Rôle du G.M. dans le voyages scolaires

Bonjour,

que dois faire un G.M. pour les voyages scolaires, à part passer les appels d'offres et régler les factures? Je pense à la collecte de l'argent des familles (qu'un régisseur de recettes spécifiquement nommé, le prof, peut faire...) et à la foultitude de déclarations à faire sur le site de notre ministère et celui des Affaires étrangères (et aussi la collecte de toutes les pièces d'identité, sorties de territoire, sécurité sociale...).

Le nombre de voyages fait plus que doubler l'an prochain sur notre tout petit établissement, et je n'ai pas envie d'être le dindon de la farce. Je ne sais même pas comment on va faire pour financer la part des accompagnateurs...

Merci.

Bonjour,

Je crois comprendre à te lire que tu sais déjà quelles sont les tâches à accomplir par un GM dans la gestion d'un voyage.
Je dirais donc que ta question est plutôt : de quels aspects puis-je me délester ?

Je dis ceci sans jugement car je suis dans la même situation que toi avec un nombre de voyages en augmentation.

Le fond du problème à mon sens est de déterminer le niveau de risques que l'on est soi-même enclin à accepter. Car il ne faut pas se leurrer, même si ce sont d'autres qui font certaines tâches, au moment où ça va foirer, le bureau du GM deviendra le centre de l'établissement.

Sur la question du volume de voyages, j'ai fait s'engager une réflexion sur l'impact sur les enseignements, la vie scolaire, la gestion, les finances. Une solide charte des voyages peut venir étayer tout cela. Cela commence à porter ses fruits.

Bon courage !

Cass33 a écrit:

Bonjour,

que dois faire un G.M. pour les voyages scolaires, à part passer les appels d'offres et régler les factures? Je pense à la collecte de l'argent des familles (qu'un régisseur de recettes spécifiquement nommé, le prof, peut faire...) et à la foultitude de déclarations à faire sur le site de notre ministère et celui des Affaires étrangères (et aussi la collecte de toutes les pièces d'identité, sorties de territoire, sécurité sociale...).

Rien d'autre que ce que tu mentionnes au début.
Déclarations, autorisations, etc..., c'est pas notre domaine, ou alors selon la même logique on s'occupe aussi des inscriptions des élèves, tant qu'à faire. C'est là où l'expression "On n'est pas une agence de voyages" prend tout son sens, parce que dans ces conditions, je ne vois pas trop l'implication des profs "organisateurs" dans la chose.

Oui, effectivement, je pense savoir ce que j'ai à faire, le problème, c'est que je suis seul face à une multitude trop heureuse de se décharger de ce genre de paperasse... Or, je n'ai pas que ça à faire.

Mais dans un établissement, quand on ne sait pas faire, et surtout qu'on ne veut pas chercher à savoir comment faire, il y a toujours le pigeon de service gestionnaire.

Pour la petite anecdote, le C.E. me présente comme "l'adjoint gestionnaire", et le chef d'établissement adjoint comme "mon adjoint". Je crois que tout est dit...

S'il est encore temps (et même si le pli est pris d'ailleurs), réagis.
Le CE seul a des adjoints, et 2: le pédagogique et toi.
Si l'adjoint-péda la ramène, tu peux lui expliquer que le domaine de sa responsabilité, c'est surtout d'être adjoint du chef, qui est le vrai responsable. Ce qui ne mène pas loin en termes de responsabilité civile voire pénale. Alors que toi, même adjoint du chef, tu peux être en 1ère ligne pour la restauration ou la sécurité des biens et des personnes.
Et il faut bien préciser en mettant les points sur les "i" pourquoi tu dis ça: justement pour éviter qu'on te refile le boulot des autres.

la réponse est dans l élaboration d une charte des voyages qui prévoit entre autre que les voyages en juin sont interdits
je ne voit pas l intérêt pédagogique d'un voyage du 15 au 20 juin

Certains enseignants ont l'honnêteté de reconnaître que parfois des voyages sont une "récompense" pour les élèves qui ont bien travaillé et n'ont pas embêté les profs. J'apprécie cette franchise moins hypocrite que le pseudo intérêt pédagogique.

Cass33 a écrit:

passer les appels d'offres et régler les factures?

On va quand même ajouter vérifier si le choix du prestataire est fait dans le respect des critères énoncés au début, s'occuper dans le contrat des mentions relatives notamment aux conditions financières et conditions d'annulation, établir avec l'enseignant le budget à faire voter en CA, établir les actes du CA et vérifier leur caractère exécutoire avant de passer les écritures budgétaires, vérifier que l'acte d'engagement des familles est conforme à la réglementation, suivre l'exécution budgétaire et gérer les éventuels votes et actes en plus ou les reliquats... Il y en a sans doute encore à ajouter mais tout cela est clairement le rôle du gestionnaire, et c'est déjà pas mal.

Cass33 a écrit:

Je pense à la collecte de l'argent des familles (qu'un régisseur de recettes spécifiquement nommé, le prof, peut faire...).

Tout à fait et ce d'autant plus qu'on voit qu'il nous en reste déjà pas mal dans notre barque. Attention, je préfère que le prof soit nommé régisseur d'avance et mandataire pour les recettes. Mais ce n'est pas obligatoire, c'est juste que les profs acceptent curieusement plus facilement d'engager leur responsabilité sur les dépenses inévitables sur place que sur les recettes qu'on pourrait faire à leur place. Donc c'est un arrangement, à chacun de voir quel est le meilleur choix chez lui.

Cass33 a écrit:

la foultitude de déclarations à faire sur le site de notre ministère et celui des Affaires étrangères (et aussi la collecte de toutes les pièces d'identité, sorties de territoire, sécurité sociale...).

Pour cela et d'autres démarches du même ordre, le prof organisateur voit avec le CE ou son secrétariat, là je ne m'en mêle pas du tout.

+1 Aloméro
1 : On veille à ce que l'aspect financier du voyage se déroule dans le cadre des procédures légales (publication mapa, commission appel d offre, budget sincère et équilibré, actes du CA...)
2 : encaissement et décaissement géré par l'intendance
3 : le reste est pour le prof . La rédaction du cahier des charges, les déclarations, les documents à regrouper,  la communication auprès des familles etc etc ...
Bon courage

Bonsoir,
Le 1er juin est loin, mais les voyages et sorties ne se démodent pas.
Ce soir une question me taraude et m'empêche de regarder sereinement mon poste de télévision couleur.

Vous évoquez la question du vote du financement des sorties et voyages. Mais faites-vous une différence entre financement (les modalités de financement selon moi) et budget?
Pour une sortie sur temps scolaire par exemple, financée uniquement par une subvention affectée de la collectivité, ouverte au budget sur une ligne allouée à la sortie en particulier, quel acte faites-vous?

C'est la lecture de la circulaire du 3-8-2011 qui donne le cadre pour les sorties et voyages qui m'interpelle:
"I.2 Compétence du conseil d'administration
Le conseil d'administration, sur le rapport du chef d’établissement, donne son accord sur la
programmation et les modalités de financement des sorties et voyages scolaires.
La décision d'autorisation d'une sortie ou d'un voyage scolaire, prise par le chef
d'Ètablissement, s'inscrit dans le cadre de cette programmation.
Dans le cas d'un voyage scolaire, le conseil d'administration est notamment appelé à  se
prononcer sur l'ensemble du budget qui y est consacré, incluant la prise en charge financière du séjour des accompagnateurs, et sur le montant de la participation financière des familles."

D'après ce texte, seuls les financements pour les voyages (et non les sorties) doivent être présentés sous la forme d'un budget, équilibré. Je croyais que c'était le cas aussi pour les sorties.



Quelle lecture faites-vous? Présentez-vous vos sorties sous la forme d'un budget approuvé par le CA? Sinon sous quelle forme présentez-vous le financement?

Je suis perplexe.

Merci de vos réponses,



Claire, gestionnaire de nuit

Pour faire vite entre le code de l'Education et la circulaire du 3 août 2011 j'ai choisi le code de l'Education.
Donc si je peux présenter mes sorties au CA c'est bien, si je peux y présenter les modalités de financement c'est bien ; et si entre deux CA j'ai des sorties non présentées (sans participation et dons bien sur), ben ça ne me donne aucun stress.

Cela fait des années que je me plains (avec d'autres) de la rédaction ambigüe de cette circulaire qui contredit le décret… elle aurait du être réécrite l'année scolaire dernière mais la règlementation budgétaire n'est pas la priorité de la DEGESCO loin de là.

Bonjour Clairnuit

Déjà, sorties et voyages sont identiques en termes de statut, la sortie étant un voyage sans nuitée.

Pour une sortie gratuite car entièrement financée par l'établissement par subvention, acceptation de don, utilisation de la DGF ou de ressources propres, un acte non transmissible suffit puisqu'il n'y a pas de contribution des familles. Il suffit donc de mentionner ce fait dans l'acte qui recense les voyages et sorties votés.

Mwais, je vois qu'aucun des copains qui s'est déjà exprimé ne signale l'existence de MobiliSCO... Le rôle du gestionnaire dans les voyages pédagogiques, c'est de faire tourner MobiliSCO. Et de regarder les autres transpirer.

Merci vraiment pour vos réponses. Volcan, que dit le code de l'éduc à ce sujet qui contredit cette circulaire?
Donc pour vous pas de budget au sens strict dès qu'il n'y a pas de participation familles, comme le dit effectivement le texte.

Vous sépareriez vote de la programmation et vote des modalités de financement?
Pensez-vous qu'on peut faire un acte qui autorise la prog et le financement de plusieurs voyages (vote d'un tableau récap des voyages en somme) en une seule fois?

Moult merci et bonne journée

Pour ma part, je fais voter un seul acte qui comprend :
- l'intérêt pédagogique du voyage ;
- le montant de la participation des familles : part individuelle ;
- l'autorisation du chef d'établissement de signer le contrat avec le voyagiste retenu.

Je mets toutes ces informations dans un seul acte transmissible de Démact.
Je joints en PJ le budget prévisionnel du voyage.

Je procède de la même manière pour les sorties non obligatoires (avec participation des familles).

En fin d'année scolaire, je présente le bilan financier des voyages scolaires et si modification de la part des familles il y a eu (généralement à la baisse avec le don du FSE), je refais voter en CA un nouveau budget définitif afin d'éditer de nouveau un acte transmissible + 1 acte du CA non transmissible pour l'acceptation du don, afin que ces actes servent de PJ aux OR des voyages ou sorties.

J'ai du mal à comprendre pourquoi vous faites voter l'autorisation de signer le contrat avec le voyagiste. A moins que le contrat soit pluri-annuel, la signature est autorisée par l'acte de délégation du CA au CE pour les contrats et marchés annuels.

J'ai peut être tort mais voilà comment je fais :
- l'acte qui prévoit la signature des contrats pour l'année civile à venir ne concerne pour moi que les contrats à incidence financière annuelle que je cite dans une liste que les autorités de tutelle me demandent chaque année.
- à chaque nouveau contrat, non prévu dans la liste, je fais voter un acte spécifique pour l'année en cours. Puis pour l'année ultérieure, il fera partie des contrats cités dans la liste.

Du coup, à chaque voyage avec une sous traitance avec un voyagiste, je fais voter l'autorisation de signer le contrat dans l'acte du voyage en question.

Les grands spécialistes du droit public vont peut être me dire ce n'est pas bon  

On parle là de l'acte autorisant le CE à signer les marchés (donc en gros toutes les commandes) à incidence financière annuelle.
Le contrat de voyage n'emporte pas d'effet au delà d'une année civile (sauf cas d'un voyage qui aurait lieu à cheval sur 2 exercice mais je ne connais pas un enseignant qui ait envie de réveillonner avec ses élèves...) donc il entre bien dans le cadre de cette autorisation générale donnée par le CA au CE de signer les marchés. Un voyage c'est une prestation ponctuelle.

Patagonia a écrit:

J'ai du mal à comprendre pourquoi vous faites voter l'autorisation de signer le contrat avec le voyagiste. A moins que le contrat soit pluri-annuel, la signature est autorisée par l'acte de délégation du CA au CE pour les contrats et marchés annuels.

Tu iras expliquer ça à de nombreux comptables (et de gestionnaires).
Cet acte de délégation "couvre" effectivement de nombreux domaines (voyages, intervention d'auteurs, etc...), mais pour lesquels un acte "supplémentaire" est néanmoins très souvent demandé.

Très souvent demandé à tort il me semble. Enfin je veux bien faire des actes et encore des actes mais à un moment donné on cherche les problèmes.
On se plaint souvent de la lourdeur de certaines procédures mais si en plus on s'en rajoute ...

D'ailleurs, si le prestataire fournit une facture après service fait, et que cette dernière ne dépasse pas les 25 000€ HT, je ne vois pas pourquoi le comptable exigerait un contrat, et encore moins l'acte qui autorise le CE à signer cet acte en particulier...

Bref....

Pour de nombreux voyages on a un accompte en n-1 et solde en n, donc l'incidence financière est pluri-annuelle. Le contrat ne rentre donc pas dans le cadre de la délégation.

@ Aslane : il y a bien 2 actes différents dans Demact. Un pour le financement des voyages et un pour la passation de convention, contrat,... Je ne vois pas sur quel base le contrôle de légalité accepte le 2 en 1.

L'acompte en n-1 est généralement rattaché à l'exercice n, est ce qu'on est vraiment dans un cadre pluri-annuel? C'est un OP régularisé en n par un mandat pour ordre, c'est à mon sens un contrat annuel...

Aslane a écrit:

J'ai peut être tort mais voilà comment je fais :
- l'acte qui prévoit la signature des contrats pour l'année civile à venir ne concerne pour mois que les contrats à incidence financière annuelle que je cite dans une liste que les autorités de tutelle me demande chaque année.
- à chaque nouveau contrat, non prévu dans la liste, je fais voter un acte spécifique pour l'année en cours. Puis pour l'année ultérieure, il fera partie des contrats cités dans la liste.

Du coup, à chaque voyage avec une sous traitance avec un voyagiste, je fais voter l'autorisation de signer le contrat dans l'acte du voyage en question.

Les grands spécialistes du droit public vont peut être me dire ce n'est pas bon  

Tu as tort, assurément.
Toute commande publique est un contrat dès le premier euro. Avec ton raisonnement tu devrais demander l'autorisation du CA pour passer un bon de commande (qui est un contrat public, c'est utile de le rappeler) à chaque fois que tu achètes un stylo (l'achat de stylos ne figurant pas dans la fameuse (fumeuse?) liste).
Idem pour tout achat, même de bricoles à deux balles.
Que certains AC ne pigent rien à rien est une chose, mais il appartient parfois aux ordos de leur expliquer, au besoin via une réquisition histoire de calmer le guignol.

V.M.B a écrit:

Toute commande publique est un contrat dès le premier euro.

Je crois que tu veux dire que c'est un marché public dès le premier euro et un contrat dès le premier centime ?

c'est ça, mais je simplifie.

V.M.B a écrit:

Aslane a écrit:

J'ai peut être tort mais voilà comment je fais :
- l'acte qui prévoit la signature des contrats pour l'année civile à venir ne concerne pour mois que les contrats à incidence financière annuelle que je cite dans une liste que les autorités de tutelle me demande chaque année.
- à chaque nouveau contrat, non prévu dans la liste, je fais voter un acte spécifique pour l'année en cours. Puis pour l'année ultérieure, il fera partie des contrats cités dans la liste.

Du coup, à chaque voyage avec une sous traitance avec un voyagiste, je fais voter l'autorisation de signer le contrat dans l'acte du voyage en question.

Les grands spécialistes du droit public vont peut être me dire ce n'est pas bon  

Tu as tort, assurément.
Toute commande publique est un contrat dès le premier euro. Avec ton raisonnement tu devrais demander l'autorisation du CA pour passer un bon de commande (qui est un contrat public, c'est utile de le rappeler) à chaque fois que tu achètes un stylo (l'achat de stylos ne figurant pas dans la fameuse (fumeuse?) liste).
Idem pour tout achat, même de bricoles à deux balles.
Que certains AC ne pigent rien à rien est une chose, mais il appartient parfois aux ordos de leur expliquer, au besoin via une réquisition histoire de calmer le guignol.

Et bien je vais devoir expliquer tout ceci aux 3 guignols que j'ai eu en 8 ans ...    
En tous cas, merci pour vos lumières

Patagonia a écrit:

J'ai du mal à comprendre pourquoi vous faites voter l'autorisation de signer le contrat avec le voyagiste. A moins que le contrat soit pluri-annuel, la signature est autorisée par l'acte de délégation du CA au CE pour les contrats et marchés annuels.

Oui, exactement. La délégation du CA au CE et valable pour tout marché public à incidence annuelle, et un voyage est un marché public.
Marché public = obligatoirement contrat administratif (qu'il existe un document ou non).

Aslane a écrit:

V.M.B a écrit:

Aslane a écrit:

J'ai peut être tort mais voilà comment je fais :
- l'acte qui prévoit la signature des contrats pour l'année civile à venir ne concerne pour mois que les contrats à incidence financière annuelle que je cite dans une liste que les autorités de tutelle me demande chaque année.
- à chaque nouveau contrat, non prévu dans la liste, je fais voter un acte spécifique pour l'année en cours. Puis pour l'année ultérieure, il fera partie des contrats cités dans la liste.

Du coup, à chaque voyage avec une sous traitance avec un voyagiste, je fais voter l'autorisation de signer le contrat dans l'acte du voyage en question.

Les grands spécialistes du droit public vont peut être me dire ce n'est pas bon  

Tu as tort, assurément.
Toute commande publique est un contrat dès le premier euro. Avec ton raisonnement tu devrais demander l'autorisation du CA pour passer un bon de commande (qui est un contrat public, c'est utile de le rappeler) à chaque fois que tu achètes un stylo (l'achat de stylos ne figurant pas dans la fameuse (fumeuse?) liste).
Idem pour tout achat, même de bricoles à deux balles.
Que certains AC ne pigent rien à rien est une chose, mais il appartient parfois aux ordos de leur expliquer, au besoin via une réquisition histoire de calmer le guignol.

Et bien je vais devoir expliquer tout ceci aux 3 guignols que j'ai eu en 8 ans ...    
En tous cas, merci pour vos lumières

y'a pas de quoi, si ça aide...

Perso j'utilise Mobilisco et les voyages deviennent tout de suite moins fastidieux !

HJLHJK a écrit:

Perso j'utilise Mobilisco et les voyages deviennent tout de suite moins fastidieux !

le lapin rouge surexcité, t'es démasqué!