Gestion/Organisation des clés

Bonjour à vous et bonnes vacances à ceux qui y sont déjà.

Lundi, je m'attaque à un gros morceau : les clés ! 

J'ai découvert le 1er septembre la magie de la gestion des clés. Je ne parle pas de "comment répertorier qui a pris une clé et qui (ne) l'a (pas) rendue", mais bien de "mais à quelle salle correspond cette fichue clé ??" ou encore "mais enfin qui a donné l'original de la clé ??!!".

Bref, je débarque dans un établissement où une personne a créé un système de "rangement" improbable. Certaines clés n'ont ni numéro, ni identifiant (MPBWmachintruc), ni porte-clé identifiant la clé... le bordel   
De +, elles sont rangées dans un casier à vis en plastique, en accès libre (hier je cherchais une clé. On m'a répondu "ah mais c'est Bidule qui l'a prise !". Ah boooooon ??  


Je souhaite remettre de l'ordre dans tout ça, tout d'abord pour me faciliter la vie, j'avoue, mais aussi pour être sûre d'avoir toutes les clefs de toutes les serrures de l'établissement (ce qui n'est pas le cas actuellement, et ce depuis quelques années d'après ce qu'on me dit)

Bref. 





Dans l'établissement où vous travaillez : où sont rangées les clés ? Sont-elles sous clé ? Numérotées ? Gravées ? 
Les rangez-vous par secteur géographique et par numéro de salle ? Par numéro de clé (je l'écris mais ce système ne me plait pas) ? Autre ?

D'avance merci pour vos lumineuses suggestions.

Bon WE 

Bonjour,

Dans mon (petit) établissement toutes les clés sont rangées dans une armoire à clés (environ 150 emplacements) qui se trouve derrière mon bureau (si on veut une clé on passe forcément par moi ou mon secrétariat - mais au moins je suis au courant)
Elles sont numérotées (avec les portes clés plastiques colorés) et répertoriées sur un tableau affiché à côté de la boîte à clés

Dans mon tableau j'ai quand même des "zones" ou "thèmes" (les boîtes aux lettres - les ateliers - les salles infos - les salles de sciences ...)
Lorsque quelqu'un me demande les clés de la chaufferie par exemple je regarde sur mon tableau, et je lui donne le numéro de clé ou de trousseau qui correspond et je précise qu'il s'appelle "revient".
il a aussi fallut faire un repérage des clés en vrac (fait par la vie sco pendant les permanences administratives)
j'ai aussi faire faire des doubles pour en avoir un peu d'avance et j'ai constitué des trousseaux complets (par exemple pour l'EPS : gymnase, vestiaires, local matériels...) pour que les profs aient à peu prés tout pour fonctionner correctement sans avoir besoin de venir me voir tout le temps.

Ce qui va prendre le plus de temps à mon avis c'est la démarche "quelle clé dans quelle serrure"

Dans mon établissement de 1 000 élèves, j'ai formé le personnel d'accueil au logiciel de gestion de clé fourni par Tu....elf que je trouve super. L'armoire à clé se trouve à l'accueil et cela se passe très bien. Et j'imagine que vous vous doutez du temps gagné par l'intendance libéré ce cette tâche.

Gest' on air a écrit:

[...]
j'ai aussi faire faire des doubles pour en avoir un peu d'avance et j'ai constitué des trousseaux complets (par exemple pour l'EPS : gymnase, vestiaires, local matériels...) pour que les profs aient à peu prés tout pour fonctionner correctement sans avoir besoin de venir me voir tout le temps.[...]

Merci pour ta réponse Gest'on air 

Tu pointes une des causes de mon agacement : dans mon établissement, le trousseau EPS est dispersé dans les diverses petites cases du casier  
Autre exemple : la clé de la salle 4 n'est pas associée à la clé de l'armoire de la salle 4  

Donc en effet, je vais faire des trousseaux complets !

ADN a écrit:

Dans mon établissement de 1 000 élèves, j'ai formé le personnel d'accueil au logiciel de gestion de clé fourni par Tu....elf que je trouve super. [...]  Et j'imagine que vous vous doutez du temps gagné par l'intendance libéré ce cette tâche.

Merci pour ta réponse ADN, mais comme je le soulignais dans mon introduction, ce n'est pas vraiment cela que je cherche à savoir. 
Je suis secrétaire, dans mon établissement c'est moi qui m'en occupe, c'est un fait et ça va rester comme ça. 
Savoir qu'ailleurs ce sont les autres qui galèrent ne m'aide pas 

+ sérieusement, si les clés étaient bien répertoriées et bien rangées, je ne perdrais pas autant de temps.

Tu écris : "L'armoire à clé se trouve à l'accueil et cela se passe très bien."


Racooooooooonte !! C'est ça qui m'intéresse, comment est organisée l'armoire à clés, comment sont-elles répertoriées, as-tu un conseil à me donner, une astuce qui a rendu la vie de la personne qui s'en occupe + facile ? 




Bon dimanche, ici il pleut

Prier pour qu'il existe un vieil organigramme. Sinon répertorier auprès de chacun ses clés sans oublier celles non distribuées conservées à l'intendance (bon courage mais indispensable) puis utiliser un logiciel (gratuit si fourni avec certain logiciel de gestion de la demi-pension ou à acheter), créer des séries, des clés et des utilisateurs, affecter les uns aux autres puis une référence que l'on reporte sur les étiquettes de l'armoire et les clés, et enfin ranger les clés concernées sous l'étiquette. Puis saisir les prêts au fil de l'eau.

J'ai entrepris un tel travail dans un précédent établissement....c'est coton mais tellement pratique.

Pour effectuer ce travail, il a fallu graver toutes les clés avec un code alphabétique. Je dis bien toutes, puisque une fois la clef enlevée de son beau porte clé sur lequel était inscrit la porte correspondante, impossible d'identifier la moindre clé... Sympa pour les retours de clefs en fin d'année....

avec un code alphabétique à 2 lettres (AA, AB, BA...) on obtient 576 combinaisons possibles, soit surement de quoi identifier toutes les différentes séries de clés de l'établissement.
Ensuite, un graveur de métal a 30 euros et zou, c'est partis, quelques secondes par clé pour reporter le code choisi.

Un beau tableau à double entrée par la suite permet de classer ces clés (de A a Z en ligne et la même chose en colonne). A la croisée de la ligne A et de la colonne A on mettre les clefs AA

Alors certes, il n'est pas possible de savoir quelle clés ouvre quelle serrure en regardant le tableau, mais ça permet aussi de limiter les accès à ces clefs.
Ce code alphabétique permet de nommer chaque série de clef de façon très rapide, et surtout de pouvoir l'inscrire même sur de toutes petites clefs.

On ajoute a tout cette petite usine des trousseaux tout fait (style EPS, atelier machin...)
Le tout couplé avec un logiciel type Turbo..lf qui gère les clefs pour finaliser cette installation.

Avec le logiciel en question, chaque clé est numérotée et correspond à une ou plusieurs portes et à une ou plusieurs personnes ainsi que le nombre de clés en stock. Ensuite, ces clés sont rangés par leur numéro dans l'armoire à clé tout simplement.