Avances à rembourser

Bonjour,

Je suis un collègue enseignant, et non gestionnaire. J'ai quelques "petites" questions.

A. Je suis prof de sciences chargé du labo et donc dans la nécessité d'acheter fréquemment du petit matériel consommable.
Je fais donc l'avance conformément à ce qui avait été convenu avec le gestionnaire et le chef d'établissement et en prenant garde de ne pas dépasser mes crédits pédagogiques et les sommes engagées restent toujours inférieures à 50 €.
Le principal me dit aujourd'hui que je ne peux pas dépasser 20 euros de dépenses sans quoi il faut un bon de commande. (Je ne suis pas sûr de pouvoir faire les courses pour le labo dans une grande surface avec ce bon de commande, mais peut-être).
1. J'aimerais savoir s'il y a une somme règlementaire pour ce genre de dépenses ?
2. Sinon cette décision du chef est-elle règlementaire ?

B. Je reviens de voyages scolaires (votés au CA, etc..) aucune régie d'avance ne n'a pu être mise en place (trop tard m'a-t-on dit) alors que des dépenses sur place étaient prévues. J'ai donc fais l'avance d'environ 150 €. (Je suis bientôt à découvert !).
Le chef me dit qu'il faut attendre une dbm pour que je sois remboursé... je crois que la dbm passera au CA de la rentrée !
Y-a-t-il alors un délai règlementaire qui contraindrait l'établissement au remboursement des frais engagés ?

Merci par avance pour vos réponses
Cordialement
Patrick

Cher collègue,

Concernant la première question relative aux courses du laboratoire, le plus simple est de tenir un registre du matériel habituellement acheté de façon à anticiper les achats.
Ces derniers s'opèrent normalement par bon de commande ou après accord du régisseur par la voie de la régie d'avance.
Pour ma part je privilégie toujours les bons de commande sauf cas particulier. La décision du C.E est tout a fait légale dans la mesure où c'est lui l'ordonnateur des dépenses et des recettes.

La réponse à la deuxième question serait la suivante: les menues dépenses d'un voyages scolaires doivent être prévues au budget initial. En avançant les frais vous êtes placé dans la situation d'un comptable de fait et il n'y a aucune obligation de vous rembourser car seul un régisseur dûment habilité peut manipuler des derniers publics.

Je sais, c'est difficile à entendre "la loi est dure mais c'est la loi".

D'après ce que je lis, les dépenses étaient prévues, c'est la régie d'avance qui n'a pas pu être mise en place.

Je ne comprends pas bien pourquoi il faudrait alors attendre une DBM.

ProfLabo a écrit:

Je ne suis pas sûr de pouvoir faire les courses pour le labo dans une grande surface avec ce bon de commande, mais peut-être).

Ici cela se fait sans problème
le supermarché du coin m'a donné une carte client et à la fin du mois on paye

ProfLabo a écrit:

1. J'aimerais savoir s'il y a une somme règlementaire pour ce genre de dépenses ?

non c'est à l'appréciation du chef

ProfLabo a écrit:

2. Sinon cette décision du chef est-elle règlementaire ?

oui

ProfLabo a écrit:

B. Je reviens de voyages scolaires (votés au CA, etc..) aucune régie d'avance ne n'a pu être mise en place (trop tard m'a-t-on dit) alors que des dépenses sur place étaient prévues. J'ai donc fais l'avance d'environ 150 €. (Je suis bientôt à découvert !).
Le chef me dit qu'il faut attendre une dbm pour que je sois remboursé... je crois que la dbm passera au CA de la rentrée !
Y-a-t-il alors un délai règlementaire qui contraindrait l'établissement au remboursement des frais engagés ?

Comme le collègue
Dura lex sed lex
c'est une mauvaise organisation et il faut en assumer les conséquences

Un bon de commande peut être émis par l'établissement pour n'importe quel montant dès lors qu'il a pu ouvrir un compte dans le magasin, ce dernier acceptant donc le principe du mandatement administratif avec envoi de facture. S'il n'y a pas de somme réglementaire pour d'aussi faibles montants, la règle demeure celle du paiement après service fait, les dépenses au comptant n'étant qu'une mesure d'exception, dont le chef d'établissement peut seul juger en sa qualité d'ordonnateur.

Il est dommage que la question de la régie n'ait pas été abordée en amont, lors de la construction du budget car nul délai n'est à respecter pour le remboursement des dépenses avancées. Après, je ne sais pas pourquoi il faudrait attendre une DBM mais je ne connais pas tout le dossier.

De façon générale, les décisions sont celles des chefs d'établissement mais ces questions sont d'ordre technique et le meilleur interlocuteur dans ce cas est le gestionnaire, à charge pour lui d'éventuellement voir avec le chef d'établissement pour certaines décisions. En respectant cette façon de fonctionner, vous prenez juste le risque que ça fonctionne mieux la prochaine fois

ProfLabo a écrit:

Bonjour,

Je suis un collègue enseignant, et non gestionnaire. J'ai quelques "petites" questions.

A. Je suis prof de sciences chargé du labo et donc dans la nécessité d'acheter fréquemment du petit matériel consommable.
Je fais donc l'avance conformément à ce qui avait été convenu avec le gestionnaire et le chef d'établissement et en prenant garde de ne pas dépasser mes crédits pédagogiques et les sommes engagées restent toujours inférieures à 50 €.
Le principal me dit aujourd'hui que je ne peux pas dépasser 20 euros de dépenses sans quoi il faut un bon de commande. (Je ne suis pas sûr de pouvoir faire les courses pour le labo dans une grande surface avec ce bon de commande, mais peut-être).
1. J'aimerais savoir s'il y a une somme règlementaire pour ce genre de dépenses ?
2. Sinon cette décision du chef est-elle règlementaire ?

Ici j'ai mis en place des mandataires (détenteurs d'avances). Un document prévoit que certains personnels (agents de labo) détiennent une avance de 31 € (cela peut être d'avantage la limiute étant de 300 €). Le plus simple est de lire mon imprimé pour les modalités. Le montant de 20€ fixé par votre chef est un choix "personnel".

Avance pour menues dépenses

A titre exceptionnel, et pour la période du 07/09/2012 au 30/06/2013                            
Mme, Mlle, Mr : xxx      
fonction et grade : Professeur en charge des élèves du dispositif ULIS
est désigné(e) « détenteur d’avance pour menues dépenses »,
pour les dépenses suivantes : menues dépenses pour le fonctionnement du laboratoire


A ce titre il lui est consenti à titre personnel une avance de trente et un euros.

Mme, Mlle, Mr : xxx       s’engage à n’utiliser cette avance que pour les besoins de son service dans les conditions définies lors de sa remise. Il (elle) rendra compte de ses dépenses suivant la périodicité suivante : dés utilisation de la totalité de l’avance ou à défaut chaque mois ; et produira auprès de l’agent comptable du lycée tous les justificatifs des dépenses (factures, tickets de caisse avec le détail des fournitures) accompagnés d’un état récapitulatif.


Fait à Montluçon, le 07 septembre 2012.


Le détenteur de l’avance L’ordonnateur l’agent comptable




xx       xxx xxx


Somme de 31.00 € remise le    /          / 2012.
Somme de 31.00 € remise le    /          / 201
Somme de 31.00 € remise le    /          / 201___________________________________________________________________________

Avance restitué le / /
Avance restitué le / /
Avance restitué le / /


Le détenteur de l’avance l’agent comptable

ProfLabo a écrit:

B. Je reviens de voyages scolaires (votés au CA, etc..) aucune régie d'avance ne n'a pu être mise en place (trop tard m'a-t-on dit) alors que des dépenses sur place étaient prévues. J'ai donc fais l'avance d'environ 150 €. (Je suis bientôt à découvert !).
Le chef me dit qu'il faut attendre une dbm pour que je sois remboursé... je crois que la dbm passera au CA de la rentrée !
Y-a-t-il alors un délai règlementaire qui contraindrait l'établissement au remboursement des frais engagés ?

Je ne vois vraiment pas ce qu'une DBM viendrait faire ici. On traite simplement cela par une DAO vu le montant. Il y'en a qui aime compliquer inutilement les choses !!!

Rien à ajouter par rapport à ce qui a été dit par les collègues mais un sentiment: tout ça sent la remise d'équerre. On voudrait faire comprendre à quelqu'un qu'il fait trop souvent des achats sur son avance et qu'en plus, il a loupé la régie du voyage en s'y prenant trop tard qu'on ne s'y prendrait pas autrement.

Attention! Je ne dis pas que c'est ce qui se passe ni que les remarques seraient avérées. Juste qu'il faut peut-être chercher de ce côté là pour éclairer un peu ces nouveautés qui peuvent surprendre.

Les 31 € de Volcan sentent bon les 200 F convertis en 2002...

Je pratique de même (mais pour 50 € !, je suis grand seigneur). 
Et à chaque fois que le détenteur d'avances me justifie ses dépenses et avec accord du prof responsable des crédits sciences, je réengage sur GFC afin d'être sur d'être dans le montant alloué budgétairement.

Merci pour vos réponses rapides.

Nous avions proposé la solution de l'avance pour dépenses du labo, mais nous n'avons pas eu de réponse et ce n'est pas faute d'avoir relancé la proposition. Je commençais même à croire que ce n'était pas possible. On retentera à la rentrée !

Le voyage est un voyage imprévu qui est arrivé suite à un concours gagné. Il a été voté en CA, un mois avant le départ, et à la veille des vacances scolaires. Les dépenses réalisées sur place faisaient partie du budget prévu et voté. Il était effectivement trop tard pour avoir du liquide en caisse quand j'ai parlé de la régie d'avance, gestionnaire et chef d'établissement sont plus au fait que moi de ces modalités et auraient peut-être pu prévoir cela mieux que moi.

Il y a peut-être du vrai dans le fait d'une "remise d'équerre", mais faire trop souvent des achats est-ce un réel problème ? Ne pas avoir été informé d'un délai nécessaire à la mise en place du régie d'avance est-ce une raison ?

En tout cas merci encore pour vos réponses.

ProfLabo a écrit:

Il y a peut-être du vrai dans le fait d'une "remise d'équerre", mais faire trop souvent des achats est-ce un réel problème ? Ne pas avoir été informé d'un délai nécessaire à la mise en place du régie d'avance est-ce une raison ?

chez moi pas de régie d'avance
cela force les profs à prévoir le coup et à demander longtemps à l'avance , ce dont ils ont besoin.
Si il est facile d'y aller la veille (puisqu'on a les sous) pourquoi ne pas y aller le matin même, c'est plus excitant de vivre dans le stress (et en plus ça donne l'impression d'être occupé).

A Bozinchu... qui troll :

Il n'est pas stressant d'acheter du matériel la veille ou le jour même. Je ne stresse pas quand j'achète ma baguette de pain à midi pour le déjeuner (si toi oui, c'est pathologique).

Ensuite il y a des fonctionnements pédagogiques, que tu ignores peut-être, et qui font que tout ne peut pas s'acheter à l'avance... les fleurs par exemple, ça fanent, la nourriture se périme... et certaines expériences provenant de la démarche des élèves peuvent nécessiter du matériel spécifique du jour au lendemain.
Ce n'est en aucun cas le besoin de se sentir occupé qui nous contraint à fonctionner de la sorte mais les contraintes de notre métier.
On pourrait te rétorquer, pour entretenir le troll et la provocation, que le besoin de glander explique ton mode de fonctionnement ou alors est-ce ton incompétence ?

Merci

ProfLabo a écrit:

Les dépenses réalisées sur place faisaient partie du budget prévu et voté. Il était effectivement trop tard pour avoir du liquide en caisse quand j'ai parlé de la régie d'avance, gestionnaire et chef d'établissement sont plus au fait que moi de ces modalités et auraient peut-être pu prévoir cela mieux que moi.

Sans régie ou mandat, un remboursement nominatif ne peut être fait qu'à partir d'un acte du CA.

ProfLabo a écrit:

Il n'est pas stressant d'acheter du matériel la veille ou le jour même. Je ne stresse pas quand j'achète ma baguette de pain à midi pour le déjeuner (si toi oui, c'est pathologique).

je te rassure je ne stresse pas pour cela

ProfLabo a écrit:

Ensuite il y a des fonctionnements pédagogiques, que tu ignores peut-être, et qui font que tout ne peut pas s'acheter à l'avance... les fleurs par exemple, ça fanent, la nourriture se périme... et certaines expériences provenant de la démarche des élèves peuvent nécessiter du matériel spécifique du jour au lendemain.

je n'ignore pas le fonctionnement pédagogique, je sais que la nourriture se périme et que les fleurs c'est périssable...
Mais je trouve risible de dire que le prof puisse me dire qu'il découvre le lundi ce dont il a besoin pour le mardi
je ne demande pas au prof de commander en début d'année les produits pour l'année mais de prévoir l'achat
par exemple les coeurs de mouton à disséquer se commandent pour être dispo le jour J

ProfLabo a écrit:

Ce n'est en aucun cas le besoin de se sentir occupé qui nous contraint à fonctionner de la sorte mais les contraintes de notre métier.

ProfLabo a écrit:

On pourrait te rétorquer, pour entretenir le troll et la provocation, que le besoin de glander explique ton mode de fonctionnement ou alors est-ce ton incompétence ?

quant à mon besoin de glander, laisse moi rire , puisque si je ne m'abuse les profs sont déjà en vacances pour les 3/4 à cette date et j'échangerai volontiers ma charge de travail jusqu'à la mi-juillet avec toi

On dira ce qu'on veut mais ce site est de plus en plus mal fréquenté... On ne pourrait pas mettre un écriteau à l'entrée :



"interdit aux enseignants, aux documentalistes, aux psychologues scolaires, ..."

Dites, on a quelqu'un qui prend la peine de poser une question poliment et qui répond sur le même ton que celui employé pour lui répondre, je trouve que vous y allez un peu fort.

On sait bien qu'un fournisseur ne va pas se déplacer au collège de Trifouillis-les-Oies pour livrer 3 godets de plantes aquatiques. La bonne solution pour moi est un compte ouvert dans un magasin, avec facturation périodique peut éviter de devoir sans arrêt utiliser la régie ou l'avance : la règle est le paiement par mandat administratif, le reste est l'exception. Et quand l'exception prend le pas sur la règle, on comprend que le gestionnaire et le chef d'établissement veulent poser des limites.
Sans esprit provocateur, j'ai beaucoup de mal à comprendre comment des besoins pédagogiques se découvrent la veille pour le lendemain. Je veux bien qu'on m'explique, en faisant preuve de pédagogie, et j'exposerai à mon tour mon point de vue. Si chacun connait les contraintes de l'autre, il n'y a pas de raison de ne pas trouver de modus operandi satisfaisant pour tout le monde.

Je n'ai pas de réponse à la 2e question, c'est difficile de dire pourquoi il faut une DBM.

puisque je suis la victime (et oui) je voudrais réagir
quand n'ai je pas été poli avec le prof?
pourquoi une telle réponse pour moi?
Donc pour l'instant l'impertinent ne se trouve pas du côté des gestionnaires

Oui, enfin bon, visiblement, surtout, on a de plus en plus de mal à être un tant soit peu accueillant. Que je sache, la question de ce malheureux enseignant était présentée de façon courtoise et sans a priori. 

Donc, on va verrouiller et c'est bien dommage.

Au passage, je trouve ça choquant, si ce que nous dit ProfLabo est vrai, qu'on attende la rentrée prochaine pour rembourser près de 150 €. Ce n'est pas une petite somme.

Bozinchu a écrit:

puisque je suis la victime (et oui) je voudrais réagir
quand n'ai je pas été poli avec le prof?
pourquoi une telle réponse pour moi?
Donc pour l'instant l'impertinent ne se trouve pas du côté des gestionnaires

Bozinchu a écrit:

Si il est facile d'y aller la veille (puisqu'on a les sous) pourquoi ne pas y aller le matin même, c'est plus excitant de vivre dans le stress (et en plus ça donne l'impression d'être occupé).

Moi aussi, à la place de l'invité, je me serais vexé, Boz.