exemplaire 3 du mandatement

Merci pour les réponses.

Un début d'idée émerge dans ma tête.

Avant tout l'agence comptable doit être impliquée dans l'affaire sinon c'est double boulot.
Et il faut arriver à faire acheter dans l'ensemble de l'agence comptable le bébé à 400 € en le faisant avaler à chaque ordonnateur ce qui est pas forcément gagné (plus difficile dans un petit bahut rattaché que dans une grosse agence comptable où le chef d'établissement délègue les achats).

En tous cas en voyant Chorus pro on est toujours très loin de la simplification administrative.

fgyuo a écrit:

Merci pour les réponses.

Un début d'idée émerge dans ma tête.

Avant tout l'agence comptable doit être impliquée dans l'affaire sinon c'est double boulot.
Et il faut arriver à faire acheter dans l'ensemble de l'agence comptable le bébé à 400 € en le faisant avaler à chaque ordonnateur ce qui est pas forcément gagné (plus difficile dans un petit bahut rattaché que dans une grosse agence comptable où le chef d'établissement délègue les achats).

En tous cas en voyant Chorus pro on est toujours très loin de la simplification administrative.

J'avoue que le  binz sur mon bural est un vrai + en terme de confort de travail, mais je ne l'ai que depuis septembre 2016 ; avant c'était le copieur, et je ne m'en suis jamais plainte.

Le copieur est très efficace, gratuit, présent dans l'établissement, disponible. Franchement, au moment d'expérimenter le truc, pas question de faire des frais. Si, à l'usage, il y a des frictions avec le copieur,dans un second temps on peut envisager d'acheter du matos pour améliorer les conditions de travail. Mais faut pas dékhonner, on parle de cesser de faire des milliers de photocopies chaque année, on va pas me ch. une pendule parce qu'on continue à utiliser le copieur à 5 % de ce qu'on faisait avant !

Aucun problème chez moi avec le scanner du copieur en effet. Il fait très bien le job.
Par contre pour renommer et transférer les fichiers du dossier scanner au dossier d'archivage, je conseille grandement d'avoir un deuxième écran pour faire du "glisser/déposer" ou "drag&drop"!

1 exemplaire chez moi. Après c'est scan pdf et rangement dans les dossiers/sous-dossiers qui vont bien. Pour la viab j'ai conçu des excel, alimentés au fur et à mesure, qui me permettent à tout instant de savoir les consos, les prix moyens, les évolutions....

Tout ça avec sauvegardes sur C, sur DD externe et sur zone privée du serveur rectorat.
Quand on y est habitué ça va aussi vite que le pq à classer.
Je n'écarte pas l'hypothèse d'utiliser plus tard un cloud sécurisé gratos en lieu et place du serveur rectorat.

V.M.B a écrit:

Pour la viab j'ai conçu des excel, alimentés au fur et à mesure, qui me permettent à tout instant de savoir les consos, les prix moyens, les évolutions....

Ouéééé, ça y est, tu as trouvé le sujet de ton premier article sur l'IZ !

V.M.B a écrit:

Je n'écarte pas l'hypothèse d'utiliser plus tard un cloud sécurisé gratos en lieu et place du serveur rectorat.

Hahem, quand c'est gratuit, c'est que c'est toi le produit. Si tu veux mettre en sécurité tes données, tu paies quelqu'un pour qu'il les mette en sécurité, et rien d'autre (pas pour les analyser et envoyer des pubs aux parents d'élèves dont l'adresse serait dans tes données, ou ce genre de trucs).

fgyuo a écrit:

Un début d'idée émerge dans ma tête.

Avant tout l'agence comptable doit être impliquée dans l'affaire sinon c'est double boulot.
Et il faut arriver à faire acheter dans l'ensemble de l'agence comptable le bébé à 400 € en le faisant avaler à chaque ordonnateur ce qui est pas forcément gagné (plus difficile dans un petit bahut rattaché que dans une grosse agence comptable où le chef d'établissement délègue les achats).

Pour ce qui est des ER, le 2e exemplaire (ou 3e selon les envies de l'AC) peut très bien être le début d'une belle économie de papier ainsi qu'un début de fonctionnement dématérialisé.
 Pas besoin de l'aval de quiconque, le jour ou il y a un audit et que l'on vous demande les pièces justificatives on imprime et puis c'est tout, entre les deux, plus de papier qui traine, qu'il faut classer et surtout une rapidité pour retrouver les factures (en couleur!!!) et si l'on travaille à plusieurs (secrétaire, CUI...) le tout peut-être mis en ligne sur le réseau et chacun pourra répondre aux questions même en cas d'absence du gestionnaire (en chef!!!).
Bref, chapeau bas à c'est AC un peu moins frileux que d'autres qui n'ont pas peur du "méchant ordinateur" et pour tous les ER qui veulent se lancer dans l’aventure, n'hésitez pas, vous faites votre originale papier comme d'hab, mais surtout vous ne l’agrafez pas (on ne se fait pas avoir deux fois!) vous le faites signer par l'ordo et hop au scanner, au lieu de le photocopier, vous le scanner complet en recto verso si vos factures le sont et si vous êtes puristes ( pour ne pas avoir de feuilles blanches au milieu du PDF!) vous les passez une à une en fonction de leur sens et du RV, puis vous l’agrafez pour l'AC et zou à la poste. Pour votre exemplaire PDF, vous le renommez par numéro du bd et date  et classez par type (mandat, OR, ORR...)
Lors d'une recherche (rare!) vous passez par GFC si cela concerne les années N-1 et N (98 % des cas) si vraiment il faut retrouver des factures plus anciennes pas de problème, la recherche par pdf fonctionne aussi avec le nom du fournisseur, un montant ou toute référence connue.
Pour finir il faut juste 3 supports de sauvegarde tel que le DK dur de l'ordi, le réseau de l'établissement et un DK externe au coffre, à chaque scanne une sauvegarde sur chaque support et voilà comment on peut diminuer le tri et le classement!!!
Vive la "green gestion"

Pourquoi imprimer et poster ? Si j'ai une question du SEPLE, je peux leur envoyer les documents qu'ils veulent par courriel, en direct au téléphone (quand mon accès Internet fonctionne). Répondre instantanément aux questions d'un contrôle fait baisser la tension de 95 %. Même quand la réponse n'est pas celle qu'on aurait rêvé.

L'intendant zonard a écrit:

Pourquoi imprimer et poster ? Si j'ai une question du SEPLE, je peux leur envoyer les documents qu'ils veulent par courriel, en direct au téléphone (quand mon accès Internet fonctionne). Répondre instantanément aux questions d'un contrôle fait baisser la tension de 95 %. Même quand la réponse n'est pas celle qu'on aurait rêvé.

Là je parlais des AC non réceptif à la dématérialisation totale!!! La version originale papier signée par l'ordo est donc envoyé à l'AC.
D'ailleurs, comment faire pour la signature de l'ordo si l'on imprime rien, la signature électronique est reconnue en cas de vérif?

Les bordereaux qu'on fait signer par l'ordonnateur sont les derniers trucs que je fais encore en deux exemplaires, tout comme les OP qui sont un sujet sensible. Pour les bordereaux des menues dépenses, la signature scannée me suffit.

Enfin pour le cofi, j'imprime plusieurs exemplaires de la pièce 24, dont un d'ailleurs que je garde chez moi. Dans le passé je conservais une reliure compète de chaque cofi que j'avais déposé (je n'ai d'ailleurs pas encore commencé à désarchiver ça depuis le début du siècle), ça prenait de la place ! En démat', avec une chemise et une bonne clé USB je tiens quinze ans dans une grosse agence comptable.

L'intendant zonard a écrit:

En démat', avec une chemise et une bonne clé USB je tiens quinze ans dans une grosse agence comptable.

Pas faux...
J'ai une boite d'archive par établissement et par an, deux pour les gros établissements.
Les relevés trésor, le journal général, les FQE, le CIC de l'année, un exemplaire du compte financier.

Et puis tant qu'à faire, les boites respectent le code couleur des établissements.

Je parlais des archives que je conserve dans mon chez-moi personnel, bretelles assurant la garantie après la ceinture des archives dans l'établissement-support de l'agence comptable, et le porte-jarretelles (c'est mon petit côté Alain Chabat) de ce que conserve l'établissement lui-même.

L'intendant zonard a écrit:

Je parlais des archives que je conserve dans mon chez-moi personnel, bretelles assurant la garantie après la ceinture des archives dans l'établissement-support de l'agence comptable, et le porte-jarretelles (c'est mon petit côté Alain Chabat) de ce que conserve l'établissement lui-même.

Alors effectivement, la clef USB suffit !

C'est beau quand même la technologie...

manono a écrit:

Là je parlais des AC non réceptifs à la dématérialisation totale...

Et il y en a.

Le tirage papier a encore de beaux jours devant lui, si tant est que certains (agent-comptables ou collègues travaillant en agence-comptable) n'ont pas encore intégré l'informatique et ses usages au quotidien comme un outil. C'est aussi lié à la notion de pièce justificative, et de PJ originale, cette rassurante sensation de sécurité à avoir entre les mains un objet papier tangible.
Je connais un AC qui tire systématiquement tous les actes de Demact sur papier, "parce que seules 3 personnes dans l'agence ont le droit d'accès à Demact". D'où un gros classeur avec tous les actes papier que tout le monde peut consulter. Mais pas une seule seconde l'idée que celui qui a accès à Demact sorte tous les actes en PDF proprement rangés dans un dossier informatique accessible à tout le monde sur le réseau.
Quand la dématérialisation totale sera vraiment mise en place, à certains endroits on passera directement du 19ème au 21ème siècle...

Agathe Deblouze a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Je parlais des archives que je conserve dans mon chez-moi personnel, bretelles assurant la garantie après la ceinture des archives dans l'établissement-support de l'agence comptable, et le porte-jarretelles (c'est mon petit côté Alain Chabat) de ce que conserve l'établissement lui-même.

Alors effectivement, la clef USB suffit !

C'est beau quand même la technologie...

Oui mais si il y a une IEM ! Il faut mettre la clé dans une cage de Faraday.
 (je plaisante bien sur) 

Citation :

Oui mais si il y a une IEM ! Il faut mettre la clé dans une cage de Faraday.
 (je plaisante bien sur) 

Euh, c'est quoi une IEM?

Qu'est-ce qu'une I.E.M. ? C'est une Impulsion électro-magnétique (Ou E.M.P en anglais pour Electro-Magnetic Pulse), C'est à dire un pic d'ondes électromagnétiques de forte amplitude, capable de détruire les appareils électriques qui sont sous tension (branchés ou avec des piles si vous préférez) qui ne sont pas protégés.
Elles peuvent être provoquées par la foudre, peuvent être générées volontairement par des générateurs magnéto-cumulatifs ou des batteries de condensateurs (pour créer des NNEMP (Non-Nuclear EMP, soit IEM non-nucleaires) qui peuvent être intégrés à des missiles, mais aussi par des explosions nucléaires (missiles ou accidents dans une centrale) et enfin, elles peuvent être la conséquence d'éruptions solaires.
Pour certains ces I.E.M. ne font pas pas que cramer les appareils électriques qui sont branchés mais également risque d'effacer les supports numériques de stockage.

Un bon IEM des familles détruit effectivement tout ce qui ressemble de près ou de loin à un circuit électrique, qu'il soit ou non sous tension.
C'est une arme formidable - facilement mise en œuvre par une explosion nucléaire en plus ou moins haute atmosphère. Un peu de radiations, peu de dégâts en durs, hors radiations pas de dégâts humains, mais une civilisation revenue à l'époque médiévale.
Une bonne éruption solaire peut conduire à ce même résultat.
De la fragilité d'une civilisation numérique...

En même temps, faut être honnête: en cas d'explosion nucléaire, la fragilité intrinsèque d'une clé USB est un élément qui devient très relatif... 

Je pense...qu'il va y avoir encore du changement...oubliez même la notion de facture en pdf.
Chorus pro délivre des factures en flux EDI avec ou sans pièce jointe en pdf...
quant au mandat en EPN, il n'existe plus les DP (demande de paiement en GBCP) ne se matérialisent pas.
c'est le SI qui doit être sauvegardé année par année (plus simple en web, même si cela pose d'autres contraintes de disponibilités) et dans le SI, il y a tout même le compte fi est intégralement dématérialisée (fichier à plat et pdf)

néthou a écrit:

En même temps, faut être honnête: en cas d'explosion nucléaire, la fragilité intrinsèque d'une clé USB est un élément qui devient très relatif... 

Je parlais d'explosion en haute atmosphère.
Aucun dégât matériel, à part les circuits électriques. Et peu de radiations également. Un usage donc plus qu'envisageable par certains états-majors de l'arme nucléaire que le bombardement direct au sol.