marchés formalisés et liquidation/mandat

Bonjour,

je suis nouvellement nommé sur un poste avec pour mission, entre autres, de liquider et mandater les factures du SRH.
Je découvre que mon établissement participe a beaucoup de marchés de groupement de commandes, avec de nombreux de lots et beaucoup de références (un véritable catalogue Ikea).Normal pour un service de restauration, il faut varier les plaisirs. Jusque là, rien d'inquiétant donc.

Je suis par contre épouvanté devant l'ampleur des vérifications à effectuer pour payer la moindre facture, celle-ci pouvant contenir des achats contenu dans le marché de groupement et à a fois des produits hors marchés formalisé.
Certains fournisseurs ont la fâcheuse tendance a établir de surcroît une facture pour chaque commande, qui peuvent être très nombreuses.
On me l'a présenté ainsi : Il convient de vérifier chaque ligne de facture, établir si le produit est au marché formalisé, vérifier si son prix unitaire correspond au prix convenu du marché" si tant est que ce marché n'est pas fluctuant d'un mois à l'autre...

Je deviens fou, je n'ai aucun idée de avoir si lesdits produits sont aux marché formalisé ou non, si les prix sont fluctuants (je reçois de temps en temps des documents qui semblent tomber du ciel avec de nouveaux prix suivant un indice qui semble aussi tomber du ciel). Ces prix me sont donnés sur papier, mal imprimé, arrivés par fax ou scannés par l'établissement support du groupement d'achat..donc absolument inexploitable informatiquement pour une recherche textuelle ou un semblant de classement.

Bref, je suis à la recherche de toute méthode qui permettrait de simplifier organiser rationnellement un paiement à un fournisseur avant de perdre définitivement confiance dans le bien-fondé du code des marchés publics et des opérations qu'il engendre. 
Je ne suis même pas certain de savoir avec précision et de façon non ambiguë a quel marché ou lots du marché nous avons adhéré.

Uluberlu a écrit:

Bonjour,

je suis nouvellement nommé sur un poste avec pour mission, entre autres, de liquider et mandater les factures du SRH.
Je découvre que mon établissement participe a beaucoup de marchés de groupement de commandes, avec de nombreux de lots et beaucoup de références (un véritable catalogue Ikea).Normal pour un service de restauration, il faut varier les plaisirs. Jusque là, rien d'inquiétant donc.

Je suis par contre épouvanté devant l'ampleur des vérifications à effectuer pour payer la moindre facture, celle-ci pouvant contenir des achats contenu dans le marché de groupement et à a fois des produits hors marchés formalisé.
Certains fournisseurs ont la fâcheuse tendance a établir de surcroît une facture pour chaque commande, qui peuvent être très nombreuses.
On me l'a présenté ainsi : Il convient de vérifier chaque ligne de facture, établir si le produit est au marché formalisé, vérifier si son prix unitaire correspond au prix convenu du marché" si tant est que ce marché n'est pas fluctuant d'un mois à l'autre...

Je deviens fou, je n'ai aucun idée de avoir si lesdits produits sont aux marché formalisé ou non, si les prix sont fluctuants (je reçois de temps en temps des documents qui semblent tomber du ciel avec de nouveaux prix suivant un indice qui semble aussi tomber du ciel). Ces prix me sont donnés sur papier, mal imprimé, arrivés par fax ou scannés par l'établissement support du groupement d'achat..donc absolument inexploitable informatiquement pour une recherche textuelle ou un semblant de classement.

Bref, je suis à la recherche de toute méthode qui permettrait de simplifier organiser rationnellement un paiement à un fournisseur avant de perdre définitivement confiance dans le bien-fondé du code des marchés publics et des opérations qu'il engendre. 
Je ne suis même pas certain de savoir avec précision et de façon non ambiguë a quel marché ou lots du marché nous avons adhéré.

1/ Les lots auxquels vous adhérez : c'est la première chose à recenser. Vous pourrez déjà faire un premier tri sur le type de produits à vérifier.
2/ Lorsque je mandatais les factures alimentaires, j'avais la chance d'avoir un chef qui m'indiquait sur un post-it pour chaque facture, les lignes associées à chaque marché. Il est en effet bien plus simple pour la personne qui passe commande de savoir où elle a commandé et pourquoi ! Donc à voir avec la personne concernée s'il y a moyen d'obtenir des infos.
3/ Les prix mensuels mis à jour : faites confiance à la personne qui vous les envoie. C'est son boulot, elle suit ça tous les mois, recherche les indices mis à jour dans les publications adéquates, en fonction des clauses du marché signé. Par contre vous pouvez peut-être prendre contact avec elle pour convenir d'un nouveau mode de transmission ?

Courage ; tout est histoire d'organisation et de dialogue

Pour le 3, je dirais que la confiance n'exclue pas le contrôle, par sondage si besoin.

Alo a écrit:

Pour le 3, je dirais que la confiance n'exclue pas le contrôle, par sondage si besoin.

Tout à fait d'accord !

Mais le collègue a l'air un peu abattu par ce qui lui tombe sur le coin du nez cette année. Il faut peut-être agir selon quelques priorités et comprendre d'où viennent les tableaux de chiffres qu'on lui distribue chaque mois, ce sera peut-être pour un deuxième temps (d'autant que le plus dur est de savoir où chercher)