PJ mandat

J'ai besoin de vos avis pour confirmer ou infirmer mon analyse

Vous connaissez tous la jurisprudence "CCAS Polaincourt" qui pouvait (peut ?) mettre en débet la quasi totalité des comptables.
Désormais les choses sont à peu prés claires : au-dessus de 15 000 € une facture doit être accompagnée de l'écrit valant contrat (bon de commande, marché, contrat, etc...) ou d'un certificat de l'ordo expliquant etc...
En deça de 15 000 € toute facture mentionnant un contrat doit être accompagnée du dit contrat ; cela me semble également clair.


Mon interrogation concerne les devis. Un devis est à mon sens un engagement contractuel qu'il ait été repris dans un bon de commande ou accepté tel quel revêtu de la signature de l'ordo. Donc toute facture quelque soit son montant mentionnant un devis devrait être accompagnée avec le mandat par le dit devis.

Correct ?

Pour moi c'est ça. Je joins le devis dès qu'il en est fait mention dans la facture. Ce n'est pas une PJ au sens du décret de 2007 mais une annexe indispensable qui complète cette PJ.

En revanche, cela pose le problème de savoir comment traiter une facture qui diffère du devis. Doit-on considérer que la signature du bordereau par le CE vaut acceptation implicite du changement ou exiger la trace de l'accord portant sur des changements par rapport au devis initial ?

Dans ce cas je demande copie du bon de commande.

De deux choses l'une : il est vrai que le client qui accepte de payer un prix différent du devis manifeste ce faisant son accord tacite.

Cependant, si l'on se place d'un point de vue administratif, la volonté de l'ordonnateur manifestée par écrit ne peut être modifiée que par écrit, ce me semble (règle du parallélisme des formes). Donc, je trouverais normal que cette modification soit matérialisée d'une manière ou d'une autre

Effectivement, c'est logique. Du coup, il faut que je pense à émettre systématiquement un bon complémentaire quand le problème survient car j'avoue qu'il m'est arrivé pour des petites sommes de me contenter d'un accord oral

Autre question de la même veine. J'ai relu le rapport du rapporteur. Il y a ce paragraphe là :

Dans l’affaire 348825, par un arrêt de la Cour des comptes du 21 juin 2010, M. Gastou a été constitué débiteur du port autonome de Bordeaux, dont il est le comptable, pour les sommes de 55.143, 94 € au titre de l'année 2006 et de 114.118, 80 € au titre de l'année 2007, ces sommes correspondant au paiement de douze factures de la société RABA SARP SUD-OUEST, prestataire du port en matière de collecte et recyclage des déchets, au motif que les factures étaient toutes d'une date antérieure à celle des bons de commande leur correspondant et ne pouvaient donc être considérées, selon la Cour, comme des pièces justificatives valides.


Il m'est déjà arrivé pour certaines dépenses de demander à l'ordo d'établir un bon de commande a posteriori et au fournisseur d'établir une nouvelle facture alors que le service avait déjà été fait. D'où ma question : est-ce la seule pratique si l'on considère que le marché doit revêtir une forme écrite ?

Ce que je ne comprendrais pas c'est que pour des montants significatifs il n'y ait aucun bon de commande préalable (je ne parle même pas de marchés)... sans même évoquer le seuil des 15 000 €.

Port autonome...

Je répondais au collègue sur la pratique des bons de commande à postériori, pas sur la jurisprudence.

Et même si le port est "autonome", plus de 100 000 € sans bon de commande ni marché cela pose question.

Difficile d'apprécier sans tous les éléments, le charme de la procédure inquisitoire.

L'affaire date de 2006/2007. A l'époque, il n'y a pas de liste de pièces justificatives pour les établissement public. Donc la présence ou non du bon de commande lors du mandatement, c'était en fonction du comptable (comme en EPLE d'ailleurs). Je penche pour un comptable qui voulait «son contrat» pour prendre en charge le mandat.

Cela peut aussi être un cas, ou il y avait bien un marché à bons de commande, mais pas les bons. Pour le type de prestation que propose la société, il n'est pas difficile d'imaginer que les interventions se font sur coup de téléphone, le bon étant effectivement rédigé a posteriori.

Autre explication, à proportion des budgets des ports autonome. Une 12 factures pour 170 K€, soit 15 K€ la facture, c'est peanuts. Un peu comme les factures sans bons en deça de 4 000 € à mon époque en EPLE.

C'est quand même pas très malin d'avoir des bons de commandes post-datés par rapport aux factures. Quand dans le décret de 62 c'est marqué Engagement - Liquidation - Mandatement - Paiement, ça veut pas dire qu'on peut jouer le quarté dans le désordre.

volcan a écrit:

J'ai besoin de vos avis pour confirmer ou infirmer mon analyse

Vous connaissez tous la jurisprudence "CCAS Polaincourt" qui pouvait (peut ?) mettre en débet la quasi totalité des comptables.
Désormais les choses sont à peu prés claires : au-dessus de 15 000 € une facture doit être accompagnée de l'écrit valant contrat (bon de commande, marché, contrat, etc...) ou d'un certificat de l'ordo expliquant etc...
En deça de 15 000 € toute facture mentionnant un contrat doit être accompagnée du dit contrat ; cela me semble également clair.


Mon interrogation concerne les devis. Un devis est à mon sens un engagement contractuel qu'il ait été repris dans un bon de commande ou accepté tel quel revêtu de la signature de l'ordo. Donc toute facture quelque soit son montant mentionnant un devis devrait être accompagnée avec le mandat par le dit devis.

Correct ?

D'autres avis ?

Pour ce que compte le mien  :


je dirais que si la mention devis figure sur la facture , c'est qu'à ce stade : le devis a été accepté  par l'ordo sinon on ne paierait pas la facture . Partant de là, le devis est devenu comme tu l'as mentionné un contrat  . Je pense donc qu'il faut prendre dans son acception large la notion de contrat telle qu'elle est prévue par le décret de 2007 , le devis validé par les deux parties étant  un contrat , le contrat devant être produit à la facture le mentionnant , le devis doit être produit en tant que contrat à cette facture.

Dans le sup, on ne pose pas de question, les devis signés sont systématiquement joints à la facture
Sur la base : 
4.2. MARCHÉS PUBLICS PASSÉS SANS FORMALITÉS PRÉALABLES FAISANT L’OBJET D’UN CONTRAT ÉCRIT
4.2.1. Premier paiement
- Contrat
et - Annexes ayant des incidences financières, le cas échéant

Un devis signé de l'ordonnateur "pour accord" est un contrat et donc joint à la facture (vérification de l'accord a été respecté)

et ne pas oublier
Pour le paiement des denrées périssables - Bon de livraison
 et de manière générale : Mention du service fait avec signature de l’ordonnateur ou de son représentant habilité à cet effet

D'autres avis...Pour quoi faire?

Un devis s'analyse comme une promesse unilatérale de contrat qui lie son auteur. Si l'ordonnateur lève l'option dans le délai déterminé, en signant le devis, le contrat est légalement formé et doit être exécuté aux seules conditions fixées par le devis. Il en résulte que la rédaction d'un bon de commande qui reprendrait le devis serait au mieux superfétatoire (puisque la seule signature de l'ordonnateur vaut engagement), au pire une erreur (car ce bon de commande s'analyse lui-même comme une promesse unilatérale de contrat de l'établissement et non du fournisseur ou prestataire de service).
Sachant que c'est le devis accepté qui fixe les obligations réciproques des parties, et donc le prix de vente du bien ou de la prestation fournie, je vois mal comment l'agent comptable pourrait vérifier la "conformité" de la facture sans avoir en sa possession le devis.

volcan a écrit:

J'ai besoin de vos avis pour confirmer ou infirmer mon analyse

Vous connaissez tous la jurisprudence "CCAS Polaincourt" qui pouvait (peut ?) mettre en débet la quasi totalité des comptables.
Désormais les choses sont à peu prés claires : au-dessus de 15 000 € une facture doit être accompagnée de l'écrit valant contrat (bon de commande, marché, contrat, etc...) ou d'un certificat de l'ordo expliquant etc...
En deça de 15 000 € toute facture mentionnant un contrat doit être accompagnée du dit contrat ; cela me semble également clair.


Mon interrogation concerne les devis. Un devis est à mon sens un engagement contractuel qu'il ait été repris dans un bon de commande ou accepté tel quel revêtu de la signature de l'ordo. Donc toute facture quelque soit son montant mentionnant un devis devrait être accompagnée avec le mandat par le dit devis.

Correct ?

Bonjour,

Je reviens sur ce sujet car c'est la première fois qu'un AC (je viens encore d'en changer !) me fait une demande qui s'apparente selon moi à de l'abus de pouvoir mais j'aimerais me tromper :
J'ai reçu hier un mail qui stipule que pour toute facture (quelque soit le montant donc pas de notion de seuil), il faudra désormais joindre au double du mandat la preuve de l'engagement (bon de commande, devis...).
Or, jusqu'à présent je joignais les devis s'ils apparaissaient sur la facture, les contrats et convention, l'acte des sorties et voyages.
J'ai demandé le texte de référence car je ne l'ai pas trouvé, j'ai décortiqué le forum, la M9-6, l'annexe I du CGCT, le décret de 2007 et rien sur ça.
Selon l'AC, le texte existe et j'attends avec impatience qu'il me le montre. Ce serait comme ça depuis la RCBC (?????). Quand j'ai insisté, j'ai eu droit à un ce n'est pas négociable.
J'ai fait déposer un très gros mandat cette semaine puisque suite à la passation, les factures se sont accumulées (dernier mandat le 30 juin et 1er mandat jeudi). Là, il veut rejeter le mandat entier car je n'y ai pas mis les bons de commandes ni les devis.
J'ai une délégation pour signer les bons de commande de moins de 250.00 €. Etant seule à la gestion (pour presque 600 élèves....) en fin et début d'année scolaire,c'est sans état d'âme que j'ai passé des commandes pour des petits montants sans faire des bons de commandes pour gagner du temps, , pas le temps entre les manuels scolaires, les galères du quotidien, les tickets repas....les mandats justement ! Forcément j'ai quelques factures de 10 € et des brouettes qui vont être rejetées.
J'ai expliqué que techniquement je savais faire des bons de commandes antidatés mais je ne vois pas l'intérêt puisque ce serait des bons signés uniquement de moi. Tous les bons de plus de 250.00 € sont signés par la CE.
De plus, la CE signe le bordereau de mandat.
Et quand on arrivera à la dématérialisation des factures, je vais m'enquiquiner à scanner tous les bons de commandes ?

Au vu de ce que j'ai lu plus haut, il semble que j'ai raison. Si j'ai tord, quelqu'un peut-il m'éclairer, j'ai peut-être loupé quelque chose.
La précédente AC était une pointure et je pense qu'elle m'aurait demandée de changer mes habitudes si j'étais dans l'erreur. Je ne suis que GM mais je ne pense pas être une tanche.
Je n'ai pas de problème pour faire mon travail mais pas plus, l'environnement dans lequel on évolue ne justifie pas de faire du zèle non productif. Alors que je suis seule et que je n'ai personne pour liasser les mandats, pour déléguer quoique ce soit, je tombe sur un AC qui en rajoute une couche.
Je ne conçois pas de telles requêtes dont le but est de rassuré quelqu'un qui ne maîtrise peut-être pas son sujet, ce que je comprends puisqu'il était GM avant et découvre son nouveau poste d'AC.
Je suis bien tentée de poser la question aux affaires juridiques du rectorat mais ça risque de générer des relations tendues. Tant pis, mes visite à l'agence-comptable seront désormais beaucoup plus espacées. C'est dommage, j'y allais toutes les semaines et c'était bien utile.

Je ne m'exprime que très rarement sur le forum mais là pour le coup ça m'a gonflée.

Je vous souhaite à tous une bonne rentrée !

Il a à la fois tort et raison. Raison sur le fond et tort sur la systématisation de la demande.
Si tu es abonné à la revue intendance de l'AJI tu trouveras ta réponse dans un des derniers numéro où j'ai écrit un article sur le sujet (jurisprudence Polaincourt). Apparemment ton comptable l'a lu aussi mais pas forcément compris en totalité.....
Si tu es donateur du site il y a aussi la réponse.

Sinon je préciserai la règle.

Mince ! j'ai reçu la facture de l'AJI avant-hier alors que je n'ai pas fait de bon de commande....

Les factures d’un montant inférieur à 15 000 € HT.

 

Les factures d’un montant inférieur aux 15 000 € HT fixé par l’article 11 du code des marchés publics sont issues de marchés et d’accords-cadres pouvant être passés oralement et pour lesquels la production d’un contrat écrit n’est donc pas toujours possible. Pour ces dépenses  présentées par l’ordonnateur comme correspondant à un marché public passé sans formalités préalables ne faisant pas l’objet d’un contrat écrit, les pièces justificatives exigées sont celles définies par la rubrique 425 de la nomenclature de 2007 : mémoire ou facture comportant les énonciations définies en annexe C du décret.

Dans la logique de la jurisprudence « Polaincourt » deux jugements de chambres régionales des comptes (2) ont estimés que le comptable pouvait bien se référer à cette rubrique 425 dès lors que le seuil prévu à l’article 11 du CMP n’était pas dépassé, sans rechercher si le marché avait été ou non passé sous forme écrite.

 

Il n’en reste pas moins que le paragraphe 42 de la nomenclature du décret de 2007 concerne tous les MAPA sans référence à l’article 11 du CMP, et qu’il fait simplement référence à l’existence ou pas d’un contrat. Il faut donc distinguer deux cas dans les factures inférieures au seuil des 15 000 € HT.

 

Lorsqu’une facture inférieure au seuil ne fait mention d’aucun contrat le comptable n’a pas à exiger un document de passation du marché ou un certificat administratif. Cette analyse a été confirmée par une réponse du Ministère de l’économie et des finances à une question d’un sénateur en avril 2013 (3) « S'agissant du formalisme, si, pour les marchés et accords-cadres d'un montant total égal ou supérieur à 15 000 € HT, le 1er alinéa de l'article 11 du CMP pose l'obligation de les passer sous forme écrite, l'accord est réputé implicite ou oral pour les marchés et accords-cadres d'un montant inférieur à ce dernier seuil. Dès lors, les comptables publics n'ont pas à exiger la production d'un certificat administratif attestant que la mise en concurrence a eu lieu. D'abord, parce que la réglementation n'oblige pas les pouvoirs adjudicateurs à organiser des mesures de publicité et de mise en concurrence pour les marchés publics d'un montant inférieur à 15 000 euros HT (cf. article 28 du CMP précité). Ensuite, et surtout par ce que le comptable public n'est pas juge de la légalité des actes fondant la dépense (CE, 5 février 1971, BALME) ; l'ordonnateur étant seul responsable de la présentation de la dépense et des procédures de passation des marchés publics».

 

Par contre il semble évident que, quel que soit son montant, dès lors qu’une facture fait mention d’un contrat écrit, celui-ci doit être fourni avec la facture concernée. De même un devis accepté (signé ou validé par un bon de commande) a valeur de contrat et doit donc aussi accompagner la facture qui y fait référence. A noter qu’il appartient au comptable de vérifier l’adéquation entre les dispositions du document contractuel mentionné sur la pièce comptable et les éléments facturés ; notamment les prestations indiquées, le prix et les revalorisations éventuelles de tarif, la durée de validité du contrat, etc…

 
Mon analyse est donc que dés qu'une facture < à 15 000 € HT mentionne un contrat, un devis, ces derniers doivent obligatoirement être joints quelque soit le montant de la dite facture. Cette analyse est confirmée par la jurisprudence.
Si la facture < à 15 000 € ne mentionne pas de contrat ou de devis le comptable peut considérer que la commande a pu être passée par oral et se contenter de la pièce comptable.

Merci encore pour la réponse.

J'ai peut-être la comprenette difficile mais apparemment j'ai raison quand je lis la réponse.

Je n'ai quasiment pas de facture de + de 15 000.00 € : 2 voire 3 pour les voyages scolaires par an.

Dans ma grande bonté, alors que je joins les contrats et les actes... au premier mandat, la "technicienne comptable" me réclame à chaque fois la copie de ces documents. Par exemple, pour la piscine des 6èmes, on reçoit 5 factures et je doit donc joindre aux 5 mandats correspondants la convention de 15 pages et la copie de l'acte. Je suppose que c'est plus simple que de ressortir les PJ jointes à la première facture. Si j'ai 3 factures pour un voyage, c'est le même sketch.  Je ne dis rien puisque c'est relativement occasionnel. Mais là, je suis en train de me fâcher.
Affaire à suivre....

craonel a écrit:

je doit donc joindre aux 5 mandats correspondants la convention de 15 pages et la copie de l'acte.

un hectare de forêt amazonienne en moins, à quand la possibilité de joindre documents scannés dans GFC ?

Dans mon agence comptable, je demande aux gestionnaires - pour l'instant mais je vais réfléchir à ce que nous dit ici volcan - de fournir les seules PJ du décret de 2007. MAIS je leur demande, dans le duplicata dématérialisé, de me coller tout ce qu'ils ont qui tourne autour.

Donc, en gros et au stade de ma réflexion, si je pars dans la même politique de prudence que le Boss, mais en y mettant ma couche toute personnelle de tête brûlée, j'imagine alors le dispositif :

- je continue à fournir des mandats relativement "secs" dans mes caisses d'originaux du compte financier
- je relance mes collaborateurs chargés de la Cgéné sur l'intérêt de regarder s'il y a bien des devis et des bons de commande (et plus généralement des traces des procédures de marchés) sur les plus gros montants facturés, dans le fichier des pièces complémentaires au duplicata
- si le SEPLE voire le juge me réclament ces machins-là, ils l'ont par courriel dans les dix minutes

Il y a-t-il des gens pour penser que je vais aux ennuis avec une telle pratique ?

Quant au port autonome, on peut imaginer qu'il y avait des choses susceptibles d'énerver les juges. (formulation délicate qui me permet de ne pas exposer le forum et son directeur de publication à des poursuites en diffamation)

J'en rêve !

craonel a écrit:

J'en rêve !

Promis, je vais publier un article décrivant en détail le dispositif de dématérialisation, depuis un an que je le promets à mes pauvres gestionnaires...

L'intendant zonard a écrit:

craonel a écrit:

J'en rêve !

Promis, je vais publier un article décrivant en détail le dispositif de dématérialisation, depuis un an que je le promets à mes pauvres gestionnaires...

Ouf ! ça me rassure : il existe tout de même des AC qui cherchent à simplifier la vie des GM !

En réalité, quand ça me gonfle c'est-à dire souvent, je fais exprès d'oublier les contrats et conventions des mandats qui suivent le 1er. Quand la technicienne qui n'en a rien à faire de la forêt amazonienne me réclame les docs, je fais la distraite et les lui faxe dans la foulée. Je pourrais les scanner mais ça reste long à faire donc je reviens au bon vieux fax.

IZ, ne pas oublier que la responsabilité du comptable s'analyse au moment du paiement et que le juge n'admet pas toujours à postériori la production par le comptable des PJ qui auraient du être présentes avec le mandat.
Je ne saurais trop conseiller de joindre contrat et devis (je n'ai pas dit bon de commande) lorsque ceux-ci sont mentionnés sur la facture. La lecture de mon dernier article dans la revue Intendance sur l'analyse de la jurisprudence de l'année 2013 devrait nous inciter à la prudence.
En tous cas pour moi c'est clair et cela ne pose aucun problème à mes gestionnaires, preuve qu'avec un respect mutuel et une justification par des textes ou de la jurisprudence des demandes tout se passe bien entre collègues.

Je ne demande les contrats ou devis signés ou bons de commandes que : pour les factures de plus de 15000 € HT (y'en a peu) ou les acomptes relatifs à un montant total de plus de 15000 € HT (donc, surtout les voyages) et pour ce que je sais qui dépasse 15000 € HT dans l'année (la nourriture, la viabilisation). Ensuite si la facture mentionne un devis ou une convention, je le demande aussi, et pour la convention je demande en sus la référence de l'acte du CA pour vérifier le caractère exécutoire du machin.
Bien sûr je demande aussi un contrat écrit pour les engagements pluriannuels : copieurs, téléphone, etc.
Enfin je demande aussi l'acte du CA qui autorise le CE à passer des marchés. Quand la bébête est votée et exécutoire, elle est jointe au 1er bordereau de mandat concerné, et elle figure aussi dans les pièces générales du compte financier.
Ah, si, un autre cas : dans le cas d'un marché à bons de commandes, ne pas oublier que le texte de 2007 demande de joindre le BDC avec la 1re facture (point 4312).
Le reste n'est pas de mon ressort. Dans mon établissement je demande un certain nombre de choses à mon équipe, mais cela n'est pas joint au mandat. Cela concerne la gestion et non la compta.

volcan a écrit:

IZ, ne pas oublier que la responsabilité du comptable s'analyse au moment du paiement et que le juge n'admet pas toujours à postériori la production par le comptable des PJ qui auraient du être présentes avec le mandat.

J'ai, et nous savons tous les deux que c'est un point sur lequel nous ne sommes pas d'accord et de longue date, confiance dans mon juge. J'essaie de me mettre à sa place, et ce faisant je comprends très bien que quand on lui apporte, quatre ans plus tard, une pièce manquante dont l'encre n'est pas encore sèche, il s'énerve.

Mais dans ce que je propose, il y a la constitution d'un volume important de données numérisées en parallèle avec l'établissement du mandat, dans des fichiers qui sont archivés et sauvegardés (en ce qui me concerne : dans le cadre de l'établissement et dans des archives numériques perso que je garde bien au chaud). J'estime le temps de recherche d'une pièce complémentaire à presque rien, pour moi ça peut se faire en temps réel par téléphone avec envoi du document demandé par courriel immédiat. Cette notion de réactivité me semble propre à susciter la confiance dans le fait que les documents produits ne sont pas des rattrapages honteux de la vingt-cinquième heure, mais bien des archives d'origine.

Sachant que nos comptes sont épluchés par le SEPLE, je me dis que s'il me demande des trucs, le SEPLE les aura, et qu'on en restera là. Pour des comptes qui seraient encore envoyés à une CRC (parce que supérieurs à 3M€), n'ayant pas cet intermédiaire, on pourrait se montrer plus prudent encore et effectivement charger un peu plus la caisse des originaux. Et pour les très gros montants, je retiens la leçon, ceinture + bretelles.

On ne m'enlèvera pas de l'idée qu'un nouvel AC qui me demande de joindre un bon de commande pour chaque facture alors qu'il découvre le poste et qu'il a sûrement autre chose à faire, s'auto-em.....rde puisque ça lui fait plus de pièces à contrôler..... ça me laisse dubitative.

craonel a écrit:

On ne m'enlèvera pas de l'idée qu'un nouvel AC qui me demande de joindre un bon de commande pour chaque facture alors qu'il découvre le poste et qu'il a sûrement autre chose à faire, s'auto-em.....rde puisque ça lui fait plus de pièces à contrôler..... ça me laisse dubitative.

174,51 % d'accord !