Conservation des fiches de paie

Bonjour,

J'aimerais connaître vos pratiques en matière d'archivage de fiche de paie. 
J'ai trouvé une habitude dans mon EPLE à mon arrivée : la secrétaire d'intendance fait une copie des fiches de paie de chaque personnel d'Etat donc envoyées par le rectorat avant distribution aux intéressés et qu'elle conserve. 
Elle me dit que c'est dans l'éventualité d'une demande de certificat d'exercice de la part du rectorat et surtout en cas de perte de leur FP par le personnel.
Je pensais que les certificats d'exercice devaient être établis par les services compétents employeurs et aussi que le personnel était responsable de sa fiche de paie, donc à charge pour lui de faire en sorte de la sauvegarder.

Qu'en pensez-vous?

Depuis que c'est le rectorat qui fait les payes on garde plus rien.

Merci de ta réponse Volcan. Je ne m'étais donc pas trompée.

Et pour les AED et le CUI que l'établissement emploie ?

Il s'agit des fonctionnaires d'Etat payés par le rectorat. S'agissant des AED et CUI, leurs fiches de paye ne transitent pas par notre établissement mais leur sont adressées directement par le GIP FCIP, qui est établissement mutualisateur de la paie.

Bonjour,

seules les structures qui effectuent des rémunérations conservent les fiches de paies des salariés.
C'est le cas de la structure dont je suis le gestionnaire administratif et financier (CFA).
Nous gardons un exemplaire des bulletins de salaire des enseignants que notre structure remunère.
Les salariés reçoivent ensuite directement à leur domicile leur fiche de paie.
Cela permet de maintenir une certaine confidentialité, condition impossible si les documents transitent par les EPLE.

Sapotille a écrit:

... la secrétaire d'intendance fait une copie des fiches de paie de chaque personnel d'Etat donc envoyées par le rectorat avant distribution aux intéressés et qu'elle conserve....Qu'en pensez-vous?

J'en pense qu'il existe certainement un texte juridique qui interdit cette pratique qui date de Mathusalem.

Dans le cadre d'une mutualisation peut-on considérer que l'employeur est dispensé de son obligation de conservation des bulletins de paie des personnes qu'il emploie ?

Alomero, si tu trouvais ce texte, je serais preneuse.

Il faut espérer que Le Forgeron passe par là alors

Le bulletin de salaire a certainement une valeur juridique qui interdit la reprographie sauvage mais je n'en sais pas plus.

Le code du travail donne une règle très claire dans son article L3243-4 : « l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans. »

C'est bien ce que je pensais, l'EPLE employeur doit conserver une copie du bulletin de paie même en cas de mutualisation.

Tiens, c'est étrange, les archives départementales m'ont conseillé de garder toutes les archives concernant les personnelles ( dossiers qui n'ont pas été transmis, bulletins  de salaire d'avant 2000) 90 ans

"L'employeur doit conserver les fiches de paie" dans le cas des profs et administratifs, c'est le rectorat l'employeur, pas l'EPLE. Donc pas de copies papiers dans les dossiers (mais ça se fait encore beaucoup) depuis que c'est le rectorat.

Concernant les fiches de paie qui ne sont pas conservées au rectorat (donc les anciennes), j'ai déjà lu également qu'il faut les garder 90 ans (à partir de la date de naissance de l'agent)  pour pouvoir répondre à d'éventuelles questions de retraite.  Ensuite il faut demander aux archives départementales ce qu'il voudraient garder, avant de supprimer. Les dossiers d'agents dont le nom commence avec B ou T ne doivent jamais être supprimés voir p 8

Normalement la conservation des dossiers d'agents est donc du ressort du rectorat, depuis la centralisation des dossiers et fiches de paye (2011?) Tout ce qui est avant est de la responsabilité de l'EPLE.