décryptage de documents

bonjour
nouvellement nommée en agence comptable
je réceptionne les mandats, les OR
pour cela mon AC me demande de vérifier la situation des dépenses, la situation des recettes et la balance
je ne sais pas lire ces documents
je dois mettre les comptes pour les OR, je trouve ces comptes où?
merci pour  votre aide

Il ne peut pas t'expliquer tout de même. Il te donne des consignes sans t'expliquer concrètement comment faire ?

En général, les budgets sont construits avec des codes activités identiques en dépenses et en recettes en ce qui concerne les dépenses faites sur subventions sous condition d'emploi, sommes qu'on retrouve dans la balance dans la classe 4. Il y a autant en prévision de recettes sur la situation des recettes qu'en crédits ouverts sur la situation des dépenses engagées, ceci correspondant au solde du compte de classe 4 concerné.

Donc, comme les recettes doivent correspondre aux dépenses réelles, s'il y a plus de dépenses nettes que de recettes nettes (ou moins de solde disponible que de moins-value, c'est la même chose), c'est qu'il y a un OR à faire.

Par ailleurs, les comptes de recettes sont indiqués dans la situation des recettes en dessous de chaque code activité car ils sont renseignés des l'élaboration du budget ou lors de la saisie de la DBM. Ils commencent par un 7. Il faut retrouver leur correspondance dans la classe 4 de la balance et pour ça s'aider des intitulés dans les deux documents, sachant qu'elles sont dans des comptes 4419 (subvention sous condition d'emploi).

J'ai essayé de répondre au mieux. Toutefois, je souligne qu'on peut aider sur des points de détail mais c'est compliqué de faire une formation exhaustive ici, surtout qu'il y a une part non négligeable d'éléments particuliers sur lesquels il est impossible de répondre ici.

Il appartient à votre supérieur de vous obtenir la formation adéquate, à défaut de vous former ou au moins vous informer.

j'ajoute que l'agent comptable a un rôle de conseil et de suivi, qu'il pourrait en pointant la balance avec toi (chaque semaine chez moi),
te dire quelle écritures sont à faire et, à ta demande, les détailler.
Demande lui de (exige qu'il rédige) te rédiger les écritures à passer et s'il a le temps de t'expliquer pourquoi.

C'est notre rôle, l'intendance est un travail d'équipe, il faut savoir dire ce que tu ne sais pas encore faire,
c'est son travail que de te dire que faire et comment.

Si tu le lui demande maintenant, tu lui feras peut-être gagner beaucoup de temps lors de la préparation du compte financier.

Je me répète : c'est un travail d'équipe.

cunegonde a écrit:

nouvellement nommée en agence comptable
je réceptionne les mandats, les OR
pour cela mon AC me demande de vérifier la situation des dépenses, la situation des recettes et la alance
je ne sais pas lire ces documents
je dois mettre les comptes pour les OR, je trouve ces comptes où?

Première observation : ce comptable est un jean-foutre. Ses comptes risquent fort de finir en vrac, et il l'aura bien mérité. On ne délègue qu'une tâche pour laquelle on s'est assuré que le délégataire est parfaitement formé. En plus, "réceptionner les mandats et les OR", c'est le coeur du métier du comptable, car du point de vue de la responsabilité pécuniaire personnelle, l'acte de prise en charge revient précisément à mettre sa tête dans le cou de la guillotine. Je ne délègue cela qu'à une personne dont je suis parfaitement certain, et encore, pour des choses anodines, le tout-venant.

Les comptes où réceptionner les ordres de recette sont des comptes de la classe 4. C'est la classe qui retrace les relations de l'établissement concerné avec le reste du monde : chaque compte correspond à une personne extérieure à l'établissement, ou à une opération particulière que l'on fait avec elle.

Suivant la situation, il faut réceptionner les recettes sur des comptes 41 (clients), ou 44 (subventions), des fois 46 ou 47, selon les pratiques du comptable.

Si le numéro de compte comptient un 9, (4091, 4192, 441911 etc.), c'est que c'est un compte d'avances, et normalement on ne devrait pas réceptionner d'ordre de recettes directement dessus : il faut trouver le compte correspondant pour cela, puis passer une écriture manuelle d4*9*/c4normal.

Si tout cela est encore du charabia pour toi, alors ton comptable est une andouille de grand calibre, et à ta place je me débrouillerais pour faire connaître la situation au chef d'établissement. Discrètement, bien entendu.

I.Z a écrit:

Si tout cela est encore du charabia pour toi, alors ton comptable est une andouille de grand calibre, et à ta place je me débrouillerais pour faire connaître la situation au chef d'établissement. Discrètement, bien entendu.

 Tout cela me rappelle  mes débuts , sauf que c'est moi qu'on faisait passer pour une andouille parce que je débutais et que personne ne me formait et que forcément je n'étais pas opérationnelle ( mais mon AC ne l'était pas plus que moi ) .Donc un début dans le métier hyper difficile et un apprentissage sur le tas avec système D à la clé . J'en garde une certaine amertume je le reconnais et une incompréhension face à ceux ou celles qui ne se prennent pas un minimum par la main pour avancer sur un sujet .
Après IZ a raison a chacun ses responsabilités .

MERCI beaucoup pour vos réponses!
je me sens moins seule et surtout beaucoup moins bête!! j'avais l'impression d'être nulle de ne pas comprendre ce qu'on me demandait de faire
forte de vos réponses, je vais me plonger dans les documents...........
merci
à très bientôt certainement pour d'autres conseils

Je trouve cela sidérant, qu'on confie de la compta à quelqu'un qui ne la connait pas sans rien lui expliquer.

Les copains ont raison : ton AC est un jean foutre, qui se prendra forcément un retour de bâton un jour lors d'un audit, de la mise en examen d'un COFI ou autre.

Toi, tant que tu ne comprendras pas ce que tu fais, pourquoi tu le fais, tu ne pourras pas comprendre comment tu dois le faire, donc tu feras de traviole. Tu vas coller les OR où tu peux en classe 4 en réceptionnant.
Et ça ne va pas faciliter les développements de soldes...

Mais ne te mets pas martel en tête : on s'est tous viandés au début ; n'hésite pas à poser des questions à ton AC, aux collègues aux alentours, ici.

Courage !

L'intendant zonard a écrit:

Première observation : ce comptable est un jean-foutre.

Sauf s'il est lui-même débutant et ne connait pas la compta....

Mad Max a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Première observation : ce comptable est un jean-foutre.

Sauf s'il est lui-même débutant et ne connaît pas la compta....

De nos jours, il n'y a plus de débutants qui ne connaissent rien à la compta, qui n'ont pas demandé à le faire. Au pire, un comptable arrivant dans la fonction était récemment un jeune gestionnaire ambitieux qui a voulu aller vite, mais il se sera un strict minimum rencardé au moins les derniers mois avant de prendre une compta. Si le comptable sait qu'il ne sait rien, il est encore moins excusable de refiler cela à quelqu'un qui n'est pas formé non plus, il devrait attaquer le problème à quatre mains avec son collaborateur, pour apprendre en même temps que lui.

Mad Max a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Première observation : ce comptable est un jean-foutre.

Sauf s'il est lui-même débutant et ne connait pas la compta....

C'est bien pour ça qu'il faut un profilage des postes de comptables avec une réelle vérification des compétences et non pas un choix en fonction du grade, du copinage ou du choix de l'ordonnateur "je prends celui-là il est moins bon, mais il sera moins chiant que l'autre".
Mais les syndicats sont contre le profilage, peu importe les dégâts derrière pour les établissements, les gestionnaires des ER et l'image de la profession.

On en revient toujours au même point : on nie le besoin de compétence spécifiques pour les postes de gestionnaire et de comptables et après on s'étonne des dysfonctionnements et des dégâts sur les personnels.