comment prioriser son action?

Bonsoir à toutes et tous,

Je viens d'être nommé gestionnaire en EPLE. Il s'agit d'une création de poste de gestionnaire dans un lycée professionnel municipal qui devient EPLE à compter du 1er septembre 2014.
Il s'agit également de mon premier poste en tant que gestionnaire. Je trouve le challenge intéressant, toutefois je n'ai presque pas d'historique de l'établissement, ce qui me parait étonnant compte tenu de tout ce qu'il va y avoir à faire dans un temps relativement court. Le chef d'établissement est également nouveau.

Après une semaine en poste et après avoir échangé avec un peu tout le monde (agents de service, profs, chef des travaux,...), je constate qu'il devrait y avoir pas mal de travail: peu de choses sont formalisées aussi bien avec les agents que les entreprises, l'établissement est peu suivi par sa tutelle. Au premier coup d'œil l'établissement me parait assez vétuste.

Bon, l'équipe a l'air très sympa, je vais être épaulé par un tuteur et j'ai pris contact avec mon agent comptable.

Mais question timing, je trouve ça assez short. Je commence tout juste à installer mon bureau: commander du matériel, un ordinateur, bientôt faire installer les logiciels de gestion GFC, etc. 

Or ce que je me demande un peu bêtement c'est qu'est-ce je vais bien pouvoir faire avant l'échéance du 1er janvier 2014, date à laquelle le 1er budget de l'établissement devra être effectif?

J'ai peu de visibilité: je ne sais pas encore si la viabilisation va être comprise dans ma DGF. Je ne sais pas exactement quel était le "train de vie" de l'établissement pour le fonctionnement courant puisque tout passait par la ville, je n'ai pas une connaissance précise des recettes concernant les objets confectionnés et la taxe d'apprentissage, sans compter le temps nécessaire pour la prise en main de GFC...

Les instances décisionnelles de l'établissement ne sont pas encore installées. Il va donc falloir procéder à des élections. Il faudra rapidement que je me penche sur le fonds social lycée, le fonds cantine, les bourses des élèves car c'est un établissement où il y a beaucoup de jeunes en difficulté.

Vais-je également devoir lancer plein de MAPA (ce qui sera également une première me concernant) pour avoir des contrats en bonne et due forme avec des entreprises pour assurer l'entretien, la maintenance, les questions de sécurité? Et ce à quelle échéance : janvier 2014? J'imagine que j'aurai à suivre tout ça de très près car l'établissement a failli avoir une fermeture administrative il y a quelques années pour des raisons de sécurité.

Comme vous le voyez, j'ai beaucoup de questions. Bien sûr, j'espère que la CTR pourra m'apporter quelques réponses. Mais je trouve le temps long... peut-être que je suis perfectionniste ou d'un naturel anxieux, peut-être aussi que je n'arriverai pas à atteindre mes objectifs mais d'après vous, qu'est-ce que je devrais faire prioritairement durant les 4 mois à venir? comment je devrais organiser mon travail pour être le plus efficace possible et me dire que je n'ai rien à regretter si, le cas échéant, il y avait un problème?

Tu dois être un nouveau GM parmi les 12 lycées municipaux de paris transformés en EPLE. Dans un premier temps, fais le point avec ton tuteur sur les priorités.
Pour la partie budget, peut etre demander un RDV avec la mairie de Paris, histoire d'éplucher un peu la compta budgétaire pour te permettre de faire le 1er budget de ce bahut.
Ensuite, il y a des groupements de commande en cours sur IDF notamment sur la sécurité (organisé par le Lycée Janson de sailly), papeterie/hygiène (JB SAY)... peut être peux tu te raccrocher à d'autres groupements de commandes ? Une fois cela fait, effectivement, il va falloir faire des marchés dans certains domaines pour procéder à tes achats.
Il serait intéressant également de faire une réunion avec l'équipe "travaux-maintenance" de la ville de paris pour tenter d'avoir un état des lieux du bahut. Crée ton registre de sécurité, fait un tour du bahut avec l'OP et inventorie tous les "soucis" (notamment pour ta discussion avec la Région le moment venu), fait la liste de tous les contrôles obligatoires à faire et programme leur venue pour courant 2015. Après ces contrôles obligatoires, tu y verras plus claires sur les soucis de sécurités.
Et puis, après vais ce que tu peux avec ce que tu as et le temps dont tu disposes... Ca va etre une année chargée mais très intéressante, car tout est à créer. Appuie toi sur ton tuteur et éventuellement aussi les collègues des autres lycées dans le meme cas que toi, les GM de ton bassin...

Bon courage !

en effet!

merci pour tes conseils, je note.

par contre, la CTR reste la mairie de Paris jusqu'à 2020. La Région ne participe qu'à la marge sur des trucs comme les manuels scolaires, ai-je cru comprendre.

Sur l'AP, je ne suis d'ailleurs pas certain qu'on puisse bénéficier des financements sur projets de la Région.

J'espère au moins que les services de la ville pourront apporter des réponses précises - notamment sur les questions financières et de sécurité - car j'ai l'impression que l'information ne circule pas toujours très bien entre les différents services.