La réponse peut être assez simple selon le financement de ton voyage.
Fait un rapide calcul du coût des accompagnateurs au prorata.
Vérifie que les financements de type subventions, don du foyer, participation de l'Etablissement (...) globalement dépassent le coût des accompagnateurs, ou arrange-toi pour que ce soit le cas. Enfin, tu fais ton OR familles et tes OR subventions diverses aux comptes correspondants aux financeurs, en veillant à ce que la somme des OR égale celle des mandats pour le voyage.
L'obligation de ne pas faire peser le coût des accompagnateurs sur les familles est ainsi satisfaite (quoique je pense d'ailleurs de la légalié de cette obligation cf mes messages antérieurs ...). Quand à officialiser ce calcul, je ne pense pas que ce soit obligatoire. Cependant, cela peut être fait soit sur l'acte du CA autorisant le voyage, soit par Certificat Administratif, joint à l'OR sur les familles. Dans les deux cas il sera précisé que le coût de la participation des accompagnateurs est supporté par des financements distincts de la participation des familles, chiffre à l'appui le cas échéant.
Evidemment tout ce beau discours est sans intérêt si tu as décidé de faire payer les accompagnateurs.