Dematerialisation des documents

Bonjour,
En espérant que je sois dans la bonne rubrique.

Quelqu'un a t il entendu parler d'un projet "concret " de dématérialisation des documents, notamment
des factures au niveau académique ou national
J'ai mon AC qui voudrait que l'on expérimente cela, donc j'ai prospecté et trouvé avec mon fournisseur de copieur, une application
qui scanne et classe les factures par serv, compte et domaines.
Je vous passe les détails, mais outil, très intéressant car il englobe aussi la gestion du courrier
avec réponse attachée, classement , etc.....
Avant de pousser plus loin, et d'engager  le collège ......
Merci à vous

Bah, Dem'Act.
Qui va être expérimenté à Paris, avant d'être généralisé en 09/2015.

Certaines académies veulent monter des services d'affacturage tests.

je ne parlais pas de l’arlésienne "demact" mais des autres doc "factures"

Quelle bonne nouvelle ALO  

ripley38 a écrit:

Quelqu'un a t il entendu parler d'un projet "concret " de dématérialisation des documents, notamment
des factures au niveau académique ou national
J'ai mon AC qui voudrait que l'on expérimente cela, donc j'ai prospecté et trouvé avec mon fournisseur de copieur, une application
qui scanne et classe les factures par serv, compte et domaines.

La dématérialisation telle qu'on nous l'annonce, ce serait pour la chaîne complète, soit recevoir, traiter et payer les factures sous une forme entièrement dématérialisée (avec les conséquences sur les notions de PJ que cela entraîne).

Ce que tu décris, c'est plutôt l'archivage des pièces sous forme dématérialisée avec scans et classement.
Un membre du forum (Sainte Barbe, qui n'intervient -malheureusement- plus que très rarement) fonctionnait un peu comme cela et depuis un bon bout de temps; une bonne photocopieuse scanner, et un logiciel type Adobe (la version complète) pour la recherche par multicritères.

Bonjour,

Il existe pas mal de solution de Gestion Electronique de Documents ou bien GED, j'en ai expérimentée une par le biais d'un fournisseur de photocopieur, ça coûte cher et ce n'est pas forcément intéressant si tous les personnels de ton service n'ont pas la discipline de l'utiliser systèmatiquement.

Cordialement

Bonjour,

Dans mon petit collège, avec le scan de la photocopieuse j'utilise ce système.
Dès que je fais un mandat, des recettes, des dbm, je scanne systématiquement et j'enregistre sur le réseau (du genre mdt 181 à 192).
Au moins plus de classement et dès qu'il me faut une facture, je vais voir dans gfc le numéro de mandat ou d'or et sans avoir à fouiller dans des dossiers j'ai le document recherché (c'est super utile pour les enquêtes de subvention!).
Mais pas besoin d'un logiciel particulier, et ça fait des économies de papier et d'archive (un cd pour toute la compta de l'année)

GFC Web va-t-il gérer les documents dématérialisés ?

Comme pour les collectivités locales : http://www.collectivites-locales.gouv.fr/files/files/finances_locales/dematerialisation/Dematerialisation2.pdf

Bonjour,

idée séduisante mais difficile à mettre en place.
Il y a environ 7/8ans le CROUS d’ici avait été sensibilisé à ce "concept" avec séminaire et intervention de la DRFIP.
Depuis: rien.

L'arlésienne Dem'act est en service dans notre académie et nous sommes établissement pilote depuis près de 2 ans...cela fonctionne pas trop mal

Et Demact sera généralisé en janvier 2015 à toutes les académies sur un certain nombre d'établissements. Sauf pour les académies pilotes qui auront un grand nombre d'établissements à gérer. On peut parler d'arlésienne mais le ministère a voulu fournir un logiciel sans faille d'où le temps qui s'est écoulé depuis qu'on en parle.

aioli a écrit:

Et Demact sera généralisé en janvier 2015 à toutes les académies sur un certain nombre d'établissements. Sauf pour les académies pilotes qui auront un grand nombre d'établissements à gérer. On peut parler d'arlésienne mais le ministère a voulu fournir un logiciel sans faille d'où le temps qui s'est écoulé depuis qu'on en parle.

C'est tout à l'honneur de notre ministère mais ce n'est pas pour autant rassurant. Quand on voit le nombre d'applications de la FP, le temps et le pognon qu'il a fallu pour les concevoir et les mettre en oeuvre et le résultat final, on peut légitimement se moquer (chorus, Louvois, ONP, que de noms qui ont fait de si beaux articles dans la presse...).
Bref, le temps donné n'est pas une garantie d'absence de faille.

Franchement, en toute honnêteté, Dem'act fonctionne assez bien et nous simplifie la vie (si si)....Je l'ai testé dès sa mise en œuvre puisque nous étions établissement pilote au sein d'une académie pilote et, malgré mes craintes, nous n'avons pas essuyé beaucoup de plâtre...Nous avons cependant demandé quelques boutons supplémentaires pour améliorer l'ergonomie du logiciel...ce qui a été refusé au vu du coût exorbitant d'un p'tit bouton !
Je tenais juste à apporter mon témoignage positif sur cette appli....d'autre part, nous avons également pu échanger avec les collègues du coin et tout le monde semble assez satisfaits.

Biki !

Vivement Dem'Act alors !

Mais oui  
Ma seule réserve concerne  les PV dans Dem'act : c'est pas tip-top. Mais en ce qui concerne les délibérations c'est pas mal....Le seul bémol étant qu'il faudrait que l'on puisse recevoir un mail lorsque les autorités ont accusé réception de la délib' (cela éviterait de devoir aller voir régulièrement...)

Biki !

Est-ce que c'est le pôle de diffusion de Montpellier (comme GFC) qui pilote l'expérimentation Demact ou est- ce un autre pôle?

Oui c'est Montpellier qui pilote

Quand au mail pour l'accusé réception, ce n'est pas nécessaire. Dès l'envoi de vos documents l'accusé réception est fait. Ce ne sont pas les autorités de tutelle qui déclenche l'accusé de réception en ouvrant la délibération.

Aïoli...ce que tu dis pour les accusés de réception n'est pas vrai dans notre académie. Ici, l'accusé de réception n'est pas du tout fait de façon automatique....ce qui me semble logique puisque la délibération est soumise à validation.

l'accusé de réception n'a strictement rien à voir avec la validation ou non d'un acte. cela fait seulement courir le délai de 15 jours dont dispose le contrôleur.
mais comme de nombreux rectorats accusent réception après avoir validé, et trop souvent au dela des 15 jours après réception réelle, beaucoup de CE et GM imaginent que c'est la règle.
on peut et doit donc automatiser la réception si il y a possibilité informatique de la garantir.

biki.net a écrit:

Mais oui  
Ma seule réserve concerne  les PV dans Dem'act : c'est pas tip-top. Mais en ce qui concerne les délibérations c'est pas mal....Le seul bémol étant qu'il faudrait que l'on puisse recevoir un mail lorsque les autorités ont accusé réception de la délib' (cela éviterait de devoir aller voir régulièrement...)

Biki !

Je répondais à ce poste où on parle bien d'accusé réception et non de validation. Pour moi, l'accusé réception est automatique. Après, il y a 15 jours (ou 30 jours pour els budgets) maximum pour la validation.

Je me coucherai moins bête ce soir

ça montre bien que certaines pratiques de nos autorités qui se croient à peu près tout permis peuvent nous enduire avec de l'erreur ou nous mettre en difficulté, un autre exemple type étant la notification de crédits globalisés d'Etat qui devrait intervenir avant fin novembre et être intégrés au budget initial N+1. c'est prévu par le code de l'éducation, qui n'a malheureusement que force de Loi (lol), mais visiblement comme dirait Laspales "y"en a qu'ont des problèmes"

feignante a écrit:

Bonjour,

Dans mon petit collège, avec le scan de la photocopieuse j'utilise ce système.
Dès que je fais un mandat, des recettes, des dbm, je scanne systématiquement et j'enregistre sur le réseau (du genre mdt 181 à 192).
Au moins plus de classement et dès qu'il me faut une facture, je vais voir dans gfc le numéro de mandat ou d'or et sans avoir à fouiller dans des dossiers j'ai le document recherché (c'est super utile pour les enquêtes de subvention!).
Mais pas besoin d'un logiciel particulier, et ça fait des économies de papier et d'archive (un cd pour toute la compta de l'année)

Est-ce que Feignante pourrait m'envoyer un mel. J'ai des renseignements à lui demander concernant son système de classement. Merci bcp.