Trucs et astuces

Je propose la création d'un fil (pourquoi pas d'une rubrique) petits trucs et astuces.
Des trucs que d'autres font , des trucs qui pourront être améliorer mais qui pourront servir.
Je commence donc...
Cette année j'ai imprimé les COFI de mes 3 ER en 5 exemplaires (comme d'hab) et je suis parti avec aux CA tous signés et complets (rapport , stock presto...).
Il me manque bien sur la pièce 22 et 26 qu'il m'est impossible d'éditer avant le CA
Au début du CA on indique à son collaborateur (ou sa collaboratrice) qui est resté au bural le nombre de participants puis le résultat du vote (par sms).
Ce dernier va donc saisir les informations et édite les deux documents en PDFcréator.
On envoie ça par courriel ou on utilise le Cloud (type Dropbox).
Après le CA on édite les documents et on peut ainsi gagner beaucoup de temps (penser à apporter le cachet de l'AC pour signer la pièce 26).
Auparavant le lendemain j'éditais les documents puis il fallait les ramener dans l'ER (ici j'en ai un qui est à 1h de bagnole) ou envoyer par la poste.
Cette année à l'issue des CA des 3 ER les cofi étaient complets et pouvaient être envoyés sans problème au rectorat et à la CT avec l'acte ...
Je récupère quelques temps après mes deux exemplaires dont celui de la DDFIP (j'en garde un aussi pour moi, je suis un sentimental).

tu dis quoi là Bozinchu??

Je donne une pratique nouvelle pour moi.
Je n'y avais pas pensé avant et cela me fait gagner du temps cette année.
Donc je souhaite que d'autres puissent en avoir connaissance, l'améliorer et me donner de nouvelles idées...

Pratique.
Mais ne mettrais en place que l'année prochaine, les cofis sont terminés.

Ca veut dire avoir le jour du CA un collaborateur qui reste à l'agence + un GM qui reste après la réunion. Je n'imposerai pas ça.
Et puis t'es moderne, Boz. Il y a peu de temps que j'ai réussi à faire abandonner les disquettes et à convertir tout le monde au scan + courriel plutôt qu'au fax, alors ton Cloud, comment dire...

Les documents de travail sur tableur pendant le CA, c'est déjà bien : quand le CA change la proposition d'affectation du résultat, on voit tout de suite ce que cela donne. Hop, on enregistre, l'ER a le document très rapidement, et l'établissement a tout ce qu'il faut pour son compte-rendu.

Je ne suis pas certain que cela puisse figurer dans cette rubrique, mais je poste un extrait d'une feuille que remplit l'OP chaque mois et qui est affichée sur la porte de mon bureau (lorsque c'est fait, il inscrit OK dans la case)

Date	Relevé EDF, Gaz, fioul, eau	Entretien autolaveuse	Rinçage sanitaires internat	Vérification buts football	Essai blocs secours	Vérification désenfumage	Filtres video projecteurs	Essai téléphones PPMS	Vérif VMC externat/internat	Initiales

je n'aimerai pas utiliser les douches chez toi. même pas lavées et rincées seulement une fois par mois...

C'est vrai que la lecture du tableau peut prêter à confusion

Je précise au cas où : par rinçage, j'entends rinçage des canalisations en vue de la prévention contre les légionnelles.

Le bâtiment internat étant assez éloigné (plus de 100 mètres) de la production d'eau chaude, nous faisons couler l'eau chaude pendant une quinzaine de minutes tous les mois dans les douches et aux lavabos. Plus un choc thermique (mitigeurs et chaudière au maxi et rinçage) à chaque retour de vacances. Avec ce protocole (guère écologique) nous n'avons plus de problèmes de légionnelles portant récurrents dans l'établissement.

comment réalisez vous le choc thermique ? merci

On monte la température de l'eau au niveau du départ de la chaufferie au maximum, on monte aussi (ou on shunte quand c'est possible) la température de réglage des mitigeurs et on fait couler de l'eau bouillante pendant une dizaine de minutes au niveau des douches (en se protégeant !) et des lavabos.

C'est sympa, l'idée du fil trucs et astuces, mais, comment dire... y a pas un site ouaibe qui propose d'ouvrir ses colonnes pour ajouter ce genre de choses ?

Nicolas a écrit:

Je ne suis pas certain que cela puisse figurer dans cette rubrique, mais je poste un extrait d'une feuille que remplit l'OP chaque mois et qui est affichée sur la porte de mon bureau (lorsque c'est fait, il inscrit OK dans la case)

Date	Relevé EDF, Gaz, fioul, eau	Entretien autolaveuse	Rinçage sanitaires internat	Vérification buts football	Essai blocs secours	Vérification désenfumage	Filtres video projecteurs	Essai téléphones PPMS	Vérif VMC externat/internat	Initiales

Filtre vidéoproj, cela consiste en quoi exactement ?

tchopo a écrit:

Filtre vidéoproj, cela consiste en quoi exactement ?

ça consiste à dépoussiérer les filtres dont sont munis les vidéopro...

ce qui allonge considérablement la durée de vie des ampoules fort onéreuses. normalement les vidéo projos actuels indiquent sur écran quand il faut dépoussiérer, y veiller et le faire.

Une fois remplacée une ampoule de video projecteur on fait attention à l'entretien !
L'OP de l'établissement a aussi ce tableau à remplir une fois par mois (que du très classique et n'a d'intérêt que pour un/e débutant/e) :

RELEVES DES COMPTEURS

COMPTEURS PHOTOCOPIEURS

DATE

GAZ

EAU

FUEL

HC ETE

HP ETE

HC HIVER

HP HIVER

COULEUR ADMI

N/B ADMI

N/B PROFS

N/B VIE SCO

VERIF MALETTES PPMS

VERIF TROUSSE CUISINE

Nicolas a écrit:

Une fois remplacée une ampoule de video projecteur on fait attention à l'entretien !
L'OP de l'établissement a aussi ce tableau à remplir une fois par mois (que du très classique et n'a d'intérêt que pour un/e débutant/e) :

RELEVES DES COMPTEURS

COMPTEURS PHOTOCOPIEURS

DATE

GAZ

EAU

FUEL

HC ETE

HP ETE

HC HIVER

HP HIVER

COULEUR ADMI

N/B ADMI

N/B PROFS

N/B VIE SCO

VERIF MALETTES PPMS

VERIF TROUSSE CUISINE

c'est pas ton ACMO (assistant de prévention) qui fait la vérif des malettes PPMS et les infirmières les trousses de secours ?

L'ACMO, c'est ... l'OP.

Nicolas a écrit:

L'ACMO, c'est ... l'OP.

je sais que ça pouvait paraître évident, mais comme c'est pas le cas chez moi ni dans d'autres établissements

Ici c'est un prof. Comme ça, avec l'OP et moi, on est trois. C'est mieux.

Pas une astuce mais disons le rappel d'un classique.

GFC permet d'expliquer les soldes des comptes de cl.4 tout au long de l'exercice, et pas seulement au moment du COFI.

Compta Géné -> Documents -> Autres documents -> Etat développement du solde du compte

GFC pointe les soldes qui ont changé depuis la dernière explication, avec mention des exercices d'origine. Cas favoris : 4112 avant opérations pour ordre pour rapprocher de l'état des créances, explications avant report des bilans d'entrée (ligne à passer dans le sens inverse puis à supprimer après l'écriture de bilan d'entrée).
Une bonne édition PDF transmise par mail aux établissements rattachés chaque mois avec la balance et tout le monde est content.

Cela va sembler anodin pour ceux qui pratiquent déjà, mais je me suis rendu compte en rencontrant des collègues en formation que peu utilisaient cette fonctionnalité et les autres "charbonnaient" au crayon à papier sur les fiches de compte.

Je fais la même chose, sauf qu'en plus j'ajoute la liste des créances en cours.

J'y pense, c'est dommage que GFC ne reprenne pas les justifs de l'exercice antérieur.

un autre classique : en travaillant sur la balance de vos établissement un clique droit sur les comptes 4111, 4112 et 416 en compta général et vous avez accès à la liste des créances

voici quelques souvenirs qui sont a priori encore d'actualité :
méthodes pour rechercher des montants dans des fiches de comptes :
- lorsque des FDC sont éditées PDF à partir de GFC, si on tape dans l'outil de recherche d'acrobat "compte : XXXX", on tombe dessus, pareil si on tape un montant ...
- un export excel des encaissements filtré par compte permet de retrouver rapidement des correspondances entre encaissements et OR, en utilisant notamment la multi-selection de cellules sous excel avec affichage automatique de la somme. On colorise les cellules des encaissements soldés. Les encaissements non soldés constituent la liste des OR à éditer à adresser d'urgence à celui qui doit les faire... Cette opération remplace le fastidieux "cochage" des FDC et le feuilletage non moins fastidieux des FQE.

Bonjour,
Petite info pour ceux qui veulent récupérer les compteurs des photocopieurs. Il est possible d'y accéder via le réseau. En clair, si votre photocopieur ou votre imprimante est en réseau elle dispose automatiquement d'une adresse ip qui ressemble à  125.26.31.12 . Si vous tapez cette adresse ip dans votre navigateur, vous accédez à l'interface web de votre périphérique ou vous pouvez récupérer votre compteur.
Plus évolué, vous pouvez également importer ces données sur une feuille excel (pratique pour compiler un parc de périphérique important)
 
tchao

En son temps le défunt RDB avait initié une rubrique analogue, initiative qui lui avait valu un taclage appuyé.
Les moeurs s'adoucissent (ou la flantitude nous gagne).