depense avant ordonnancement en carte bleue

Bonsoir à tous,

Je suis nouvel agent comptable et déjà un cas assez compliqué à gérer: Un enseignant à effectuer une dépense par carte bleue pour l'acquisition d'un ouvrage à l’intérêt pédagogique inégalé...à 205 euros...
Mon chef d'établissement qui est très au fait des des questions de gestions budgétaire et comptable a souhaité faire un mandat d'ordre pour régulariser la dépense et me demande aujourd'hui de procéder au remboursement de l'enseignant.
Dans ce cadre, suis-je obligé de m’exécuter ou est-ce que je peux invoquer un motif réglementaire pour ne pas le faire?

Merci pour vos avis.

En tant que gestionnaire, vous vous exécutez. En tant qu'agent comptable, vous rejetez si les PJ ne sont pas conformes. Moins de 230 €, c'est une DAO. Combat suivant.

C'est plus compliqué que ça. Une DAO c'est fait par le comptable ou par le régisseur, pas par un enseignant ; et dans la limite d'un montant fixé. Et si la régie ne permet pas ce style de dépense il y a un problème.
Donc on n'est pas dans le cadre d'une DAO puisque la dépense n'a pas été faite par le comptable (ou le régisseur).

(mais il y a une solution)

Le prof a-t-il prévenu qu'il pourrait effectuer un tel achat, où a-t-il juste eu un coup de foudre sur le moment en se disant "oh on me le remboursera sans problème"?

Je pense qu'il est important de passer un message à l'ensemble des enseignants, sous couvert du chef d'établissement, pour peu qu'il comprenne le problème (par toi si c'est dans ton bahut, par le gestionnaire si c'est un ER): seul le chef d'établissement, en sa qualité d'ordonnateur, est habilité à engager des dépenses pour le compte de l'établissement et, par délégation, le gestionnaire. Préciser que les commandes doivent être passées soit directement par eux, soit sur autorisation expresse et délivrance d'un bdc. Ajouter qu'exceptionnellement une autorisation à un personnel de l'établissement peut être donnée dans le cadre de la régie d'avance. Sentence finale : toute facture arrivant à compter de ce jour et n'ayant pas fait l'objet de cette procédure ne sera pas honorée par l'établissement.

C'est un petit message que je délivre, de manière légère mais précise, dès la réunion de rentrée chaque année (pour les nouveaux profs notamment), et je n'ai depuis plus de problème de commande "sauvage"!

En fait, le chef d'établissement était au courant et a donné l'aval à l'enseignant...Sur la forme je suis d'accord avec vous. Ma question porte sur le fond et sur l'aspect juridique et comptable. Quels éléments invoquer pour refuser le remboursement? ( autres que sur la forme puisque l'ordonnateur à valider ce point)

Bonjour,

Si le chef est d'accord, on pourrait considérer cette achat d'ouvrage comme une menue dépense.
Ce qui est gênant c'est le côté carte bancaire.

Cordialement

En effet, si le CE a autorisé la dépense...

Si cela se produisait chez moi, je procèderais via la régie d'avance pour rembourser le prof (mais alors, contraint et forcé par le CE.......!), pour peu que ce type de dépense soit prévu dans ladite régie.
Le ticket de carte bleu servirait de PJ au remboursement.

Suis-je à côté de la plaque?

Si le CE a validé, et si en plus tu est submergé de boulot par ta prise de fonction d'agent comptable, je ne sais pas si cela vaut le coup de t’arracher les cheveux pour cette affaire. Mais je pense quand même qu'il est important pour les prochaines fois de faire le point avec le CE sur la procédure, en lui faisant comprendre le risque de laisser les caisses ouvertes comme cela!

invité23 a écrit:

En fait, le chef d'établissement était au courant et a donné l'aval à l'enseignant...Sur la forme je suis d'accord avec vous. Ma question porte sur le fond et sur l'aspect juridique et comptable. Quels éléments invoquer pour refuser le remboursement? ( autres que sur la forme puisque l'ordonnateur à valider ce point)

L'ordonnateur a certes donné son accord pour l'achat mais ce n'est pas pour autant qu'il a nommé l'enseignant régisseur pour effectuer cet achat. Une DAO est réglée sur la caisse de l'établissement par le comptable ou par le régisseur ; une dépense faite par un tiers dont on demande le remboursement n'est pas une DAO. De plus l'achat mentionné ne semble pas entrer dans la cadre prévu par les textes pour les dépenses payables sans ordonnancement préalable :"certaines dépenses urgentes de matériel de faible montant dont le règlement ne peut supporter les délais d’ordonnancement, compte tenu de la nature de l’établissement ou des conditions particulières de son
fonctionnement sont payables avant ordonnancement préalable. La limite unitaire de ces dépenses est fixée par décision conjointe de l’ordonnateur et de l’agent comptable pour les EPN, par décision de l’ordonnateur visée par l’agent comptable pour les EPLE."

A mon sens on n'est donc pas dans le cadre d'une DAO mais je l'analyse comme un achat fait par l'établissement auprès d'un particulier : l'enseignant a acheté un livre qu'il revend à l'EPLE. Pour moi la PJ du mandat ordinaire au nom du prof est donc un mémoire fait par l'enseignant pour la vente du bouquin.

Après on peut trouver d'autres solutions...

Il peut être mis en place une avances, temporaire ou permanente, pour menues dépenses (M9-6 p.228) dans la limite de 300 € (par décision du CE et après avis de l'AC).

Tomtom&nana a écrit:

Il peut être mis en place une avances, temporaire ou permanente, pour menues dépenses (M9-6 p.228) dans la limite de 300 € (par décision du CE et après avis de l'AC).

Oui et alors ?
Dans le cas présent il ne semble pas que cette avance soit sortie de la caisse du comptable pour l'achat du livre et qu'un document instituant l'enseignant mandataire du comptable ait été rédigé. Il semble même que le comptable n'était pas au courant alors qu'il est pleinement responsable de l'utilisation de l'avance.

Mais c'est une des "autres solutions" dont je parlais qui, à postériori, ne sont jamais qu'une "magouille" pour résoudre un achat fait en dehors de la règlementation.

Bonjour,

Certains comptables acceptent de rembourser des DAO payées en CB, d'autres uniquement en espèces. Que dit la réglementation sur ce point ?

Sauf si je suis à coté de la plaque (et merci aux comptables de ne pas me laisser dans l'erreur) je vous dirais qu'il ne peut y avoir remboursement mais uniquement paiement à partir de la caisse du régisseur ou du comptable. Ca c'est la théorie ; et c'est aussi ce qui explique que certains comptables ne veulent pas de mention de CB puisque le régisseur n'en dispose pas et que c'est donc la preuve qu'un autre que lui a fait la dépense.
Après lorsqu'on sait que le ticket de paiement par CB n'est pas obligatoire en PJ.....

A mon sens, le ticket de CB ne peut pas être à lui seul une PJ ; il n'indique pas sur quoi à porter l'achat.
Pour ma part, le prof qui agit ainsi doit me fournir une facture en bonne et due forme, ce n'est difficile à faire même sur internet (y'a bien que ces sites qui revendent aussi pour d'autres qui sont pas fichus d'avoir cette fonctionnalité). En outre, à 205,00 € je ne peux pas le rembourser en espèces ; j'ai pas assez de sous dans ma caisse sans mettre en péril mes autres DAO et je ne vais pas faire une fin de période/reconstitution pour faire plaisir à un prof.... à qui je rappelle également qu'il n'a pas eu mon accord pour cela (le CE dit ce qu'il veut, mais si je n'ai pas les moyens de gérer, je ne peux inventer le fil à coupe le beurre même en étant GM de l'ordo (tiens, je rembourse le prof, l'AC refuse la dépense, qui est dans la m... et de sa poche ?)... même que parfois il me dit "tiens, dans mon ancien bahut je faisais un certificat administratif et ça passait".... oui M. le CE, mais ça dépend du bon vouloir de l'AC !!). Et si je dois mandater, et bien, ça prend du temps !!
De plus, depuis que j'ai la CB je peux acheter en ligne si le bon de commande ne marche vraiment pas (vois ces sites marchands mentionnés précédemment ou achat à l'étranger !!), ce genre de truc c'est donc triplement niet !!

@Volcan : l'essentiel de mes DAO sont des remboursement aux profs....

Normalement, une régie d'avances ne sert qu'au paiement des dépenses prévues l’article 10 du décret du 20/07/1992 (sauf demande de dérogation au ministre du budget) repris dans l'acte constitutif de la régie. Dés lors, si  je ne m'abuse, le régisseur doit réaliser les mêmes contrôles que le comptable notamment vérifier  le caractère libératoire du paiement en contrôlant le bénéficiaire du paiement (i.e. payer au  bon créancier ou son mandataire). Il paraît acrobatique de payer une tierce personne avec une facture qu'il n'a pas édité.

Volcan : vous avez tout à fait raison sur le fait que la constitution d'avance pour menues dépenses qui intervient a posteriori, estune magouille mais si c'est fait dans les règles de l'art, c'est une technique légale et utile...

Tomtom&nana a écrit:

Volcan : vous avez tout à fait raison sur le fait que la constitution d'avance pour menues dépenses qui intervient a posteriori, estune magouille mais si c'est fait dans les règles de l'art, c'est une technique légale et utile...

Tout à fait ; je l'utilise notamment pour les petites fournitures des laboratoires du lycée.

volcan a écrit:

Tomtom&nana a écrit:

Volcan : vous avez tout à fait raison sur le fait que la constitution d'avance pour menues dépenses qui intervient a posteriori, estune magouille mais si c'est fait dans les règles de l'art, c'est une technique légale et utile...

Tout à fait ; je l'utilise notamment pour les petites fournitures des laboratoires du lycée.

J'utiliserai également cette technique dans le cas présent.

Délib du CA reconnaissant l'utilité de la dépense pour le bahut + autorisation de rembourser le prof pour X €.

La délib sera la pièce justificative. Le ticket de CB aussi, si bêtement la délibération demande un justificatif.

Ce qui est bien avec J-M c'est qu'une délibération du CA règlerait n'importe quel problème. Dommage que le juge des comptes ne partage pas toujours cet avis si j'en crois ma lecture des recueils de jurisprudence concernant les organes délibérants des collectivités.

Ce qui est bien avec un comptable, c'est que ses recueils de jurisprudences renferment toujours un avis contraire, mais qu'ils n'ont toujours pas trouvé de cas de débet pour ce type de délibération.

J-M a écrit:

Ce qui est bien avec un comptable, c'est que ses recueils de jurisprudences renferment toujours un avis contraire, mais qu'ils n'ont toujours pas trouvé de cas de débet pour ce type de délibération.

Comme disait l'autre : "on a raison jusqu'au débet".

En revanche il y a une différence entre chercher à régulariser une bêtise, et faire une bêtise pour régulariser.

J'en reviens toujours à la fameuse carte d'achat qui permet d'éviter d'avoir recours à la régie d'avance et donc tous les petits tracas qui s'en suivent.
C'est un outil tout à fait intéressant qui doit bien sûr être utilisé avec modération mais qui fluidifie vraiment les procédures.

volcan a écrit:

Tomtom&nana a écrit:

Volcan : vous avez tout à fait raison sur le fait que la constitution d'avance pour menues dépenses qui intervient a posteriori, estune magouille mais si c'est fait dans les règles de l'art, c'est une technique légale et utile...

Tout à fait ; je l'utilise notamment pour les petites fournitures des laboratoires du lycée.

Maintenant que l'avis de la DDFiP n'est plus nécessaire et que la régie est exécutoire immédiatement, j'ai remplacé ces avances pour menues dépenses par des petites régies d'avances permanentes.

Je ne pense pas qu'un CA peut "valider et ordonner" une dépense car cela ne rentre pas dans ces compétences délibératives ( Art R 421-20 et R421-69 du code de l'éducation). Il y a que l'ordonnateur (CE) ou son délégataire qui peut engager, constater, liquider et ordonner une dépense (art R421-71 et s du code de l'éducation). (décision du 13 septembre 2013. – CRC Basse-Normandie Haute-Normandie. – Jugement. – Commune de Notre-Dame-de-Gravenchon (Seine-Maritime) :Un comptable avait vu sa responsabilité engagée pour avoir payé deux mandats de remboursement à un régisseur d’une commune, d’un montant supérieur au seuil autorisé par arrêté ministériel. La chambre régionale des comptes a considéré que la délibération du conseil municipal ne pouvait exonérer le comptable des contrôles qui lui incombait
[...]Attendu que M. X ne conteste pas le paiement de ces deux mandats ; qu’il produit une délibération du conseil municipal de la commune de Notre-Dame-de-Gravenchon du 23 juillet 2008 portant modification de la régie générale d’avances de la ville ; que les modifications ainsi apportées mentionnent que la régie paie, à compter du 1eraoût 2008, les dépenses de l’exploitation du théâtre des Trois Colombiers, à savoir prestations des artistes, cachets et frais connexes et achats de spectacles et que le montant maximum de l’avance à consentir au régisseur est fixé à 35000 euros ;
Attendu qu’en déterminant seulement le montant de l’encaisse maximale de la régie, la délibération précitée n’a pas entendu fixer le montant individuel maximum des opérations pouvant être réglées en espèce ; que, de plus, les dispositions de la délibération municipale du 23 juillet 2008 ne sont pas de nature à exonérer le comptable du non-respect de la combinaison de l’article R.1617-11 du code général des collectivités territoriales et de l’arrêté ministériel du 19 décembre 2005 déjà cité ; que dans ces conditions, la mise en paiement de chacun des deux mandats en remboursement des deux dépenses du régisseur excédait le montant maximum des dépenses d’acquisition de spectacles payables par l’intermédiaire d’un régisseur d’avances fixé à la somme de 10 000 euros ;
Attendu que de ce fait, la chambre constate un manquement du comptable de nature à engager sa responsabilité, cette responsabilité devant s’apprécier au moment de la mise en paiement desdits mandats ;

on peut aussi réunir le consil constitutionnel!
on est sur 205 €, pas besoin de produire une facture, on peut même en produire une sans faire état du paiement CB que personne ne verra car sur le compte privé du prof.
si le CE est d'accord et si le prof le mérite (il n'a jamis fait ch..r l'AC ou le GM) l'AC peut sortir 205 balles de sa caisse et faire comme si l'achat était fait au comptant sur 531.
c'est d'ailleurs ce que propose le boss.
Une autre solution pour l'avenir consiste à mettre en place une avance pour menues dépenses dans les matières susceptibles d'avoir des opportunités d'achats non prévisibles.

Bien entendu on refusera en cas de récidive suivant le principe de une fois pas deux!

Une facture passée en DAO avec les menues dépenses doit elle forcément être au nom de l'établissement concerné?
(mon nouvel agent comptable refuse de prendre en charge une facture qui a été mise au nom d'un de mes agents)

Oui, une facture est toujours au nom de la personne physique ou morale qui doit la payer. Il faut demander au fournisseur de refaire la facture il s'est trompé.

CASIMIR a écrit:

Une facture passée en DAO avec les menues dépenses doit elle forcément être au nom de l'établissement concerné?
(mon nouvel agent comptable refuse de prendre en charge une facture qui a été mise au nom d'un de mes agents)

Qui dit DAO dit normalement dépense inférieure à 230 € et donc facture non obligatoire et donc on peut remplacer la facture qui va pas par un état de l'ordonnateur qui va bien.
Et oui le comptable ne peut pas accepter une PJ qui n'est pas au nom de l'EPLE.