipe de direction n'en veut pas ; ensuite il ne gère que exclusivement l'inscription à l'établissement, et tout le reste dont on a besoin (cf. ma liste ci-dessus), on peut s'asseoir dessus. Et tout recommencer à la rentrée et dans les pires conditions.

L'intendant zonard a écrit:

Je réagis au message de Colombane pour continuer mon auto-promo exempte de toute vergogne.

DossierSCO va dans le bon sens et répond à un besoin ...

Et je veux bien faire partie des testeurs mais je ne suis pas un spécialiste des inscriptions, du coup peut-on avoir une description même très générale du processus ?

Parce que honnêtement ça part dans tous les sens comme l'évoque Colombane, que ce soit entre les services d'un même bahut ou entre les établissements d'un même secteur ... et dans ces cas là, avant de cadrer, c'est bien d'avoir l'avis des connaisseurs de la question ...

Concrètement, le jour (un mardi ou mercredi) où l'on reçoit la base Affelnet, on envoie sur le copieur connecté l'édition des documents. J'ai automatisé l'envoi des dossiers complets triés par élève. On édite établissement d'origine par établissement d'origine : l'on peut se retrouver avec un énorme paquet de 80 dossiers de 8 pages à communiquer au collège en question. La première page de dossier est une sorte de bordereau qui fixe la demi-journée de rendez-vous propre à cet établissement, et indique les pièces à apporter lors du rendez-vous (tout est paramétrable).

Le collège diffuse auprès des élèves le jeudi matin, et on reçoit la majorité des familles le samedi.

Nos chaînes d'inscription sont organisées en parcours à étapes : d'abord des profs qui font la description des différentes options à choisir, puis les CPE, ensuite un coucou à l'infirmière, et enfin l'inscription à la DP. Au passage on prend aussi les élèves en photo, ainsi on a des photos d'identité de tous les mômes, pour leur carte de lycéen et de cantine (logiciel TrombinoSCO).

C'est ce que je peux décrire de plus rapide.

Pour des raisons conjoncturelles, on ne va pas utiliser dossiersco cette année ici (on compte bien l'implanter l'année prochaine  ...)
Je partage ci-dessous la fiche intendance qu'on demande aux familles de remplir (on l'envoie aux collèges en pdf modifiable, cela limite les erreurs) ...

Goldored a écrit:

On peut demander les coordonnées des employeurs des parents histoire de pouvoir faire un SATD employeur plutôt que bancaire.

alors j'en ai encore parlé vendredi en réunion et on m'a rit au nez car faut passer par le tribunal pour faire une SATD ... ils me fatiguent
Et la SATD bancaire ils connaissent pas !

Fougère a écrit:

alors j'en ai encore parlé vendredi en réunion et on m'a rit au nez car faut passer par le tribunal pour faire une SATD ... ils me fatiguent

Oui, il faut avoir prêté serment devant la CRC. Après c'est bon.

J'suis tellement énervée que j'ai fait une faute ri*