G.M. en difficulté sur mandats

RETU a écrit:

Ce n'est pas une question d'urgence, le collègue veut signaler qu'ayant l'intention d'effectuer un mandatement...

Je posais cette question parce que justement, il m'avait semblé, d'après sa formulation ("Je me suis vu programmer un mandatement"), que l'"intention" venait justement de quelqu'un d'autre...

Comme le dit VMB, les priorités, c'est nous-mêmes qui devons les fixer.
Et pour ça, il me semble que la meilleure manière d'y arriver, c'est d'imposer que la gestion budgétaire, dans l'organisation, passe avant le reste (sauf urgence véritable, bien sûr). Mandats, OR, c'est la base du métier. D'ailleurs, quand on examine en CAPA la situation d'un collègue en difficulté, les premières questions de l'institution, c'est d'abord de savoir si la gestion budgétaire est assurée (et la plupart du temps le témoignage de l'AC est requis). Pas si la chaise cassée de la salle 5 a été remplacée, ou si le vidéoprojecteur commandé est arrivé.
 
D'expérience, je peux aussi dire qu'en cas de relations tendues ou conflictuelles avec le CE, si le "dossier" à charge ne peut être nourri par des manquements à ce niveau, les reproches sur la gestion matérielle, pour peu que la sécurité n'entre pas en ligne de compte, n'auront que peu de portée, et on rappellera utilement au CE sa responsabilité première dans le domaine, et que son GM n'a pas d'obligation de résultat, mais seulement de moyens. Accessoirement, si la gestion budgétaire est nickel, l'AC en témoignera, et le soutien éventuel que le CE pourrait trouver chez lui sera donc nul.

oui on sert à tout, d'ailleurs je sers l'apéro au Ca y compris dans mes ER

Ed a écrit:

J'ai commencé GM dans un collège de 550 élèves dont 90 % de DP et il ne m'a jamais fallu 4 jours pour mandater. Je persiste, tout cela se prépare au fur et à mesure..

Je ne dis pas que c'est normal de mettre 4 jours pour faire un mandatement, je dis que je l'ai connu. Je sais bien qu'une meilleure organisation est possible.

V.M.B a écrit:

Quant aux priorités c'est à VOUS de les fixer pas au public divers et varié, on n'est pas leurs larbins, donc sauf urgence immédiate c'est moi le boss (hors CE).

Je suis d'accord avec ça.

Quand on a du retard, il ne faut pas hésiter à faire des petits mandatements, je suis assez pour le traitement quotidien proposé par VBM.

V.M.B je suis désolée, je suis un peu dyslexique

cocobeloeil a écrit:

V.M.B je suis désolée, je suis un peu dyslexique

 tu pensais Vieille Bourrique de Marmotte? Achtung bicyclette!

A nethou : maintenant je fais passer la gestion budgétaire en priorité, et c'est bien pour l'organisation. Mais en début de prise de poste c'est pas toujours aisé ... Il faut avoir pris l'habitude d'inverser les priorités naturelles, ce que les gens ordinaires nous reprochent ...

Bien entendu que ce n'est pas aisé, surtout quand on arrive sur le poste.
C'est peut-être là qu'il faut se montrer malin: savoir, quitte à prendre sur son temps, intervenir rapidement et très efficacement sur un point précis de gestion matérielle, pour mieux expliquer ensuite, symétriquement, que lorsque tu as besoin d'être tranquille 2 ou 3H pour liquider, mandater ou tout autre truc demandant de l'attention et ne pas être dérangé, hé bin... il ne faut pas te déranger (sauf circonstance absolument exceptionnelle, bien sûr: incendie, appel téléphonique du Ministre, parent venu payer la cantine, panne de la photocopieuse de la salle des profs -si si, une crise d'hystérie collective, ça fait tellement de bruit que tu seras dérangé quand même...-).
Un truc que j'ai toujours mis en place: habituer toute personne à attendre qu'on l'invite à rentrer quand elle frappe à ta porte (sinon lui dire gentiment d'attendre un peu ou de repasser): quand l'habitude est prise et ancrée, les gens savent qu'en général on peut, mais qu'à d'autres moments ce sera non.

Rapidos et pour aller dans le sens de pas mal de collègues : la bonne fréquence de mandatement, c'est une fois par semaine ; la bonne fréquence de saisie de liquidations, c'est dans les quatre minutes suivant l'ouverture de l'enveloppe contenant la facture. Et c'est d'autant plus facile qu'on travaille sur les approvisionnements, avec à peu près toujours un engagement à appeler. Je préconise de n'avoir aucune pochette "factures à liquider", mais uniquement une de factures liquidées et dont le mandatement est imminent, et une de factures avec contentieux.

Relire la liste des liquidations saisies en temps réel pendant six jours, dans un EPLE moyen, c'est l'affaire de cinq minutes, après quoi on appuie sur le bouton, et c'est imprimé. Mettre en forme un mandat d'une semaine de factures reçues, c'est pas bien long, surtout si l'on a pris soin de classer même sommairement le contenu de la pochette des liquidations. En dématérialisant les dupli/triplicata, on gagne encore énormément de temps.

Au bout du compte, le travail de liquidation et mandatement est ramené à une à trois heures par semaine tout au plus, de manière éclatée de telle manière que ce travail peut très bien se faire même avec le risque d'être dérangé. La grand-messe consistant à dire "je n'existe plus, je vais faire les incantations aux démons comptables pour cette moitié du mois pendant six heures d'affilée où il ne faudra ma déranger que si le CE meurt", c'est une vaste fumisterie. Même pour un grand débutant !