AC et voyage

Bonjour,

Quel contrôle peut exercer le comptable sur un voyage après son déroulement.
Par exemple lorsque le budget prévisionnel semble avoir été nettement gonflé en regard des dépenses et des OR et qu'un remboursement des familles serait à envisager.

Le contrôle du comptable porte sur les pièces de l'exécution budgétaire.

Le reste n'est que littérature.

Comme comptable je paye les factures et encaisse les participations des familles selon le tarif voté. Si ce tarif ne correspond plus ou pas à une certaine "logique budgétaire" il appartient au CE de repasser en CA pour faire voter un nouveau tarif et d'établir un ORR qui se traduira par un remboursement ou une avance (4191 ou 4664) ; ça fera râler grave le comptable, mais c'est le jeu ma pôvre Lucette.

C'est l'étude de la logique financière qui m'interpelle. C'est le CE qui s'y colle?

C'est du budgétaire donc oui. Je ne suis pas juge de la légalité du budget d'un voyage, surtout après sa réalisation. Et même : je ne suis pas juge du financement ou pas de la "part accompagnateurs" (ça c'est mon avis à moi que j'ai et que je partage).

Bonsoir à tous , je rebondis sur le sujet car je surveille de près les voyages des EPLE rattachés à mon agence comptable et pour tout vous dire c'est la galère :

1 er point / Chez nous le Rectorat admet une participation maximale des familles comme acte , donc tous les tarifs sont votés comme suit : participation maximale des familles de tant ... et chez vous ? Ce qui sous entend que l'AC une fois le voyage terminé ne peut se fonder pour la vérification de la liquidation de la recette sur un montant fixe .

2 ème point / les dons du FSE ne font pas l'objet d'un courrier clair et précis de cette association . C'est plutôt rédigé ainsi :  le CA accepte les dons du FSE pour le voyage X ( avec  budget du voyage en annexe) . Parfois au moment du bilan le FSE sert de variable d'ajustement , donc le montant figurant au budget change mais pas d'acte revoté sur ce point précis juste un bilan financier joint en annexe .

3 ème point /les reliquats en classe 4 pas toujours clairement identifiés ne font pas l'objet d'un vote spécifique sur leur utilisation pour un voyage donné , par contre ils apparaissent bien sur le budget joint en annexe ? Cette pratique est admise et validée par les tutelles .

Bref chez moi , les pièce maitresses ce sont  le budget du voyage, vote du tarif maximal , et acte acceptant tous dons et autorisant la passation de conventions pour la réalisation du voyage .
Une fois le voyage effectué , la pièce justificative de tout cela c'est uniquement le bilan financier .

Alors je vous sollicite , et souhaite vos avis sur ces pratiques .

merci par avance

1) C'est contraire aux textes et à la position de la DAF ministérielle. Je refuserais des OR avec en PJ un acte avec un tarif maxi.
2) Idem, mais je serais éventuellement moins strict que pour le 1) et le 3).
3) Reliquats de quoi ? De voyages précédents. Sans vote ? Rejet sans hésiter des OR.

Le bilan financier n'est pas pour moi une PJ et donc c'est une simple information sans valeur "d'acte budgétaire".

Si dans mon lycée et dans les EPLE du coin on arrive à gérer les voyages dans le respect des règles, c'est que cela doit être possible. Non ?

merci pour ces précisions , mais sur quel fondement juridique tu t'appuies sachant que l'on m'oppose l'interprétation du Rectorat ?

Pire les actes sont exécutoires pour les tarifs maxi ? Que faire ?

Les actes pour le tarif maxi, c'est simplement inadmissible. Le contrôle de légalité devrait faire son travail. Même s'il ne le fait pas, l'agent comptable devrait rejeter les recettes en l'absence de tarif voté.
Les reliquats utilisés pour un voyage : tout dépend s'il s'agit de reliquats de subventions (pas de souci pour moi tant que l'utilisation reste dans les limites de l'objet de la subvention, ce que je vérifie avec l'ordre de recettes qui comporte la notification) ou bien de reliquats de voyages précédents non réclamés par les familles. Dans le second cas, vote obligatoire.

Volcan a écrit:

Si dans mon lycée et dans les EPLE du coin on arrive à gérer les voyages dans le respect des règles, c'est que cela doit être possible. Non ?

Je suis d'accord et c'est bien pour cela que je pose des questions , mais dans le même temps peut être que dans ton coin la tutelle ne transmet pas de mauvais messages .

J'ai l'impression de ne plus comprendre quoique ce soit à force  et de mettre des bâtons dans les roues à la machine .  

Comme je l'indiquai dans un autre message pour les CT et le SRH, il faut expliquer, discuter, argumenter, convaincre... les collègues, la tutelle, la hiérarchie.
Un exemple ? J'ai demandé (sans rencontrer de difficulté) que cette phrase figure dans le prochain vademecum :
Le CA délibère également sur la participation des familles, dont le prix est fixe (pas de fourchette de prix ou de prix maximal). Toute modification du prix entraîne une nouvelle délibération du CA.
Si elle n'est pas supprimée (et pourquoi le serait-elle), les tutelles académiques devront en tenir compte, ou alors.....

Ou alors quoi ? , tu sais ma capacité de nuisance n'est pas très grande .

En tous cas merci pour vos réponses , espérons qu'elles fassent leur chemin , je sais que le Rectorat en question parcourt ce forum de temps à autre . Je ne renie aucunement leurs qualités mais sur ce coup là ça sème vraiment la zone dans mon AC .!

Winnie a écrit:

devrait rejeter les recettes en l'absence de tarif voté

Sur quel fondement le rejet ?  absence d'éléments permettant de contrôler la liquidation ? j'ai un bien un tarif maxi en face et exécutoire. Sur le plan de la régularité rien à dire .

Winnie a écrit:

Les actes pour le tarif maxi, c'est simplement inadmissible. Le contrôle de légalité devrait faire son travail.

Je n'arriverai jamais à comprendre cette crispation sur la notion de maximum. Quel que soit le terme qu'on utilise : maximum, volontaire, tartalakremesque..., quand le bilan du voyage sera fait, il restera ou non un reliquat. S'il en reste un, on le reverse au famille (ah, le bonheur de recevoir 150 remboursements le 13 juillet...) et dans ce cas, la participation qui aura été voté est bien "maximum" même si, au départ, elle n'en avait pas le nom.

S'il y a un déficit, il faudra mettre au pot. Je vois 4 solutions :
- participation de l'établissement, avec la RCBC, cela se fait automatiquement si le voyage est en AP (ou ALO ou VE, ou même scindé)
- don d'une association plus important que celui prévu au budget initial : dans ce cas : l'acte acceptant le don, s'il ne mentionne pas de montant me suffit
- don d'un autre organisme : il faut alors voter l'acceptation
- demande de paiement complémentaire au familles : cela implique également un nouvel acte du CA.

Quant au reliquat des voyages précédent et réutilisé, c'est une hérésie. On rembourse l'excédent aux familles sans se poser de question, j'irais jusqu'à dire même quand il ne s'agit que de quelques centimes. Pour cela, on aura réclamé les RIB avec le dossier d'inscription. S'embarquer dans une procédure plus ou moins complexe pour les plus ou moins de 8 euros est finalement une perte de temps.

Laisser un solde de subvention en "bidouillant" les chiffres me gène tout autant sauf dans le cas d'une subvention explicitement destinée à plusieurs voyages ou si les subventions dépassent le montant total du voyage mais cela suppose l'accord de l'organisme versant pour un report sur un autre voyage.

L'OR de la subvention serait presque celui que je passe en premier, cela met fin à toute éventuelle discussion et comptabilité de bouts de chandelle.

Pour le solde indivisible, par exemple, 0,25 euros pour 27 participants, un OR exceptionnel 77... pour liquider l'affaire

Le bilan du voyage est, selon moi, une pièce justificative de l'OP de remboursement et de l'OR exceptionnel.

   .

Merci toutefois Poporc pour ce nouvel éclairage

aurevoir a écrit:

Winnie a écrit:

devrait rejeter les recettes en l'absence de tarif voté

Sur quel fondement le rejet ?  absence d'éléments permettant de contrôler la liquidation ? j'ai un bien un tarif maxi en face et exécutoire. Sur le plan de la régularité rien à dire .

La détermination du tarif est de la compétence du CA. Le CA a-t-il fixé ce tarif ? C'est ce que je regarde. Je ne prends en charge un OR au 7067 que sur la base d'un tarif voté. Et un ORR sur la base d'un tarif revu à la baisse par le CA.

On va en revenir à la discussion sur "la participation d'une famille à un voyage est-elle un tarif ?" (vous avez deux heures). Pour moi oui. Mais je sais que ce fil va encore partir en sucette avec les "je fais comme si", les "je fais comme ça et on m'a jamais rien dit", les "moi je crois que la participation des familles n'est pas un tarif, c'est une ressource affectée et le remboursement est obligatoire, on vote un prix et après on fait l'ORR sans vote du CA", donc je vais arrêter là la discussion avant qu'on s'eng... C'est vendredi soir, maison, dodo. Etripez-vous librement  

Peut être que la notion de tarif fixe s'apprécie uniquement au moment du bilan , c'est vrai que c'est pas précisé dans la circulaire    :rire:Je plaisante bien sûr ( c'est un tarif fixe provisoire , a priori tu ne sais si ça va être inférieur ou supérieur donc dans les 2 cas tu repasses au CA ) . Bonne soirée à tous . Faut que je quitte vite mon bureau ! je deviens folle

Il faut peut-être replacer tout ça dans le cadre chronologique pour que ça soit (un peu) plus clair:
Budget du voyage. Il indique les classes, le nombre de partants, les dates, les ressources extérieures éventuelles et la participation demandée aux familles. On a donc un acte budgétaire avec un montant total qui permet de régler les dépenses à hauteur et une contribution des familles qui est à la fois un maximum, un minimum et une estimation, c'est du budgétaire.
Bilan du voyage. On a tout encaissé (ou pas mais c'est recetté), tout payé et il y a trois cas.
Bilan=budget. Rien à faire. Champagne.
Bilan inférieur au budget. Aïe, aïe, Aîe. Un prof a "offert" un repas aux chauffeurs et fait péter la régie. Il faut trouver des sous. Le budget est rectifié et repasse en CA le bahut paye ou on augmente la contribution des familles de 1.12€. Nouvel acte avec les montants qui vont bien.
Bilan supérieur au budget. C'est là que les pratiques divergent surtout par rapport au montant excédentaire. Remboursement impératif aux familles si il y a plus de 8€ par participant, sur demande après avis quand c'est moins, ajustement de la part de l'établissement si cela ne revient pas à faire payer aux accompagnateurs un montant inférieur à celui des familles, subvention de la CT qui est automatiquement ajustée si c'est prévu dans l'attribution... D'aucuns (et ils ont raison) estiment qu'il faut un nouvel acte pour valider les rectifications et permettre les remboursements, d'autres (et ils ont sûrement tort) appliquent de la même manière mais sans repasser devant le CA.

Quoi qu'il en soit, il n'y a pas de montant maximum et encore moins de montant maximum à 1000€ pour tous les voyages et on fait un acte pour être tranquille toute l'année (les tutelles ne peuvent pas laisser passer ça, non?), pas de fourchette, pas de dons à géométrie variable, pas d'ajustements qui ne s'appliquent qu'au bahut quand c'est positif et aux familles quand c'est l'inverse, pas d'encaissement sauvage des reliquats, pas de basculement du reliquat de l'Allemagne pour payer le trou de l'Italie, complétez avec vos souvenirs les plus édifiants.

J'avoue ce soir un profond sentiment de lassitude, de découragement et d'inutilité.
A quoi sert de se battre pour faire avancer les choses, chercher des solutions, apporter des justifications, donner des arguments puisqu'en fin de compte tout cela ne sert à rien.
Le SRH autonome, le tarif fixe pour les voyages, la TA, les marchés.... on trouve toujours de "bonnes" raisons pour faire ce qui arrange, ne rien changer, ne pas remettre en question sa pratique...
 
Un dernier point sur le tarif des voyages et j'arrête. Qui fixe les tarifs ? Le CA ou le chef d'établissement ? La majorité vont répondre le CA. Juste. Mais si le CA vote un maxi de 100 et qu'à la fin le montant de l'OR est de 80, qui a fixé le tarif ? L'ordonnateur.
Imaginez que la CT vous donne un acte avec montant maxi de la DP : 500. Compte tenu des dépenses et de subvention, le CE calcule en fin d'année que le montant qui peut être demandé aux familles sera de 480. Là, rien de vous choquera ?
 
Allez j'arrête de vous ennuyer avec ma règlementation imbécile... tiens ça me rappelle le post "il a osé le dire" sur Montebourg ? Vous savez celui où il dit que "le droit n'existe pas" et qu'il faut le plier à notre volonté.

Suites de cette phrase ici.

Bon alors N@nàrd que ce soit clair, je te suis depuis le début du forum, et même avant avec tes posts sur le forum de la DAF  ( souvenirs ...), tu as su mettre en oeuvre un outil d'échanges et ainsi devenir une référence incontournable dans notre profession ! t'as d'ailleurs un fan club   il me semble ! c'est parce que j'ai mes moments de découragement face à l'inertie que je viens prendre conseils et avis éclairés . Pour me conforter dans l'idée que : non ! je ne suis pas l'empêcheuse de tourner en rond qui veut faire respecter les textes. Alors je vois que je t'ai pompé un peu trop d'énergie ce soir , j'en suis vraiment désolée . Et je continuerai à prêcher la bonne parole :a15:promis .

Jusqu'à cette année, j'appliquais toujours la même méthode : 1er vote d'un tarif puis 2ème passage en CA sur le bilan financier et par la même occasion vote d'un nouveau tarif (toujours à la baisse).

Juridiquement, j'étais OK car mon OR final correspondait bien à un tarif voté en CA et sur un plan pratique, j'avais une marge de manoeuvre parce qu'en général avant le dernier encaissement des familles, j'avais une idée du tarif définitif donc je me permettais de réajuster auprès des familles le dernier paiement (juridiquement, rien ne nous oblige  à encaisser la totalité tout de suite). De ce fait, jamais de trop perçus à rembourser.
De plus, respect du point selon lesquels les bilansdoivent être présentés en CA (ce que l'on oublie souvent). Par contre cela oblige pour chaque voyage à 2 passages en CA. Dans mon ancien lycée, je n'avais que 4-5 voyages par an donc cela ne me posait aucun problème.
En septembre, changement de lycée. Il y a trois plus de voyages. Je découvre la pratique d'un seul vote de tarif avec une gestion systématique de trop percus (avec des montants individuels importants et un nombre importants de participants par voyage.
cela se corse.....pour l'instant, je suis au pied du mur mais à terme je ne vois pas d'autre solution que de prévoir de faire 2 passages en CA. ....ce n'est pas cela qui va diminuer le nombre de délibérations...mais c'est une autre histoire.....

justement l'Oursonne! la notion de tarif prend quand même une importance, même si ça dérange. Un tarif c'est ce que l'on paye en échange d'une prestation ou d'un achat.
Là, le bahut ne vend pas un voyage aux familles et profs, il l'organise dans un cadre pédagogique, le propose aux familles et leur "dit" que compte tenu que c'est un voyage non totalement financé par les fonds publics il y a nécessité de consentir une participation. S'inscrit ensuite qui veut (ou peut...)
Les mots ont un sens en français, et comme on l'oublie de plus en plus il devient également de plus en plus difficile de comprendre les bla bla!
je rejoins l'avis de Nanard: fixer une fourchette revient pour le CA à laisser à l'ordonnateur une compétence qu'il n'a pas, car non déléguable.

Mais l'AC ets il juge de la légalité d'un acte rendu exécutoire après contrôle? vaste sujet: vous avez 4 heures!

un AC ne peut pas payer en vertu d'un acte émanant d'une autorité incompétente : faut vraiment s'appeler Fovéhi pour s'imaginer que c'est la trouvaille du siècle!

en plus, il pompe le site du boss sans citer ses sources...

Le bleu-bite "Dup" oublie que dans le cas d'espèce on ne parle pas de mandat mais d'ordre de recette ; et que l'acte produit émane bien du CA et donc de l'autorité compétente. C'est la rédaction de cet acte et ce qui en découle qui pose question. En fait c'est la "légalité" de la rédaction de l'acte par rapport à la "légalité" du rôle du CA défini par le code de l'Education qui doit interpeller le comptable.

Mais Dup' n'est qu'un troufion planqué dans les bureaux qui n'a pas connu le feu et ignore qu'un homme du rang ne s'adresse pas comme ça à un officier.
Dup' : corvée de patates pour le régiment !

ça va! tu l'as ton bon de saillie! tu va pouvoir aller aux filles et te chopper une chaude- lance comme tout Marsouin qui se respecte.
Alors garde à vous et tu suis ta b.te, c'est tout droit, et tu m'en f'ras 8 à l'occasion!

Signé: le chef de corps du foire homme!

Fovéhi a écrit:

Le bleu-bite "Dup" oublie que dans le cas d'espèce on ne parle pas de mandat mais d'ordre de recette ; et que l'acte produit émane bien du CA et donc de l'autorité compétente. C'est la rédaction de cet acte et ce qui en découle qui pose question. En fait c'est la "légalité" de la rédaction de l'acte par rapport à la "légalité" du rôle du CA défini par le code de l'Education qui doit interpeller le comptable.

Tu as lu ce qu'a écrit la marmotte?!
Lorsque le CA établit une fourchette, il délègue sa compétence (celle de fixer la participation) à une autorité à laquelle il ne peut pas la déléguer (le CE). Donc, l'acte du CA n'est pas celui qui fonde la recette, c'est juste de la littérature. L'acte qui fonde réellement la recette, c'est l'acte du CE qui détermine le montant de la participation dans la fourchette qui lui est imposée. Sauf qu'il est incompétent pour prendre cet acte, et que donc l'AC ne peut pas le prendre en charge. CQFD.

Fovéhi : au trou et corvée de chiottes!

Quel acte du CE ? Joint à l'OR tu as bien l'acte du CA avec le montant maximum, tu n'as pas d'acte du CE... sauf à considérer l'OR en lui-même comme un acte... ou alors un acte virtuel non écrit...

Mais pourquoi je discute avec lui moi....