Bon de commande SRH

Bonjour, en page d'accueil du site, nous avons :

Comptabilité de fait concernant la gestion des commandes alimentaires.

note DAF du 09/09/2013

Cette note rappelle également les règles pour les commandes de denrées alimentaires. Elle indique que la signature du menu ne peut être considérée comme un engagement dispensant d’établir des bons de commande ; et que ni l’agent -chef, ni le cuisinier ou le magasinier ne peuvent avoir délégation pour passer commande. Enfin elle précise les règles de délégation à un gestionnaire qui est également comptable.

En ce qui me concerne, mon chef des cuisines passent les commandes nécessaires à la demi-pension, c'est souvent oral dans un premier temps.
Puis il envoie des bons de commande qui jusqu'à maintenant n'ont jamais été signés.
Voire même les bons de commande sont incomplets.
En effet, il ne peut pas à la fois passer son temps en cuisine et s'occuper de toute la partie administrative sans compter PRESTO.
Dans vos établissements, c'est au carré, ou bien je suis le seul.
Comment faites-vous ?
Cordialement.

j'ai énormément insisté pour que le CE signe tous les bons SRH.
Le chef de cuisine n'a pas de délégation: il établit les bons et les transmet à l'Intendance qui les vise puis le CE les signe tous avant envoi aux fournisseurs. Ca n'a pas été évident à mettre en place, mais il est à présent hors de question qu'une commande soit passée par téléphone ou remise directement au commercial sans signature préalable du CE.

Merci Epice pour cette réponse, mais ça signifie que les achats sont validés (les bons de commande établis, signés et envoyés) plusieurs jours avant le repas concerné.

De mon côté le menu hebdomadaire est signé entre le Jeudi et le Vendredi qui précède la semaine relative à ce même menu.

Mais jusqu'à aujourd'hui, mon chef des cuisines négocient ses prix jusqu'au dernier moment, voir jusqu'à la veille.

Dit autrement, il faut en effet qu'on soit en règle avec la règlementation, mais il y aura un impact sur le coût.

Comme le chef des cuisines doit gérer sa cuisine (jusqu'à + de 1 000 demi-pensionnaires / jour + internat), donc il ne peut m'assurer un suivi presto nickel, gérer sa cuisine, et me passer des commandes en cherchant le meilleur prix tout en respectant la règlementation relative au bons de commandes sans y perdre sur le prix.

A mon avis, des technocrates veillent à la gestion du risque administratif et financier sans même avoir connaissance du fonctionnement sur le terrain.

Conclusion, pour rentrer dans le rang, on paiera un surcoût à savoir :la différence entre le prix catalogue permettant d'envoyer un bon de commande dûment établi, signé etc...et le prix négocié multiplié par le nombre de repas à l'année ....N'importe quoi.

Par conséquent afin de ne pas passer dans le rouge, on va pouvoir acheter du "findus" à l'année au lieu de continuer à proposer autant que faire se peut des produits frais.

Vive la malbouffe pourvu que le bon de commande soit bien dans le clous.

Cordialement.

tu n'as pas de marchés pour les denrées du self ? c'est un peu fastidieux à mettre en place mais ensuite plus besoin de chercher le meilleur prix... Je partage ton avis quant au temps passé à "faire des papiers" (comme le dit mon chef de cuisine) au regard de celui passé à préparer les repas... mais bon, si on n'a plus le choix...

épice a écrit:

tu n'as pas de marchés pour les denrées du self ?

C'est LA solution, celle qui permet de respecter le CMP, qui te fais obtenir les meilleurs prix pour les meilleurs produits si tes besoins sont correctement exprimés, qui te permet même de signer les bons de commande à la place du CE. Après, j'ai du mal à comprendre comment on passe les commandes quasiment la veille pour le lendemain alors qu'un plan alimentaire, lui aussi obligatoire d'ailleurs, c'est 4 semaines.

faut arrêter le sketch
une demi-pension avec 1000 rationnaire et un chef qui négocie les prix jusqu'à la veille, c'est digne de Kafka ou de André Breton.
c'est pas sûr qu'un MAPA suffise..surtout si , comme c'est précisé il y a un internat.
Mais plus rien ne me surprend...

Mettre en place des marchés (MAPA ou formalisé) c'est un peu fastidieux surtout la première fois. Mais à mon sens, il vaut mieux essayer de mettre en place quelque chose, même si ne n'est pas parfait la première fois, que ne rien faire.Ensuite on profite pleinement du travail de l'année précédente et de l'expérience des années passées pour éviter certaines erreurs. Il est possible en plus de trouver des cahiers des charges sur le net pour les adapter ou demander de l'aide à des collègues.
Pour l'expérience que j'en ai,  avec des marchés plus ou moins formalisés et plus ou moins  bien conçus, il y a d'énormes avantages à passer par des marchés :
 - plus de négociations de gré à gré, ce qui limite les arrangements éventuels entre amis et surtout réduit considérablement le temps passé à recevoir des représentants pour négocier des prix
 - des prix qui sont au minimum aussi intéressants que ceux proposés tout au long de l'année par les représentants. Au final il y a des vraies économies à faire, en travaillant avec des gammes de produits similaires.

Et on peut même adhérer à un groupement d'achat quand il existe. C'est encore mieux si on ne sait pas faire ou si on n'a pas le temps.

Si la mise en place d'un MAPA de denrées alimentaires est fastidieux, il y a aussi la possibilité d'adhérer à un groupement de commandes.
Comme les autres je m'étonne qu'un chef de cuisine passe les commandes la veille pour le lendemain, qu'il passe les commandes aussi par ailleurs (mais ça n'engage que moi). Les commandes de pain, je veux bien, mais pour le reste.....Avec un effectif aussi important la fluctuation doit être importante surtout si en plus il n'y a personne pour assurer les prévisions d'effectifs ou le suivi à la borne ou au distributeur de plateaux   ...ça me rappelle un autre fil...

Plouf tu es en plein dans le droit pénal dit "de favoritisme"...tu vis dangereusement,!

Bonjour,
je ressors ce fil de conversation car je suis sur un nouveau poste depuis la rentrée et je me pose des question sur la gestion du srh.

La cuisine sort environ 1800 repas jour, et l'établissement adhère à plusieurs groupements de commande.
Environ 90% des commandes sont passées via les groupements.

Pendant le premier trimestre j'ai suivi le fonctionnement antérieur à mon arrivée, j'ai observé, et j'ai vu ce qui ne me convient pas car voilà comment ça se passe :
Le chef passe les commandes, par écrit ou par téléphone, il signe les bons de commande avec une délégation du CE.
Il établit les menus dont il fait vérifier l'équilibre par la diététicienne de la collectivité. Je ne suis destinataire des menus qu'après et ni moi ni le CE ne les signe.
Il certifie le service fait et mon adjointe liquide les factures.
Il gère ses stocks lui-même dans presto.
Aucun accès à Presto n'existait sur le poste de la gestionnaire, mais je l'ai demandé et c'est mis en place depuis quelques semaines.

Tout se passe très bien, ce chef est très professionnel. Cependant à la lecture de la note de la DAF dont vous parlez, je m'interroge sur cette situation, qui, même si elle fonctionne, devrait être modifiée afin d'être conforme à la réglementation et me permettre d'exercer un contrôle.

Mais est-ce que l'adhésion aux groupements de commande dispense le CE ou moi (j'ai délégation de signature), de signer les bons de commande? De ce que j'ai compris de cette note, non.

Comment mettre en place une procédure qui n'alourdisse pas le travail de mon chef et qui me permette d'être en conformité avec la réglementation? Et surtout d'exercer un contrôle qui me paraît légitime de toute façon en tant que gestionnaire.


Merci d'avance pour vos éclairages...

oups!
j'avais oublié de me connecter...
Désolée...

Pour moi tant que c'est bien le chef d'établissement qui signe le bordereau des mandats (et certifie le service fait), il n'y a guère de problème car les bons de commande ne partent pas avec le COFI.

L'idéal est bien sur que ce soit le CE ou le gest qui signent mais... C'est assez rarement le cas... Mais bon, il y à plus urgent à régler je crois quand on commence.

Oui en effet tu as raison Fantômas, c'est le CE qui certifie le service fait, je voulais dire que le chef de cuisine nous indique qu'il a bien été livré des denrées qui nous sont facturées avant qu'on liquide la facture.

C'est peut être rarement le gestionnaire ou le CE qui signe les bons de commande du srh, mais vu que cette note a été publiée et que je n'ai actuellement aucun regard sur ce qui se fait en cuisine et qu'on termine l'exercice 2013 avec difficulté, je souhaite mettre en place une procédure de contrôle, sans pour autant alourdir le travail du chef.
Je cherche donc des conseils à ce sujet.

Mais je veux bien aussi que tu me donnes des exemples de ce qu'il y aurait de plus urgent à régler quand on commence. 

Que dire sur un forum qui se veut sérieux et professionnel sinon que seuls le CE et ses adjoints (gestionnaire compris) lorsqu'ils ont délégation peuvent signer des bons de commande.
1700 repas, 95% par groupement d'achat, je signe tous les bons de commande du SRH préparés par la magasinière.
Chez moi la procédure de contrôle est faite par un personnel d'intendance qui a en charge le SRH et vérifie les commandes, les factures et travaille en coopération avec le cuisinier et la magasinière. Si cette dernière tient PRESTO, le logiciel est aussi consultable à l'Intendance.
En gros les trois se contrôlent mutuellement.


Par contre un gestionnaire qui écrit qu'il n'a aucun regard sur ce qui se passe en cuisine, c'est anormal pour ne pas dire plus. Je ne mets pas en doute ton cuisinier, mais lorsqu'il y a détournement c'est pratiquement toujours le fait de personnels très professionnels, anciens, qui travaillaient sans contrôle car on avait une totale confiance en eux.

Je suis bien d'accord avec toi Volcan, c'est anormal que je n'ai pas de regard. C'est malheureusement le cas, c'est bien pour ça que maintenant que je suis bien installée sur le poste je souhaite mettre en place des procédures et instaurer des règles qui me permettront de travailler avec le chef de cuisine en respectant le cadre réglementaire.
Mais vu qu'il s'agit d'une très grosse cuisine, je ne sais pas trop comment m'y prendre... Le chef me dis qu'il ne peut pas attendre ma validation pour passer ses commandes...

Miss parker : en arrivant sur mon poste en septembre, j'avais le même problème que toi.
1020 repas par jour, dont 530 qui partent en liaison chaude vers la commune.
Le chef passait les commandes par téléphone, et saisissait entrées et sorties sur presto.

Dès ma prise de fonction, j'ai exigé que l'ensemble des bons de commande soient écrits, et signés par moi (j'ai une délégation de signature)

Depuis janvier, nous adhérons au groupement d'achat.
Ma secrétaire saisit les commandes, que je valide (le chef lui prépare tous les lundis sa fiche de commande hebdomadaire pour la semaine suivante). Les menus de toute façon étaient prévus pour une durée de 6 semaines. Donc l'excuse "je ne peux pas attendre votre validation" ne tient pas. C'est une question d'organisation de sa part.
Et c'est moi qui gère presto (je n'ai une secrétaire qu'à mi-temps  ), à partir des bons de commande et de livraison pour les entrées, et d'une fiche de sortie journalière que me donne le chef pour les sorties.

C'est très lourd. Je le concède.
Je travaille environ 11 heures par jour.
Mais je préfère.

Je suis à peu près dans la même situation que Plouf (l'auteur du fil). On signe le menu avec le CE, ma secrétaire rentre les fiches sur Presto et fait les liquidations, le menu n'est pas fait 4 semaines à l'avance mais du vendredi au lundi et, tout comme Plouf, le chef-cuisinier, excellent par ailleurs, me fait savoir que c'est le seul moyen pour négocier de bons prix sans quoi il sera obligé d'acheter au "prix catalogue". Enfin nous avons bien un groupement de commandes, mais qui ne couvre qu'une partie des besoins. En revanche, c'est la première fois de ma vie que je débarque dans un bahut (soit comme élève, soit comme personnel) et que tout le monde me sort que la "cantine est excellente". Et c'est vrai en plus.

Miss_Parker a écrit:

&é/
Le chef me dis qu'il ne peut pas attendre ma validation pour passer ses commandes...

Bachelor a écrit:

le menu n'est pas fait 4 semaines à l'avance mais du vendredi au lundi et, le chef-cuisinier, , me fait savoir que c'est le seul moyen pour négocier de bons prix sans quoi il sera obligé d'acheter au "prix catalogue". Enfin nous avons bien un groupement de commandes, mais qui ne couvre qu'une partie des besoins.

J'ai le regret de vous informer que vos chefs de cuisine se moquent de vous ou vous prennent pour des billes. Désolé, mais il vous faut reprendre la main sur vos responsabilités.

Merci pour vos réponses. Par politesse je réponds et ne disparais pas comme le font certains. Mais je ne comprends pas les réponses que j'ai eu... Comme je dois reprendre la main sur mes responsabilités et que cela va bien m'occuper je ne reviendrai pas sur ce fil.
Bonne continuation à tous. Merci encore.

Miss_Parker a écrit:

&é/
Le chef me dis qu'il ne peut pas attendre ma validation pour passer ses commandes...

Bachelor a écrit:

le menu n'est pas fait 4 semaines à l'avance mais du vendredi au lundi et, le chef-cuisinier, , me fait savoir que c'est le seul moyen pour négocier de bons prix sans quoi il sera obligé d'acheter au "prix catalogue". Enfin nous avons bien un groupement de commandes, mais qui ne couvre qu'une partie des besoins.

Ce genre d'argumentation est parfois le signal que la hiérarchie a laissé trop de liberté à l'agent.

Un agent qui bosse bien devrait être fier de montrer son travail bien fait plutôt que d'en écarter son supérieur.


Je dis cela parce que j'ai de peu amènes expériences dans ce domaine. Je sais que certains signaux indiquent qu'il faut reprendre la main plutôt que de la laisser plus encore. Si on me dit de m'en aller je rapplique.

Miss_Parker a écrit:

Merci pour vos réponses. Par politesse je réponds et ne disparais pas comme le font  certains. Mais je ne comprends pas les réponses que j'ai eu... Comme je dois reprendre la main sur mes responsabilités et que cela va bien m'occuper je ne reviendrai pas sur ce fil.
Bonne continuation à tous. Merci encore.

Avez-vous été vexé par ma remarque ? Si c'est le cas je ne comprends pas ; et si ce n'est pas le cas je ne comprends pas plus votre réponse.


Un chef de cuisine ne trouvera jamais d'argument valable pour me dire qu'il ne peut pas attendre un jour pour que je signe les commandes.

Un chef qui négocie les prix c'est que l'établissement ne respecte pas le code des marchés. Un groupement de commande qui ne couvre pas les besoins c'est soit qu'il est mal fait, soit que l'établissement n'a pas candidaté pour tous les lots. Dans les deux cas il doit faire à coté ses propres marchés.

J'ai des manques dans plusieurs domaines et je sais que mon travail n'est pas parfait loin de là. A partir du moment où on dépend du travail des autres on ne peut d'ailleurs espérer que tout soit parfait. Mais j'accepte les critiques et les conseils.

@Volcan.

Je comprends qu'on n'est pas dans les clous, mais je ne l'ai appris que récemment. De plus j'hérite du fonctionnement antérieur et quoi qu'on en dise je pense que beaucoup d'établissements fonctionnent comme cela.

Ce qui m'embête le plus, c'est que le chef fait vraiment de la bonne "cuisine", et équilibrée. Encore une fois, c'est la première fois que je débarque dans un bahut, soit comme élève soit comme personnel, et que tout le monde m'annonce que la "cantine est bonne".

Après, j'ai commencé à en parler avec mon chef cuisinier, notamment sur l'histoire des menus à 4 semaines. Je pose les jalons si on veut, tout en sachant que de toute façon à terme, dans 1 ou 2 ans, on ne sera plus cuisine de production mais liaison froide et que le chef cuisinier devra se recaser ailleurs.

C'est compliqué d'imposer tout de suite un tel changement de méthode et si suite à ce changement de méthode la qualité de la restauration se dégrade beaucoup de gens seront braqués contre moi...

@Bachelor :
Il est certain qu'il faut associer le chef à cette démarche.

En ce qui me concerne, je lui ai transmis le texte relatif à la gestion de faits, pour lui expliquer qu'il ne s'agissait pas d'une lubie de ma part, mais bien d'une règlementation commune à tous les EPLE.

Ensuite, je lui ai expliqué que le temps qu'il ne passerait plus à des actes administratifs (commandes, presto) il pourrait le consacrer à la production.
Les préparations s'en sont déjà ressenties. Et alors que cette nouvelle organisation n'est définitive que depuis 10 jours, j'ai déjà des retours positifs des commensaux et des élèves. Compliments bien évidemment retransmis à l'équipe.

Le chef est ravi. Et moi aussi  

En quoi un changement dans le fait de respecter la règlementation aurait une incidence sur la qualité de la cuisine ? Les sauces seront moins bonnes parce que le menu aura été fait 15 jours à l'avance ? Les pates moins cuites parce que le gestionnaire aura signé le bon de commande ?
Un peu de sérieux.
La cuisine serait moins bonne parce que le chef vexé saloperait son travail. C'est insulter le chef de croire qu'il réagirait ainsi. Et c'est dommage d'accepter des compromissions pour éviter de déplaire aux gens.

Si on veut être aimé de la communauté scolaire, être populaire, éviter les coups, il ne faut pas faire gestionnaire.
Moi j'attache plus de prix au respect qu'à la popularité ; mais avec de la rigueur et de la compétence on arrive à avoir les deux.

Miss_Parker a écrit:

Je suis bien d'accord avec toi Volcan, c'est anormal que je n'ai pas de regard. C'est malheureusement le cas, c'est bien pour ça que maintenant que je suis bien installée sur le poste je souhaite mettre en place des procédures et instaurer des règles qui me permettront de travailler avec le chef de cuisine en respectant le cadre réglementaire.
Mais vu qu'il s'agit d'une très grosse cuisine, je ne sais pas trop comment m'y prendre... Le chef me dis qu'il ne peut pas attendre ma validation pour passer ses commandes...

As-tu une commission des menus? cela pourrait t'aider à poser des questions et faire évoluer le système

Bon, je lis, je lis... et je m'agace.

Mieux vaut être respecté qu'aimé : ça dure plus longtemps et c'est plus fiable.

Le chef qui travaille super bien mais fait ses menus à la dernière minute pour soit disant négocier des super prix, je suis comme le Vulcano guy, je n'y crois pas. Pire : je trouve louche le refus de changer de pratique .
Et puis si les menus sont faits petit à petit (et un peu à la dernière minute), comment arrive-t-on à respecter les recommandations du GEMRCN et ses fréquences sur 20 repas ?

Il est compliqué et difficile de changer des habitudes vieilles de 20 ans (et croyez moi, j'en sais quelque chose) ; on ne révolutionnera pas tout à la fois, c'est clair. Toutefois, l'expérience m'a montré qu'il vaut mieux être raide au départ, camper sur ses positions, s'attacher à la réglementation, qu'accepter des petits arrangements dont on se dit qu'ils seront temporaires pour se donner bonne conscience mais dont chacun sait qu'ils seront définitifs. Et personne n'est dupe. Et malgré ce que je viens d'écrire, j'en ai accepté aussi. Et je m'en mords les doigts 4 mois plus tard. Au final, un jour je vais péter une durite et appliquer la méthode dure (à partir de maintenant c'est comme ça et point barre) et ça ne se passera pas bien du tout.

Je ne comprends pas non plus la réaction de la Miss. Chacun essaie de faire son boulot du mieux qu'il peut (enfin tout au moins je l'espère !) sans être infaillible. Poser une question, narrer une pratique c'est s'exposer à la contradiction, et c'est tant mieux parce que c'est ainsi qu'on avance. La richesse de la diversité d'opinions est intéressante, toutefois la réglementation est supposée être la même sur tout le territoire (à part quelques Zones de non-droit quelque part du coté des Khmers Verts)

En tout cas merci pour conseils éclairés...

Bonsoir,
En effet un peu vexée, je suis plutôt susceptible,,j'en conviens.

Mais si vous relisez mon message, j'explique que je suis dans cet établissement depuis cette dernière rentrée. J'ai pris mes fonctions et durant ce trimestre j'ai laissé les agents continuer selon leurs méthodes des années précédentes et j'ai observé... J'ai déjà modifié certaines choses, et j'ai identifié les methodes qui ne me conviennent pas.
Notamment le fonctionnement de la demi pension. J'ai réfléchi sur ce qu'il faudrait mettre en place et je viens ici exposer mon souci et prendre l 'éclairage de collègues plus expérimentes.
On me répond quoi? En premier que lors d'une prise de poste il y à plus urgent a faire que de s'occuper de qui signe les bons de commande du srh (fantomas) et ensuite que la situation est anormale, et que je dois reprendre la main sur mes responsabilités...
C'est bien parce que je sais que le fonctionnement ne va pas que je viens chercher des conseils....

Je fréquente le forum depuis de nombreuses années, j'interviens peu, mais j'ai été dépitée par cet accueil...

Quand on arrive sur un poste on hérite d'un fonctionnement existant, je pense que ce n'est pas en 2 jours qu'on peut modifier ce qui potentiellement ne va pas, ça prend du temps et chacun le fait selon ses méthodes et sa personnalité et en fonction du contexte. Alors un trimestre avant de s'attaquer au srh c'est trop long peut être, je veux bien, mais j'ai traité autres dossiers que j'ai jugé prioritaires.

Je n'ai peut être pas bien expliqué ce que j'étais venue chercher, dans ce cas désolée de ma susceptibilité, mais venir vous dire que je sais que sur la question du srh je n'exerce pas ma responsabilité de gestionnaire, je veux mettre en place des procédures, avez vous des conseils, et qu'on me réponde que dois reprendre mes responsabilités.... Je ne comprends pas...

Mais en effet je suis susceptible...

E me relisant pour la énième fois je me rend compte que je n'ai peut être pas été claire dans mon premier message.
En voulant exposer la situation actuelle ma rédaction peut vous laisser croire que je me satisfais de cette situation car le service fonctionne...alors que pas du tout!!

Je veux absolument signer les bons ( ou le ce), mettre en place des fiches procédures, des contrôles...

J'ai fait installer un accès a presto sur mon poste, j'ai transmis au chef la note de la daf, et je lui ai dit que je voulais qu'on travaille ensemble pour voir comment on peut organiser le service en étant au point concernant la réglementation... Mais le chef se braque et je ne veux pas passer en force pour le moment, je ne serai pas soutenue par le CE...

Désolée je suis partie au quart de tour...