Frais de voyage et frais de séjour ERASMUS -> pour les connaisseurs

Une question concernant des mobilités élèves de l'enseignement pro.
Peut on envisager d'utiliser les frais de séjour ERASMUS ainsi : paiement par l'établissement du loyer et versement du solde à l'élève pour le reste de l'hébergement sur place.
Les règles ERASMUS semblent l'interdire (de mon interprétation). Des collègues semblent l'autoriser.
Qu'en pensez vous ?

Au contraire il me semble que les règles ERASMUS l'autorisent ! (cf p29 du guide de gestion financière ERASMUS+)

Avec les frais de séjour on peut :

-option 1 : verser l'intégralité à l'élève

-option 2 : prendre tout en charge à la place de l'élève

- option 3 : faire une mixte des deux premières options

https://www.agence-erasmus.fr/docs/2663_guide-gestion-financiere-2018.pdf

Merci pour la réponse !

C'est justement l'interprétation de cette page qui pose questions.

De ma lecture, ce sont les frais de séjour et les frais de voyage qui peuvent être dissociés.

Mais d'après moi le 'forfait' séjour ne peut pas être en partie récupéré par l'établissement qui prend en charge le loyer et pour une autre partie versé à l'élève pour se nourrir sur place.

La réponse à cette question est importante pour nous car si je bloque cela pose pas mal de difficulté. Et je sais que des collègues pratiquent différemment.

Merci de m'éclairer si ma lecture n'est pas la bonne. Ci-dessous l'extrait concerné. C'est l'interprétation de l'option 3 qui peut poser question.

CONTRATS DE MOBILITÉ (ACTIONS CLÉ 1) :

L’annexe V et VI du contrat organise la contractualisation entre l’organisme d’envoi et la personne partant en mobilité (personnel de l’organisme ou apprenant).
L’article 3 se rapporte aux conditions financières et comporte 3 options possibles (sauf pour les mobilités de l’enseignement

- Option n°1 : versement au participant d’une somme forfaitaire pour les frais de séjour et de voyage conformément aux coûts unitaires définis par la Commission européenne dans l’annexe III du contrat. Dans ce cas, le montant de l’avance versée doit être au moins égal à 70% (réf à préciser) ;

- Option n°2 : prise en charge par l’organisme des frais de séjour et de voyage ou remboursement au participant si celui-ci a fait l’avance des frais conformément aux règles en vigueur au sein de l’établissement ;

- Option n°3 : mixte des deux options ci-dessus avec, prise en charge d’une partie par l’organisme (frais de voyage par exemple) et versement au participant d’un montant forfaitaire pour les frais de séjour.

Pour moi il n'y a aucun problème.

D'ailleurs, si tu appelles l'agence ERASMUS ou que les contactes depuis la plateforme "Pénélope" je pense qu'ils te le confirmeront.

OK.

Je leur ai écrit et je viendrai apporter leur réponse ici.

Hello, je réveille le fil : j'ai un étudiant qui doit partir en stage pour six mois, le prof qui a monté le dossier me dit qu'il faut lui verser une contribution aux frais de séjour de 300 € par mois. Ca correspond au financement dont je dispose. Mais d'où sort ce chiffre, comment puis-je justifier de donner pas plus, pas moins à l'étudiant ? Je viens d'éplucher le guide du programme Erasmus+, je ne trouve pas.

As-tu la convention et les annexes financières ?

ATCQ a écrit:

As-tu la convention et les annexes financières ?

On ne m'a pas transmis d'annexe financière, c'est bien tout le problème...

Sans annexe financière (et même avec) un acte du CA accordant une aide forfaitaire de 300 euros par mois (payable mensuellement pour assurer un service fait minimum) me permettrait de mettre en paiement.

@l'IZ, il te faut la convention complète sinon ça risque d'être compliqué lorsqu'il va falloir rendre des comptes sur le projet !

Nicolas a écrit:

@l'IZ, il te faut la convention complète sinon ça risque d'être compliqué lorsqu'il va falloir rendre des comptes sur le projet !

je mesure également l'étendue du b..  l; l'annexe financière erasmus+ europass sont indispensables...+ la convention signée entre le bahut et l'agence et enfin trouver qui a la main sur la plateforme erasmus et surtout mobility tool pour les saisies de mobilités..
j'ai appris tout seul à me debrouiller avec mon fondé sur l'outil ,  ATCQ et Nicolas m'ont bien orienté

et après on passe pour des tatillons parce qu'il faut pleins de papelards...récupérer des justificatifs...

On se le fait ce groupe erasmus ?

Bonjour
Je découvre le joyeux monde de "l'auberge espagnole"  

Pensez vous que la rédaction d'une délibération de ce type soit nécessaire ?


Objet : indemnisation des frais de déplacement des personnels de l’EN subventionnés par le programme Erasmus+
Article 1 :
En application de la note de service du 15 avril 2021, BO n°16 du 22 avril 2021, l’indemnisation des frais de voyages et de séjours des personnels de l’EN sont établies sur la base des dispositions européennes.
Article 2 :
Il est décidé du versement au participant d’une somme forfaitaire pour les frais de séjour et de voyage conformément aux cout unitaires définis par la Commission européenne dans l’annexe III du contrat.
Article 3 :
Une avance de 70% du montant est versée au participant.
Article 4 :
Le solde sera versé sur présentation des justificatifs d’hébergement et de voyage à l’issue du séjour.

Merci d'avance pour vos conseils et critiques.

Ce qui est sûr, c'est que je vais comme toi passer faire un nouvel acte du CA concernant ces dispositions, à moins que nous ayons un contre-ordre qui n'est pas arrivé.

Sur le contenu, je ne me prononce pas car il faut que je me plonge dans le nouveau guide ERASMUS+?

Je rappelle les dispositions de la circulaire :

Modalités de prise en charge des frais de voyage et de séjour des personnels civils de l'État engagés dans le cadre du programme Erasmus+

Le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'État ne trouve pas à s'appliquer dans ce cadre. En effet, les modalités de prise en charge des frais de voyage et de séjour sont établies sur la base de dispositions européennes directement applicables dans les États membres. En vertu du principe de primauté du droit européen, l'indemnisation des frais de déplacement des personnels de l'éducation nationale engagés dans des mobilités subventionnées par le programme Erasmus+ doit être effectuée selon les taux et les modalités fixés par ce programme et consultables dans le Guide du programme Erasmus+.

Je joins les modalités qui figuraient dans le guide 2019 (je n'ai pas le guide 2021)

Le paiement des dépenses effectuées dans le cadre des projets Erasmus+ doit respecter les règles nationales. S’agissant des structures publiques,
selon le cas, M 14 (communes et leurs groupements), M 52 (départements), M 71 (régions), M 9 (universités), M9.6 (EPLE), PGC pour les structures privées…
(....)
Les dépenses sont payées par les comptables publics au regard des pièces justificatives prévues par la  réglementation et sont effectuées pour le montant réel.
(...)
L’organisme peut donc choisir d’appliquer les conditions de remboursement en vigueur au niveau national dictées par le décret 2006-781 du 3 juillet 2006 ainsi que l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3 du décret.
Il peut également convenir d’appliquer les coûts unitaires définis par la Commission européenne. Dans ce cas, une délibération de l’organe délibérant est préconisée.

J'invite également les collègues à prendre connaissance de l'excellent et indispensable article dans AJI 161 et 166 : https://association.aji-france.com/edition/revues

Je n'ai pas trouvé le guide de gestion financière 2021, si quelqu'un a le lien je suis preneur ! Je n'ai rien trouvé dans le guide du programme 2021 https://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/sites/default/files/2021-erasmusplus-programme-guide_v2_fr.pdf

Il faut que nous arrivions à trouver collectivement la meilleure solution afin d'éviter que cela parte en tout sens : ATCQ, Volcan, au secours

comme j'ai des projets en cours Erasmus, j'ai contacté l'agence de Bordeaux pour avoir la dernière mouture sur la gestion financière. Il n'y en a pas, c'est le document mis à jour en 2018 qui est actuellement associé aux projets 2020-2022. Il y a également pour aller plus loin le doc AJI n°161 dans lequel il est clairement écrit "Il ne faut jamais perdre de vue que les règles propres à Erasmus ne sont aucunement des textes pouvant se substituer à la règlementation qui s’impose aux ordonnateurs et aux comptables. Un comptable ne pourra jamais se réfugier derrière des préconisations Erasmus pour échapper à une mise en débet pour non-observation de la règlementation comptable française."

Citation :

Il faut que nous arrivions à trouver collectivement la meilleure solution afin d'éviter que cela parte en tout sens : ATCQ, Volcan, au secours

Idem de mon coté , rien de neuf sous le soleil d'erasmus
il faut dire qu'il y a une telle richesse documentaire que cela ressemble au maquis....
mon point de vue : cela devient un métier que de faire de l'erasmus et les prescripteurs ( Inspecteurs, chefs d'établissement, coordonateurs pédagogiques de tout poil..) ne veulent pas s'enquiquiner avec la gestion quotidienne de ces projets
Résultat: les consortiums portés ( à bout de bras ) par des eple deviennent épuisants et la tendance est d'aller vers des gros porteurs type gip..
C'est mon avis et je le partage !
Sinon, la mutualisation en la matière est très intéressante même si nous ne sommes pas nombreux à nous décarcassersur le sujet  !

l'int.int a écrit:

comme j'ai des projets en cours Erasmus, j'ai contacté l'agence de Bordeaux pour avoir la dernière mouture sur la gestion financière. Il n'y en a pas, c'est le document mis à jour en 2018 qui est actuellement associé aux projets 2020-2022. Il y a également pour aller plus loin le doc AJI n°161 dans lequel il est clairement écrit "Il ne faut jamais perdre de vue que les règles propres à Erasmus ne sont aucunement des textes pouvant se substituer à la règlementation qui s’impose aux ordonnateurs et aux comptables. Un comptable ne pourra jamais se réfugier derrière des préconisations Erasmus pour échapper à une mise en débet pour non-observation de la règlementation comptable française."

petite précision : l'article AJI est mis en ligne sur le site Erasmus + - suivi de mon projet, pour aller plus loin. Donc l'agence de Bordeaux renvoie clairement sur ce document.

l'int.int a écrit:

l'int.int a écrit:

comme j'ai des projets en cours Erasmus, j'ai contacté l'agence de Bordeaux pour avoir la dernière mouture sur la gestion financière. Il n'y en a pas, c'est le document mis à jour en 2018 qui est actuellement associé aux projets 2020-2022. Il y a également pour aller plus loin le doc AJI n°161 dans lequel il est clairement écrit "Il ne faut jamais perdre de vue que les règles propres à Erasmus ne sont aucunement des textes pouvant se substituer à la règlementation qui s’impose aux ordonnateurs et aux comptables. Un comptable ne pourra jamais se réfugier derrière des préconisations Erasmus pour échapper à une mise en débet pour non-observation de la règlementation comptable française."

petite précision : l'article AJI est mis en ligne sur le site Erasmus + - suivi de mon projet, pour aller plus loin. Donc l'agence de Bordeaux renvoie clairement sur ce document.

Bonjour,
Le lien vers le site, voire la page du siteen question, STP pour montrer la situation acadabrantesque ! 

il faut aller sur Penelope + Erasmus +
sur un projet en cours on clique sur l'onglet suivi du projet

et là en bas à droite on a

pour aller plus loin c'est l'article AJI.
Je les ai appelé pour savoir s'ils avaient des éléments plus récents le guide de gestion financière datant d'avril 2018, mais non et ils donnent à l'oral de se référer à celui de 2018 et de regarer des éléments de pour aller plus loin

Pour ceux qui le peuvent je renvoie à mon analyse sur mon site Gestionnaire03 compte tenu des derniers éléments communiqués par la DAF.


Il y a eu une évolution depuis l'article de l'AJI et une note du ministère est attendue prochainement, espérons qu’elle comportera les éléments permettant aux comptables de sécuriser leur responsabilité en la matière.

En résumé pour le moment on est dans le flou complet. Soit on continue d'appliquer le décret de 2006 soit on se réféere au guide du programme 2021 et à ses règles de financement.

volcan a écrit:

En résumé pour le moment on est dans le flou complet. Soit on continue d'appliquer le décret de 2006 soit on se réféere au guide du programme 2021 et à ses règles de financement.

Oui, mais nous avons tous les programmes qui commencent et de mon point de vue, il faut essayer de trouver une position commune. Les premières réunions avec les profs ont eu lieu et elles et ils doivent connaitre la règle il me semble avant de s'engager.

ESPAC'EPLE ou le forum me paraissent de bons endroits pour cela.

Je rejoins oscarbravo, nous ne sommes pas très nombreux à nous décarcasser sur le sujet.

On ne peut pas se contenter de l'attente d'une hypothétique note du ministère.

Bon ATCQ, Nicolas, Bahsar, moi... qui d'autre ?

volcan a écrit:

Bon ATCQ, Nicolas, Bahsar, moi... qui d'autre ?

je suis preneur !

Ok on va créer un espace dédié. En attendant trouvez dans vos conventions ERASMUS tout ce qui a trait aux remboursements des frais. On travaillera à partir de cette base de données pour voir si la tarification du guide 2021 est identique et essayer de trouver un libellé d'acte du CA qui va bien.

Je veux bien participer aussi

moi aussi.

Moi, je peux pas. 

J'ai Brexit !