exemplaire 3 du mandatement

Mesdames, Messieurs
En échangeant avec des collègues, je viens de découvrir des pratiques différentes au sein des AC.
Le gestionnaire de l'ER édite 3 exemplaires du mandatement (2 pour l'AC et 1 pour ER- jusque-là rien d'anormal).
Ce qui me surprend, c'est que le 3ème exemplaire (celui de l'ER), où l'on trouve le bon de commande, la fiche appro, le BL, les diverses annotations, .... doit être également remis provisoirement à l'AC pour vérifications !! ??
En fait l'AC vérifie si la facture est conforme aux quantités commandées, aux tarifs,...présents sur le bon de commande ????
J'ai l'impression que ce n'est pas de la responsabilité de l'AC mais de l'ordonnateur (gestionnaire) , et vous qu'en pensez vous ??

celle la je la connaissais pas...

Hallucinant

Redoutable... Le vénéré collègue n'a visiblement pas assez de travail

marco a écrit:

Redoutable... Le vénéré collègue n'a visiblement pas assez de travail

Exactement, il faut lui rattacher encore 2 ou 3 bahuts sans personnel supplémentaire!!

mais bon je ne m'étonne presque plus de rien.

Peut-être s'agit-il d'un AC gestionnaire de son établissement, qui contrôle sa gestion et a étendu sa pratique à 1 ou 2 ER (c'est pas le bout du monde) puis 5 ou 6? Ce qui m'étonne, chez les étonnés, c'est qu'ils ne se rendent plus compte du point auquel leurs propres pratiques peuvent paraître aberrantes ...

Bonjour.
Ce qui est le plus problématique, c'est que l'établissement n'a plus rien sur place pendant le temps de traitement du mandatement.
C'est peut-être l'occasion de passer à la dématérialisation, avec scan/impression en PDF des bon de commande, fiche appro, diverses annotations, factures, le tout transmis par mail en PDF ou sur clé USB pour vérification par l'AC qui a le temps de tout contrôler.
Comme cela, tu gardes le triplicata (bonjour l'économie de papier promis par l'informatisation), et l'AC a SON exemplaire de contrôle disponible à tout moment, et même 3 ans après le mandatement si l'envie lui prend!
Sur le site de l'IZ il y a un article sur la dématérialisation des documents.

Citation :

Ce qui me surprend, c'est que le 3ème exemplaire (celui de l'ER), où l'on trouve le bon de commande, la fiche appro, le BL, les diverses annotations, .... doit être également remis provisoirement à l'AC pour vérifications !! ??

Citation :

Peut-être s'agit-il d'un AC gestionnaire de son établissement, qui contrôle sa gestion

Ouf me voilà rassurée !

Citation :

c'est qu'ils ne se rendent plus compte du point auquel leurs propres pratiques peuvent paraître aberrantes ...

 C'est à dire ? on peut avoir des précisions sur nos pratiques aberrantes ? Merci d'avance.

je ne fais déjà pas d'exemplaire 2 alors un number 3-bis...

Ils sont en surnombre là bas pour avoir du temps pour ces c*nneries ?

L'AC pourrait également venir contrôler sur place si le service fait correspond bien à la commande et à la facture...

J'ai juste mentionné des pratiques qui peuvent paraître aberrantes. Comme déformer les propos critiques d'autrui ! C'est à toi de de te rendre compte de ce qui peut paraître aberrant (surtout si tu es A), mais soit sûr que beaucoup rigolent ... à juste titre ou non. Bon, je sors.

Bonjour,

Agathe Deblouze comment fais tu lorsqu'on on te demande une enquête ?

Exemple la quantité d'elec consommée en 2014-2015.

Comment classes tu tes factures dématérialisées si c'est la cas ? et comment retrouves tu les infos ?

Je vois bien comment scanner un mandat (sans agrafes) mais comment retrouver les infos sans passer des heures à faire défiler tous les mandats ?

Merci d'avance (y compris pour tous les collègues qui sont confrontés au même problème.)

motif ? a écrit:

Peut-être s'agit-il d'un AC gestionnaire de son établissement, qui contrôle sa gestion et a étendu sa pratique à 1 ou 2 ER (c'est pas le bout du monde) puis 5 ou 6? Ce qui m'étonne, chez les étonnés, c'est qu'ils ne se rendent plus compte du point auquel leurs propres pratiques peuvent paraître aberrantes ...

je suis étonné et pourtant ma pratique n'est pas aberrante ; elle est juste réglementaire.
Pour celle décrite je n'utiliserai pas le terme d'aberrante mais celui d'étonnante, voir ceux d'inutile et chronophage.

bigoudi a écrit:

Ce qui me surprend, c'est que le 3ème exemplaire (celui de l'ER), où l'on trouve le bon de commande, la fiche appro, le BL, les diverses annotations, .... doit être également remis provisoirement à l'AC pour vérifications !! ??
En fait l'AC vérifie si la facture est conforme aux quantités commandées, aux tarifs,...présents sur le bon de commande ????
J'ai l'impression que ce n'est pas de la responsabilité de l'AC mais de l'ordonnateur (gestionnaire) , et vous qu'en pensez vous ??

Moi j'en pense la même chose que l'instruction du 15 avril 2016 prise en application du décret du 20 janvier 2016.
C'est à dire que ce n'est pas le travail du comptable sauf si il a un doute sérieux sur la réalité du service fait ; et ce doute ne vient pas de l'analyse des bons de livraison mais d'éléments le plus souvent extérieurs.
Pour les tarifs sont rôle - son obligation - est de les vérifier par rapport aux PJ obligatoires communiquées avec le mandat (contrat, marché public, groupement d'achat, écrit si >25000 € ht....), pas d'aller voir les catalogues ou les commandes. J'insiste sur le fait que le contrôle se fait sur les PJ jointes aux mandat original pas sur les pièces conservées par l'ordonnateur et non transmises au comptable.

Extrait du site "Intendance03" :
I.3 - La justification du service fait et la certification du caractère exécutoire des pièces justificatives.


Il est également utile de rappeler les dispositions de l’article D.1617-23 de ce même CGCT qui indique que « la signature manuscrite, ou électronique conformément aux modalités fixées par arrêté du ministre en charge du budget, du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte certification du service fait des dépenses concernées et attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les dépenses concernées ».
Le décret n°2003-301 du 2 avril 2003 a supprimé l’obligation de signature par l’ordonnateur des pièces justificatives au titre de la justification du service fait. Bien entendu, rien n’empêche le gestionnaire d’utiliser son paraphe sur les factures pour savoir si la pièce a été ou non vérifiée par ses soins ; mais le comptable ne peut l’exiger et outre son caractère fastidieux, cette pratique n’est en aucun cas une garantie du service fait ou de vérification. En tout état de cause, le comptable ne pourrait de toute façon pas argumenter auprès du juge des comptes sur la présence d’une signature sur une pièce litigieuse pour s’exonérer de sa responsabilité.
Cependant si le comptable dispose d’éléments induisant un doute sérieux sur la réalité du service fait, il doit suspendre le paiement de la dépense correspondante. Dans ce cas, il revient alors à l’ordonnateur soit d’apporter tout élément de nature à dissiper ce doute, soit de certifier sous sa responsabilité la réalité du service fait. A noter que, conformément à l'article D.1617-20 du CGCT, dans le cas où le comptable est réquisitionné par l'ordonnateur « il n'y a pas absence totale de justification du service fait au sens des articles ci-dessus lorsque l'ordonnateur établit, sous sa responsabilité, une attestation certifiant que le service a été fait et justifiant le droit au paiement correspondant ». Cependant que même si l’ordonnateur a certifié sous sa responsabilité le service fait, le comptable doit encore suspendre la dépense lorsqu’il a pu établir au travers d’éléments matériels et formels en sa possession que cette certification était inexacte. À contrario si l’ordonnateur refuse de certifier le service fait le comptable doit alors considérer qu’il y a absence totale de justification du service fait, et donc refuser de déférer à l’ordre de réquisition.

DEFGIO a écrit:

Bonjour,

Agathe Deblouze comment fais tu lorsqu'on on te demande une enquête ?

Exemple la quantité d'elec consommée en 2014-2015.

Comment classes tu tes factures dématérialisées si c'est la cas ? et comment retrouves tu les infos ?

Je vois bien comment scanner un mandat (sans agrafes) mais comment retrouver les infos sans passer des heures à faire défiler tous les mandats ?

Merci d'avance (y compris pour tous les collègues qui sont confrontés au même problème.)

Depuis maintenant 7 ans, mon premier réflexe quand je reçois un document papier, c'est de le scanner.
Ensuite c'est de le classer au bon endroit et de respecter la façon de l'enregistrer.
Ce serait peut-être un peu long de t'expliquer en détail comment s'organise tout cela dans mon établissement, alors je vais commencer par répondre à tes questions :

- j'ai un dossier "viabilisation" dans lequel il y a toutes les factures classées par fournisseur, année : Viabilisation/EDF/2016. Si ce n'était pas le cas, de toutes façons, je pourrai aisément retrouver tous les mandats payés à EDF en 2016 en allant dans le dossier "archivage et extractions" dans lequel j'ai une liste pdf des mandats (fonction "rechercher") ainsi qu'une extraction de la liste des mandats (fonction filtre). Dans les deux cas, je vais avoir les numéros de bordereau et de mandat, il ne me restera plus qu'à aller dans le dossier du bordereau de mandat pour retrouver la facture.

- Les factures sont scannées avec les mandats. Je vais les retrouver toujours en utilisant listes pdf ou extractions

- il est important de toujours enregistrer les choses de la même façon afin de se simplifier la vie. Et de toujours mettre les mêmes choses aux mêmes endroits. Exemple :
J'ai un dossier compta par établissement, puis par année civile, puis toujours les mêmes dossiers dans le même ordre : Archivage et extractions, Budget et dbm, COFI, Conseils d'administration, Contrats, Créances, Développements de soldes, Droits constatés et bourses, FQE, Journaux et brouillards, Mandats, Mandats rejetés, Ordres de paiement, Ordres de recettes, Ordres de réductions de recettes, Ordres de recettes rejetés, Ordres de reversement, Régie permanente, Régies temporaires et avances, Relevés Trésor, Subventions, Voyages

Dans le dossier "mandats" il y a un sous dossier par bordereau dans lequel on trouvera :
- les mandats scannés
- le bordereau scanné annoté de la date du paiement
- le bordereau des règlements
- le fichier de virement envoyé via EFCI (bon après je le supprime, parce que cela ne sert vraiment plus à rien)
- le pdf du controle interne comptable du bordereau
- les éventuels rejets (fichier + liste en pdf)
- le pdf de la liste des écritures réceptionnées
- le pdf des écritures en attente de validation
- le pdf de la sde et sdr éditées après validation du bd de mandat en compta bud
- la liste des mandats du bordereau (seul document sur lequel je peux voir l'imputation sur les codes activité)

Dans le dossier subventions, les choses sont toujours enregistrées de la même façon :
Subv (organisme payeur) (objet) (montant) (date de notif) ce qui donne par exemple : Subv Rect Dot Glob 19 800 € du 04 04 17
Du coup, dans le dossier il va y avoir à la suite toutes les subventions région, puis toutes les subv Rectorat etc...
Dans le dossier subventions, j'ai également un sous-dossier "bilans" dans lequel je conserve les compte rendus d'utilisation envoyés et que je nomme généralement du code activité : 213FUFOUR m'indique tout de suite qu'il s'agit du bilan pour le Fond d'Urgence accordé par la région pour le four . 

En fin d'année civile, et après le compte financier, je donne à chaque établissement une clef usb avec l'ensemble de sa compta de l'année.
Chez moi, il y a également une clef usb au coffre par année civile avec l'ensemble des bahuts.
Je fais régulièrement des sauvegardes de mes documents sur différents supports (disque dur externe, réseau, ordi local, clef usb).

Oui, les fichiers peuvent se perdre, s'effacer, se corrompre.
Et le papier ça peut bruler, se détremper, se déchirer.

Pff, la brebis, je t'avais passé commande d'un papier pour mon site, pour que tu expliques exactement comment tu fais. Tout finit par arriver. Ton système est impressionnant, mais complexe !

Moi je m'enquiquine pas autant : j'ai un fichier PDF avec toutes les pages d'un mandat donné, plus un autre avec les documents complémentaires qu'on mettait avant dans le duplicata, à peu près classés dans le même ordre que le mandat.

Si je veux retrouver une facture, j'utilise les extractions de GFC (que je fais systématiquement) pour retrouver un fournisseur, un montant, une date, une imputation... Ca me permet de savoir dans quel bordereau des mandats je vais trouver, et j'ai très vite trouvé. Si c'est l'un des "documents complémentaires" qu'on me demande, même logique, c'est moins confortable, mais ça n'arrive à peu près jamais alors cékomça épicétou. Dans tous les cas, ça va toujours plus vite que d'aller chercher une caisse dans le local d'archives, ouvrir la caisse, fouiller les documents etc.

Ma manière d'aborder les choses, c'est : pas question de se rendre le quotidien monstrueusement compliqué pour faciliter un peu la recherche qu'on fera peut-être dans deux ans. Les informations sont là, elles sont raisonnablement bien classées, mais, oui, les retrouver prendra un peu plus de temps que chez Agathe. Sauf que j'ai le temps de travailler tranquillement, de m'occuper de faire des marchés proprement, de tenir un site ouaibe et faire plein d'autres trucs. On ne peut même pas dire que je reporte le merdier sur mes successeurs : je partirai avec mes comptabilités complètes dans mes sauvegardes perso, et je pourrai répondre à toute question sur le travail que j'ai fait, même à la veille de la prescription et bien au-delà.

L'intendant zonard a écrit:

Pff, la brebis, je t'avais passé commande d'un papier pour mon site, pour que tu expliques exactement comment tu fais. Tout finit par arriver. Ton système est impressionnant, mais complexe !

Je ne vois pas ce qu'il a de complexe. A priori, la seule différence avec toi, c'est que je scanne mandat par mandat au lieu de scanner par bordereau. Ca me permet de n'avoir pas à tout me retaper si jamais il y a un document à ajouter, un pj à changer. Je ne vais re-scanner que le mandat à modifier. Je vais scanner la totalité du bordereau en 1 fois quand il y peu d'écritures.

L'idée pour moi, est d'avoir à l'écran exactement ce que le SEPLE va recevoir, et même un peu plus que lui.

Je l'ai dit  : pour retrouver une facture => les extractions de GFC ou la liste pdf (ça dépend de ce que je cherche).
Et tout ce que GFC me propose d'imprimer, je dis toujours oui, mais en pdf. A 95 %, ça ne servira pas et ce serait du papier gaché. Mais pour les 5 % restant, je suis bien contente de l'avoir facilement à l'écran. 

Sinon, j'utilise aussi beaucoup la fonction "annoter" du pdf. Ca m'évite d'avoir à réimprimer en pdf ou à rescanner quand il y a une modif. Comme sur une FQE pour un changement de compte, ou un mandat qui sera réimputé.

Et à mon dernier changement de poste, cela m'a permis effectivement de répondre aux observations du dernier COFI sans devoir retourner dans l'ancien bahut.

Ton souci de ne pas devoir refaire le document n'a pas lieu, si l'on considère qu'il y a PDF split and merge, notre ami, pour réintervenir et ajouter une page là où elle manque, etc. http://intendancezone.net/spip.php?article639

Ne pas devoir retourner dans son ancien bahut, c'est parfois bien plus qu'un luxe, un vrai plaisir de pouvoir l'éviter.

Bonjour.
Questions pratique à Agathe Debouze et l'IZ qui semblent très au point sur le sujet.
Avec quel matériel (photocopieur, scanner), quels logiciels, sous quel format (PDF, PDF indexable ...) et qui (agence comptable, établissements rattachés) scanne les documents?
Ce vaste sujet mérite à lui seul un post.

Le gestionnaire faisait des duplicata (tripli, exemplaire classé par ordre alphabétique, version sur papier hygiénique...) ? Hébin c'est le gestionnaire qui fait le duplicata dématérialisé. Ca lui fait le même travail qu'avant pour coller sa paperasse dans le photocopieur, en plus simple parce que c'est d'un seul bloc. Ensuite, au lieu de classer les papiers, d'agrafer, de ranger dans des armoires, il doit renommer un fichier et en mettre une copie dans la même clé USB que le transfert des écritures. Holala, l'arnaque dis, ça demande quasiment 120 secondes de travail, alors qu'avant c'était seulement 120 minutes !

N'importe quel photocopieur âgé de moins de quinze ans fait des scans parfaits pour l'usage que l'on en a. Naturellement, les établissements scolaires n'étant pas pourvus d'un photocopieur sont un peu désavantagés, je dois reconnaître...

Pour les accidents, oublis, erreurs méritant une correction, à l'agence comptable aussi on sait faire, et on n'est pas trop mal embouchés, on dépanne.

Agathe Deblouze a écrit:

A priori, la seule différence avec toi, c'est que je scanne mandat par mandat au lieu de scanner par bordereau. Ca me permet de n'avoir pas à tout me retaper si jamais il y a un document à ajouter, un pj à changer. Je ne vais re-scanner que le mandat à modifier.

Ben justement, c'est pas chronophage, ça, mandat par mandat ?
Surtout si tu ajoutes une PJ manquante, par exemple, tu dois rescanner le mandat correspondant avec la PJ en plus.
Si tu fais ça pour tous tes bahuts, c'est quand même assez lourd, non ?

Mais sinon, c'est génial ce que tu fais: une simple clé USB par ER ensuite, ils devraient te bénir...

néthou a écrit:

Agathe Deblouze a écrit:

A priori, la seule différence avec toi, c'est que je scanne mandat par mandat au lieu de scanner par bordereau. Ca me permet de n'avoir pas à tout me retaper si jamais il y a un document à ajouter, un pj à changer. Je ne vais re-scanner que le mandat à modifier.

Ben justement, c'est pas chronophage, ça, mandat par mandat ?

En fait, ce sont les établissements rattachés qui scannent leurs documents, au lieu de me donner un second exemplaire papier.
Donc je ne vais re-scanner qu'à la marge.

Perso j'utilise un scanner à défilement. Il est posé sur mon bureau. Il offre bien des avantages par rapport à un copieur (reconnaissance automatique du recto-verso, reconnaissance du format portrait ou paysage) et un petit inconvénient : 25 à 30 feuilles maxi.
De plus, une fois scanné, une fenêtre s'ouvre me demandant ce que je veux en faire : l'enregistrer dans un dossier, l'envoyer par mail ou par fax, l'imprimer, l'enregistrer dans un cloud ou dans un dossier "images".
Une fois que j'ai choisi le dossier, tous les documents suivant iront par défaut dans ce dossier là, tant que je ne lui donne pas un contre ordre.
Du coup l'enregistrement du scan est hyper rapide. Je le nomme directement "mdt XX" et c'est terminé. Tout va directement dans le dossier du bordereau.

Je commence par contrôler un bordereau avec les documents papiers en prenant des notes. Si le mandat est ok, je le passe dans mon scanner et j’agrafe (agrafé = controlé, scanné = bon à ranger).
Je saisis ensuite toutes mes notes dans un bordereau des non conformités qui est envoyé à l'ordo et au gestionnaire par mail. J'en garde un exemplaire pdf dans le dossier du bordereau + un exemplaire papier dans le classeur de l'établissement.
 Une fois les écritures validées, en ce qui concerne les éventuels rejets, je note sur la facture par exemple "Bd 12 mdt 56 AP 6288 REJET Erreur rib" puis  j'ajoute la liste des rejets et je scanne le tout. La facture annotée va dans la bannette de l'établissement (documents à récupérer) et finalement je ne garde que le mandat + la liste des rejets en pièces comptable papier.

En ce qui concerne les copieurs, aujourd'hui, ils ont tous l'option scanner c'est vrai. Mais certains sont plus performants que d'autres : scanner en couleur (même si le copieur n'est que N&B), recto verso ou en quinconce (les pages format portrait sont mises ds le sens "portrait" et celles au format paysage, dans l'autre sens : on colle tout dans le chargeur de documents et hop ! à l'écran, toutes les pages sont dans le bon sens).

En réalité, depuis que j'ai découvert le scanner à défilement, je ne veux rien d'autre !

Ah j'oubliais, la cherry on ze cake de mon scanner à défilement : il me permet également de transformer un pdf en document word ou excell.

Et ça vaut combien, cette petite bête-là ?

néthou a écrit:

Et ça vaut combien, cette petite bête-là ?

On doit trouver quelque chose de très honnête aux alentours des 400 €.
Il y a moins cher, mais coté résolution, c'est sans doute moins bien.

Je ne veux pas faire de pub, mais celui que j'utilise mais ça commence par Fu et ça fini par tsu

Merci Agathe !

Un grand merci pour cette discussion et ses apports !!

Je scanne également, depuis l'année dernière, mon exemplaire 3, avec pour souhait de le faire adopter au niveau de l'agence comptable pour remplacer la copie papier 2.
Je l'archive comme on archivait dans l'armoire et les dossiers suspendus:
- un archivage sur serveur par exercice, puis par type de pièce (mandat, or, etc.), puis par service, puis par compte.
- chaque mandat est scanné avec ses pièces et nommé avec son numéro et compte
- enregistrement d'une copie du dossier sur DD externe au coffre
- gravure sur cd à l'issu du cofi en guise de carton d'archive des pièces de l'année

Merci pour les réponses.

Un début d'idée émerge dans ma tête.

Avant tout l'agence comptable doit être impliquée dans l'affaire sinon c'est double boulot.
Et il faut arriver à faire acheter dans l'ensemble de l'agence comptable le bébé à 400 € en le faisant avaler à chaque ordonnateur ce qui est pas forcément gagné (plus difficile dans un petit bahut rattaché que dans une grosse agence comptable où le chef d'établissement délègue les achats).

En tous cas en voyant Chorus pro on est toujours très loin de la simplification administrative.