Bonjour, dans le cadre d'une régie d'avance, une des pièces justificatives correspond à un ticket "Cultura" lequel indique bien le prix de chaque article, la quantité pour chaque article, le taux de TVA, le montant de la TVA, la date.

Mais le montant total TTC est supérieur à 230 €.

D'après vous peut-on légitimement et sur la seule base du droit né des instructions comptables, décrets, arrêtés, etc...réclamer un justificatif qui porte le mot facture ou mémoire, ou bien ce ticket suffit-il pour servir de pièce justificative ?

Par ailleurs, faut-il systématiquement que le régisseur établisse une demande de reconstitution de régie au plus égal au montant prévu dans l'arrêté de la régie, ou le comptable peut-il reconstituer la régie sans que cela fasse l'objet d'une demande écrite et signée du régisseur.

De plus, d'une manière générale les factures doivent-elles être des originaux, il est clair qu'avec la dématérialisation ce n'est pas possible, mais existe t il un texte générant du droit pouvant être soumis à l'agent comptable.

Dans le cas d'espèce il s'agit d'un prestataire dont la facture 1 a été établie sur du papier de bonne qualité, alors que la facture 2 a été établie sur du papier classique. Mais ces 2 factures indiquent toutes les mentions obligatoires.

Enfin, des factures établies dans le cadre d'une régie doit elle être établie au nom de l'établissement.
En effet, certaines factures concernent des locations de véhicules (les ordres de missions existent), et elles sont établies au nom de celui qui a fourni son permis de conduire.
Le conducteur n'est pas le régisseur mais un de ces mandataires.

Je précise qu'il ne s'agit pas d'un EPLE mais d'un établissement du supérieur.

Je vous remercie pour vos réponses à venir, et si possible n'hésitez pas à argumenter car j'ai face à moi une personne qui rejette à la moindre occasion, et je finis par en avoir assez. Néanmoins, si j'ai tort je ne vais pas chercher à contraindre mais je tiens à ce que chacun exécute sans se mettre dans la difficulté.

Très Cordialement.

G1DOUTE a écrit:

D'après vous peut-on légitimement et sur la seule base du droit né des instructions comptables, décrets, arrêtés, etc...réclamer un justificatif qui porte le mot facture ou mémoire, ou bien ce ticket suffit-il pour servir de pièce justificative ?

La réponse est facile.
Vous allez sur le site "Intendance03" (purée ca va bien finir par intéresser quelqu'un ce p.... de site), index, puis vous cliquer sur "facture" et vous avez notamment ça :

Facture.
Est-ce que la pièce comptable qu’on vous présente est bien valable ? S’agit-il bien d’une facture au sens du décret ? Il suffit de vérifier que les mentions suivantes y figurent :
Annexe C.
Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou les mémoires :
Aucun formalisme autre que celui prévu par le code général des impôts n'est exigé pour les factures ou les mémoires transmis à titre de pièce justificative. Il suffit que les mentions suivantes y figurent explicitement (l'arrêté en lettres ou en chiffres par l'ordonnateur est obligatoire lorsqu'une modification a été opérée à la suite d'une erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier) :
1. Le nom ou la raison sociale du créancier.
2. Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des métiers.
3. Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET.
4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité débitrice.
5. Pour chacune des prestations rendues, la dénomination précise, selon le cas les prix unitaires et les quantités ou bien les prix forfaitaires.
6. Le montant et le taux de taxe sur la valeur ajoutée légalement applicable ou, le cas échéant, le bénéfice d'une exonération.
7. Tous rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et chiffrables lors de l'opération et directement liés à cette opération.

Ah, on me dit que c'est du supérieur et non un EPLE.... dans ce cas il suffit de regarder le texte pour les dépenses de l'Etat (je crois pour les universités) et les PJ. La mention "facture" ou "mémoire" n'est pas nécessaire.
C'est ici, annexe A :
http://www.weka.fr/base-juridique-weka/texte_JO_BUDE1331822A.html

Bonjour

Je vous remercie pour votre réponse, et je me permets de revenir vers vous.

J'ai lu Arrêté du 20 décembre 2013 portant nomenclature des pièces justificatives des dépenses de l’Etat NOR : BUDE1331822A, et en Annexe A : je lis

Annexe A. – Enonciation des mentions devant figurer sur les factures ou sur les mémoires.

Comment doit se comprendre :

Le cas échéant N°  de SIREN ou SIRET.

Comment savoir si c'est obligatoire d'indiquer (ou de faire indiquer) sur le document servant de pièce justificative le SIREN / SIRET : qui en décide ?

Par ailleurs le nom du fournisseur apparait bien sur le ticket (pièce justificative) mais pas son adresse, et il ne s'agit pas d'un petit commerce douteux mais de l'Enseigne CULTURA.

Il y en a partout des CULTURA, c'est comme Darty ou la FNAC.

Enfin comme il s'agit d'un ticket, le nom du client = mon établissement n'apparait pas non plus, alors qu'il est précisé que le nom du client doit apparaitre dans la facture ou le memoire.

C'est valable pour les tickets d'achat de carburant, c'est le même raisonnement : pas de siret, pas le nom du client non plus. Comment achetez-vous du carburant ?

In fine faut-il croire que la liste des pièces justificatives n'a pas prévu ce cas ? 



Vous remerciant pour vos remarques.

Très cordialement.

Bon je peux juste vous donner ma pratique.
En dessous de 230 € je ne cherche pas la petite bête sachant qu'une facture conforme à l'annexe n'est pas obligatoire et qu'un état de l'ordonnateur peut suffire. Donc un "ticket" me suffit.
Au-delà de 230 € j'exige une facture conforme à l'annexe et je l'obtiens en général.
Si il n'y a pas le SIRET je le demande ou vais le chercher sur le net (c'est facile). Normalement tous les professionnels ont un SIRET et émettent des factures, les particuliers n'ont pas de SIRET et émettent des mémoires.
Pour le carburant nous avons des cartes mais ce n'est pas obligatoire car il n'y a pas de plein pour un montant supérieur à 230 €.

Il y a eu quelques évolutions dernièrement (applicable aux EPLE)

Instruction du 22 février 2017 INSTRUCTION RELATIVE AU DEVELOPPEMENT DE LA FACTURATION ELECTRONIQUE
Les factures électroniques transmises au moyen de la solution Chorus Pro doivent ainsi comporter les
mentions obligatoires suivantes :
– la date d’émission de la facture ;
– la désignation de l’émetteur et du destinataire de la facture ;
– le numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue établie par l’émetteur de la facture, la
numérotation pouvant être établie dans ces conditions sur une ou plusieurs séries ;
– la date de livraison des fournitures ou d’exécution des services ou des travaux ;
– la quantité et la dénomination précise des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ;
– le prix unitaire hors taxes des produits livrés, des prestations et travaux réalisés ou, lorsqu’il y a lieu, leur prix
forfaitaire ;
– le montant total hors taxes et le montant de la taxe à payer, ainsi que la répartition de ces montants par taux de
taxe sur la valeur ajoutée, ou, le cas échéant, le bénéfice d’une exonération ;
– le cas échéant, les modalités particulières de règlement ;
– le cas échéant, les renseignements relatifs aux déductions ou versements complémentaires ;
– lorsqu’il est exigé par l’entité publique destinataire, le numéro du bon de commande en cas de contrat exécuté
au moyen de bons de commande, ou dans les autres cas, le numéro de l’engagement généré par le système
d’information financière et comptable de l’entité publique ;
– lorsqu’il est exigé par l’entité publique destinataire, le code d’identification du service en charge du paiement
.
Cette liste ne se substitue pas aux mentions obligatoires fixées par l’article L. 441-3 du code de commerce et
l’article 242 nonies de l’annexe II du code général des impôts (CGI), qui conditionnent la validité de toute facture,
notamment au regard du droit fiscal.
Enfin, l’article 2 du décret précité du 2 novembre 2016 prévoit que les factures électroniques doivent
comporter les numéros d’identité de l’émetteur et du destinataire de la facture, attribués en application de
l’article R. 123-221 du code de commerce, c’est-à-dire le numéro SIRET, ou, pour les émetteurs ne disposant pas
d’un numéro SIRET, l’identifiant défini à l’article 6 de l’arrêté précité du 9 décembre 2016.
Ce sont donc trois nouvelles mentions obligatoires qui ont été instaurées par le décret précité
du 2 novembre 2016 pour permettre l’acheminement des factures électroniques par Chorus Pro :
– l’identifiant de l’émetteur et du destinataire sur Chorus Pro (SIRET ou numéro de TVA
intracommunautaire, RIDET, numéro TAHITI, etc.) ;
– le « code service » permettant d’identifier le service exécutant, chargé du traitement de la facture, au sein
de l’entité publique destinataire, lorsque celle-ci a décidé de créer des codes services afin de faciliter
l’acheminement de ses factures reçues ;
– le « numéro d’engagement » qui correspond à la référence à l’engagement juridique (numéro de bon de
commande, de contrat, ou numéro généré par le système d’information de l’entité publique destinataire) et est
destiné à faciliter le rapprochement de la facture par le destinataire.
Sur ces deux dernières mentions, Chorus Pro offre à l’entité publique destinataire la possibilité d’instaurer ou
non un contrôle automatique. Ainsi, la collectivité ou l’établissement public destinataire peut choisir d’imposer ou
non à ses fournisseurs la mention du code service et/ou du numéro d’engagement sur leurs factures, et
paramétrer sa fiche structure en ce sens. Dans l’hypothèse où l’entité publique décide de rendre obligatoire la
mention d’un code service par ses fournisseurs, elle doit impérativement créer les codes services correspondants
dans Chorus Pro.

Pour les pièces justificatives : fini l'arrêté de 2013
Arrêté du 13 avril 2016 fixant la liste des pièces justificatives des dépenses des organismes soumis au titre III du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique

Tout d'abord, merci à tous les deux pour les informations.

Néanmoins, de mon côté, le problème reste entier, mais j'aimerais savoir si d'après vous, je peux agir comme indiqué ci dessous.

Le but recherché est d'éviter que le régisseur ait à payer de sa poche +/- 250 €, et de ne pas rentrer en conflit avec l'Agent Comptable.

Concrètement le ticket de caisse édité chez Cultura indique quasiment toutes les mentions obligatoires relatives à une facture.

Mais il n'y a pas le nom de mon établissement + adresse, idem pour Cultura, il n'y a pas non plus le SIRET de Cultura d'indiqué sur le ticket.

Mais, c'est à mon sens le cas de la quasi totalité des tickets édités par les professionnels (Monoprix, FNAC, etc...).

C'est à se demander comment notre administration "fiscale" autorise que des tickets d'achats puissent être délivrés si in fine ces pièces "comptables" ne peuvent être dûment comptabiliser.

Aussi, j'aimerais savoir comment exploiter au mieux le décret 80-393 du 02 juin 1980 (seuil 230 €).

En effet, le premier paragraphe ne pose pas de difficultés : " la production de mémoire ou de facture pour le paiement ....n'est pas exigible pour les dépenses
qui n'excédent pas 230 € dans leur totalité"


A contrario ça semble se corser dans le deuxième paragraphe " le détail des travaux, fournitures, ....est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier s'il s'agit d'une dépense faisant l'objet d'un ordonnancement préalable ou, s'il s'agit d'une dépense payée par la régie d'avances sur la quittance délivrée par le prestataire".

Comme il s'agit d'une dépense de Régie, et que le ticket fait +/- 250 €, est-il juridiquement possible de rayer des articles du ticket par un trait qui ne masque pas, il s'agit de biffer tout en laissant la possibilité de lire le nom de l'article son prix HT. De ce fait, en biffant quelques articles et en ajoutant en toute lettre ou en chiffre que la somme est arrêtée à +/- 229 € max, cela permet il d'émettre la "Demande de Paiement" au bénéfice du régisseur d'avance.

Je me pose la question car, il est indiqué dans l'annexe A de l'arrêté du 13 avril 2016 fixant la liste des pièces justificatives relatif à la GBCP "l'arrêté en lettres ou en chiffre par l'ordonnateur du montant total à payer est obligatoire lorsqu'une modification a été opérée à la suite d'erreur commise dans le montant de la facture ou du mémoire établi par le créancier.

En effet, le ticket n'est pas au sens strict une facture, et l'annexe A indique qu'il est possible d'apporter une modification du total s'il s'agit d'une facture ou d'un mémoire.

Cordialement.

Attention, la mesure de simplification du décret 80-393 ne s'applique pas aux organismes assujettis à la TVA. C'est peut-être le cas dans ton etablissement.

Mon établissement n'est pas assujeti à la TVA sur cette partie de l'activité.

En effet, pour une partie des activités de l'établissement nous déclarons la TVA collectée et la TVA à recevoir.
Pour cette partie notre classe 7 est égal au Hors Taxe, Vente HT (nous reversons la TVA), idem pour notre classe 6, nos achats sont comptabilisés HT (nous "déduisons" la TVA).

Mais pour ce "maudit" ticket l'opération concerne la partie de l'établissement pour laquelle les opérations sont TTC (comme en EPLE).

Cordialement.

Pour ce qui est de ma pratique.
Les achats sur régie sont limités à de petites sommes. Les régisseurs font des achats chez Cultura mais avec des bons de commande et paiement par virement sur facture.
Si un gestionnaire-régisseur me mandate une dépense sur régie inférieure à 230 € avec juste un état signé de l'ordo accompagnant le mandat je râle parce que j'aime bien les PJ mais je paye. 
Un régisseur qui aurait payé 400 € sur sa régie mais me mandaterait en plusieurs fois des sommes inférieures à 230 € avec des états "corrects" pour mon contrôle... ben je ne vois pas au nom de quoi je rejetterais.

Bonjour Volcan, je te cite " Si un gestionnaire-régisseur me mandate une dépense sur régie inférieure à 230 € avec juste un état signé de l'ordo accompagnant le mandat je râle parce que j'aime bien les PJ mais je paye. "

Si je te comprends un document rédigé par l'ordonnateur sans autre pièce justificative et dans la mesure où le montant à prendre en charge ne dépasse pas 230 €, tu "râles" mais in fine tu prends en charge ?

C'est ce qu'il faut comprendre ?

Tu n'exiges pas en support un document établi par les fournisseur (ticket, facture, autre,...un petit quelque chose même si ce petit quelque chose n'a pas été produit avec les mentions obligatoires).

Si c'est le cas, comment se nomme ce document que tu prends en charge : certificat administratif, demande de prise en charge ?

Dans l'attente de te lire.

Cordialement.

Ben c'est la simple application du décret 80-393 du 2 juin 1980, modifié par l'arrêté du 03/09/2001 : « La production de mémoires ou de factures pour le paiement des travaux, fournitures ou services effectués pour le compte de l'Etat et des établissements publics qui en dépendent, des communes, des départements, des régions et des établissements publics locaux, n'est pas exigible pour les dépenses qui n'excèdent pas 230 euros dans leur totalité.
Le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier s'il s'agit d'une dépense faisant l'objet d'un ordonnancement préalable ou, s'il s'agit d'une dépense payée par régie d'avances, sur la quittance délivrée par le prestataire.
Toutefois, cette mesure de simplification n'est pas applicable aux prestations effectuées pour le compte d'organismes ou services publics redevables de la taxe sur la valeur ajoutée. ».



Donc les dépenses d’un montant inférieur à 230 euros ne nécessitent pas obligatoirement la production d’une facture ou d’un mémoire. Dans un tel cas, il appartient à l’ordonnateur d’apporter les précisions nécessaires dans le corps du mandat ou sur un état établi et certifié par lui et joint au mandat.

Moi, même pour les petites dépenses, j'aime bien avoir un justificatif : un ticket valable (pas un ticket de supermarché avec le bouquin à prendre en charge au milieu des courses personnelles), une facture (même incomplète au sens de l'annexe du décret de 2007). Simplement je suis comptable respectueux des règles ; si l'ordo me mandate une dépense pour 50 € en précisant ce que c'est dans le corps du mandat ou mieux en me faisant un état signé détaillant ce qu'il a acheté je n'ai - à mon sens- aucun motif de rejet.

Par contre je ne fais pas la publicité de ce texte et demande par principe toujours une facture quelque soit le montant.

Bonjour VOLCAN, j'avais lu le décret 80-393 mais c'est au niveau de l'interprétation que je décroche.

Article 1 : premier paragraphe : C'est ok : pas exigible en dessous de 230 €.

Article 1 : deuxième paragraphe : c'est là où je ne te suis plus totalement.

Le détail des travaux, fournitures ou services est alors indiqué dans le corps même de l'ordonnance ou du mandat émis au nom du créancier s'il s'agit d'une dépense faisant l'objet d'un ordonnancement préalable ou, s'il s'agit d'une dépense payée par régie d'avances, sur la quittance délivrée par le prestataire.


Toutefois, cette mesure de simplification n'est pas applicable aux prestations effectuées pour le compte d'organismes ou services publics redevables de la taxe sur la valeur ajoutée. ».


Voici mon interprétation : s'il s'agit d'un mandat émis au nom du créancier (le fournisseur) ou s'il s'agit d'une dépense avec ordonnancement préalable : le détail des travaux, fournitures ou services est indiqué dans le corps du de l'ordonnance ou du mandat. Par conséquent l'ordonnateur peut lui même rédiger ce document avec un montant inférieur à 230 €.

 
T'es ok ?





Mais s'il s'agit d'une dépense sur Régie : le détail est indiqué sur la quittance délivrée par le prestataire : C'est bien là mon problème, car il s'agit bien d'une dépense réalisée sur Régie, et il faut a priori une quittance délivrée par le prestataire (le fournisseur). Et cette quittance fait 250 €.


Imaginons que dans le cadre de la régie que la dépense soit de 210 €, mais qu'il n'y ait aucune quittance délivrée par le prestataire, prendrais-tu en charge le mandat pour lequel l'ordonnateur écrirait dans le corps de ce mandat, le prix, la date, le libellé et la nature de la dépense, le nom du créancier etc....


J'attends de te lire avec impatience comme un gamin qui attend son cadeau, car c'est très intéressant.


En effet, si je ne me trompe pas il serait plus facile de payer en dessous de 230 € s'il ne s'agit pas d'une dépense de régie...


Mystérieux tout ça non ?



Très cordialement.

Déjà je ne suis pas superintendant et mes opinions et analyses n'engagent que moi et ne sont pas à prendre comme parole d'évangile de la M9-6. Ensuite j'aimerais bien ne pas être le seul à apporter des réponses : plusieurs avis vaudront toujours mieux qu'un seul.
Tu as raison et j'aurais dû être plus clair.
En fait ce texte permet "juste" de se passer d'une facture en bonne et due forme au sens de l'annexe A du décret.
Pour une dépense faite sur une régie ; c'est à dire pour une dépense non payée directement au fournisseur il faudrait une quittance qui a mon sens peut prendre la forme d'une facturette, d'un ticket, d'un papier tamponné, etc... C'est logique puisque comme on ne paye pas à un fournisseur le régisseur pourrait se mettre l'argent dans la poche avec un achat fictif.
La question mérite une étude plus poussée et des recherches ; les collègues sont invités à participer.

MDR

MDR en effet,

On a donc 2 questions :

1/ Est-il en effet plus simple d'appliquer le décret relatif au seuil de 230 € dès lors qu'il ne s'agit pas d'une régie.

2/ Au delà de 230 €, et afin d'appliquer le décret cité supra, l'ordonnateur peut-il lui même arrêter le montant à un montant inférieur à 230 €, puis demander à appliquer le décret.
Dans ce cas, le seuil est respecter, et la pièce jointe est bien émise par le prestataire.
Mais il reste un problème, en effet dans l'annexe A pour moi et C pour toi, il est écrit : "L'arrêté en lettres ou en chiffres par l'ordonnateur du montant total à payer est obligatoire lorsqu'ne modification a été opérée à la suite d'une erreur dans le montant de la facture ou du mémoire établie par le créancier."

Et c'est là où ça recoince a priori, car ce n'est pas une facture au sens strict : il n'y a pas le nom de l'établissement (le mien), il n'y a pas non plus le SIRET de Cultura.

Donc comment arrêter un montant sur une facture ou un mémoire si juridiquement ce n'est pas ça ?

Débilos, sort tout de suite du bureau CE-2B on va te cogner à coup d'instructions codificatrices, de décrets, et autres documents qui génèrent du droit.

Enfin en ce qui concerne le SIRET qui sait ce que signifie dans les mentions obligatoires : Le cas échéant, le numéro de SIRET ou de SIREN. Le cas échéant de quoi de qui d'où ?

A croire qu'on fait tout pour nous compliquer la vie pour des montants ridicules et pour lesquels il n'y a pas d'enrichissement personnel.



Sans compter que ce n'est pas dans mes gènes.



C'est très tendance l'enrichissement personnel.... en ce moment ....



Enfin récemment, une collègue m'a raconté qu'un pauvre bougre s'était pris un débet qui in fine a été cassé par le Conseil d'Etat au motif que quoi qu'il en soit la somme était à payer.



Martine vient ici tout de suite faut qu'on cause !!!



Qui a un poteau au Conseil d'Etat ???

Et que "dit" la lettre aux agents comptables MF² concernant ce point précis de la pièce justificative pour les dépense de - 230€!

Bonjour à tous.

N'étant pas destinataire de la lettre rédigée, je ne sais pas, mais si tu as l'information peux-tu la partager ?

Je t'en remercie par avance.

Cordialement.

Salut,

pour info en qualité de régisseur, l'AC me réclame un tampon de l'établissement sur le ticket de caisse/facture. Au pire tu demandes au fournisseur de te faire une facture en bonne et due forme ou via un scan du code barres sur une borne en sortie de caisse ( ce qui est commun aujourd'hui dans la plupart des magasins).

G1DOUTE a écrit:

Bonjour à tous.

N'étant pas destinataire de la lettre rédigée, je ne sais pas, mais si tu as l'information peux-tu la partager ?

  Ben oui ; c'est facile de lancer un truc sans explication ni référence.....

Les pièces justificatives telles que facturettes des régies même celles des voyages sont-elles agrafées au mandat original ou dans le double ? si dans le double, un tableau récapitulatif suffit-il dans le mandat original ?

1/ Les "menues" dépenses de régie permanente ou de régie temporaire c'est la même chose. C'est pas le type de régie qui change quoi que ce soit mais le montant des dépenses (pas de pièce justificative en dessous de 230 €, dans le cadre de la régie ou autre mais c'est pas le sujet...)
2/ La PJ du mandat c'est le tableau récapitulatif dont tu parles et qui s'appelle bordereau des dépenses régisseur. Il sort de GFC tout beau tout propre si on traite bien les dépenses par le biais de la régie, qu'on les réceptionne en compta budgétaire avant de transférer le mandat au comptable
3/ Les facturettes accompagnent le double.