Dépenses au comptant : accord chef d'établissement sans passage par l'intendance

Bonjour,

Contexte : Je suis en congé maternité la semaine prochaine, je finalise mes opérations de remise de service. J'ai envoyé un mail à toute la communauté éducative avec comme date d'arrêt des menues dépenses le 11 mars. 

j'ai le cas d'une dépenses au comptant autorisée par la chef d'établissement, sans mon accord. 
Une AED a également retrouvé un ticket de caisse.

Evidemment je n'ai plus rien dans la caisse, ma régie est à 0.

Au delà de mon agacement, suis-je en droit de refuser de rembourser ces dépenses ?

Merci pour vos retours.

OUI,

Mais j'ai forcément tort.

La caisse est à zéro : fin de l'histoire
cela attendra ton retour et que la régie soit réalimentée. Ou ton remplaçant

bon le 11 mars alors que tu pars le 11 avril c'était peut être un peu tôt mais cela a été annoncé.

Effectivement pour la date, qui tempère mon agacement.
Je pensais pouvoir placer ma secrétaire en régisseur principale, mais l'agent comptable refuse au motif que je sois toujours en poste. Ce n'est pas de la compétence de l'ordo de nommer un régisseur ?

Bref...

Grand merci pour vos réponses, je vais ronger mon frein en ayant autre chose à penser ( le plus beau bébé du monde arrivant en juin !)

Si, mais sur avis conforme de l'agent comptable.
Donc, si l'agent comptable bloque, ça bloque.

Petgorn a écrit:

La caisse est à zéro : fin de l'histoire
cela attendra ton retour et que la régie soit réalimentée. Ou ton remplaçant

bon le 11 mars alors que tu pars le 11 avril c'était peut être un peu tôt mais cela a été annoncé.

Fin de rien du tout! La caisse régie est à 0 mais la caisse de l'EPLE est détenue par l'AC est n'est probablement pas à 0. Donc les remboursements de DAO en espèces, validées par l'ordonnateur, peuvent se faire au siège de l'agence avec les PJ qui vont bien.
La régie n'est qu'une extension de la caisse du comptable.

Et un remboursement par mandat administratif ?

Ce n'est pas une DAO en effet mais un achat à rembourser. 
Je crois qu'il existe des règles pour ça mais en ce qui me concerne, qu'il s'agisse de trois euros et de trente, c'est un certificat de l'ordo, la facturette et le RIB du prof pour un mandat.

Je n'ai pas de régie d'avances exprès pour ça : les dissuader totalement de faire des achats professionnels, comme une envie de pisser. On a dû y déroger deux fois en quatre ans, dans des situations d'urgence absolue (la carte de carburant qui nous plante et le prof qui doit faire le plein à 100 bornes pour ramener les élèves...)

Non le CE est l'ordonnateur, pas nous les gestionnaires qui travaillons pour lui. La caisse a zéro euro et alors? Tu passes la dépense avec un RIB en mandat administratif et tu présentes des excuses à l'enseignante évidemment histoire de la culpabiliser.

Capt Haddock a écrit:

Et un remboursement par mandat administratif ?

Xena a écrit:

Ce n'est pas une DAO en effet mais un achat à rembourser. 
Je crois qu'il existe des règles pour ça mais en ce qui me concerne, qu'il s'agisse de trois euros et de trente, c'est un certificat de l'ordo, la facturette et le RIB du prof pour un mandat

tout est dit

Si le remboursement est un mode normal de fonctionnement,  pourquoi ne pas laisser tout le monde gérer les finances dues EPLE.

Le remboursement de dépenses n'est normalement possible que dans certaines situations et pas pour toutes les dépenses.

Xena a écrit:

Ce n'est pas une DAO en effet mais un achat à rembourser. 
Je crois qu'il existe des règles pour ça

oui, la règle est que ça n'existe pas.

Une avance est filée à l'agent avec l'accord de l'agent comptable, il revient avec la monnaie et le justificatif, on mandate en menues dépenses et on peut s'abstenir de produire le justificatif (mais on le garde quand même en cas de kontrôl). Ça, c'est la règle.

Dans ta situation, je crois que je demanderai à l'agent comptable : accepte t-il qu'une dépense, certes engagée avec l'autorisation de l'ordonnateur mais payée selon une procédure dérogatoire à la réglementation soit remboursée au prof ? Si sa réponse est non, l'ordo se démerdera avec le prof et/ou l'agent comptable. Si sa réponse est oui, le prof sera remboursé par virement quand toi ou ton remplaçant aurez le temps, ça lui fera les pieds.

Ailleurs0310 a écrit:

Effectivement pour la date, qui tempère mon agacement.
Je pensais pouvoir placer ma secrétaire en régisseur principale, mais l'agent comptable refuse au motif que je sois toujours en poste. Ce n'est pas de la compétence de l'ordo de nommer un régisseur.

Si le régisseur que tu est reste en place, en nommer un autre oblige à clôturer la régie pour en mettre une autre en place alors que si la secrétaire a été désignée comme étant ta suppléante dans l'arrêté de nomination, elle prend ta suite à ton départ sans problème.

Kieren a écrit:

Si le remboursement est un mode normal de fonctionnement,  pourquoi ne pas laisser tout le monde gérer les finances dues EPLE.

Le remboursement de dépenses n'est normalement possible que dans certaines situations et pas pour toutes les dépenses.

S'il est produit à l'appui d'un mandat de remboursement un état signé de l'ordonnateur et un RIB, voire une facture témoignant du service fait (pas obligatoire si bordereau de mandatement signé), l'AC ne peut pas refuser. Mais si ça devient un mode de fonctionnement courant, il peut alerter par écrit l'ordonnateur sur le dysfonctionnement et reporter ce fait dans son rapport.

Alomero a écrit:

S'il est produit à l'appui d'un mandat de remboursement un état signé de l'ordonnateur et un RIB, voire une facture témoignant du service fait (pas obligatoire si bordereau de mandatement signé), l'AC ne peut pas refuser.

Ben si. C'est de la gestion de fait

Ce n'était pas l'avis de la DAF en 2018 dans la lettre aux agents comptables.

Alomero a écrit:

Ce n'était pas l'avis de la DAF en 2018 dans la lettre aux agents comptables.

Bah, ça reste un avis de la DAF.... qui se range comme les RConseil toujours du coté chef établissement....
La lecture des lettres d'observations des CRC et de la cour des comptes depuis le début des années 1980 à l'époque de la RFDA .
Très méfiant des conseils toujours irresponsable.

Pour tout dire j'ai été très surprise de lire cet avis mais il existe et mon AC s'en satisfait, estimant qu'il ne risque pas le débet mais au pire une observation qui lui fera changer de pratique si besoin.

Ce qui est certain c'est que ce n'est pas de la gestion de fait car il n'y a pas manutention de deniers publics puisque l'agent paye avec son propre argent et demande un remboursement qui peut lui être refusé.

Pour ce qui est de la lettre de DAF de 2018 je la reproduis ci après. Comme Aloméro j'ai été surpris par cette lettre mais après réflexion pourquoi pas car il n'y a aucune obligation de rembourser ; et lorsqu'on rembourse sur la régie un achat fait par un prof sur ses deniers le principe est le même.
Mais à utiliser avec précaution et à titre exceptionnel.


Le principe d'un remboursement sur le compte d'un agent des frais engagés par ce dernier pour le compte de l'établissement est prévu de façon explicite par le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives des dépenses du secteur public local (rubrique 217), pour les frais de missions, mais également pour les frais divers (218). Ce dispositif est également présent dans les arrêtés du 13 avril 2016 et du 20 décembre 2016 fixant respectivement les pièces justificatives de la dépense des EPN et de l'Etat, en prévoyant la possibilité de rembourser directement aux agents les frais avancés par leur soin (dépenses liées au parc automobile, aux frais de représentation et de réception). Il est donc autorisé aux organismes publics de rembourser des frais avancés par leurs agents sur leur compte personnel. Dans cette hypothèse, le caractère libératoire du paiement doit tenir compte de la personne physique auprès de laquelle l'organisme public reconnaît avoir une créance. En l'espèce ce n'est pas le prestataire, mais l'agent qui a avancé le paiement de la prestation pour le compte de l'organisme public. En cas d'avance de frais, ce n'est pas la facture qui est automatiquement présentée au comptable comme pièce justificative, mais le plus souvent un état de frais associé à d'autres pièces selon les cas. Cependant la facture, ou tout autre document, peut être demandé par l'ordonnateur à l'agent pour s'assurer de la réalisation du service fait et établir la liquidation des sommes dues. Le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 ne prévoit pas expressément le cas d'espèce mais précise en introduction dans la méthodologie et les principes :

- L'exhaustivité : Lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles. " En l’espèce, il serait possible d'utiliser la rubrique prévue pour les remboursements de frais (217 ou 218). L'agent comptable peut également s'appuyer sur les pièces demandées pour les EPN et pour l'Etat en cas de remboursement de frais de représentation ou de réception: dans le premier cas (EPN) l'agent doit fournir la facture ou un état de frais et dans le deuxième (Etat) la facture et un état de frais signé par l'ordonnateur afin d'attester le caractère public de la dépense, il est par ailleurs précisé que le comptable n'a pas à s'assurer du rattachement effectif de la dépense au service cet examen relevant du contrôle de légalité.

volcan a écrit:

Ce qui est certain c'est que ce n'est pas de la gestion de fait car il n'y a pas manutention de deniers publics puisque l'agent paye avec son propre argent et demande un remboursement qui peut lui être refusé.

Pour ce qui est de la lettre de DAF de 2018 je la reproduis ci après. Comme Aloméro j'ai été surpris par cette lettre mais après réflexion pourquoi pas car il n'y a aucune obligation de rembourser ; et lorsqu'on rembourse sur la régie un achat fait par un prof sur ses deniers le principe est le même.
Mais à utiliser avec précaution et à titre exceptionnel.


Le principe d'un remboursement sur le compte d'un agent des frais engagés par ce dernier pour le compte de l'établissement est prévu de façon explicite par le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 sur les pièces justificatives des dépenses du secteur public local (rubrique 217), pour les frais de missions, mais également pour les frais divers (218). Ce dispositif est également présent dans les arrêtés du 13 avril 2016 et du 20 décembre 2016 fixant respectivement les pièces justificatives de la dépense des EPN et de l'Etat, en prévoyant la possibilité de rembourser directement aux agents les frais avancés par leur soin (dépenses liées au parc automobile, aux frais de représentation et de réception). Il est donc autorisé aux organismes publics de rembourser des frais avancés par leurs agents sur leur compte personnel. Dans cette hypothèse, le caractère libératoire du paiement doit tenir compte de la personne physique auprès de laquelle l'organisme public reconnaît avoir une créance. En l'espèce ce n'est pas le prestataire, mais l'agent qui a avancé le paiement de la prestation pour le compte de l'organisme public. En cas d'avance de frais, ce n'est pas la facture qui est automatiquement présentée au comptable comme pièce justificative, mais le plus souvent un état de frais associé à d'autres pièces selon les cas. Cependant la facture, ou tout autre document, peut être demandé par l'ordonnateur à l'agent pour s'assurer de la réalisation du service fait et établir la liquidation des sommes dues. Le décret 2016-33 du 20 janvier 2016 ne prévoit pas expressément le cas d'espèce mais précise en introduction dans la méthodologie et les principes :

- L'exhaustivité : Lorsqu'une dépense est répertoriée dans la liste, les pièces justificatives nécessaires au paiement de cette dépense y sont toutes énumérées. Lorsqu'une dépense n'est pas répertoriée dans la liste, le comptable doit demander, en se référant si possible à une dépense similaire répertoriée, les pièces justificatives qui lui permettent d'effectuer ses contrôles. " En l’espèce, il serait possible d'utiliser la rubrique prévue pour les remboursements de frais (217 ou 218). L'agent comptable peut également s'appuyer sur les pièces demandées pour les EPN et pour l'Etat en cas de remboursement de frais de représentation ou de réception: dans le premier cas (EPN) l'agent doit fournir la facture ou un état de frais et dans le deuxième (Etat) la facture et un état de frais signé par l'ordonnateur afin d'attester le caractère public de la dépense, il est par ailleurs précisé que le comptable n'a pas à s'assurer du rattachement effectif de la dépense au service cet examen relevant du contrôle de légalité.

Le texte fait référence aux remboursements de frais pour les agents pas à toutes les dépenses de fonctionnement d'un EPLE. Les rubriques 217 et 218 dans la liste des PJ ce n'est pas les cartouches d'encre, les livres ou autres matériels 
C'est en ça que je dis que le remboursement n'est pas un mode normal de fonctionnement et ne concerne pas toutes les dépenses.

Sauf qu'il ne faut pas être plus royaliste que le roi non plus.
Tout ceux qui ont une régie d'avance font des remboursements... et ce n'est ni plus formel ni plus adapté.

Un mandat va être payé en un mois voire plus tellement il est compliqué pour un prof de faire une demande de remboursement et de mettre un RIB et une facturette avec.
Cette durée a une vertu pédagogique : "la prochaine fois, passez par l'intendance ou ne m'emm...dez pas avec vos gommettes à rembourser. J'ai les mêmes sur mon marché."

Toutefois, l'EPLE a aussi besoin d'une certaine souplesse : j'évoquais les deux cas où des cartes de carburant n'ont pas fonctionner, mais c'est aussi valable pour la responsable de labo qui achetait du poisson sur le marché en venant au boulot, dans mon précédent établissement. Jamais je n'ai pu proposer mieux à l'établissement, que ce soit qualitativement ou financièrement. Donc il était normal soit qu'elle soit mandataire du régisseur/comptable, soit qu'elle se fasse rembourser.

C'est aussi le cas pour des pièces très spécifiques dont le prix augmente par 4 (les fils d'imprimante 3D par exemple) dès qu'on passe par quelqu'un qui accepte les mandats administratifs. Certains profs achètent les pièces tout seul parce que dépenser 10 €, ce n'est pas grand chose, faire dépenser à l'établissement 40 € pour le même truc, ça leur fait mal. Certains vont se faire rembourser, d'autres non. Mais il est important de ne pas leur mettre le couteau sous la gorge non plus, surtout qu'au final, ils le font pour la seule cause : les élèves.

Il ne faut pas que ce mode devienne la norme... ni ne s'en rapproche.
Il ne faut pas non plus faire nos ayatollahs...
La gestion raisonable, c'est aussi ce que l'on demande, et je dirai même que c'est avant tout ce qu'on demande à une équipe de direction. Si nous voulons en faire partie, il faut aussi ne pas se conduire comme des buses technocratiques et élever un peu le débat.

(La lettre de la DAF dit "frais engagés pour le compte de l'établissement"... C'est assez clair pour moi.)

Je peux me tromper mais je pense que la réforme de la responsabilité des gestionnaires publics devrait permettre de faire disparaître ce genre de problème.

Vu la longueur de la discussion pour un problème assez simple, j'en doute...  


La première réponse de Petgorn était à mon sens la bonne: puisque la régie est soldée et donc à zéro, il faut expliquer à la CE que la prof avait été avertie un mois auparavant et qu'elle devra attendre. Ce d'autant plus que la somme ne doit pas être astronomique.
Au bout d'un moment, si la pédagogie ne fonctionne pas, faut aussi s'imposer pour avoir la paix ensuite. Y compris vis à vis de la CE.

Xena a écrit:

Sauf qu'il ne faut pas être plus royaliste que le roi non plus.
Tout ceux qui ont une régie d'avance font des remboursements... et ce n'est ni plus formel ni plus adapté.

Un mandat va être payé en un mois voire plus tellement il est compliqué pour un prof de faire une demande de remboursement et de mettre un RIB et une facturette avec.
Cette durée a une vertu pédagogique : "la prochaine fois, passez par l'intendance ou ne m'emm...dez pas avec vos gommettes à rembourser. J'ai les mêmes sur mon marché."

Toutefois, l'EPLE a aussi besoin d'une certaine souplesse : j'évoquais les deux cas où des cartes de carburant n'ont pas fonctionner, mais c'est aussi valable pour la responsable de labo qui achetait du poisson sur le marché en venant au boulot, dans mon précédent établissement. Jamais je n'ai pu proposer mieux à l'établissement, que ce soit qualitativement ou financièrement. Donc il était normal soit qu'elle soit mandataire du régisseur/comptable, soit qu'elle se fasse rembourser.

C'est aussi le cas pour des pièces très spécifiques dont le prix augmente par 4 (les fils d'imprimante 3D par exemple) dès qu'on passe par quelqu'un qui accepte les mandats administratifs. Certains profs achètent les pièces tout seul parce que dépenser 10 €, ce n'est pas grand chose, faire dépenser à l'établissement 40 € pour le même truc, ça leur fait mal. Certains vont se faire rembourser, d'autres non. Mais il est important de ne pas leur mettre le couteau sous la gorge non plus, surtout qu'au final, ils le font pour la seule cause : les élèves.

Il ne faut pas que ce mode devienne la norme... ni ne s'en rapproche.
Il ne faut pas non plus faire nos ayatollahs...
La gestion raisonable, c'est aussi ce que l'on demande, et je dirai même que c'est avant tout ce qu'on demande à une équipe de direction. Si nous voulons en faire partie, il faut aussi ne pas se conduire comme des buses technocratiques et élever un peu le débat.

(La lettre de la DAF dit "frais engagés pour le compte de l'établissement"... C'est assez clair pour moi.)

Juste sur les remboursements par un régisseur. Ces remboursements se font en espèces et dans la comptabilité de l'établissement, les dépenses sont traitées et enregistrées comme si elles avaient été réalisées par le régisseur. Donc, même si je n'approuve pas vraiment, je ne me leurre pas beaucoup et je fait avec.

Pour les remboursements par virement, c'est autre chose au niveau des justificatifs. 

Pour continuer, il est très facile de mettre en place une avance pour menues dépenses ou une régie, qui permet de confier de l'argent de l'établissement pour faire des dépenses. Cela permet de valider l'opération en amont et non à postériori. 


Enfin, sur la mention "frais engagés pour le compte de l'établissement", heureusement que la réglementation ne permet pas de rembourser des frais qui n'ont rien à voir avec le fonctionnement de l'établissement.

Juste au passage : pour les dépenses de régie, c'est bien le bordereau des dépenses qui constitue la pièce justificative ? Point n'est besoin de fournir le ticket de caisse ? (aaah, le coup de rouleau de caisse vide juste au moment du passage de l'acheteur...) Mon AC est très friand de pièces justificatives et comme je teste la régie d'avance seulement depuis cette année (avec la CB) j'ai eu la surprise de me voir réclamer des tickets de caisse en plus du bordereau des dépenses... La souplesse de cette régie ne disparait-elle pas avec ce type d'exigence ?

Les textes prévoient un seul en dessous duquel la facture ou tout autre équivalent est inutile. 
Les scrupules du comptable sont tout à son honneur, mais il ne peut refuser la prise en charge pour ce motif.

Xena a écrit:

Les textes prévoient un seul en dessous duquel la facture ou tout autre équivalent est inutile. 
Les scrupules du comptable sont tout à son honneur, mais il ne peut refuser la prise en charge pour ce motif.

Ses scrupules me donnent parfois des bleus et des bosses, oui. Il abuse de mon ignorance...    je le dirai au Grand schtroumpf

Oxiane Recouvreur a écrit:

Xena a écrit:

Les textes prévoient un seul en dessous duquel la facture ou tout autre équivalent est inutile. 
Les scrupules du comptable sont tout à son honneur, mais il ne peut refuser la prise en charge pour ce motif.

Ses scrupules me donnent parfois des bleus et des bosses, oui. Il abuse de mon ignorance...    je le dirai au Grand schtroumpf

J'essayais de faire preuve de diplomatie... 

En dessous de 230 €, un certificat de l'ordonnateur peut remplacer la facture. Pas de souci sur ce point.
Par contre, le contrôle du comptable ne porte pas uniquement sur la présence de la facture conforme ou du certificat...

J'ai toujours rappelé aux CE que la caisse était celle du régisseur et pas celle de l'ordonnateur.
Que le CE décidait de l'opportunité de la dépense - qu'il ne pouvait déléguer cette tâche aux enseignants - mais que le régisseur pouvait refuser de la modalité de la dépense, à savoir en numéraire.

En même temps, pour vérifier l'exacte imputation, c'est quand même sympa de savoir ce qui a été acheté.... Sans aucune PJ cela me paraît difficile...