Hébergement des accompagnateurs lors d'un voyage scolaire

Bonsoir à tous,

Je viens vers avec une question concernant l hébergement des accompagnateurs lors d un voyage scolaire.

Voilà le contexte : un voyage en Espagne est prévu pour 60 collégiens la première semaine d avril.
MAPA, choix du prestataire, vote du contrat et du budget en CA, tout a été fait en temps et en heure. Mais voilà que le soir des vacances, il y a quinze jours, l enseignante d espagnol me fait savoir, par le biais d un autre enseignant, que sa belle -famille habite justement dans la ville choisie comme destination, et que, tout bien réfléchi, les accompagnateurs préfèreraient ne pas être hébergés par les familles d accueil mais par la belle-famille.... !
On me fait savoir que l enseignante en charge de ce voyage a même déjà contacté le prestataire qui lui a répondu que c était tout à fait possible, qu une remise serait faite mais qu il fallait un message écrit de la gestionnaire (ouf.. ).
Comme la demande m est arrivée un soir de vacances, et que celle-ci m a quelque peu agacée [je passe vite sur le fait que l enseignante, pour appuyer son propos auprès de notre prestataire, lui a fait savoir que son mari, enseignant, se trouvait, tiens donc, exactement dans la même situation, que son prestataire lui avait répondu positivement et avait même accepté de reverser la somme directement aux enseignants   ], j ai, bien entendu, informé mon CE puis nous avons convenu que la réponse attendrait la reprise !
15 jours ont passé.
Et, je dois dire que la demande m agace toujours autant : l EPLE n est pas une agence de voyages et mon job n EST PAS d organiser des séjours pour les enseignants et de me mettre en 4 pour eux ..
Par ailleurs, il n est, selon moi, en l état actuel, pas possible d accéder à cette demande puisque
1.Le contrat prévoit bien une prestation clés en mains incluant, notamment, l hébergement en familles d'accueil pour tous, 
2.Les enseignants lors d un voyage sont en mission, y compris pendant les nuits,
3.En cas d accident de l un des accompagnateurs, ou de dégradation de l appartement,  quelle serait la position des assurances, du rectorat.. Comment le CE pourrait-il justifier la présence de ces enseignants au sein d un logement privé dans le cadre d une mission ?
4.En s affranchissant des familles d accueil prévues par le prestataire, les enseignants perdent aussi la possibilité de bénéficier des différents repas prévus..  (5 jours sans manger ça fait long.. ) Les frais supplémentaires engendrés n ont pas été prévus au budget.

Qu en pensez-vous ? Comment réagiriez-vous à ce type de demande ?

Merci pour vos retours !

La décision appartient à l'ordonnateur.
Un avenant au contrat initial est toujours possible (marché entrant dans la délégation annuelle donc pas besoin d'acte du CA).
Diminution du coût du voyage = modification du budget = diminution de la participation des familles = passage en CA.
Pour moi - si le CE accepte - aucun frais de mission payé aux enseignants (pas de frais de repas, nuitées...) puisqu'ils choisissent de ne pas bénéficier des conditions du voyage.
Il me semble aussi que dès le choix du lieu de vacances du séjour, l'enseignant avait choisi cette solution = foutage de gueule intégral. Perso j'aime pas qu'on se foute de ma gueule.... reste à savoir si le CE aime ça.

Cela mérite une explication avec l'enseignante concernée car effectivement il va falloir rembourser les familles.

Pour moi :

- briefing avec le CE

- rencontre au plus vite avec l'enseignante pour :
   - rappeler qui fait quoi dans l'organisation des voyages
   - la sensibiliser/l'interpeller sur sa manière de faire et les conséquences sur votre travail
   - lui demander de récolter sans délai les RIB (si ce n'est pas fait) des élèves
   - lui indiquer qu'il va falloir repasser au CA (ou en CP) pour expliquer que suite à la désorganisation des accompagnateurs il faut revoir le budget du voyage

- au CA en profiter pour faire passer le message : les voyages génèrent déjà beaucoup de travail, si en plus les porteurs de projet sont désorganisés cela devient l'enfer.

 - un mail à tous afin de rappeler les bonnes pratiques en manière de voyage avec rappel au prochain conseil péda pour enfoncer le clou.

Et surtout bon courage !!!

J'ai le cas avec accompagnateurs et élèves logés chez un particulier (petit voyage avec une dizaine de personnes en tout)
La demande a été faite dès le départ.
Ca part d'un bon sentiment de la part de la personne (ancien prof du bahut) qui propose l'hébergement gratuit, hors repas pris à l'extérieur, et de la part des accompagnateurs.
Le rectorat m'a conseillé d'établir une convention avec l'hote, en prévoyant une participation financière symbolique du bahut pour éviter toute contestation ultérieure. et tout est passé en CA.

Merci pour vos réponses !

Volcan : Merci d avoir formulé si synthétiquement ce que j avais en tête, hier soir, mais de façon plus approximative ! Cela m a permis de convaincre rapidement mon CE !
Et bien sûr que la décision appartient à l ordonnateur   J avais effectivement utilisé une tournure qui pouvait laisser penser autre chose ; j ai corrigé !

Nicolas : Top la feuille de route ! Tu as raison, c est important voire indispensable de communiquer sur ce vaste sujet et sur les bonnes pratiques. Je dirais même de formaliser tout ça. Nous avons une charte, que j ai mise en place à mon arrivée, il y a quelques années. J ai le projet de la retravailler, notamment pour y détailler certains points : qui fait quoi -comment etc
J avais bien en tête les éléments que tu cites, et notamment le travail supplémentaire engendré par une, appelons-là comme ça, inconséquence d enseignant..

Ampelmann : Merci pour le retour d expérience !

A tous : après avoir fait le point avec le CE, j ai eu une entrevue, aujourd hui, avec l enseignante en charge du voyage. Elle a bien compris qu il ne serait pas avantageux pour eux de payer leurs repas... Cela étant, un élément -capital- ne m avait pas été retransmis : son idée était de faire en sorte que sa belle-famille intègre le réseau des familles d accueil de notre prestataire ! Ah ah dans ce cas-là, le débat est clos

Jule Fripou a écrit:

faire en sorte que sa belle-famille intègre le réseau des familles d accueil de notre prestataire

Ca va, tu sais où auront lieu les prochains voyages, ça ne devrait pas trop changer.