besoin de conseil pour la caisse

bonjour,

Je m'explique :  j'ai une regie pour encaisser les voyages et la vente de carnets.
Quand je recois des cheques pour les voyages je les encaisse en regie mais pour les especes, comme je suis loin de mon AC, je les rentre sur un doc excel caisse dans lequel j'inscrits les numeros de recus, et le nombre de piece que jai et je ne les entre dans ma regie qu'au moment ou je sais que je vais decaisser dans la foulee.
est ce que je faits bien?

merci

Bon, moi aussi je suis loin de mon AC, mais ma régie me permet comme toi d'encaisser entre autre les voyages etc...Alors que ce soit en chèques ou en espèces, je les rentre en régie au fur et à mesure (non ce n'est pas une chanson...). Et je ne décaisse les espèces que lorsque je vais à la TG. Les chèques le sont journalièrement.

en fait je nosais pas jusque la entrer les especes car j"avais peur de devoir tout decaisser en meme temps et donc aller à l"AC.
En plus, j'ai une regie d'avance, l'AC m'a conseille de ne pas travailler avec la regie

Non.
Il faut rentrer au fur et à mesure (quotidiennement) les encaissements en espèces dans ton module Régie.
Ton 531 de la régie doit correspondre au contenu de ton coffre tous les soirs
Et dès que la caisse est mouvementée (encaissement ou decaissement) on met à jour le registre de caisse.

Messages se sont croisés...
Même pour le suivi de la régie d'avances il faut utiliser le module Régie
Unité de la caisse et pour avoir un 531 qui correspond réellement au contenu du coffre.

je ne dois plus me servir de mon doc excel alors, ou je le garde pour avoir une trace papier a chaque fois que jai un encaissement (2 ou 3 fois par mois sans les voyages)

pour l'avance, l'ac me dit de ne pas m'en servir surtout pour ne pas generer les dao

du coup a chaque fois que j'ai un encaissement je fais une fin de journee ?
et la fin de periode?

Tu enregistres tout chaque jour, chèque et espèces dans ta régie.

Mais si tu as trois chèques, tu ne t’embêtes pas à faire une fin de journée!!!

Tu laisses, dans l'esprit c'est comme si tu avais des liquidations en attente.

Ensuite quand tu as un nombre suffisant de CH, tu lances les éditions du bordereau puis tu fais ta fin de journée.
Et c'est la fin de période qui te permettra de réaliser le transfert des écritures automatiques vers l'AC.

Comme le dit MOA, régie d'avance et/ou de recette, tout doit être enregistré dans la régie.

LE 531 du tableau des disponibilités correspond à ta caisse physique et le 5112 (ou son code plutôt) correspond aux encaissements de CH avant fin de période.

LE module est très bien pour suivre précisément une régie même importante.
Le transfert des DAO est très bien également. Si l'AC te dit de ne pas l'utiliser c'est dommage.

Entièrement d'accord avec Coffeeman.
La génération automatique des DAO - dépenses du régisseur génèrent en plus automatiquement les écritures 4723xx-543xx lors de la validation du mandat. Donc moins de travail à l'agence comptable.
Alors pourquoi se passer d'une aide?
Je ne vois pas.
À moins de méconnaître les fonctions du logiciel...

Pour la validation de la journée, on n'en fait pas une quotidiennement bien sur.
On attend d'avoir assez d'encaissements.
Ou obligatoire si le montant de l'encaisse max est atteint.

MOA a écrit:

À moins de méconnaître les fonctions du logiciel...

Je crois que tu as donné la réponse...

et combien de temps on peut garder des cheques avant de les envoyer?

sacapatate a écrit:

et combien de temps on peut garder des cheques avant de les envoyer?

En théorie, on ne les garde pas.

En pratique, un envoi par semaine, c'est bien. Mais cela dépend également du nombre de chèques que tu encaisses au quotidien.
Je dirais que la fréquence d'envoi peut aussi varier selon les périodes. Quand c'est super busy et qu'on encaisse à tour de bras, on envoie plus souvent...

Normalement c'est dès le lendemain...
Mais il faut être logique, c'est stupide d'envoyer des bordereaux avec 3 chèques.

Il faut surtout être attentif aux modalités de conservation de ces chèques pour prouver en cas de contrôle qu'on ne fait pas n'importe quoi (remise eu coffre, dans une armoire sécurisée...)

C'est pour ça que je dis qu'il faut enregistrer les chèques au fil de l'eau, quitte à les laisser en instance mais au moins en cas de vol on a les références des chèques.