Bonjour à tous,

Gestionnaire débutante, j'ai oublié de faire voter les dons d'une asso pour 2 voyages scolaires. Le CA était hier soir, les voyages sont en cours ou imminent et en plus je vais devoir faire un remboursement....
Je suis un peu désespérée .

La seule solution que je vois est de convoquer un CA extraordinaire avec juste ça à l'ordre du jour ? (c'est horrible).
Avez vous une solution que j'ignore ??

Merci d'avance pour vos réponses !

Dates des voyages concernés ?
Date du prochain CA ordinaire ?
Et enfin, respire, y a pas mort d'homme ni même de blessés...

un voyage actuellement, l'autre dans 2 semaines .....et le prochain CA en juin.....

Pas de panique ! Il est absolument inutile de convoquer un CA extraordinaire !!
Le voyage se fera même si le don arrive dans un second temps. Fais le voter en juin, à l'ordre du jour du prochain CA.
Tu peux payer la facture totale du voyage si tu as de l'argent disponible au service concerné.
Après le vote du don, tu fais ton bilan financier et équilibre ton voyage avec tes différents financements.
Pour le remboursement, voir le motif dans un 1er temps et voir ce que tu peux faire avec ton agent comptable.

merci beaucoup pour ta réponse, je vais me détendre un peu !

Je confirme, ça peut attendre.
Si le remboursement est un remboursement de tous les participants pour un trop perçu, il faudra sans doute attendre que le don soit accepté en CA pour faire apparaître le trop perçu global sur le voyage. Ca ne t'empêche pas de demander les RIB : tu auras toujours une famille ou 2 pour te le donner dans 2 ou 3 mois, ce qui t'aidera à justifier le fait que tu ne rembourses pas plus tôt.
Si c'est le remboursement d'une personne seulement, je ne pense pas que ce soit un problème (mais je n'ai pas tous les éléments).

wonderland a écrit:

Bonjour à tous,

Gestionnaire débutante, j'ai oublié de faire voter les dons d'une asso pour 2 voyages scolaires. Le CA était hier soir, les voyages sont en cours ou imminent et en plus je vais devoir faire un remboursement....
Je suis un peu désespérée .

La seule solution que je vois est de convoquer un CA extraordinaire avec juste ça à l'ordre du jour ? (c'est horrible).
Avez vous une solution que j'ignore ??

Merci d'avance pour vos réponses !

COOL....
Un budget de voyage est une prévision... oui, je sais, cela peut paraître bizarre à certains. Une prévision cela évolue. Un budget de voyage peut évoluer au cours des mois précédents sa réalisation (et parfois même après) : subventions nouvelles, dons, changement dans le nombre de participants, etc... Si  - et pour moi seulement dans ces cas là - on a besoin de modifier la participation des familles ou d'accepter un don non prévu (ou oublié) on fait voter le CA  lorsqu'il arrive. Si c'est 3 mois après le voyage c'est pas grave (bon en fin d'exercice c'est un peu plus sportif mais à peine) : on attend pour faire l'OR du don et pour faire l'OR rectificatif pour la participation.

Bon week-end et