Prestataires malhonnêtes / EPLE vache à lait?

Bonjour,

Comment faire face à des prestataires malhonnêtes lorsqu'on n'a pas l'expertise suffisante pour détecter leurs dérives.

La
société bien connue de maintenance des extincteurs dont l'intitulé
forme une triade, nous a facturé des prestations de vérification
annuelle assez importantes. Après comparaison avec la facture de l'an
dernier, je me suis rendu compte qu'il y avait un écart important entre
les 2 montants. En effet, elle passe de 249 € à 1084 €. La facture
comporte des termes techniques mentionnant des interventions auxquelles
je n'y comprends rien.
Une collègue hier nous alerté sur les
pratiques de cette société qui leur a facturé des prestations non
exécutées (elle a l'air de s'y connaître au moins) et leur a présenté
une facture tout aussi importante.

Par ailleurs, un autre nous a
facturé 193 € pour un déplacement, alors que l'ouvrier n'est resté que
10 mns juste pour montrer au cuisinier comment enlever la sécurité sur
le haillon du camion de livraison qu'il avait déjà réparé il y quelques
temps. A mon avis, c'est aussi de sa faute car il aurait du expliquer à
l'agent comment faire pour enlever cette sécurité lors de sa première
prestation que nous avons déjà réglée. L'agent a cru que le haillon
dysfonctionnait à nouveau. Il s'est déplacé mais n'a pas fait de devis, a
juste enlevé la sécurité et nous a envoyé sa facture.
La cuisine est
au rez-de-jardin, le collège est immense et mon bureau se trouve au
RDC, ce qui fait que je n'ai pas une visibilité sur le parking menant en
cuisine et les fournisseurs avaient une mauvaise habitude avant mon
arrivée de s'y présenter directement et effectuer leurs travaux sans
établir de devis. Je recevais une facture alors que je n'étais même pas
informée de la demande d'intervention.
J'essaye de faire changer les choses, mais les mauvaises habitudes perdurent encore.
Toujours est-il que je n'en ai marre que ces entreprises prennent l'EPLE pour des vaches à lait.

La loi est clair. Le devis est obligatoire au delà d'un certain montant (150€ il me semble). Pas de bon de commande, pas de devis, pas de paiement. Je serais intraitable.

Quand j'ai pris mon poste, j'ai reçu une facture d'une entreprise pour une maintenance de la sonnerie du lycée. Je leur ai dis que je n'avais pas de bon de passage de leur technicien (au printemps donc avec l'ancien gestionnaire). Réponse du responsable : on ne fait pas de bon et c'est en accord avec le gestionnaire, je n'ai qu'à voir avec lui. Réponse : pas de preuve de passage, d'intervention signé par le lycée, pas de paiement. Il n'y a pas eu de paiement malgré quelques intimidations.

A cause de ce genre de dérives constatés lors de mon arrivée où l'ancien gestionnaire donnait les clefs aux entreprises et ne vérifiaient rien, imaginez les dérives. J'ai mis fin à tous les contrats. Remises en concurrence. Maintenant, aucune entreprise ne se déplace et ne fait de maintenance ou autres interventions sans présence qu'un OP ou moi même.

Lorsque l'OP est en arrêt de maladie je m'imagine difficilement rester en présence du prestataire qui passe pratiquement toute la journée dans le bahut alors que j'ai tant de choses à régler à l'intendance.

Aucun paiement sans engagement contractuel ; c'est à dire sans bon de commande minimum. La règle est simple et je n'ai pas de problème. Aux entreprises qui réclament des factures je demande copie du bon de commande ; si elles ne peuvent le fournir on discute... parfois je fais un bon de régularisation, parfois non....
Bien entendu un bon de commande doit être rédigé avec soin, précis et chiffré.
Une fois qu'on a défini la nature de la prestation on n'est pas oblogé de rester avec le prestataire. On le voit à son arrivée, on lui donne les consignes, si il y a une porestation non prévue sur le BC il revient en parler... et on vérifie avec attention le bon d'intervention avant de la signer. On peut toujours écrire sur un bon de livraison ou d'intervention pour noter des problèmes ; on peut aussi refuser une livraison ou refuser de signer un bon d'intervention.

Je pensais que les contrats de vérification périodiques obligatoires ne nécessitaient pas de bon de commande à chaque vérification annuelle. J'ai alors tout faux. Certes, un bon d'intervention est remis.

Soit il s'agit d'un contrat, et donc les tarifs sont encadrés, ce qui fait qu'il n'y a plus qu'à vérifier si ce qui est porté sur le bon d'intervention et a servi de base à la facture a bien été fait et correctement facturé (c'est bien à l'OP de s'en charger). Soit ce n'est pas un contrat, et donc un devis précédant un bon de commande aurait du être établit.

Merci ALO, il me reste qu'à comparer le bon d'intervention et les prestations fournies

zananass a écrit:

Je pensais que les contrats de vérification périodiques obligatoires ne nécessitaient pas de bon de commande à chaque vérification annuelle.

Faut lire les réponses. J'ai écrit :
Aucun paiement sans engagement contractuel ; c'est à dire sans bon de commande minimum
donc un contrat étant par définition un engagement contractuel, il n'y a pas besoin de bon de commande. Par contre si il y a contrat, il y a des clauses tarifaires avec un indice de réactualisation à chaque exercice. Ces clauses tarifaires doivent être respectées et vérifiées par le comptable qui risquerait le débet si il payait une facture qui ne les respectait pas.

zananass a écrit:

Merci ALO, il me reste qu'à comparer le bon d'intervention et les prestations fournies

Ça c'est la vérification du service fait. Mais il n'y a pas que ça. Comme le rappelle volcan, il faut également regarder quelles sont les modalités d'engagement de l'EPLE et ne pas payer si la facture est supérieure au bon de commande établit sur devis ou si les tarifs du contrat (initial + clauses de réactualisation) ne sont pas respectés.

249€ cela me semble bas comme pris, 1 089€ plus dans la norme.

Il faut aussi distinguer contrat de maintenance et contrat de vérification obligatoire; c'est pas la même chose.

Invisible a écrit:

249€ cela me semble bas comme pris, 1 089€ plus dans la norme.

Peut-être mais peu importe. Une facturation à géométrie variable doit s'expliquer par des pièces qui répondent à la réglementation.

On parle là d'un sujet très particuler dont je m'étonne (qu'à ma connaissance), on n'ait jamais trop débattu: les contrats de maintenance des extincteurs qui outre la vérification du matériel intègre systématiquement la remise en état avec éventuellement remplissage d'une quantité d'extincteurs pas toujours connu avant leur vérification.

C'est un secteur particulier des contrats de maintenance des installations de sécurité où le prestataire non seulement vérifie l'état du matériel mais procède également à sa remise en état contrairement aux vérifications des installations électriques par exemple.

En gros, un prestataire peut parfaitement remettre en état 15 extincteurs une année et 90 l'année suivante avec des factures en conséquence. Le problème est que dans ce cas spécifique, il peut tout aussi bien raconter à peu près n'importe quoi et remplacer (ou dire qu'il remplace) des extincteurs dont il considère qu'ils ne sont plus conformes (percutés, dégoupillés, date dépassée...) sans accord préalable ni vérification par le bahut. Il est donc juge et partie ce qui le met dans une position inacceptable pour celui qui tient le bon de commande.

Face à cette situation particulière, il faut donc avoir un mode de fonctionnement adapté. Agent en permanence avec la société, autorisation expresse à obtenir avant de remplacer au delà d'un certain nombre, première tournée strictement de contrôle avant un autre tour de remise en état. Toutes solutions aussi difficiles à mettre en oeuvre et auquelles les sociétés en question rechignent à s'adapter. D'où l'intérêt de faire un marché plutôt qu'un contrat et d'imposer ses règles mais ça peut être insuffisant et il faut avoir en plus un inventaire à jour de ses extincteurs, de ler état et de leur durée de vie.

La règle de base doit être de justement empêcher toute dérive en ne laissant pas la société chargée des contrôles faire n'importe quoi sans une autorisation préalable qui peut être un bon de commande et au moins leur faire savoir qu'à défaut d'un engagement formel et écrit, les prestations seront considérées comme non acceptées.

Maintenant, quand on est après la vérification...

Je partage l'avis de LMDV. Pour certaine prestation, je rencontre le technicien et va vérifier avec lui la prestation. Pour d'autres, moi-même, mon OP ou un autre agent accompagne le technicien afin de vérifier le travail fait. Pas de mauvaises surprises. Certes ca demande du travail mais au moins je n'ai pas de mauvaises surprises. Quand on accompagne, les techniciens sont d'autant plus vigilant.

Une solution pour certains contrats de maintenance (style maintenance chaufferie, ascenseurs, portail électrique): programmer le même jour la visite de l'organisme style Apave ou équivalent, dont le technicien peut vérifier que le boulot de maintenance est bien (et réellement) fait, et régler immédiatement ce qui ferait l'objet d'une remarque sur leur rapport.
Mais ça ne s'applique pas à tous les contrats, notamment les extincteurs...

Il s'agit bien de contrat de vérification obligatoire. Ce contrat qui était déjà effectif à mon arrivée prévoit une visite annuelle obligatoire qui donne lieu à notification et émargement dans le registre de sécurité. Je dois quand même chaque année faire un bon de commande?

Merci volcan