EPA-SCOpe, logiciel de suivi des marchés, le fil des utilisateurs

Bonjour,

Après MobiliSCO, Cogefi et Acad-planning, mes amis-qui-savent-faire-des-logiciels et votre lapin mutant préféré proposent EPA-SCOpe, qui a pour objet de rendre compte au conseil d'administration des procédures d'achat utilisées lors d'un exercice donné.

La présentation complète sur l'IZ : http://www.intendancezone.net/spip.php?article789

Le mode d'emploi ? Vous téléchargez EPA-SCOpe sur l'IZ, vous extrayez de GFC un fichier que vous nommez epa.dbf et collez à côté. Puis vous ouvrez le logiciel, mettez le nom de votre bahut, appuyez sur un bouton et... tout est fait !

J'attends les tests, vos commentaires, vos suggestions pour la suite. Si ce truc rencontre son public, ou bien il y aura des idées pour de nouvelles fonctions et il grandira tout seul, ou bien il en reste là et j'espère qu'on en fera un module supplémentaire de Cogefi. A vous les tests !

Bonjour,

J'ai décidé cette année de me lancer dans la "simplification" de mon EPA après lecture des articles sur l'intendancezone, afin de lui redonner du sens et une utilité.
Depuis quelques temps, l'EPA se limitait pour moi à une perte de temps au moment de la liquidation. L'absence de valeur juridique m'avait fait perdre tout intérêt pour l'outil. Mes catégories (et surtout les montants et procédures ouverts) ne reflétaient pas la réalité du fonctionnement de mon établissement.
J'ai fait un premier test avec EPA-SCOpe, et l'information qu'on en tire m'a semblé très intéressante, permettant de voir clairement où doit être porté l'effort dans notre politique d'achat.

Pour 2016, j'ai donc choisi de changer de démarche pour utiliser au mieux l'EPA-SCOpe. J'ai créé une catégorie d'EPA par procédure d'achat, pour le service général et pour le SRH. J'ai inscrit pour chacune le montant de l'ouverture de crédits du SG et du SRH.
Au moment de la liquidation, je porterai donc mon attention sur la procédure qui a été utilisée, et non plus sur le type de dépense.

Je tenais simplement à faire part de mon début d'expérience, avoir vos réactions, peut-être susciter des démarches similaires.
Je remercie en tout cas notre Intendant Zonard qui partage régulièrement avec nous des expériences et outils novateurs, qui permettent de faire évoluer certaines de nos pratiques.

Définition des procédures de marché par opération et par montant?

Je ne définis pas la procédure de marché en fonction de mon EPA fait à la va-vite (ancienne formule) mais au moment de la définition du besoin en cours d'année.

Je suis intéressée par ta démarche mais en fait je n'ai pas tout compris. Pourrais-tu donner des exemples concrets ?

Comme je l'écris dans mes deux articles successifs, je m'intéresse, pour l'instant avant quelqu'un ait de meilleures idées, aux seules procédures d'achat utilisées dans l'EPA. Le suivi de l'EPA permet l'extraction dont EPA-SCOpe fait un graphique en quelques secondes.

Pour qui suit son EPA, en quelques clics, on accède désormais à une information relativement intéressante : la proportion de dépenses correctement faites au regard du CMP, qui plus est sous une forme graphique simple à montrer en CA. Si le travail est fait proprement, on devrait avoir une proportion de MAPNF la plus faible possible (moins du quart ?), mais surtout moindre en valeur qu'en nombre d'opérations : cela devrait en effet surtout concerner de petites opérations sans enjeu, les DAO, des merdouilles de ce genre. Le nez au vent, je crois raisonnable d'avoir 20 % des mandats représentant 15 % des dépenses en MAPNF. Et le reste devrait avoir été fait correctement !

Comme évolutions, j'aimerais ne pas être obligé comme je l'ai fait cette année, de créer une procédure d'achat spécifique pour l'UGAP, mais que l'outil sache, à l'intérieur des Groupements de commande, détecter tout seul ce qui relève de l'union. Ensuite, on pourrait aussi abandonner la procédure "non concerné" (bourses, FARPI, tickets de transports publics, musées etc.), en donnant au SCOpe le montant et le nombre total des mandats, la différence entre ce qui est importé du suivi de l'EPLE permettant de compléter la statistique.

Il reste possible de faire son EPA comme avant, et ceux des collègues qui l'ont utilisé de manière loyale et rigoureuse pourront utiliser l'EPA-SCOpe sans difficulté, sans devoir détourner l'outil comme je l'avais imaginé dans un premier temps. Et c'est plutôt mieux quand même.

Mise à jour : l'EPA-scope a été intégré à Cogefi, il n'est plus maintenu en tant qu'outil autonome. L'idée a fait son chemin, n'oubliez pas de regarder dans Cogefi ce qui concerne les marchés, il y a comme argumenté ci-dessus de quoi faire bouger les lignes.