Archivage dématérialisé des pièces justificatives

1er question: Est-ce légal? L' AC n'a-t-il pas l'obligation de garder un double des mandats/OR et pièces justificatives sous forme papier?
2e question: je sais comment archiver les mandats/OR avec certains logiciels (comme PD... tor par ex) mais ma collègue veut un fichier fournisseurs classé par fournisseur. Quelle est la solution (sans avoir évidemment à scanner toutes les factures une par une)?

c'est pas encore d'actualité, si je ne m'abuse...

Une sécurité et la facilité des futures recherches ok..
Seule méthode de conservation des documents ...non

ADN a écrit:

L' AC n'a-t-il pas l'obligation de garder un double des mandats/OR et pièces justificatives sous forme papier?

Un double papier oui, mais pourquoi gardé par l'AC ? C'est se responsabilité mais a-t-il la place avec ces énormes regroupements ?

ADN a écrit:

ma collègue veut un fichier fournisseurs classé par fournisseur.

Vieille habitude inutile, surtout si on a les doubles. Quels arguments ?

Alomero a écrit:

ADN a écrit:

ma collègue veut un fichier fournisseurs classé par fournisseur.

Vieille habitude inutile, surtout si on a les doubles. Quels arguments ?

C'est plus facile lorsqu'on veut rechercher des informations sur ce fournisseur ou lorsqu'il appelle pour savoir si telle facture a été payée.

A mon humble avis c'est encore plus facile de faire la recherche directement sur GFC. En tous cas, sur l'exercice actuel et l'antérieur. Elle ne sait peut-être pas bien utiliser GFC, la collègue ?

Atasta a écrit:

A mon humble avis c'est encore plus facile de faire la recherche directement sur GFC. En tous cas, sur l'exercice actuel et l'antérieur. Elle ne sait peut-être pas bien utiliser GFC, la collègue ?

Si mais elle estime que c'est bien plus simple pour faire des comparaisons, rechercher des renseignements, etc...

Atasta a écrit:

A mon humble avis c'est encore plus facile de faire la recherche directement sur GFC.

Et même sur les exercices antérieurs avec des extractions Excel faites une fois que le COFI est sorti. La plupart du temps, les renseignements cherchés ne nécessitent pas de sortir la facture.

Après, chacun fait comme il veut mais les personnes qui refusent sont souvent celles qui n'ont pas encore testé les possibilités et il faut parfois le faire avec eux une fois ou deux pour qu'ils s'exclament tout à coup: "Ah mais c'est super ce truc !" et veuillent changer leurs pratiques.

A ma connaissance, GFC ne peut pas tout; 2 exemples:
- je veux un renseignement sur un fournisseur x avec qui j'ai déjà traité: GFC ne me le donnera pas
- je veux comparer un prix proposé par X avec sa proposition de l'année dernière: GFC ne me le donnera pas
ou alors j'ai tout loupé.

pourtant pas ancien dans le métier, je trouve le fichier fournisseur (ancien triplicata) (que je perpétue en le dotant abondamment dans une forme aussi bien papier que numérique) extrêmement utile (je n'y mets plus la copie des mandats).
J'y mets tout (et y retrouve tout) ce qui concerne chaque fournisseur y compris le détail des tractations, appels, contentieux, promotions, point cadeaux, etc...
m'a été super utile quand j'ai débuté, que je consulte assez régulièrement avant d'appeler les boites. Par ailleurs j'ai des dossiers fournisseurs par types de contrats.

ADN a écrit:

A ma connaissance, GFC ne peut pas tout; 2 exemples:
- je veux un renseignement sur un fournisseur x avec qui j'ai déjà traité: GFC ne me le donnera pas
- je veux comparer un prix proposé par X avec sa proposition de l'année dernière: GFC ne me le donnera pas
ou alors j'ai tout loupé.

Bien évidemment. Mais ces rares requêtes valent-elles la peine, en temps, en argent et en mode écolo, qu'on fasse des triplicatas, vu qu'il n'est pas possible de faire cela en PDF par fournisseur sans les scanner une à une ? Après c'est à chacun ses pratiques, mais il me semble que là ça donne du boulot en plus à chaque fois plutôt qu'en moins parfois.

On peut aussi ne maintenir un dossier fournisseur que pour ceux dont on sait que l'on devra les consulter assez souvent.

Le Collège avait un Agent Comptable Gestionnaire avec 2 collèges rattachés, le poste d'Agent Comptable a été supprimé après son départ à la retraite. J'ai été nommée Gestionnaire.
Il y avait un triplicata des mandats à l'intendance, je n'ai plus de place; Les Collèges n'en veulent pas. Puis je les jeter ? merci de vos réponses

Pour moi, il vaut mieux que tu gardes un doubles des pièces de ton collège; pour les doubles ou triples des autres collèges, tu demandes au nouvel AC et aux collèges concernés s'ils veulent les récupérer en leur disant qu'à défaut tu vas les jeter; la conservation des pièces incombe à l'AC et/ou aux établissements concernés et non pas à l'ancien siège de l'AC.

Chers collègues, je m'interroge sur l'obligation pour le comptable de détenir un double des PJ, je dis bien sur l'obligation et non sur l'utilité.
Un comptable peut il imposer à un ordonnateur qu'il lui envoie toutes les PJ en double ?
Je n'ai jamais lu cela, pour ma part l'original de la facture joint à un mandat vaut ordre de payer et justification.
Qu'en pensez vous ?

Il le fait comment le comptable quand il envoie les originaux au SEPLE pour l'apurement?
Il n'a plus rien!!!

Donc oui il lui faut des doubles!

Un comptable n'a pas besoin du double pour payer et bloquer un paiement pour cette raison est infondé. Ça c'est pour le côté règlementaire.

Mais il y a le fonctionnement. Ils peuvent choisir à travers la convention s'ils veulent conserver les doubles chez eux ou dans l'ER vu que les questions leur seront posées. Evidemment, celui qui aura tout gardé répondra plutôt seul, celui qui aura laissé les doubles dans l'ER est en droit d'attendre les éléments de réponse exacts. Si le comptable veut garder les doubles, il faut bien les lui fournir et c'est mieux au mandat. S'il ne les veut pas, il peut quand même demander à les vérifier pour être certain d'avoir tous les éléments de réponse lors d'une éventuelle question ultérieure, puis les rendre à l'ER.

De toute façon, il faut avoir des doubles qui reflètent exactement l'original, alors les fournir ou pas est de peu d'importance car cela ne génère pas trop de travail supplémentaire. Autant ne pas se battre là-dessus et faire comme souhaite l'AC.

coffeeman a écrit:

Donc oui il lui faut des doubles!

Avec des regroupements comptables de plus en plus imposants, il arrive de plus en plus souvent que le problème de la place impose au comptable un choix qui n'était pas le sien au départ.

Bonjour,
Je me permets de rebondir sur le sujet en vous posant une question plus générale : comment sont gérées les archives dans votre établissement ? Considérez-vous tous vos documents (reçus, produits, stockés temporairement, stockés longtemps) comme étant une archive ?
Vu ce post, l'archive a une connotation légale pour un gestionnaire...mais peut-elle être autre ? A valeur historique, statistique ? Simplement pour capitaliser de la connaissance ?
Je travaille sur la problématique des archives dans un rectorat. Le sujet est venu sur le tapis à cause d'un manque de place physique et numérique.
Je me rends compte que le problème est plus général...et concerne le circuit de l'information dans une organisation. Comment rentre-t-elle ? Idéalement via un point d'entrée unique qui de manière dématérialisée enregistre le flux (courrier, mail, factures,etc...) et le redistribue aux services ayant besoin d'en connaitre pour traitement, réponse, stockage temporaire, archivage légal puis reversement aux archives départementales ou autorisation de destruction.
Mais la réalité est bien différente et souvent les agents traitent cette information instinctivement pas méconnaissance du code du patrimoine ou du BO de 2005 pour l’Éducation Nationale. Beaucoup d'agents de la fonction publique se plaignent de recevoir trop d'informations, courriers, mails..mais ces mêmes agents font des doubles, doublons, sauvegardes, copies d'informations dans le cadre de leurs fonctions. Ainsi des concepts tels que le décloisonnement des informations, le principe du "dite-le nous une fois" que l'Administration cherche à établir avec ses usagers...sont-ils des mythes ? peuvent-ils être des réalités pour améliorer le fonctionnement, garantir l'unicité de la donnée et donc sa justesse et sa sécurité, ou pour simplement faire des économies (temps, papier, argent, humain) ?
J'ouvre le débat, si certain veulent bien partager leur opinion à ce sujet, merci de bien vouloir m'envoyer un mail.

coffeeman a écrit:

Il le fait comment le comptable quand il envoie les originaux au SEPLE pour l'apurement?
Il n'a plus rien!!!

Donc oui il lui faut des doubles!

Je garde les doubles dans mon ER pour archivage (et tous les ans je demande l'autorisation de détruire une année de pièces justificatives des comptes).

Mon précédent AC scannait tous les originaux (mandats, OR etc.) pour pouvoir les conserver sans être envahi.
Le tout organisé par bordereau et par ER.
Je trouvais cette solution pertinente.

L'actuel ne garde rien 

PATTY31 a écrit:

Le Collège avait un Agent Comptable Gestionnaire avec 2 collèges rattachés, le poste d'Agent Comptable a été supprimé après son départ à la retraite. J'ai été nommée Gestionnaire.
Il y avait un triplicata des mandats à l'intendance, je n'ai plus de place; Les Collèges n'en veulent pas. Puis je les jeter ? merci de vos réponses

Bonjour,

Afin de savoir si un document peut être détruit (tous les documents peu importe leur date de création et leur support sont des archives d'après le code du patrimoine livre II : Code ), il faut avant connaitre les règles relatives à ces archives. Pour le MENESR, le texte de référence est le BO de 2005 et son instruction d'application : ici ou lien éducation nationale. Vous pourrez ainsi connaitre la DUA (durée d'utilité administrative) de vos pièces et savoir si vous pouvez les détruire ou les reverser aux Archives Départementales. Si vous pensez que vous n’êtes pas concerné car vos documents sont des copies, cela n'est pas un critère suffisant (une copie est aussi une archive !) pour les archivistes. Si vous avez en votre possession les 2 exemplaires : original + double, vous pouvez supprimer le double sans attendre la fin de la DUA et sans autorisation bien sûr. En cas de doute, il existe normalement un référent Education Nationale aux archives départementales de votre département, les EPLE peuvent les contacter.

Merci glenda69, je crois que ces informations et ces réflexions sur la conservation des archives au-delà de leur "utilité administrative" sont extrêmement intéressantes et pourraient faire l'objet d'un article plus détaillé sur l'IZ par exemple. J'y ajouterai cette idée toute simple mise en application avec la démarche qualité de mon ancien Greta : toute boîte ou caisse d'archives doit porter la mention de sa date limite de conservation. Sur le cofi 2013, il doit y avoir marqué "à conserver jusqu'à 2024".

Pour répondre à la question initiale sur les duplicata, à quoi servent-ils dans la vraie vie ? C'est l'assurance-vie du comptable, pour les cas suivants :

- le comptable se prend un platane en allant déposer son cofi, sa voiture prend feu après que les pompiers l'aient désincarcéré (raconté par un formateur, c'est véritablement arrivé !)
- le juge du compte (ou le SEPLE, etc.) appelle pour expliquer que c'est bête, mais ils ont perdu le cofi. C'est pas théorique !
- le juge du compte appelle pour demander des explications sur le cofi. Si l'on a un jeu pas trop loin sous la main, on peut répondre en temps réel en ayant sous les yeux la même chose que la personne au bout du fil. Les infaillibles statistiques zoniennes démontrent que cela suffit à calmer les angoisses du juge dans 61.09 % des cas et que si l'on se débrouille bien on s'évite deux tiers d'enquiquinements pour pas cher

Étant donné les possibilités d'extractions offertes par GFC, désormais le triple n'a plus de raison d'être. Un gestionnaire un minimum professionnel a cent fois plus de chances de trouver les documents concernant une prestation en recherchant par l'imputation qu'en essayant de se rappeler le nom du fournisseur. A fortiori quand le gestionnaire change, c'est même pour cela qu'il existe un plan comptable !

Étant donné que le duplicata est indispensable mais pas obligatoire, et qu'il est de toutes manières composé de copies ne disposant pas de la force probatoire de l'original, strictement rien ne s'oppose à sa conservation dématérialisée. Il faut juste être carré sur le protocole de sauvegardes pour en assurer la survivance à moyenne échéance au moins. C'est en tout cas la meilleure manière qui soit pour un comptable qui change de poste de partir avec son "assurance-vie" sur lui. Le triple dans l'établissement rattaché devient alors un duplicata, qui est bêtement et méchamment scanné, au fil de la production des bordereaux des mandats. On peut même faire plus fort en supprimant tout autre exemplaire que l'original : cela suppose mélanger les mandats de GFC imprimés virtuellement avec le scan des PJ et des pièces complémentaires (bons de livraison, fiches d'appro, marchés, etc.), à l'aide de PDF split and merge par exemple. Ou bien scanner l'original, et adjoindre au PFD ainsi formé un autre fichier contenant la numérisation des pièces complémentaires (mais on perd alors la possibilité de faire des recherches de chaînes de caractères dans le fichier, pour vite y retrouver quelque chose).

En ce qui me concerne, ma pratique depuis plusieurs années (siège support AC puis ER) :
- abandon du 3ème exemplaire "Fournisseur" ;
- scan pdf + reconnaissance OCR de tous les documents liés à des opérations budgétaires ;
- classement des pdf par exercice / service avec nom de fichier Service - Compte - TypeOpération(Mdt, OR...) BorderauNuméroOpération
Ainsi, j'ai la compta budgétaire sur plusieurs exercices directement accessible, y compris par recherche de mots (fournisseurs...) dans les pdf.
Allié aux extractions dans GFC (liste des mandats, liste des recettes...), c'est imparable pour une réponse en 10 secondes à toute recherche...

nopasaran a écrit:

En ce qui me concerne, ma pratique depuis plusieurs années (siège support AC puis ER) :
- abandon du 3ème exemplaire "Fournisseur" ;
- scan pdf + reconnaissance OCR de tous les documents liés à des opérations budgétaires ;
- classement des pdf par exercice / service avec nom de fichier Service - Compte - TypeOpération(Mdt, OR...) BorderauNuméroOpération
Ainsi, j'ai la compta budgétaire sur plusieurs exercices directement accessible, y compris par recherche de mots (fournisseurs...) dans les pdf.
Allié aux extractions dans GFC (liste des mandats, liste des recettes...), c'est imparable pour une réponse en 10 secondes à toute recherche...

Dans mes bras !!!

nopasaran a écrit:

En ce qui me concerne, ma pratique depuis plusieurs années (siège support AC puis ER) :
- abandon du 3ème exemplaire "Fournisseur" ;
- scan pdf + reconnaissance OCR de tous les documents liés à des opérations budgétaires ;
- classement des pdf par exercice / service avec nom de fichier Service - Compte - TypeOpération(Mdt, OR...) BorderauNuméroOpération
Ainsi, j'ai la compta budgétaire sur plusieurs exercices directement accessible, y compris par recherche de mots (fournisseurs...) dans les pdf.
Allié aux extractions dans GFC (liste des mandats, liste des recettes...), c'est imparable pour une réponse en 10 secondes à toute recherche...

Merci à tous pour ces renseignements. Par contre je vais paraître un peu idiot mais qu'Est-ce "reconnaissance OCR"?

C'est de la reconnaissance de caractère dans un document de type image ou pdf.
Concrètement, tous les mots sont reconnus et indexés, l'index étant intégré au document. Lorsque tu fais une recherche, tous les documents contenant ce mot te sont proposés puis, au sein de ceux-ci, toutes les pages concernées.

Nop' a écrit:

C'est de la reconnaissance de caractère dans un document de type image ou pdf.
Concrètement, tous les mots sont reconnus et indexés, l'index étant intégré au document. Lorsque tu fais une recherche, tous les documents contenant ce mot te sont proposés puis, au sein de ceux-ci, toutes les pages concernées.

C'est bien, mais lourd : il faut le bon logiciel, il faut avoir scanné suffisamment bien ses documents, si l'on n'a pas un PC de course cela peut exiger un gros temps de traitement... L'impression virtuelle en PDF des documents me semble plus élégante comme tactique, mais cela devient une question de goût.

Sauf que l'impression virtuelle ne vaut que pour les documents budgétaires issus de Gfc, par pour les pièces jointes.
On a tous, de plus en plus, des photocopieurs avec fonction scanner et introduction automatique ; scanner ou photocopier ne prend donc pas plus de temps.
Quant à l'OCR, il faut effectivement le bon logiciel, lequel n'est pas hors de prix sur des offres éducation. Pour la machine qui le fait tourner, un simple Pc récent suffit et tu peux continuer à travailler sur autre chose pendant que la reconnaissance s'effectue.

Nop' a écrit:

Sauf que l'impression virtuelle ne vaut que pour les documents budgétaires issus de Gfc, par pour les pièces jointes.
On a tous, de plus en plus, des photocopieurs avec fonction scanner et introduction automatique ; scanner ou photocopier ne prend donc pas plus de temps.
Quant à l'OCR, il faut effectivement le bon logiciel, lequel n'est pas hors de prix sur des offres éducation. Pour la machine qui le fait tourner, un simple Pc récent suffit et tu peux continuer à travailler sur autre chose pendant que la reconnaissance s'effectue.

La charte du forum ne permet pas de faire la promo du logiciel OCR que tu utilises. Mais un bon petit article sur l'IZ, ça serait parfait .

Dans la même veine, je serai très intéressée par un retour d'expérience d'une GED (gestion électronique des documents).

J'y réfléchis depuis un bon moment, sans arriver à me décider.
Donc pour l'instant je fais sensiblement comme le collègue : scans, impressions pdf... Il n'y a que la méthode de classement qui semble différer entre nos organisations numérisées