REMBOURSEMENT ELEVES APRES VOYAGE

Pendant longtemps j'ai pensé que le C.A pouvait fixer un tarif maximal en me disant que cela était légalement possible.

Pourtant, je n'ai jamais pratiqué puisque j'appliquais ledit tarif maximal.

En cas d'insuffisance des recettes des familles, je faisais peser systématiquement peser le dépassement des charges sur l'EPLE.

Aujourd'hui avec le contexte budgétaire, j'applique un mode de calcul simple: coût total / nombre de participants (élèves et accompagnateurs).

J'admets volontiers que faire ajuster la différence sur l'EPLE ne serait plus possible et demanderai au C.E de modifier la participation des familles au prochain C.A.

A contrario, il s'agirait d'inclure ce dépassement dans la politique de l'EPLE rapportée à ses moyens budgétaires.

Tout serait plus facile si la règle était respectée et pas adaptée ici et là pour faire plaisir.

Mais au fond cela renvoie à une mauvaise prévision budgétaire ainsi qu'à une mauvaise organisation interne des EPLE puisque les budgets prévisionnels ne sont en général pas votés sur des éléments solides (devis, prévision du nombre de participants).

VBM, Volcan et Alo ont donc raison sur ce sujet alors que nous devrions tous nous accorder pour affirmer que la fixation d'une participation maximale n'est pas légale.

Stoïk a écrit:

Et je suis à peu près certain que la solution n'est pas dans la multiplication des postes à profil, en contrôle de légalité comme ailleurs, qui ne feront que multiplier l'enfermement dans des "métiers" au détriment de l'embryon de polyvalence qu'on est arrivé à préserver jusque là...

Et moi je dis que c'est cette pseudo polyvalence au rabais qui est la cause des maux de l'administration de l'EN. Cette polyvalence qui laisse croire qu'on peut passer du jour au lendemain d'un poste de chef de service au rectorat à un poste d'agent comptable, d'adjoint-gestionnaire chargé du SRH au bureau du contrôle de légalité, de responsable du bureau des examens un 31 août à gestionnaire de lycée le lendemain.

"On" ne peut peut-être pas, mais "on" le fait, et "on" en connait les avantages et les inconvénients.

Les inconvénients de postes tous profilés sur des métiers différents, on va bientôt les connaitre.
Et il sera un peu tard pour recoller les morceaux... car il est toujours plus facile de séparer que de réunir.  

D'autre part on mélange les problèmes, si la formation est défaillante, on l'améliore, ce n'est pas le profilage qui règlera le problème de notre formation indigente.

Quant au problème des gens incompétents parce qu'ils ne sont pas faits pour le job, la "fausse polyvalence" leur permet de changer de boulot plus facilement qu'un système de postes à profil.

Laxman a écrit:

Mais au fond cela renvoie à une mauvaise prévision budgétaire ainsi qu'à une mauvaise organisation interne des EPLE puisque les budgets prévisionnels ne sont en général pas votés sur des éléments solides (devis, prévision du nombre de participants).

VBM, Volcan et Alo ont donc raison sur ce sujet alors que nous devrions tous nous accorder pour affirmer que la fixation d'une participation maximale n'est pas légale.

Détrompe-toi sur le fait que les variations ne sont que le fruit de mauvaises prévisions budgétaires car souvent on tourne en rond sur ces sujets.

Sachant qu'un CE ne signe le contrat que lorsque ce dernier qui a permis de fixer en même temps le prix pour les familles est passé en CA puis aux AC, mais sachant aussi que les options sur les places de train et d'avion sont relativement courtes et ne sont réservées définitivement qu'au moment où le contrat est signé (et je ne parle pas des taxes), il n'est pas rare de voir des écarts entre le moment de l'élaboration du budget et celui de la signature. Dès lors, un prix fixe est juste une contrainte de plus qui outre le fait de devoir en remettre une couche, et puis une troisième à la fin si une sortie n'a pas eu lieu, oblige surtout les CE à s'écarter d'autres sentiers réglementaires puisque ce dernier acceptera la modification de prix avant le CA suivant afin que les places demeurent disponibles et que le voyage se poursuive. Cela me semble bien plus gênant qu'un prix maxi qui borne les choses une fois pour toutes.

Le prix maxi n'est pas légal, c'est indéniable. Mais à choisir, je préfère un prix maxi et rien d'autre en dehors des clous que des augmentations acceptées puis présentées au CA suivant qui devient une chambre d'enregistrement. Et d'ailleurs, on fait quoi si le CA refuse? Donc, dans le doute, on attend le CA et donc on perd les places, et donc on ne fait pas de voyage. C'est caricatural, mais pas trop. Et parce que je travaille avec un AC qui ne connaît pas la notion de nuances, j'apprécie (euphémisme) que le contrôle de légalité sache faire la différence entre rigueur et rigorisme, entre exigence et intransigeance.

Je sais que ça ne va pas faire plaisir à volcan et à bien d'autres, et je m'en excuse. Mais tant pis, il faut bien que j'assume le fait de ne pas tout bien faire. Qui peut d'ailleurs se prévaloir de tout bien faire, de ne pas pouvoir mieux faire? Chacun dans nos fonctions, nous sommes obligés de peser le pour et le contre entre le strict respect de la règle et son "interprétation". J'appelle cela des compromis, non des compromissions, mais cela n'engage que moi.

Ceci étant, je ne fais que défendre un point de vue que je sais être valable pour faire fonctionner un EPLE mais non défendable d'un point de vue réglementaire. Et si un jour cela devait changer, j'appliquerais la règle édictée et me contenterais de renvoyer chacun à ses responsabilités, sans accuser mais en informant. Il faut croire que le DASEN le sait et que nous sommes d'accord sur le fait que c'est à éviter.

Et d'ailleurs, dans cette histoire, ce sont moins les AC, GM ou contrôleurs de légalité plus ou moins dans les clous qu'il faut pointer du doigt, mais plutôt les textes toujours plus complexes, abscons et déconnectés de la réalité (et je ne parle pas des collègues rédacteurs mais de ceux qui au plus haut niveau fixent les orientations et valident ces textes avant diffusion sans chercher à mesurer les dégâts potentiels).

ALO résume bien le problème.   

Personnellement, je le contourne en faisant voter un tarif initial "large".
Après la réalisation du voyage, une fois le budget finalisé, on soumet au CA une baisse de la participation des familles, ce qui permet de rembourser le reliquat.

Mais il est arrivé, je dois l'avouer, que le remboursement se fasse avant la 2nde décision du CA

Alo a écrit:

Je sais que ça ne va pas faire plaisir à volcan et à bien d'autres, et je m'en excuse. Mais tant pis, il faut bien que j'assume le fait de ne pas tout bien faire. Qui peut d'ailleurs se prévaloir de tout bien faire, de ne pas pouvoir mieux faire? Chacun dans nos fonctions, nous sommes obligés de peser le pour et le contre entre le strict respect de la règle et son "interprétation". J'appelle cela des compromis, non des compromissions, mais cela n'engage que moi.

Nous faisons tous des compromis. Personne ne peut se targuer d'être nickel sur tout, c'est impossible.
Mais ce n'est pas pour cela que nous ne pouvons pas essayer de faire mieux. Donc de faire savoir à ceux avec qui nous travaillons que nous sommes "coulants" pour telle ou telle raison. Parce que la règle est là, elle est pénible, mais elle existe.
C'est en cela que la réponse de Nabolito me choque. On peut laisser passer un acte "limite" mais au moins on prévient. Pour que le GM apprenne. Ou son CE. Parce que si ce n'est pas le contrôle de légalité qui va rappeler le droit, si l'agent comptable passe pour un illuminé qui invente des règles juste pour ennuyer les ER, là c'est à désespérer.
Nous sommes sur ce forum pour échanger nos pratiques mais aussi pour rappeler le cadrage. En tout cas, je vois les choses ainsi. Ce forum est un lieu d'échanges, de nombreux collègues viennent ici pour apprendre (ce fut et c'est toujours mon cas), on ne peut pas laisser un collègue croire que l'on peut faire n'importe quoi "parce qu'il ne faut pas empêcher le fonctionnement global".

Et, pour relativiser un peu, posons-nous la question suivante : si un voyage ne se fait pas, est-ce que le service public de l'éducation n'est pas assuré quand même ? Est-il si inconcevable de ne faire aucun voyage scolaire durant sa scolarité ? Est-ce que cela conduit à rater sa vie, comme l'absence de montre de luxe à 50 ans ?

Je suis d'accord avec toi sur le fait qu'il faut toujours rappeler la règle. C'est d'ailleurs ce que j'ai fait dès le début dans ce fil et, très franchement, je pense respecter la réglementation dans le reste de mon boulot car, de tête, je crois que c'est mon seul "manquement" (en tout cas connu et assumé   ). Après, c'est vrai aussi qu'il n'est pas toujours inutile de pointer du doigt les difficultés que crée la règle.

Quant à savoir si les voyages sont si indispensables, je suis très partagée car je pense que les choses sont là encore très nuancées. D'un côté je vois bien que les profs en bavent, mais je ne suis pas dupe non plus de cette contrainte qu'ils s'imposent soi-disant pour les élèves. Il existe nombre de détails qui prouvent qu'ils se font aussi plaisir, et pas qu'un peu. Par ailleurs, la réussite de tous les élèves ne passe sans doute pas par les voyages en priorité, mais dans chaque voyage organisé ici il y a au moins une demi-douzaine de gosses qui n'auront jamais la possibilité de vivre ces instants autrement. Et c'est pour eux que je râle, je peste, je ronchonne, mais je fais le maximum à chaque fois, même si tout le monde est persuadé qu'avec mes marchés, ma part accompagnateurs, mes limites aux dépenses irrégulières, je fais tout à fait l'inverse.

Winnie a écrit:

C'est en cela que la réponse de Nabolito me choque. On peut laisser passer un acte "limite" mais au moins on prévient.

Oui, naturellement. C'est le cas, par chez moi, pour une multitude de petits péchés réglementaires. Il faut ajouter que souvent le contrôleur de légalité fait "aide et conseils". Il peut même donner son avis sur la rédaction d'un acte avant son passage au CA. Des intendants débutants ont parfois trouvé un contrôleur de légalité qui leur donnait les quelques clefs pour bâtir correctement le budget d'un voyage ou pour hiérarchiser les problèmes rencontrés : "Cher(e) collègue qui débutez, tout se rattrape en compta budgétaire ; pensez avant tout à l'hygiène et à la sécurité".

Grâce à la polyvalence à laquelle je tiens mais qui est bien malmenée dans ce fil, les contrôleurs de légalité ont parfois été gestionnaires...

Alo, par ailleurs, replace l'intendant(e) dans une chaîne et dans un contexte. Décidément ses opinions ne sont jamais fondées sur la courte vue.

Grincheux a écrit:

Winnie a écrit:

C'est en cela que la réponse de Nabolito me choque. On peut laisser passer un acte "limite" mais au moins on prévient.

Oui, naturellement. C'est le cas, par chez moi, pour une multitude de petits péchés réglementaires.

Il aurait été judicieux de préciser ceci dans ton message initial.

Bonjour,

Avec les interventions de Volcan et d'Alo, j'ai l'impression de prendre de la hauteur.

Pardon de semer le doute, mais je n'ai pas l'impression d'empêcher le système de fonctionner en appliquant la règle.

Notamment en matière de sorties et de voyages scolaires.

Il suffit d'anticiper en s'y prenant suffisament tôt.

C'est cette manière d'agir qui à mon sens pose problème puisque l'anticipation est l'antipode du tout de suite maintenant usité en EPLE.

Ainsi, pour mes quelques voyages qui me restent à l'étranger, on prend les billets en N-1.

Pour les sorties je demande au enseignants de sonder le nombre d'élèves intéressés et demande 3 devis de transporteur.

Alo a écrit:

Le prix maxi n'est pas légal, c'est indéniable. Mais à choisir, je préfère un prix maxi et rien d'autre en dehors des clous que des augmentations acceptées puis présentées au CA suivant qui devient une chambre d'enregistrement. Et d'ailleurs, on fait quoi si le CA refuse? Donc, dans le doute, on attend le CA et donc on perd les places, et donc on ne fait pas de voyage. C'est caricatural, mais pas trop.

ben c'est simple: on ne fait pas! il n'est pas impossible d'imaginer que le nouveau tarif proposé dépasse le "seuil psychologique" au delà duquel le CA décide que le voyage devient trop cher et doit être abandonné. le CA n'est donc pas une chambre d'enregistrement mais un organe décisionnaire.

Le prix maxi n'est pas légal, c'est indéniable. Mais à choisir, je préfère un prix maxi et rien d'autre en dehors des clous que des augmentations acceptées puis présentées au CA suivant qui devient une chambre d'enregistrement. Et d'ailleurs, on fait quoi si le CA refuse?

On fait voter un tarif par le CA. Celui-ci est certain. Si il y a besoin de le modifier à la hausse on le fait revoter ou l'établissement assume la différence sur son budget au lieu des familles. Si il n'est pas certain de pouvoir assumer, il ne fait pas.
Ce n'est pas plus compliqué que ça et c'est "légal".

Vous êtes sympa les zozos mais vous savez ce qu'est une question rhétorique ?   

Je ne suis pas juge , je me garderai donc d'interpréter des textes , de me faire ma propre jurisprudence sur tel sujet ou tel sujet.

En revanche , rien n'interdit d'être souple dans l'organisation de son service : effectivement si je dis que le mandat doit être apporté avant 12 heures 45 , le 5 Nivôse , et que je suis intransigeante sur ce point allant jusqu'à paralyser les EPLE , c'est grotesque . Mais c'est interne au service et ça ne porte pas vraiment à conséquence ( à part pour ma pomme et ceux qui bossent avec moi en termes de délais ).

En revanche l'application de la loi et ces interprétations peuvent avoir une conséquence concrète en termes de responsabilités. Jusqu'où repousse-on la limite ? Curseur bien difficile à fixer

Si le rectorat de Roule ma poule dit : ceci, que le Rectorat de Tartempion dit autre chose , et que la DAF du MEN dit autre chose , je vais donc  attendre qu'un événement malheureux se produise ( bien sûr chez l'EPLE du voisin ) pour enfin avoir une vision claire du sujet .

Bonjour,

je reprends ce fil, car il concerne mon problème actuel:
un voyage a nécessité moins de dépenses que prévues et le reliquat est de plus de 8€;
- donc si j'ai bien compris, je fais un ORR et je rembourse les élèves; (?)
- la PJ de l'ORR doit être le bilan financier , mais doit-il être présenté pour info ou voté en CA? en effet, je me dis que selon la règlementation, je suis obligée de rembourser, or si le CA vote contre? pas possible?
- Pour rembourser, je souhaite éviter les OP et alléger la facture de DP: dois-je avertir les familles? dois-je attendre que le bilan financier soit passé en CA?
merci de vos conseils,

Pour moi la PJ pour l'ORR ou AOR, n'est pas le bilan financier du voyage, mais bien l'acte exécutoire de la participation des familles définitive votée au CA (au vu du bilan financier présenté au CA).
Ensuite l'AC prend en charge l'AOR et si il y a eu des encaissements, l'AC gère les trop perçus (remboursement ou pris en charge sur créance DP).

Théoriquement, le trop-perçu est ce qui est versé en plus du tarif voté : si les familles ont réglé le tarif voté, il n'y a pas de trop-perçu.
Maintenant il est logique de refaire voter le tarif à la baisse si le coût du voyage a été moindre et de rembourser les familles.

Le bilan financier d'un voyage n'est pas une PJ. Faire un ORR avec cette pièce c'est comme payer un mandat sans justificatif.
La seule possibilité de rembourser si on le souhaite c'est de faire voter un nouveau tarif. Seul cet acte permet l' ORR.

Mais d'où vient cette idée que le bilan financier est une pièce comptable ?

lyuba a écrit:

Bonjour,

...
- la PJ de l'ORR doit être le bilan financier , mais doit-il être présenté pour info ou voté en CA? en effet, je me dis que selon la règlementation, je suis obligée de rembourser, or si le CA vote contre? pas possible?
-

De plus, qu'a donc à voir le CA pour des questions de recouvrement/remboursement trop payé ?
Il s'agit bien là de prérogatives du comptable et de lui seul.

Le CA n'a pas à interférer.

En complément.
Le bilan financier est une simple information ; comme le bilan d'utilisation des fonds sociaux ou de la TA.
Et on peut - doit - faire une compensation sur les créances sans rien demander à personne.

donc je dois faire voter un acte de ce voyage avec le tarif participation des familles revue à la baisse? et ensuite rembourser, mais la question revient au même: et si le CA vote contre, j'ai l'air un peu bête, non???

le messages se sont croisés...
alors quelle PJ pour l'ORR?

lyuba a écrit:

le CA vote contre, j'ai l'air un peu bête, non???

En général, les CA sont favorables aux familles. Cela dit le CA est souverain dans sa décision, il n'y a rien à commenter ni air à avoir. Le CA baisse le tarif on rembourse, le baisse pas on rembourse pas, c'est tout.

Vous présentez le bilan pour info. Vous indiquez que pour pouvoir rembourser les élèves il faut un nouveau vote sur un tarif moindre.
Le CA vote pour : vous avez votre acte pour l'ORR.
Le CA vote contre : bravo, vous avez une recette qui viendra augmenter votre résultat en fin d'année et des écritures en moins.

Ahhh d'accord! j'ai compris! donc la loi de ??? sur le remboursement de reliquat + ou - 8€ ne s'applique qu'une fois le nouvel acte voté avec montant exact de la part familles; par contre, pour faire la compensation sur les droits constatés, je suis obligée d'attendre les 15 jours exécutoires (hélas!), donc il me faudra faire une reconstatation... et donc pas besoin de prévenir les familles, je mets sur l'avis aux familles le motif de cette réduction

Surtout pas de reconstatation...
l'AC encaissera le trop perçu sur la créance, mais celle ci n'est pas modifiée

Pour qu'il y ait excédent il faut une différence entre un tarif voté et un versement. C'est tout bête ; il ne peut y avoir d'excédent sans tarif.
Pas besoin de reconstatation. C'est une simple écriture comptable 4664-4112 et une modification manuelle de la créance (on peut le faire par régularisation comptable dans le logiciel mais mieux vaut le faire manuellement le risque d'erreur est moindre).
Une compensation n'est pas une réduction.

Euhhh oui, pas de reconstat , ce que je voulais dire, mais je ne l'ai jamais pratiqué, c'est qu'il faut faire apparaitre sur la "facture" - 20 € pour excédent de voyage truc muche; mais que théoriquement, je ne peux pas faire apparaitre ce libellé tant que l'acte ne sera pas exécutoire, et j'aurai aimé lancer les droits constatés d'ici peu (sauf qu'on attend toujours pour les remises de principe, mais c'est encore un autre problème!); donc je fais comment? ou alors j'isole les "factures de cantine " de ces familles là, et une fois l'acte exécutoire, je remplis à la main? ça marche ça?

Vous aimez vraiment vous compliquer la vie.
Si vous ne pouvez pas régulariser tous vos excédents avant la fin 2014, vous le ferez en 2015 tout simplement.
Soit vous faites des virements pour ceux que vous n'avez pas compensé, soit vous solderez le 4664 en 2015.
Rien d'extraordinaire.

Bulusan a écrit:

mieux vaut le faire manuellement le risque d'erreur est moindre

Pour éviter le risque d'erreur il est préférable d'utiliser la pratique de la FQE (en passant par le 585)
Cela permet une véritable traçabilité...

Exact Boz, mais le collègue ne semble pas trop maîtriser et cela risque de lui compliquer la vie.