Secrétaire de séance CA

Soyons sérieux, il s'agit de produire un procès-verbal de conseil d'administration. C'est un document administratif officiel, qu'il faut communiquer rapidement aux zautorités de kontrolle. Etablir un PV, c'est un travail de professionnel, qui prend... holala au moins vingt minutes à partir des notes manuscrites du CE recoupées avec celles du gestionnaire.  Ci-dessous un exemple de PV de CA pertinent, efficace, suffisant, toute autre forme étant une imbécillité à proscrire :

Citation :

A 18 h 10, le quorum étant atteint, le chef d'établissement ouvre la séance en donnant lecture de l'ordre du jour.
Délibération n°1 : Il met aux voix le procès-verbal de la séance précédente, adopté par X voix pour/etc.

A) Questions budgétaires
Le gestionnaire présente des DBM pour information.
Il présente ensuite un projet de DBM pour vote concernant X.
Délibération n°2 : Après discussion, le projet est mis aux voix et adopté par X voix pour/etc.

B) Règlement intérieur
Le CPE présente les modifications au règlement intérieur.
Délibération n°3 : Après discussion et amendements, le projet est mis aux voix et adopté par X voix pour/etc.

C) DHG
Le chef d'établissement présente son projet de DHG, et répond aux questions posées par les représentants du personnel.
Délibération n°4 : Après discussion, le projet est mis aux voix et adopté par X voix pour/etc.

D) Contrats et conventions
Le gestionnaire présente le projet de convention avec la mairie pour la location du gymnase.
Délibération n°5 : Le projet est mis aux voix et adopté par X voix pour/etc.

Le prof de lettres présente le projet de convention avec le théâtre Machin.
Délibération n°6 : Le projet est mis aux voix et adopté par X voix pour/etc.

E) Question diverses
Le chef d'établissement répond à la question posée par les représentants des parents sur l'admission post-bac.
Le gestionnaire répond à la question posée par les représentants des élèves sur le sujet du papier hygiénique.

L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 19 h 30.

Aucun EPLE n'a besoin d'autre chose que de cela comme PV. Un tel PV se fait donc en quelques minutes, par le gestionnaire voire par le CE tout seul comme un grand, d'après des notes manuscrites. Le PV de CA est un relevé de décisions ayant pour objet de certifier les décisions prises et les informations diffusées, d'où son approbation à la séance suivante.

Pour un compte-rendu exhaustif permettant d'avoir l'intégralité des états-d'âme de tel représentant de tel syndicat de profs, libre aux élus de le réaliser pour rendre compte de leur mandat, c'est là qu'on verra s'ils ont autant la fibre "démocratique" que ce qu'ils proclament à longueur de phrases creuses.

Non seulement un PV sur le modèle ci-dessus est ce dont on a besoin, est facile à produire dans les délais, mais en plus c'est un levier évident pour dépassionner les discussions en conseil d'administration, et rappeler qu'il n'en sort qu'une chose qui compte : des décisions collectives prises pour l'administration d'une communauté scolaire. Plus vous vous rapprocherez de ce modèle, moins vous risquerez d'avoir des CA durant jusqu'à 23 heures.

Ben dis donc, tu dois te sentir bien seul à surnager au dessus de toute cette foule d'imbéciles...
AMHA, et à l'avis de beaucoup d'autres imbéciles j'imagine, un PV se doit de retracer un minimum les débats, sinon je ne vois pas l'intérêt d'en rédiger un. L'exemple de l'IZ c'est pour moi un ordre du jour, et non un PV.

Imaginons un procès verbal d'audition qui ne retracerait rien, ce serait un peu gênant...

L'intendant zonard a écrit:

Plus vous vous rapprocherez de ce modèle, moins vous risquerez d'avoir des CA durant jusqu'à 23 heures.

Sans être aussi succinct que celui de l'IZ mon PV ne mentionne que quelques lignes de commentaires des intervenants et bien moins que l'exposé de la question traitée. La longueur du PV est sans incidence sur la longueur des séances qui tient pour beaucoup à une certaine "tradition" de la maison.

Pour ma part, je partage à 100 % le point de vue l'IZ.
Et les propos du genre  :

pvca a écrit:

Ben dis donc, tu dois te sentir bien seul à surnager au dessus de toute cette foule d'imbéciles...

surtout de la part d'un courageux invité, sont stupides, tant ils tendent à faire croire que ce serait l'attitude de l'IZ que de "surnager au dessus de toute cette foule d'imbéciles" ; ce qui ne transparaît pas le moins du monde dans ses propos.
En revanche, si c'est la posture dans laquelle vous vous sentez après l'avoir lu, c'est peut-être la confirmation de l'adage qui veut qu'il n'y ait pas de fumée sans feu et que l'IZ a raison.

Ici, c'est la proviseure adjointe qui est secrétaire perpétuelle du CA.
Elle prends les notes pendant la séance.
Le PV est prêt dans les 48h qui suivent le CA.

L'idée n'était pas de dire que l'IZ prétend systématiquement surnager au dessus d'une foule d'imbéciles, donc je retire cette phrase un peu provoc si c'est ainsi que ça a pu être perçu. Il est de bon conseil et bienveillant, je le pense.
Néanmoins, j'ai été un peu alerté par le ton, il est vrai difficile à capter sur un forum. Je ne crois pas qu'il n'y ait qu'une seule manière de rédiger un PV de CA et à fortiori, que ce soit celle de l'IZ qui soit la bonne... C'est moins point de vue. L'expression disant que celui qui ne fait pas comme ci ou comme ça agit de manière imbécile m'a déplu en ce sens...

Chez nous, le secrétariat de séance est assuré par rotation entre ATOSS, enseignants et parents mais proviseur adjoint, CPE et gestionnaire prennent des notes lorsqu'ils n'interviennent pas. Parce qu'on a vu parfois arriver des PV qui ne ressemblaient à rien et qu'il fallait reprendre intégralement. Si personne n'a rien noté et que le PV arrive 3 semaines après le CA, difficile de rendre la chose lisible.

pvca a écrit:

L'expression disant que celui qui ne fait pas comme ci ou comme ça agit de manière imbécile m'a déplu en ce sens...

C'est en effet une expression à manier avec précaution lorsqu'il n'existe pas de manière officielle ou règlementaire de faire.

Soyons clair : des CA pourris par un soviet-de-la-salle des profs imbu de sa très haute importance, exigeant des interruptions de séance pour pouvoir rédiger consciencieusement des motions que personne ne lira jamais, et ce jusqu'à 23 heures pour un collège 500 de base, j'en ai bouffé pendant loooongtemps. Les "comptes-rendus" verbeux dont l'enjeu devenait la phrase que le prof avait dite -mais naaan il n'avait pas dit ça, corrigez tout de suite ce compte-rendu, j'ai passé des soirées à la maison, dans les dix jours suivant le conseil, à les rédiger. En ce qui me concerne, c'est plus jamais.

J'insiste pédagogiquement sur la nuance entre procès-verbal et compte-rendu. L'administration doit fournir un PV, et dans un PV il y a le relevé des décisions, et la notification des transmissions d'information. On n'a besoin de rien d'autre. Le compte-rendu des débats, c'est un autre travail, que l'EPLE n'est pas tenu de fournir, et que les élus sont moralement en charge de produire à leurs mandats.

S'exercer à un véritable PV a une vertu incroyable : à chaque début de réunion, on peut relire ce qui fait la véritable essence du CA, son enjeu. Accessoirement, le CA permet d'établir des liens, on y discute, on établit un consensus plus ou moins complet sur les orientations de la baraque, mais cela n'a pas besoin d'être développé dans le PV. Le PV est un outil de professionnalisation du travail collectif des administrateurs. Relisez cette phrase : si elle vous semble vomie par une soucoupe volante, c'est que vous avez besoin d'essayer ma technique, de convaincre votre CE de son bien-fondé.

Il n'y a de toute façon pas d'enjeu juridique derrière la rédaction du PV: ce sont les actes qui font foi.
Concernant la longueur du CA, c'est le boulot du chef d'établissement de le maintenir dans des délais raisonnables et de faire en sorte que ce ne soit pas une tribune réservée à des orateurs qui sont les seuls à ne pas dormir.
Nous avons établi le principe d'une durée limite de deux heures, voire deux heures trente par exception, et ça fonctionne très bien (approuvé par trois chefs d'établissement successifs).
Un CA est là pour délibérer, pas pour débattre.

Mais oui a écrit:

Un CA est là pour délibérer, pas pour débattre.

  curieuse conception du CA.

pvca a écrit:

Néanmoins, j'ai été un peu alerté par le ton, il est vrai difficile à capter sur un forum.

J'en connais, des forums, où les intervenants ne prennent pas de gants pour dire des choses bien moins agréables...

Il suffit de lire 3 ou 4 messages de l'IZ pour comprendre qu'il a ses côtés péremptoires. Et en poursuivant plus avant la lecture, de se rendre compte avec le temps que ses conseils sont fondés, et donc le ton péremptoire qui va avec.

Je resterai toujours surpris de voir à quel point le média internet exacerbe les sentiments, et notamment celui d'être "agressé" par un interlocuteur. Une vraie agression, c'est quand même autre chose (si j'avais encaissé toutes les mandales que VMB m'a promis sur ce forum, j'aurais depuis longtemps fait la fortune de mon dentiste...).

Je suis assez d'accord avec le collègue. Ce n'est pas parce que l'on se considère de bon conseil qu'il est nécessaire de verser dans la condescendance, la prétention et affirmer que toute autre manière d'agir que la sienne n'est pas professionnelle, inconséquente, imbécile ou autres qualificatifs qu'on peut lire ici ou là.

Les règles de compta ne se discutent pas, pour le reste décréter que sa manière de faire est la seule et unique comme on peut le lire souvent est prétentieux et faux.

Ed a écrit:

(...)
Les règles de compta ne se discutent pas, (...)

Si seulement c'était vrai !

Mais oui a écrit:

Un CA est là pour délibérer, pas pour débattre.

Ah bon et on délibère sans débattre dans votre "pays"?
Diantre....

l'IZ c'est l'IZ. Mais il n'a évidemment rien à proscrire : le mot est malheureux, non pour l'opinion qu'il exprime, mais pour son ineffectivité de fait (chacun fait ce qu'il veut en la matière).

Il y a combien de CA par an ? Pas des dizaines. 
Le problème c'est de trouver un volontaire. Les agents ne veulent pas parce qu'ils n'ont pas l'habitude ou la capacité, selon leurs propres avis, et encore lorsqu'il y a des agents qui acceptent d'être élus. Les profs qui sont souvent 4  ou plus, les parents, les élèves et l'administration.
J'ai connu des situations où le représentant de l'administration se coltinait systématiquement le PV, parce que il ou elle était censé avoir l'habitude de ce travail.
Un CE réglait le problèmes en désignant  les volontaires....
Sinon lorsqu'il y a une rotation entre tous les membres, même les élèves aidés éventuellement par des adultes pour la mise en forme, cela réduit pas mal la charge annuelle, on peut arriver à une seule fois par membre élu si il n'y a pas trop de CA ce qui peut être supportable, sinon il ne faut pas se présenter.

J'en ai toujours eu marre que la conclusion des CA (PV et actes ) dure trop longtemps; donc, en accord avec mon CE et à la joie de tous les membres du CA, il y a un secrétaire de séance officiel (1 représentant des catégories élues) qui ne vient le lendemain que relire et signer (et dans 99% des cas sans apporter de modification) le PV que j'ai fait moi-même dès le lendemain matin; en plus, j'utilise une application que certains connaissent sûrement "Appl.......com) qui me fait gagner bcp de temps dans la préparation et réalisation du CA et qui me permet de préparer le PV et les actes en amont du CA ; je n'ai plus ensuite qu'à modifier certaines choses comme le nb de votants par ex. Je vous assure c'est très efficace.