Remboursement à un prof d'une dépense réglée par CB

Un jeune prof, naïf et inexpérimenté mais volontaire a organisé un voyage scolaire. Alors qu'il n'était pas encore régisseur, il a voulu réservé un hébergement et des transports qu'on lui demandait de bloquer avec les coordonnées d'une carte bleue; il a donné les coordonnées de sa propre CB pensant que le réglement se ferait lors du voyage avec sa CB de régisseur; ce ne fût pas le cas et son compte fût débité.
Le CE bien embêté (et moi-même aussi) me demande les possibilités de remboursement (c'est une somme assez conséquente quand même). Après réflexion, je me proposais de lui faire la réponse suivante:
- mandat au nom des entreprises concernées à l'appui de factures au nom de l'établissement
- production d'une attestation des entreprises indiquant que ces factures ont bien été réglées par CB au nom de Monsieur X
- certificat administratif de l'ordonnateur justifiant ce remboursement
- déclaration du professeur, certifiant son paiement
- réception du mandat sans paiement au 466 4 qui sera soldé par un OP au nom du professeur.
Suis-je à côté de la plaque ou est-ce jouable comme cela? Merci d'avance

Avec ça, les bordéliques pourront s'appuyer sur cette "jurisprudence" pour imposer leur tambouille et accuser une fois de plus  le comptable de son incapacité.

Bonjour,

Idem en un chouia plus fairplay :
Demander une facture au nom de l'établissement et le remboursement du prof.

GESTBRET a écrit:

Il faut tout simplement faire un mandat au nom des entreprises concernées avec à l'appui des factures au nom de l'établissement
et ensuite le prof se débrouille pour se faire rembourser par le prestataire 

J'y avais bien pensé mais les entreprises sont situées à l'étranger (c'était pour un voyage scolaire) et cela va être compliqué de leur demander de rembourser le professeur.

* le prof n'est pas bordélique mais s'est fait piégé avec cette histoire de bloquer des places avec sa CB.

ADN a écrit:

les entreprises sont situées à l'étranger (c'était pour un voyage scolaire) et cela va être compliqué de leur demander de rembourser le professeur.

Ce n'est pas une raison pour ne pas essayer,

Si on a des factures au nom de l'établissement il y a des solutions.... ce sont des monstruosités d'un point de vue comptable mais elles existent.

Fondateur a écrit:

Si on a des factures au nom de l'établissement il y a des solutions.... ce sont des monstruosités d'un point de vue comptable mais elles existent.

Merci mais peux-tu m'en dire un peu plus soit ici soit par mel?

Avant deux questions :
- les factures sont au nom de l'établissement sinon peut-on les avoir ?
- Est-il précisé qu'elles sont réglées ?

Fondateur a écrit:

Avant deux questions :
- les factures sont au nom de l'établissement sinon peut-on les avoir ?
- Est-il précisé qu'elles sont réglées ?

Les factures sont bien au nom de l'établissement et de mémoire (je ne les ai pas là devant les yeux) la mention du règlement y est bien porté (en tout cas, cela pourra se faire).

La meilleure solution (et ça fera plaisir à JM) est le recours à un acte du CA pour autoriser le remboursement du prof. Pour les solutions limites je te ferai un mail.

Merci Volcan

J-M va avoir des raideurs caudales en lisant la prose du taulier!
Son truc est borderline mais...

volcan a écrit:

La meilleure solution (et ça fera plaisir à JM) est le recours à un acte du CA pour autoriser le remboursement du prof. Pour les solutions limites je te ferai un mail.

V.M.B a écrit:

J-M va avoir des raideurs caudales en lisant la prose du taulier!
Son truc est borderline mais...

Excuse moi Volcan mais je n'ai pas reçu de mel ou je ne sais où le récupérer car en lisant VMB, j'ai l'impression que tu as fais une réponse?

Pas forcément, c'est seulement que je connais pas mal de trucs, dont celui du Boss. Attendre donc le mail.

J'ai des gros doutes quand je vous lis là. Ok, dans la situation citée, le prof a acheté (sans faire exprès) sans l'accord du CE, c'est réellement un problème.
Mais imaginons que le CE avait "missionné" le prof pour faire les achats avec sa carte bleue, pour des raisons diverses (par exemple, pas de carte bleue établissement). Le prof est d'accord (je ne parle pas du problème qui serait que le prof doit avancer l'argent, on est bien d'accord que c'est un autre débat)
Après l'achat, l'établissement rembourse le prof par virement, comme un fournisseur, et on ajoute à la facture jointe (au nom de l'EPLE) un justificatif comme quoi le CE avait accepté que le prof achète et qu'il convient de le rembourser etc.

J'ai toujours pensé que c'était légal, et je sais que lors d'un audit les auditeurs n'ont pas trouvé à redire sur la forme de ce genre de pratique, mais quand je lis ce fil j'ai l'impression qu'on n'a pas le droit, pourquoi?

Le paiement ne serait pas libératoire
l'agent comptable doit payer au fournisseur.

V.M.B a écrit:

J-M va avoir des raideurs caudales en lisant la prose du taulier!
Son truc est borderline mais...

Non pas encore envoyé.... mais VMB peut aussi t'envoyer ses solutions.
Par contre mon recours au CA n'a rien de borderline à mon sens. C'est une dépense réelle que le CA autorise à titre exceptionnelle. Le comptable n'est pas juge de la légalité des actes du CA et - à mon sens - aucun texte règlementaire ne vient faire obstacle à ce paiement au prof une fois la décision claire et motivée prise par le CA.

Par contre - et pour répondre à l'intervention précédente - un CE ne peut "missionner" un prof pour faire des achats et payer à la place du comptable : ce serait nier la séparation ordonnateur comptable et nier la fonction de régisseur. Je redis que les auditeurs ne sont pas les juges des comptes et que leur opinion n'ont pas plus de valeur que celles émises ici pour le juge. De plus il en va des auditeurs comme de nous : la compétence n'est pas toujours au rendez-vous. Donc le CA est indispensable, sinon faut supprimer les régisseurs .

ampelmann a écrit:

Le paiement ne serait pas libératoire
l'agent comptable doit payer au fournisseur.

Sur la facture, c'est indiqué que c'est payé, le montant dû est à zéro, c'est libératoire quand même? Parce que si non, la solution CA du boss ne fonctionne pas non plus?

volcan a écrit:

C'est une dépense réelle que le CA autorise à titre exceptionnelle. Le comptable n'est pas juge de la légalité des actes du CA et - à mon sens - aucun texte règlementaire ne vient faire obstacle à ce paiement au prof une fois la décision claire et motivée prise par le CA.

Par contre - et pour répondre à l'intervention précédente - un CE ne peut "missionner" un prof pour faire des achats et payer à la place du comptable : ce serait nier la séparation ordonnateur comptable et nier la fonction de régisseur. Je redis que les auditeurs ne sont pas les juges des comptes et que leur opinion n'ont pas plus de valeur que celles émises ici pour le juge. De plus il en va des auditeurs comme de nous : la compétence n'est pas toujours au rendez-vous. Donc le CA est indispensable, sinon faut supprimer les régisseurs .

J'entends bien la séparation ordo - comptable, ceci dit, (j'ai envie de pinailler hein) le comptable paye quand même quelqu'un (et pourrait rejeter si les pj ne sont pas bons ou si c'est imputé sur le mauvais compte), à savoir le prof, et tant que ce paiement n'est pas fait, il n'y a pas d'impact budgétaire, cela ne fait pas une séparation? Je sens que mon argumentation est limite...  Bon, changeons: si on habilite le prof régisseur d'avance, comme pour un voyage, et puis il achète ce qu'il faut, là ce serait bon?
Auditeurs: je sais qu'ils n'ont pas toujours raison, je t'ai déjà vu l'écrire en effet, -ça m'arrangeait pour le coup quoi

pseudo-gestionnaire a écrit:

ampelmann a écrit:

Le paiement ne serait pas libératoire
l'agent comptable doit payer au fournisseur.

Sur la facture, c'est indiqué que c'est payé, le montant dû est à zéro, c'est libératoire quand même? Parce que si non, la solution CA du boss ne fonctionne pas non plus?




 Bon, changeons: si on habilite le prof régisseur d'avance, comme pour un voyage, et puis il achète ce qu'il faut, là ce serait bon?

A plus forte raison, si sur la facture il est indiqué que c'est déjà payé, le comptable ne paiera pas !

considérer que le régisseur peut payer tous les frais du voyages me semble détourner le principe de la régie.
Cela reviendrait à lui faire gérer le principal des dépenses du voyage, sans qu'il soit missionné par le CA.
(c'est ce qui était reproché il y a quelques années à des collègues qui faisaient gérer leurs voyages par le fse)
En plus le montant total des dépenses est probablement au delà des montants habituels pour une régie.

Merci de votre patience!
En cherchant une autre info, je suis tombée sur ce fil (que j'avais pourtant lu), et tout y était déjà! Comme dans d'autres fils sans doute.
J'avais probablement lu sans réellement comprendre parce que dans ma vie de gestionnaire, j'ai été form(at)ée par les pratiques de mon agence comptable de l'époque, et j'ai choisi (inconsciemment) d'occulter la dissonance cognitive entre ces pratiques et ce que vous donniez comme informations.

pseudo-gestionnaire a écrit:

Citation :

Bon, changeons: si on habilite le prof régisseur d'avance, comme pour un voyage, et puis il achète ce qu'il faut, là ce serait bon?
Auditeurs: je sais qu'ils n'ont pas toujours raison, je t'ai déjà vu l'écrire en effet, -ça m'arrangeait pour le coup quoi

Déjà le régisseur doit respecter les dépenses et le montant autorisés par sa régie. Ensuite et surtout il ne peut payer qu'avec l'argent de la régie et la CB de sa régie. Il est bien évident qu'un régisseur ne peut en aucun cas faire des dépenses avec son argent personnel, que ce soit en espèces ou avec sa carte. Si un auditeur écrit qu'un régisseur peut utiliser sa propre carte bancaire pour payer ou qu'on peut rembourser des dépenses faites par un non régisseur il faut envoyer copie à J-M... ca le fera rigoler et relativiser notre incompétence de comptables publics de l'EN.

Nous sommes quelques uns ici à avoir répondu à des observations d'un auditeur en pointant les erreurs commises dans le rapport. Ca me fait penser que je n'ai jamais eu de réponse à mes dernières observations qui doivent dater de 5 ou 6 ans.

RETU a écrit:

Bonjour,

Idem en un chouia plus fairplay :
Demander une facture au nom de l'établissement et le remboursement du prof.

Tu peux paaaaaaas, tu n'as pas le caractère libératoire du paiement.
Ou alors, il n'y a pas de RIB sur la facture et tu ne mets pas le RIB du prof pour justifier le virement. Dans ce cas, c'est plus que borderline.

Cela veut dire qu'un prof qui fait une dépense en CB perso et qui demande le remboursement à l'établissement, on n'est pas dans les clous

Dans les clous s'il s'agit de frais de mission avec l'ordre de mission en bonnet difforme, dans les choux sinon

Invit. a écrit:

Cela veut dire qu'un prof qui fait une dépense en CB perso et qui demande le remboursement à l'établissement, on n'est pas dans les clous

 

ooooooooli a écrit:

Dans les clous s'il s'agit de frais de mission avec l'ordre de mission en bonnet difforme, dans les choux sinon

ordre de mission en bon uniforme !  

Invit. a écrit:

Cela veut dire qu'un prof qui fait une dépense en CB perso et qui demande le remboursement à l'établissement, on n'est pas dans les clous

Si on suit la règlementation : non.
Seul le comptable ou un régisseur peut payer sur les fonds de l'établissement. En règle général le prof fait la dépense en liquide après autorisation, le régisseur (ou le comptable) le rembourse sur sa régie (ou la caisse de l'établissement) ; la dépense est régularisée par mandat pour ordre comme si c'était le régisseur qui avait fait l'achat avec l'argent de sa régie. Le problème peut exister si la PJ présentée à l'appui du mandat mentionne un paiement par CB alors que le régisseur ne dispose pas de carte au nom de l'EPLE ; car dès lors il est prouvé que les dépenses ont été faites par une personne non habilitée à le faire.
C'est pourquoi on demande dans le cas ou un tiers fait une dépense que ce soit en liquide pour qu'un juge tatillon à l'extrême ne puisse pas voir que ce n'est pas le régisseur ou le comptable qui a payé.

Oui, je sais..... les lourdeurs administratives, tout ça, tout ça.....

Ce n'est pas de la lourdeur administrative, c'est le respect de la réglementation. Pofond respect !

Les dépenses des professeurs en CB deviennent monnaie courante et on n'oublie les textes réglementaires.

J.V. a écrit:

Les dépenses (...) en CB deviennent monnaie courante (...).

C'était volontaire ?