suivi des voyages- pbl

Bonjour
Je viens vous demander un conseil.
Parmi tous les voyages de cette année scolaire qui se termine, il y en  a un pour lequel nous avons un bénéfice de  10 € par éléve sur le papier.
Or, je compte et je recompte, au niveau encaissement, il me manque un élève, je ne parviens pas à retrouver le quel pour le moment. Il n'a pas payé...
J'ai beaucoup de mal avec la gestion des voyages, d'autant plus que nous sommes passés au logiciel AL... vers le mois de novembre 2012  avec donc une partie des encaissements sur GFC REGIE et le reste sur ce logiciel; l'an prochain, ce sera facile car je me suis rodée mais l'an dernier, entre mon peu d'experience en tant que gestionnaire et la somme de travail ça a été difficile.
Cela fait des jours que je cherche la différence sans la trouver. Comme je n'ai pas d'historique informatique de regie 2012 (il parait que ce n'est pas possible cette année à cause de la réforme) je fais des recherches papier ce qui est encore plus fastidieux comme vous pouvez l'imaginer.
Mon souci c'est que l'enseignante responsable du voyage a tendance à être soupçonneuse.
Elle m'a eu remis par le passé une somme en liquide, pour un élève, pour ce voyage là, et je ne l'ai pas encaissée immédiatement faute de temps; nous avions repointé ensemble, cette somme manquait, il y a eu un flottement, le temps que je comprenne qu'elle restait à encaisser et qu'elle était de côté en coffre... Son regard m'a blessée et un peu traumatisée : Je voyais bien qu'elle sous entendait qu'elle m'avait tout donné et qu'ensuite, et ce que j'en avait fait, n'est ce pas... C'est tres violent pour moi;
Là, j'appréhende la suite, et je perds un temps fou sur ce voyage, je commence à craquer.
Parcequ'elle a fait son calcul et s'est engagée aupres des eleves à ce qu'on les rembourse, avant même de m'en parler.
Elle est arrivée avec une quarantaine de ribs, récoltés en classe. Me le a posés sur le bureau pendant que j'etais absente...
Comme un encaissement manque, les 10 € à rembourser deviennent moins de 8 € et mon agent comptable, avec raison, qui entre temps me rappelle, avec raison aussi, combien je suis beaucoup trop gentille avec les profs, me dit que cela viendra diminuer la part etablissement et qu'il est hors de question de rembourser les eleves.
Sans compter le boulot que ça représente et dont elle se fout, cette prof; cela fait 49 versements à faire.
A l'avenir, je vais durcir le fonctionnement pour ne plus me faire avoir.
J'ai compris la leçon... Je refusais déjà qu'on me donne du liquide entre deux portes (cette même prof, en décembre, je me souviens tres bien), mais en attendant, comment faire pour ne pas être soupçonnée de detournement?
Parceque le discours de cette prof c'est qu'elle, elle a tout donné, elle en est sûre, et que forcément, c'est moi qui ait égaré le versement (je pense qu'il s'agit d'un ou de plusieurs cheques car concernant les especes, on avait fait le point apres l'incident relaté plus haut)...
C'est vraiment violent à vivre, je n'en dors plus.
Je ne supporte pas ces soupçons, moi qui met un point d'honneur à ne ramener aucun stylo de l'intendance chez moi...

Alors déjà elle prend l'argent liquide des familles sans remettre de reçu... Bravo ! Chez moi, je tolère que le prof prenne les chèques mais l'espèce doit être encaissé à l'intendance contre quittance impérativement pour éviter tout ce genre de malaise. Ca marche bien ! De quel droit dit elle aux parents qu'on va les rembourser, c'est pas elle qui a payé les factures tout de même. Je la remettrais à sa place, à chacun son métier. Tu vas pas dire à ses élèves ce qu'ils doivent apprendre pour le prochain cours. Faut gentiment mais fermement marqué son territoire et à partir de là tout va plutôt bien.

Pour vérifier les voyages, tu dois avoir une liste des élèves participants (soit que tu as fait toi même soit que le prof t'a donné). Pour ma part, je tiens un tableau excell où j'ai tous les noms des participants et c'est indiqué s'ils partent ou non et combien ils ont payés.

Donc tu prends ta liste de participants et tu pointes tes encaissements et tu devrais retrouver ton élève manquant. Si personne ne manque, c'est que tu n'as pas 10€ à rembourser et la prof s'est trompé mais tu pourras lui apporter l'explication. C'est pas forcément toi qui t'es trompé.

Steph95600 a écrit:

Alors déjà elle prend l'argent liquide des familles sans remettre de reçu...

elle n'a pas à remettre de reçu, comme elle n'a pas à récupérer les sous..
Elle se retrouve comptable de fait

Tout à fait d'accord ! De toute façon, il faut que tu reprennes ta liste d'élèves avec tes documents issus des encaissements de la régie et que tu pointes. Je l'ai fait souvent pour plusieurs sorties et voyages et ce n'est pas si long que cela, surtout si tu as une secrétaire avec qui tu peux le faire. Peut-être que le chèque a été encaissé sur un autre voyage, cela m'est déjà arrivé.

Vous n'avez pas de compte à rendre au professeur, mais seulement au CE voir au comptable, donc vous pouvez lui répondre que de votre côté vous faites des recherches et qu'il n'a pas à se prononcer sur l'opportunité du remboursement ; vous pouvez éventuellement lui demander sa liste de pointage ; dès qu'un professeur doit récupérer des fonds, je lui transmet une liste des élèves concernés qu'il a la charge de pointer en indiquant espèces ou chèques montant et date.

j'avoue ne pas faire le pointage en présence du professeur lorsqu'il me remet les enveloppes (c'est un tort, votre exemple le prouve).

Prenez votre temps, vous pouvez demander à l'AC de vous éditer la liste des encaissements 2012 (par montant, par compte de recette, par nature ...), il doit avoir encore accès. Vous devez nécessairement retrouver le nom de l'élève manquant.

L'erreur peut être à différents niveaux :
- le plus souvent : chèque encaissé sur un autre compte
- parfois chèque dans une autre enveloppe, qui a glissé dans le coffre ou ... égaré, cela arrive parfois.

Une fois vos recherches terminées, reprenez l'acte du CA et avec le conseil préalable de l'AC, vous pouvez aller voir le CE afin de lui expliquer la situation et faire valider vos propositions.

Vous pourrez alors faire part au professeur du résultat des recherches, de la décision conjointe CE, AC et gestionnaire.

Ne vous laissez pas mettre la pression, on a tous plus ou moins vécu ce genre de situation et avec le temps, le cuir s'épaissit et les réflexes s'améliorent.

Bonjour!

C'est plus qu'un conseil, c'est réglementaire : un prof ou qui que ce soit d'autre qui n'est pas régisseur ne touche pas à l'argent... C'est de la gestion de fait...! Donc à l'avenir, c'est toi qui t'en occupes ou un de tes collègues mandataires par exemple...

...les torts sont partagés à mon avis : le prof n'a pas bien agit non plus devrait se garder de tout jugement...!

...essaye de comparer entre tes docs comptables et les fiches d'encaissement que ton AC édite à la réception des fins de période des régies de recettes...

...souvent ces problèmes sont très prenants mais il n'est pas rare que l'on trouve à force..!

Bon courage!

Meme si le prof dit qu'il est pressé : on prend le temos

Si tu as a...e je dirais que tu vas les retrouver pointe tous les encaissements depuis cette date... Si tu les as encaisses ils sont forcément qq part dans ce logiciel... Ils ont peut-etre ete mis ailleurs que dans voyage... Il te restera à faire le declassement
Verifie avec la balance tu as une somme en trop qq part ailkeurs... Pointe balance et encaisst sur logiciel
Courage

Sans revenir sur ce qu'on disent les collégues, une régle de base. Un professeur peut trés bien récupérer l'argent auprés des familles avec l'accord du gestionnaire, cela s'appelle un mandataire de recettes, mais il est impératif que lors de la remise de l'argent il y ait un pointage en présence du prof et que les espéces donne lieu à un reçu (bien entendu il faut une liste des élèves et des versements pour le pointage). On ne remet jamais l'argent en 30 secondes ou entre deux portes ; autre régle de base impérative.
Pour le reste ne pas se positionner en position d'accusé dés le départ. Il y a une erreur, on ne sait pas qui l'a commise et le gestionnaire n'est "coupable" que de ne pas avoir respecter les règles ci-dessus.

Merci à tous
Je sais que je suis trop malléable
Je vais durcir le ton !

Déjà établir une convention de mandat pour désigner le prof mandataire. Ce document précisant, de préférence, que le prof peut ramasser les chèques mais pas les espèces qui devront être apportées directement à  l'intendance par les familles ou les élèves.

Dans ma convention voilà comment c'est précisé :


"Article 3 : OBLIGATION DU MANDATAIRE

Paiement par chèque
Il  doit présenter, avec les chèques,  une liste mentionnant le nom de l’élève, la classe, le montant du chèque et le nom du tireur si ce dernier est différent du nom de l’élève.
Paiement en espèce
Le mandataire n’est pas habilité à percevoir des espèces et doit adresser à l’intendance les élèves ou familles désirant payer en liquide.
 
En aucun cas, le mandataire ne doit encaisser des sommes ne correspondant pas à l’objet, au montant et à la qualité des débiteurs de la présente convention.
 
Article 4 : RESPONSABILITE
Les opérations effectuées engagent la responsabilité personnelle et pécuniaire de l’agent comptable. Le mandataire est donc tenu de rendre compte de sa gestion à l’agent comptable et doit à ce titre tenir une comptabilité simplifiée.
En cas de non respect des termes de la présente convention par le mandataire, l’agent comptable se réserve le droit d’engager la responsabilité du mandataire."


Ce truc là tu le fais signer aux profs (c'est une convention entre le mandataire et l'agent comptable OU le régisseur)
Comme ça ils voient que ça les "mouille" un minimun et en général ça les calme et ça les met dans les rails.

A noter qu'un mandataire peut être autorisé à récupérer des espéces ; c'est pratique lorsqu'une classe de 50 gamins payent une participation de 2 € en espéces (sinon c'est le défilé à l'intendance avec reçu et monnaie).

excellent, je vais largement m'en inspirer pour la rentrée...
A noter tout de même, et là, je sais que je sors du cadre, que j'ai eu un échange tendu avec l'une des deux enseignantes reponsables au telephone cet apres midi.
J'ai appelé l'une d'entre elles, mon interlocutrice principale depuis le debut. En effet elle a annoncé à la secretaire d'intendance, en mon absence, qu'elle reufusait de partir à la pêche aux 3 cheques égarés parcequ'elle et sa collègues étaient absolument sûres de les avoir donnés à l'intendance et que ça le gênait d'appeler les familles, qu'elles nous laissaient gérer, que la gestion financiere du voyage ne leur incombait pas. Ma collègue a ressenti une suspission et un jugement négatif de ma gestion et m'en a fait part. Comme ce n'est pas la première fois que cela arrive, j'ai telephoné à l'enseignante. Elle me reproche, avec raison, de m'apercevoir du problème tres tard, le voyage est terminé depuis début mai.
Elle me dit qu'elle reflechit, qu'elle ne peut s'empêcher de se poser des questions. Qu'elle n'a pas retourné mon bureau, qu'elle est restée cordiale et calme. Que sa collègue est bien plus en pétard , que ça l'a stressée, que je l'ai convoquée dans mon bureau, que ça l'a choquée (faux : je lui ai demandé de venir, je ne convoque personne, d'ailleurs peut être ai je tort)...
Je lui ai fait valoir que sans doute, la gestion etait à améliorer, mais que le fait qu'elle juge mon travail me gênait :elle ne le connait pas, de la même façon que je ne connais pas le sien et qu'il ne me viendrait pas à l'idée de porter un jugement sur ses difficultés potentielles avec un élève, par exemple. Que j'avais pris du retard, sans doute, mais parceque j'ai beaucoup d'autres choses à gerer que cela, dont des problèmes de securité, prioritaires, et auquels personne ne pense jamais... Elle me parle comme à une élève, cela n'est pas acceptable... Mais elle, semble trouver cela normal..
Ce que je vous raconte est du pipi de chat,,en un sens. Mais il me semble révélateur du peu de considération de notre travail par l'équipe enseignante, et je me demande comment j'aurais dû me positionner, quelle erreur j'ai commise, mise à part le fait de ne pas être parfaite dans ma gestion (mais, comme je le lui ai dit, elle, est elle parfaite?), ni assez rapide, mais c'est ma 3eme année, (je ne suis pas gestionnaire depuis 20 ans), pour ne pas avoir ce manque de respect à essuyer, pour obtenir un peu plus de collaboration bienveillante, de compréhension face à mes difficultés...
Communiquer avec les enseignants sur les revendications qui sont celles de certains gestionaires, dont je fais partie, concernant nos conditions de travail, est ce une solution? Ou bien le bâton pour se faire battre?

C'est le bâton pour se faire battre, sans nul doute. Nous n'avons pas le choix: il faut être rigoureux et, paradoxalement, accepter de ne pas être aimé pour être respecté. Après, on parvient avec le temps à trouver un positionnement plus souple, mais c'est une conséquence, pas un préalable.

Ok...

Il faut accepter de ne pas être aimé, accepter de passer pour un chieur, pour un psycho rigide. Une fois qu'on a assimilé cela on a fait la plus grosse part du travail. Les profs, les CPE, les personnels ne sont pas des copains, ne sont même pas des collègues ... mais des interlocuteurs qui bon gré mal gré doivent accepter les contraintes et les refus qu'on leur impose. C'est notre boulot, il est ingrat, difficile et nous sommes seuls pour le faire ; je ne parle pas de l'intendance qui pour moi est un tout. L'Intendance est une île entourée de requins, à nous d'éviter d'aller jouer avec les poiscailles, sauf équipés d'un lance harpon ou de grenades sous-marines. Un fois que la faune aquatique a compris on peut envisager d'aller se baigner avec un minimum de sécurité.

Effectivement... Ca resume pas mal les choses

Une des solutions pour résoudre ton problème est d'avoir une charte des voyages avec un calendrier précis des opérations (donc une date limite pour tous les encaissements)

Normalement la réglementation prévoit également un bilan du voyage après coup mais je n'en ai jamais vu.

La procédure est ton amie. Elle est ch... mais elle te sauvera souvent la mise.

Bon, avec ton CE, il y a peu de chances que ça arrive.....

tu as raison, je vais la reactualiser ! merci

Girault pourrais tu mettre les articles 1et2 de ta convention ? Merci

Un exemple de convention ici (à réactualiser pour les références).

Je suis assez d'accord avec ce que tu dis ALO:

"Nous n'avons pas le choix: il faut être rigoureux et, paradoxalement, accepter de ne pas être aimé pour être respecté. Après, on parvient avec le temps à trouver un positionnement plus souple, mais c'est une conséquence, pas un préalable."


Ce fut exactement le cas dans ma prise de poste, et cette stratégie s'est avérée être la bonne dans mon établissement. Rigoureux, prudent,observateur,rappelant certains textes etc. au départ et plus souple dans mon positionnement actuellement au bout de 3 ans (cela n'empêche pas de rappeler inlassablement et systématiquement les mêmes choses...). J'utiliserais la métaphore du jeu d'échec qui me passionne, il s'agit de faire un sacrifice de pièces au départ pour arriver au gain à la fin.


Bien entendu, je ne l'érige pas en dogme, ce qui serait inapproprié , l'adaptabilité reste une des clefs, mais dans notre métier il faut accepter un minimum de rigueur, d'organisation et ne pas hésiter à dire des choses difficiles à notre environnement. Au début, si tu es sensible à ces choses, tu ressentiras un certain malaise, mais tu verras que sur le long terme que ton environnement "fasse avec ou pas" tu te sentiras beaucoup mieux. Allez courage!

Je confirme les propos de ALO, AP6., Varice Irritante et Re-Init : aucun espoir de faire ce travail dans une ambiance correcte, on est toujours l'emm.nuyeur général, les mauvaises nouvelles sont toujours annoncées par notre bouche. Les enseignants sont des ennemis, puisqu'après 15 ans d'expérience, je confirme que leur attitude ressort de l'une des catégories suivantes :

- le grand N'importe-Quoi
- la tentative systématique (souvent couronnée de succès) de faire dire au CE le contraire de la réglementation qu'on a rappelée
- l'évitement total de toute relation avec l'intendance
- la haine déclarée
- la fabrication délibérée de coups tordus pour faire ce que l'on veut et planter le gestionnaire (activité préférée des enseignants en qui tu crois pouvoir faire un peu confiance)
- l'armistice par ceux qu'on a réussi à dresser

Espérer rencontrer mieux que ce dernier cas, je ne l'exclus pas, mais alors hors l'établissement où l'on est gestionnaire.

DONC la prof qui fait des sous-entendus dégueulasses sur le fait que tu aurais barboté du fric, tu lui dis que c'est çuiquiditkil'est. En ce qui concerne les 49 virements débiles, l'agent comptable va refuser, expliquer au CE  qu'il a besoin de cet argent pour financer le théâtre en 4eB en octobre prochain, et fermez le ban.

vous avez reussi à faire rire et c'est dejà pas mal.
J'ai retrouvé mes billes donc le soupçon de l'infâmie s'éloigne...
Mais pas les boules que j'ai!
J'ai envoyé un mail avec copie au CE pour informer les deux enseignantes que le compte est bon apres plusieurs recherches, et que le CE, ordonnateur,
prendra la décision de l'utilisation du surplus...

L'utilisation des surplus relève aussi de la charte des voyages. On considère souvent qu'en deça de 8€, point de salut. A toi de déterminer un seuil acceptable par ton AC et ton CA.

Tu as les boules mais ça ne doit pas TE miner. Tu essaies de bien faire dans un environnement qui n'est pas celui qu'il devrait être (nous sommes 99.99% à la reconnaître).....Le seul truc qui compte est de bien faire ton job, de t'améliorer et d'en arriver à faire avancer certains dossiers.

Ne plus subir mais proposer. Pas forcément des trucs "utiles" aux profs mais des améliorations pour l'établissement et les élèves de sorte que lorsque tu quitteras ce bahut, tu pourras dire que tu as fait du bon boulot.

Crois-moi, c'est possible même avec les ziggotos qui nous entourent.

L'intendant zonard a écrit:

- l'armistice par ceux qu'on a réussi à dresser

Situation toujours précaire, susceptible de variations incompréhensibles et imprévisibles en fonction de discussions en salle des profs, parfois alcoolisées. Se méfier donc.

Citation :

expliquer au CE  qu'il a besoin de cet argent pour financer le théâtre en 4eB en octobre prochain, et fermez le ban.

o_O !!!!

J'ai du mal avec cette analyse de l'utilisation des surplus.
Dans le cadre d'un voyage, ce sont 50 familles qui ont versé de l'argent.
Donc je ne comprend pas pourquoi un surplus, même minime (-de 8€ par exemple), pourrait être reversé dans une sorte de pot commun qui pourrait servir plus tard pour payer une autre sortie. C'est règlementairement illégal non ? A moins que cela ne soit affecté qu'aux mêmes élèves, et encore je suis même pas sûr, puisque c'était pas prévu
Et puis un comptable qui refuse de rendre de l'argent à des familles parce qu'il a pas envie de s'emmerder, si l'ordo lui demande de rembourser, il aura pas bien le choix...

Après, les poncifs du genre : "on est pas là pour se faire aimer", "notre position nous oblige à être inflexible"... je suis pas d'accord.
A moins de tomber sur le dernier des abrutis, le "prof" est en général plutôt intelligent. Et même le pire des boulets on peut lui faire entendre raison, à condition de s'en donner les moyens.
Donc si on explique comment faire, clairement, ça marche.
Mais faut un peu se donner de mal pour ça.
C'est dur au début parce qu'on a l'impression que ça fait perdre du temps, mais à la longue c'est nettement plus efficace et en fait gagner par la suite.

Et les enseignants ne sont pas nos ennemis, voir ci-dessous.

Non, globalement nous avons un surplus de recettes par rapport aux dépenses, il s'agit donc de diminuer la part établissement plutôt que la participation des familles.

Le surplus étant global (avec par exemple 53 participants : 49 élèves + 4 profs), il n'y aurait pas d'obligation de diviser le surplus par le nombre de participants pour déterminer le montant de ce surplus par participant ??

L'acte administratif ayant entériné le voyage, avec le montant global des dépenses par famille et le montant des dépenses à la charge de l'établissement, ne sert-il à rien ?

J'aurais bien un début de réponse : refaire voter le budget du voyage pour faire baisser la part de l'étab.

A défaut, en ce qui me concerne, vouloir réduire la participation de l'EPLE sans un nouveau vote, c'est carotter les familles. De pas beaucoup, mais c'est du carottage quand même.

L'acte administratif a validé un budget prévisionnel et lee montant de la participation des familles, pas la participation de l'établissement.