facture voyage sans accord CA

Bonsoir

J'ai une facture sncf à payer pour un aller un jour x et un retour un jour y. Il s'agit donc d'un voyage apparemment. Et sauf erreur le fincempent des voayges relèvent du CA. Et il n'y pas eu de délibération pour ce "voyage".

Que doit faire l'agent comptable dans cette situation :
- a : c'est une facture comme une autre , il paye
- b : il s'agit d'un voyage, il n'y a pas de délibération du ca : il ne paye pas.

Cela concerne combien de participants ? Parce qu'avec un seul, on est plus dans le remboursement ou la prise en charge de frais de transports qu'autre chose.

Mais imaginons que ce soit un voyage, il n'y a rien dans le décret de 2007 qui dise que l'acte du CA sert de PJ au moment de payer le voyage. Donc le rejet pour ce motif me semble infondé.

En revanche, pour faire l'OR des contributions des participants, il faut bien joindre copie de la délibération validée fixant les tarifs. Sauf si le voyage est entièrement pris en charge par l'EPLE (on peut rêver).

Imaginons maintenant qu'il s'agit d'un voyage qui n'est pas encore passé en CA et même qui ne passera jamais : l'AC paye sur AP à hauteur des crédits régulièrement ouverts. Forcément, ça va coincer à un moment donné et il faudra une DBM si cette dernière n'a pas encore été faite. Cette DBM transmise, si l'AC y voit contrepartie de AP 6067 en recettes, je ne trouve pas illogique qu'il réclame copie de l'acte à l'appui de cette DBM, sinon il pourrait juger que les crédits sont irrégulièrement ouverts. Mieux, l'OR doit immédiatement suivre le vote dès que l'acte est exécutoire, et donc précéder tout mandat, et l'AC ne pourra pas prendre en charge là non plus si pas d'acte du CA exécutoire.

A la limite, j'ai envie de dire qu'il est surtout important de se parler entre AC et GM. Si on a un doute, on questionne le collègue car il y a peut-être bien eu un vote, ce qui permet également de le remettre dans les clous s'il a oublié cette étape primordiale, voire de le soutenir face au CE si c'est ce dernier qui refuse de faire ce qu'il faut.

La question est importante et les avis divergents sur les PJ à produire au comptable.
J'ai soulevé la question auprès de la DAF qui renvoie vers la DEGESCO du fait de textes et circulaires peu clairs voir contradictoires. La réponse sera d'ailleurs valable pour les voyages et les sorties.

Bonjour

Suite... En fait c'est un déplacement de l'AS fait avec bon de commande de l'établissement. Et la sncf ne veut pas entendre parler d'un chèque de l'AS... Solutions ?

a) payer par le collège et prévoir un don de l'AS à un prochain CA ?
b) ne rien faire
c) ?

La SNCF qui refuse d'être payée par chèque ? Je demande à voir.

Sinon, si rien n'est mentionné pour l'AS sur la facture, on peut faire semblant de croire que c'est pour l'EPLE. Le juge n'ira pas poser la question. Et si l'AS fait un don pour rembourser, c'est vote en CA pour l'acceptation et DBM 38 pour la recette. Ça devrait calmer tout le monde dans l'ER pour la prochaine fois

Avaya a écrit:

Bonjour

Suite... En fait c'est un déplacement de l'AS fait avec bon de commande de l'établissement. Et la sncf ne veut pas entendre parler d'un chèque de l'AS... Solutions ?

a) payer par le collège et prévoir un don de l'AS à un prochain CA ?
b) ne rien faire
c) ?

Faut qu'on m'explique qui s'est permis de commander sur bon de commande de l'établissement (et donc d'engager juridiquement l'EPLE) pour le compte d'une association privée.
Il est hors de question pour l'EPLE de payer une facture qui ne le concerne pas.
c) le FSE fait un virement à la SNCF.

bon de commande à la SNCF ??  
la SNCF n'accepte pas les bons de commande pour moins de 10 voyageurs
si le bon de commande a été accepté, c'est 1- un compte client existe à la SNCF 2- la SNCF veut être payée avant le voyage ou, à tout le moins et pour autant que je m'en souvienne, il y a un acompte à payer (20%) et peut-être alors le solde après le transport...

En outre que dit la délégation consentie au CE par le CA pour la signature des marchés, donc des bons de commandes ?
Chez nous, les voyages en sont expressément exclus pour que le CA se prononcent sur le prix payé par les familles (même si c'était gratuit, le coût obligerait à une DBM avec prélèvement donc CA).
Si le CE n'a pas les voyages dans sa délégation et s'il a signé un bon de commande, l'AC doit donc rejeté le paiement et l'affaire doit donc être validée par le CA.

Le CA doit délibérer sur le "financement des voyages scolaires" qu'il y ait ou non participation des familles selon moi.

Ce qui reste gênant pour moi c'est aussi que les trajets à payer permettent au comptable de déterminer qu'il y a nuitée et donc voyage...

Mad Max a écrit:

bon de commande à la SNCF ??  
la SNCF n'accepte pas les bons de commande pour moins de 10 voyageurs.

Ici : http://www.sncf.com/fr/services/entreprises/portail-entreprises/

Tu peux ouvrir un compte à la SNCF et commander des billets en ligne (même à l'unité) en saisissant un numéro de bon de commande.

Mais pourquoi vous parlez du CA ? C'est un déplacement pour une association privée, vous n'allez quand même pas faire payer l'EPLE !!!

L'utilisation du bon de commande de l'EPLE est peut-être frauduleuse.
Le CE doit représenter l'EPLE et porter plainte contre le président de l'AS, qui n'est autre que... Wait.

Ce n'est pas un voyage de l'AS puisqu'il y a un bon de commande de l'EPLE.

Un voyage même hors temps scolaire, avec des élèves et des enseignants de d'EPS, peut très bien être un voyage de l'EPLE si le CE le décide.

Bon de commande fait dans la précipitation par le collège pour "arranger" des profs d'EPS qui ont su au dernier moment qu'ils étaient qualifier pour une finale je ne sais où...

Mais la question de départ est : puis-je payer si dans un mandat certifié service fait avec facture conforme. Le seul truc qui me gênait c'est qu'il s'agit d'un déplacement sur 3 jours...

Je n'ai pas de réponse et celles que tu auras ne seront que des avis ou des interprétations divergentes des textes. Je me souviens très vaguement d'une jurisprudence qui me pousserait à demander l'acte du CA autorisant le voyage. En tout cas c'est ma pratique.

Effectivement :

Article R421-20  
En qualité d'organe délibérant de l'établissement, le conseil d'administration, sur le rapport du chef d'établissement, exerce notamment les attributions suivantes :
6° Il donne son accord sur :
f) La programmation et les modalités de financement des voyages scolaires ;



On peut rétorquer que puisque les sous sont au budget c'est que le CA a donné son accord (en votant le budget de l'établissement), mais ce n'est pas explicite en ce qui concerne la programmation du voyage.

Faut un écrit de la SNCF (conditions générales de vente, courrier manuscrit, bref un truc).
Dans l'idéal le CA a autorisé ça, au du moins pour éviter le préjudice financier et ne risque que l'amende autorisera ça ad hoc.

L'EPLE encaisse l'argent, gère ça en compte de tiers, paye la SNCF. Pas de mandat, pas d'OR, juste un ordre de paiement. Il peut éventuellement prélever des frais de fonctionnement à l'AS, à constater en ordre de recettes sur la base de ce que décidera le CA.

Pour la suite, conseiller l'AS de s'initier au virement bancaire ou à envisager l'acquisition d'une CB.

J-M a écrit:

Faut un écrit de la SNCF (conditions générales de vente, courrier manuscrit, bref un truc).
Dans l'idéal le CA a autorisé ça, au du moins pour éviter le préjudice financier et ne risque que l'amende autorisera ça ad hoc.

L'EPLE encaisse l'argent, gère ça en compte de tiers, paye la SNCF. Pas de mandat, pas d'OR, juste un ordre de paiement. Il peut éventuellement prélever des frais de fonctionnement à l'AS, à constater en ordre de recettes sur la base de ce que décidera le CA.

Faut te persuader que le CA n'est pas lé réponse à tout et que ce n'est pas un blanc-seing absolu.

La SNCF accepte tout à fait un chèque. Je l'ai déjà fait. L'AS envoie un chèque. Point.

J-M a écrit:

L'EPLE encaisse l'argent, gère ça en compte de tiers, paye la SNCF. Pas de mandat, pas d'OR, juste un ordre de paiement. Il peut éventuellement prélever des frais de fonctionnement à l'AS, à constater en ordre de recettes sur la base de ce que décidera le CA.

Comprends pas. Le hamster il dit de payer par une opération extra-budgétaire mais de constater le remboursement de l'AS par un OR ?

Laisse tomber Winnie, moi j'ai renoncé.... c'est des Finances, c'est trop compliqué pour nous... 

Sinon j'ai une solution très simple : l'AS va se brosser. J'ai testé pour vous, c'est jubilatoire.
Mais bon, je ne suis pas aux Finances, 'tention...

Winnie a écrit:

Comprends pas. Le hamster il dit de payer par une opération extra-budgétaire mais de constater le remboursement de l'AS par un OR ?

Chacun lit ce qu'il veut bien lire.

Ici, sur la demande du CE, nous avons payé la location d'un véhicule sur trois jours pour qu'un prof d'EPS emmène des élèves à une finale nationale dans le cadre de l'AS. Fallait pas ?   Allez dire ça à mon CE.

Le Code de l'Educ le dit, puisque c'est le CA qui donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des voyages scolaires et non pas le CE tout seul.

Déjà c'est pas un voyage scolaire.
Non, fallait pas, moi je le dis au mien et il comprend. Le votre je le connais pas mais si lui a t'on expliqué et proposé une autre solution , du style l'AS gère et l'EPLE vote une subvention à l'AS ?
Admettons que le prof ait un accident grave, qui est responsable ? Le professeur se déplace pour le compte de l'association sportive et non pour le compte de l'EPLE, qui a autorisé le déplacement ? Qui a reçu les autorisations ? L'EPLE ou l'AS ? Le professeur est-il un bénévole de l'association ou un enseignant en mission, mais le CE peut-il faire un ordre de mission pour un déplacement qui concerne une association, et le comptable peut-il payer des frais de déplacements dans ce cas ? ... bel imbroglio juridique. Dès qu'on parle responsabilité juridique les CE sont tout de suite plus réceptifs.

Alomero a écrit:

Cela concerne combien de participants ? Parce qu'avec un seul, on est plus dans le remboursement ou la prise en charge de frais de transports qu'autre chose.

Mais imaginons que ce soit un voyage, il n'y a rien dans le décret de 2007 qui dise que l'acte du CA sert de PJ au moment de payer le voyage. Donc le rejet pour ce motif me semble infondé.

En revanche, pour faire l'OR des contributions des participants, il faut bien joindre copie de la délibération validée fixant les tarifs. Sauf si le voyage est entièrement pris en charge par l'EPLE (on peut rêver).

Imaginons maintenant qu'il s'agit d'un voyage qui n'est pas encore passé en CA et même qui ne passera jamais : l'AC paye sur AP à hauteur des crédits régulièrement ouverts. Forcément, ça va coincer à un moment donné et il faudra une DBM si cette dernière n'a pas encore été faite. Cette DBM transmise, si l'AC y voit contrepartie de AP 6067 en recettes, je ne trouve pas illogique qu'il réclame copie de l'acte à l'appui de cette DBM, sinon il pourrait juger que les crédits sont irrégulièrement ouverts. Mieux, l'OR doit immédiatement suivre le vote dès que l'acte est exécutoire, et donc précéder tout mandat, et l'AC ne pourra pas prendre en charge là non plus si pas d'acte du CA exécutoire.

A la limite, j'ai envie de dire qu'il est surtout important de se parler entre AC et GM. Si on a un doute, on questionne le collègue car il y a peut-être bien eu un vote, ce qui permet également de le remettre dans les clous s'il a oublié cette étape primordiale, voire de le soutenir face au CE si c'est ce dernier qui refuse de faire ce qu'il faut.

c'est justement cette régularité externe qui m'interroge, si c'est au BI pas de soucis mais si c'est une petite dbm voire une do ...

Comme je l'ai dit, l'AC se doit de juger la régularité des ouvertures de crédits. Cela veut dire pour moi de façon implicite qu'on lui communique tout document, officiel ou non, venant à l'appui d'une DBM qui fait apparaître une ligne de recettes. Pour une DO, la question ne se pose pas puisque qu'elle suit forcément le BP ou une DBM. Maintenant, c'est vrai que ce n'est écrit nulle part, c'est une déduction qui peut ne pas être partagée par tout le monde. C'est un peu comme avec les OR : autant les choses sont claires pour les PJ de mandats (et c'est pourquoi je ne vois pas pourquoi joindre l'acte au paiement d'une facture), autant c'est laissé à l'appréciation de l'AC pour les OR.

oui la pj c'est assez clair et un or relève plus de la respons de l'ordo car l'ac ne doit pas dépasser les crédits, si l'or merde ou n'arrive pas en ap c'est sur la subv de fonctionnement

mais après le juge financier pourrait matraquer un AC qui a payé un voyage ou une sortie non voté en CA (pas d'autorisation de recettes, d'organiser, de passer des marchés...)

M9.6 à donf a écrit:

mais après le juge financier pourrait matraquer un AC qui a payé un voyage ou une sortie non voté en CA (pas d'autorisation de recettes, d'organiser, de passer des marchés...)

Ce n'est pas parce qu'on paye qu'il y a une recette en face puisque l'EPLE peut choisir de prendre en charge et cela ne regarde pas l'AC dans une certaine limite qui est le dépassement de crédits. La responsabilité de l'AC ne peut être mise en cause sur le paiement que dans des cas bien précis (dépassement de crédits ou crédits manifestement non régulièrement ouverts, paiement non libératoire...). Elle ne peut être engagée sur le principe de l'organisation votée ou non du voyage ou de la sortie car c'est de la responsabilité du CE, en tout cas tant qu'on n'en est pas à l'OR. Il faut dire que toutes ces questions ne se poseraient pas si les OR étaient systématiquement faits dès réception de l'AR des autorités de contrôle. Dès lors, ils précéderaient tout paiement et tout irait pour le mieux.

Quant aux marchés, je reconnais en revanche que cela dépend du seuil. De toute façon l'AC payant, s'il estime à un moment qu'on est au seuil où il lui faut copie du contrat, il le demande. Pareil pour le seuil supérieur des appels d'offre et de la publicité et procédure qui s'y rapporte.

Après, je sais aussi que tout ça n'est que mon opinion et qu'en plus c'est théorique. Les choses ne sont jamais tout à fait claires et quand elles le sont, c'est suite à des jugements qui font systématiquement trinquer les AC et non les ordonnateurs en déplaçant la responsabilité, diminuant celle des uns pour augmenter celle des bonnes poires d'AC. Ce qui fait qu'on ajoute de la complexité à une réglementation déjà pas simple, et accessoirement que cela rend les collègues AC de plus en plus parano, mais je les comprends et les plains.

Bonjour

Si l'on s'en tient à la réglementation pure en matière de compta publique, l'agent comptable peut payer la facture en cause. Elle est conforme, il y a des crédits, elle est imputée sur le bon service... et s'il n'y a pas d'ouverture de crédit particulière pour procéder au règlement, tout m'a l'air ok. A l'AS de faire un don éventuellement, accepté par un CA ultérieur.