Pièces comptables

j'aurais voulu savoir comment se passait chez vous le rangement des pièces comptables en cours d'exercice ???
vous transmettez en cours d'années les pièces ?
vous transmettez tout ( pj et doubles ) en fin d'année ???
et qui range à l'agence comptable les personnes des collèges rattachés ou autres ???????
juste pour savoir ce qui se fait ailleurs...........

Transmettre les pièces à qui ? Les originaux au COFI me semblent suffire.

Le rangement à l'agence comptable se fait par le personnel de l'agence comptable.
Je n'exige que ce que je suis en droit réglementairement d'exiger donc si l'agence est ici, c'est à nous de ranger les documents comptables.
Maintenant si un personnel des collèges veut venir nous donner un coup de main...

Mon AC exige que ce soit moi et mon adjoint qui rangions les originaux et doubles des mandatements chez lui.... ainsi que les ordres de recettes
si originaux et doubles pas signés pas paiement dit il...... et pas paiement il ya

ben t'es tombé sur un bon, ch'ais pas qui est le plus tordu chez toi.

As tu une convention d'agence comptable détaillant le rôle de chacun ?

Concernant les signatures, la seule obligatoire est celle de l'ordonnateur sur le bordereau des mandats. Dans ce cas là, si absence, en effet, l'AC ne paie pas car la signature atteste le service fait et même désormais le caractère exécutoire des pièces jointes :

décret n° 2007-450 du 25/03/2007

voir l'article 3

bon courage

Je ne mets jamais les pieds à l'agence comptable. J'envoie tout par la poste.

j'envoie, (avec bordereau des pièces transmises depuis janvier, j'ai fait des progrès !)
les mandats et ordres de recettes en double exemplaire : original + duplicata, avec les pièces jointes agrafées
je joins les disquettes de transfert, la situation des dépenses et recettes engagées /...
je conserve le 3ème exemplaire avec la 3° copie des pièces jointes
Bordereaux signés du principal. je n'ai rien signé de l'AC.

Je ne classe et ne range que dans mon établissement où mon AC ne met jamais les pieds, si ce n'est pour les conseils d'administration.

Colombane a écrit:

Je ne mets jamais les pieds à l'agence comptable. J'envoie tout par la poste.

j'envoie, (avec bordereau des pièces transmises depuis janvier, j'ai fait des progrès !)
les mandats et ordres de recettes en double exemplaire : original + duplicata, avec les pièces jointes agrafées
je joins les disquettes de transfert, la situation des dépenses et recettes engagées /...
je conserve le 3ème exemplaire avec la 3° copie des pièces jointes
Bordereaux signés du principal. je n'ai rien signé de l'AC.

Je ne classe et ne range que dans mon établissement où mon AC ne met jamais les pieds, si ce n'est pour les conseils d'administration.

Que tu n'aille pas à l'AC, ok.

Par contre, qu'il n'aille pas dans un établissement qu'il a en responsabilité, où tu es peut être régisseur, où il y a surement des stocks ne plaira pas à des controleurs...

euh.. Il n ya pas eu de convention de votée... L histoire est un peu tendue entre les deux etablissements... Point de communication entre le CE et l AC je suis l intermédiaire

bon alors je te conseillerais de ne pas te compliquer la vie si tu n'y est pour rien dans l'histoire.
ton supérieur est ton chef d'établissement et en aucun cas l'AC, fais lui part des exigences de l'AC, signale lui ce que la réglementation demande (signatures), qu'il n'y a pas de convention spécifiant que tu dois aller ranger le bureau de l'AC.
ensuite tu attends ses instructions et tu les suis.

j'aurais voulu savoir comment se passait chez vous le rangement des pièces comptables en cours d'exercice ???


les pièces comptables sont rangées par le personnel de l'AC - les doubles restent au collège - il n'y a pas de triplicata - l"AC vient à un CA par an celui du cofi. c'est mon quatrième AC et ils ont toujours procédé comme ça - Par contre si j'ai des problèmes avant mes CA je prends rendez-vous et il me reçoit. ils ne m'ont jamais demandé d'aller travailler à l'agence comptable ; de toute façon je ne vois pas pourquoi il faudrait que je me défonce alors qu'autour de lui certains se la coulent douce pedant que je rame seule GM sur un collège.

Je tombes des nues quand je lis que certains parmi vous ne vont jamais à l'agence comptable, ou que votre AC ne vient pratiquement jamais chez vous.
Quand j'étais GM, j'allais au moins deux fois par mois voir mon AC, et lui venait au CA du compte fi, et chaque fois que je le lui demandais pour un boulot comptable bien précis.
Maintenant que je suis comptable, j'ai une visite par semaine, soit trois jours, des trois gestionnaires des trois bahuts rattachés. Ils réceptionnent leurs mandats/or, encaissent leurs chèques et rangent leurs documents comptables ! Je n'ai pas assez de personnel dans mon agence comptable pour leur faire subir cette surcharge de travail (1 poste et demi). Tout le monde a subi depuis trois ans des suppressions de poste, et on est bien obligés de s'entraider.

D'accord avec ODYSSEUS. Dans mon AC, j'ai mis en place un calendrier pour les établissements rattachés. Et, j'ai souhaité que les GM se rendent au moins 1 fois/mois à l'Ac (c'est écrit dans la convention). Je me déplace également régulièrement dans les établissements de l'AC. N'ayant qu'un poste, je leur demande aussi de faire du classement des pièces qui les concernent.

Et, je trouve cela bien normal, surtout quand cela est fait en parfait accord avec les interessés.

A long terme, nous serons tous morts...

Ici, nos gestionnaires nous envoient la plupart du temps un agent pour nous transmettre leurs pièces (original + double), parfois ils se déplacent quand ils ont le temps, c'est nous qui contrôlons mandats et OR, les passons en compta et les rangeons. On revérifie nous-même les pièces avant l'envoi à la TG et on met même les numéros des inventaires sur les mandats s'ils n'en ont pas eu le temps. Mais bon, on est des crèmes et eux sont toujours prêts à coopérer ... Par contre, il ne se passe pas un jour sans qu'on se téléphone, pour un conseil, une demande, une remarque, ... ou pour le plaisir...

Ben moi j'allais au 1er trim à l'AC toutes les deux/trois semaines. Maintenant on essaye de se voir presque toutes les semaines (une semaine j'amène mandats et OR, que je range; la suivante j'encaisse les chèques, chez elle, et on en profite pour parler de nos pb de comptabilité). Mais en 6 mois elle n'est venue que deux fois chez moi, sans rien contrôler. Je n'ai pas connaissance d'une convention.

Les façons de s'organiser sont différentes. Mais pour venir à l'AC, d'où viennent vos GM ? Pour moi qui suis toute seule dans mon établissement, si je suis absente, cela me fait au moins 3 heures d'absence.
En cas d'envoi "urgent", c'est l'OP qui fait le voyage. De ma campagne, çà prend du temps de venir à la ville !
Pour la régie, je dépose les fonds à la Trésorerie locale qui, elle n'est qu'à un quart d'heure de route. Et les chèques, par la poste.

PS : le fax fonctionnne plusieurs fois par jour. Je préfère lorsqu'il y a des instructions à suivre, cela m'évite de mal comprendre ce que l'on me demande.

Moi aussi, 3 heures d'absence minimum. Mais pas parce que c'est loin ou que j'y vais en vélo (à 15 ou 20 minutes à bicyclette). J'y passe souvent une demi-journée. Mais je fais ma compta surtout le soir (la nuit parfois) ou le W-E (comme tout agent comptable qui se respecte, si j'ai bien compris ?), pour rattraper le temps "perdu".

Tétard a écrit:

Mais je fais ma compta surtout le soir (la nuit parfois) ou le W-E (comme tout agent comptable qui se respecte, si j'ai bien compris ?), pour rattraper le temps "perdu".

t'es tard if
you're too busy
8)

CpC

pragmatordu59 a écrit:

j'aurais voulu savoir comment se passait chez vous le rangement des pièces comptables en cours d'exercice ???
vous transmettez en cours d'années les pièces ?
vous transmettez tout ( pj et doubles ) en fin d'année ???
et qui range à l'agence comptable les personnes des collèges rattachés ou autres ???????
juste pour savoir ce qui se fait ailleurs...........

Piéces transmises en original uniquement par le GM. Contrôle, rangement et mise en forme pour le cofi fait par l'Agence Comptable (pour moi ce n'est pas le travail du GM).

N@n@rd a écrit:

Piéces transmises en original uniquement par le GM. Contrôle, rangement et mise en forme pour le cofi fait par l'Agence Comptable (pour moi ce n'est pas le travail du GM).

le comptable que je sers avec beaucoup de bonheur et de volupté demande également les doubles
sinon idem N@n@rd,
je n'aimerais pas que des collègues viennent faire du rangement "chez moi", en contrepartie, convention et facturation de frais de fonctionnement

Chaque Ac a son organisation propre. Mais, j'estime tout de même que les GM ou leur adjoint ont un minimum de tâches à remplir à l'AC, notamment lorsqu'il y a un déséquilibre de moyens humains entre l'Ac et les établissements rattachés. Si je considère que mes collègues de l'intendance comme faisant partie d'un établissement rattaché, l'Ac ne peut fonctionner avec deux personnes (l'AC + 1 collègue). D'où, ce type d'organisation acceptéé par tous.

A long terme, nous serons tous morts...

Le Keynésien et moi sommes sur la même longueur d'onde.
Ranger les pièces comptables de son établissement n'est peut-être pas du boulot d'un GM, oui, mais à condition d'avoir le personnel qu'il faut à l'agence comptable. Et je le repète, ce n'est pas mon cas.
Chacun doit s'adapter, finalement. Sinon, asphyxie de tous les bords et pétage de plombs.

Le Keynésien a écrit:

Chaque Ac a son organisation propre. Mais, j'estime tout de même que les GM ou leur adjoint ont un minimum de tâches à remplir à l'AC, notamment lorsqu'il y a un déséquilibre de moyens humains entre l'Ac et les établissements rattachés. Si je considère que mes collègues de l'intendance comme faisant partie d'un établissement rattaché, l'Ac ne peut fonctionner avec deux personnes (l'AC + 1 collègue). D'où, ce type d'organisation acceptéé par tous.

A long terme, nous serons tous morts...

Pouquoi pas mais à condition qu'il y ait une certaine réciprocité (quelqu'un de l'AC peut se déplacer si besoin). Par ailleurs, le GM peut avoir des priorités plus cruciales que les questions comptables (problèmes sanitaires, problèmes de personnel....). J'ai parfois l'impression que, pour l'AC, un problème comptable est un problème prioritaire ! Pour moi un problème comptable ne présente - en principe - pas un carctère d'urgence absolue! C'est un problème parmi d'autres souvent plus cruciaux (sécurité, conflits avec les agents...). De même, des tâches comptables peuvent ne pas être prioritaires par rapport à d'autres (problèmes matériels...). Je pense que l'AC doit prendre en compte celà, d'autant plus qu'il peut lui même être confronté à ces questions avec son propre établissement.

BEBERT a écrit:

Le Keynésien a écrit:

Chaque Ac a son organisation propre. Mais, j'estime tout de même que les GM ou leur adjoint ont un minimum de tâches à remplir à l'AC, notamment lorsqu'il y a un déséquilibre de moyens humains entre l'Ac et les établissements rattachés. Si je considère que mes collègues de l'intendance comme faisant partie d'un établissement rattaché, l'Ac ne peut fonctionner avec deux personnes (l'AC + 1 collègue). D'où, ce type d'organisation acceptéé par tous.

A long terme, nous serons tous morts...

Pouquoi pas mais à condition qu'il y ait une certaine réciprocité (quelqu'un de l'AC peut se déplacer si besoin). Par ailleurs, le GM peut avoir des priorités plus cruciales que les questions comptables (problèmes sanitaires, problèmes de personnel....). J'ai parfois l'impression que, pour l'AC, un problème comptable est un problème prioritaire ! Pour moi un problème comptable ne présente - en principe - pas un carctère d'urgence absolue! C'est un problème parmi d'autres souvent plus cruciaux (sécurité, conflits avec les agents...). De même, des tâches comptables peuvent ne pas être prioritaires par rapport à d'autres (problèmes matériels...). Je pense que l'AC doit prendre en compte celà, d'autant plus qu'il peut lui même être confronté à ces questions avec son propre établissement.

Je partage pour l'essentiel l'analyse de Bébert en ce qui concerne le nécessaire classement de l'importance des choses .
Avec un bémol cependant : le comptable est coincé par des dates précises . Le boulot doit être fait avant le butoir pas après .
Ceci dit, quand il y a vraie urgence du style catastrophe matérielle ou pire gestion d'embrouille de personnel, bien plus compliquée à gérer si l'on ne prend pas l'affaire à la première alerte, il n' y a pas de honte à aller voir le CE pour lui demander un coup de main qu'il accordera s'il est conscient de l'urgence et intelligent, soit en intervention directe, soit en détachement d'heures de personnel pour tenir les délais si l'intendant devra passer du temps à régler l'imprévisible . Bon si l'AC est bordélique (cela n'existe pas sauf à lire certaines contribs ici, mais ailleurs vraiment cela n'existe pas) il devra prendre sur ses soirées et fins de semaines . Comme tout CE bordélique . Avec détachement . C'est d'ailleurs un très bon entrainement pour qui veut se voir détaché .

CpC

je pense qu'il faut travailler en bonne intelligence si coup dur il y a,
autant d'un côté que de l'autre mais de là à aller faire régulièrment le classement à l'agence comptable ! moi ça m'oblige à fermer l'intendance du collège - si vous êtes dans une grande ville, il faut prendre en compte le temps perdu dans les embouteillages, la place pour se garer - c'est peut être aussi pour cette raison que les gens se déplacent moins et qu'il privilégie les contacts téléphoniques, fax, internet

Perso par rapport à mes prédécesseurs, j'ai rapatrié les originaux des mandats des trois établissements dans mon propre bureau, les duplicata demeurant à mon secrétariat. Je suis convaincu que c'est une bonne chose de les séparer physiquement, d'autre part régulièrement ça m'arrange d'avoir un jeu des mandats sous la main.

Et c'est moi qui fais le classement, ça me donne l'occasion de tout pointer, et de m'assurer que tout est là. Quand il y a vraiment trop de boulot, je demande à un collaborateur de bien vouloir le faire, mais je préfère le faire la nuit ou le ouiquende au besoin.

Ayant connu plus souvent des situations de GM quasi seul dans son bahut pour tout assumer, il m'a toujours été difficile d'accepter de faire du classement à l'AC. (je ne l'ai fait qu'une fois, la première année dans un de mes postes). Et puis l'éloignement n'est pas non plus un facteur favorable à cette "coopération".
Cependant, il est vrai que tout dépend de la situation de l'AC et que, s'il y a carence de moyen, on doit se serrer les coudes et s'entraider.

Avant j'étais en agence comptable et je rangeais toutes les pièces des établissements rattachés au fur et à mesure. Je n'avais plus qu'à les repointer rapidement pour la mise en boite. Elles étaient déjà contrôler à la base donc un gain de temps. Mes gestionnaires ne participaient pas à ses opérations.
Maintenant je suis juste GM et mon agent comptable me demande de participer à toutes les opérations de l'agence y compris l'endossement des chèques à chaque remise de régie. Il dit qu'il n'a pas assez de personnel.
Cette année alors que je suis stagiaire et que j'ai un éblissement avec une situation comptable "étrange" j'ai même du faire son rapport pour la présentation au CA. Il n'est même pas sûr de venir ....

Alors je crois que les organisations sont aussi variable que les agents comptables...

Alors je crois que les organisations sont aussi variables que les agents comptables


oui tu as tout compris - par contre il faut te défendre tu n'as plus qu'à aller t'installer à l'agence comptable si tu continues comme ça !

chaque établiseement a apparemment sa propre organisation.. Mais bon !!
Moi ca me semble toujours autant bizarre que ce soit moi ou mon adjoint qui devions tout nous taper... Je saisis les dao en compta gene, je fais les depreciations, nous saisissons les encaissements des cheques etc etc Nous passons beaucoup de temps à lagence comptable. Au minimum une matinée par semaine... En ces temps de cofi j yvais tous les jours.....pour classer

pragmatordu59 a écrit:

chaque établiseement a apparemment sa propre organisation.. Mais bon !!
Moi ca me semble toujours autant bizarre que ce soit moi ou mon adjoint qui devions tout nous taper... Je saisis les dao en compta gene, je fais les depreciations, nous saisissons les encaissements des cheques etc etc Nous passons beaucoup de temps à lagence comptable. Au minimum une matinée par semaine... En ces temps de cofi j yvais tous les jours.....pour classer

C'est bizarre en effet. Mais qu'en pense ton CE, c'est lui l'ordonnateur d'abord.
Sait il que l'AC n'a aucunement le droit de t'imposer ces taches ?

pragmatordu59 a écrit:

Je saisis les dao en compta gene, je fais les depreciations, nous saisissons les encaissements des cheques etc etc Nous passons beaucoup de temps à lagence comptable. Au minimum une matinée par semaine... En ces temps de cofi j yvais tous les jours.....pour classer

Pour moi ce serait hors de question, tout simplement. Sur mon arrêté de nomination il y a un seul établissement ce qui exclut donc d'aller travailler en plus au siège de l'agence comptable. Donc, je n'irais pas passer les écritures de compta géné pour le compte de mon AC.
J'accepte simplement d'aller vérifier les pièces au moment de la constitution des paquets pour le cofi

Si celui-ci estimait qu'il n'avait pas le personnel suffisant pour assurer toutes les tâches qui lui incombent, il n'aurait qu'à se retourner vers sa hiérarchie mais pas vers les gestionnaires des établissement rattachés. Nous aussi avons déjà assez de boulot comme cela.

Bon il faut que je me calme les vacances arrivent