Trucs et astuces : l'extraction GFC

Une astuce que les collègues ne connaissent pas toujours...

On peut faire très facilement des extractions au format dbase (.dbf) de fichiers GFC, cela permet d'exploiter les fichiers extraits sur tableur. Il suffit de faire un clic droit sur un champ de saisie, d'indiquer un chemin de copie, de donner un nom au fichier et de cliquer sur "extraire".

On pouvait déjà éditer des documents, en papier ou en pdf, avec quasiment toute les clés de tri ou de sélections souhaitées du fait des progrès de GFC, mais l'extraction permet, en plus, de rajouter des infos, de modifier la présentation du document, de faire des pointages spécifiques sans resaisie...

On peut extraire :
- la liste mandats (ou une sélection, exemple, le ZD...)
- la liste des OR
- la situation des dépenses
- la situation des recettes
- la balance (par ex pour confectionner une balance comportant les infos du niveau total + celles du niveau détail...)
- l'historique des encaissements
- le journal général (avec les tris sur tableur, on fait ce qu'on veut après : recherche d'écritures sur un compte, d'un montant, etc...)

Cette fonction est riche de possibilités, tant en compta ordo que géné...

Merci Stoïk pour cet intéressant rappel .

En ce qui concerne la mise en oeuvre, suivre cette piste donnée par le rectorat d'Amiens :

Guide d’exploitation des données extractibles depuis GFC avec un tableur de type Excel

Effectivement cette fonction est particulièrement intéressante. Par exemple pour éditer la liste des marchés attribués l'an passé supérieurs à 4000 €...

barbule a écrit:

Merci Stoïk pour cet intéressant rappel .

En ce qui concerne la mise en oeuvre, suivre cette piste donnée par le rectorat d'Amiens :

Guide d’exploitation des données extractibles depuis GFC avec un tableur de type Excel

Un truc que je n'ai pas trouvé dans le document d'Amiens mais qui est bien pratique aussi .
lors de l'edition du développement des charges et des produits ou peut télécharger une fichier .dbf.
On peut récupérer directement ces données dans Excel en allant dans la barre de menu Excel /Données / importer / donner l'adresse du fichier .dbf.

Pof on a tout le développement des charges et des produits sur Excel

C'est utile après dans une présentation pour le compte financier pour faire des graphiques et
montrer l'évolution du budget de la prévision à l'exécution
ou indiquer au professeur tous les crédits toujours inemployés en fin d'année alors qu'ils nous bassine au moment du budget avec le fétichisme de LEUR crédit pédagogiques,
ou encore pour pouvoir faire des graphiques de répartition des dépenses par services (exemple le pouvrcentage de crédit inutilisé par chapitre, la répartition des dépenses pour un chapitre D, etc..

Je me suis pris la tête l'année dernière à faire toute une série de modèle de tableaux et graphique maintenant je n'ai plus qu'à importer les données , mettre à jour, et Basta comme dirait Bozinchu.

barbule a écrit:

...
En ce qui concerne la mise en oeuvre, suivre cette piste donnée par le rectorat d'Amiens :
Guide d’exploitation des données extractibles depuis GFC avec un tableur de type Excel

Je n'avais pas connaissance de ce document. Il est très intéressant.

Cela dit, je connais son auteur car il avait réalisé une formation interacadémique sur le CIC où nous avions déjà pu constater sa maitrise "technique" de tout ce qui tourne autour de la compta...

Je viens de découvrir (grâce au Rectorat mais via le site) le tableau croisé dynamique.

L'instantanéité et les possibilités sont prodigieuses. Pour celles ou ceux qui apprécient les courbes et autres diagrammes, c'est intéressant

Stoïk a écrit:

barbule a écrit:

...
En ce qui concerne la mise en oeuvre, suivre cette piste donnée par le rectorat d'Amiens :
Guide d’exploitation des données extractibles depuis GFC avec un tableur de type Excel

Je n'avais pas connaissance de ce document. Il est très intéressant.

Sa publication sur le site de la DAF a fait l'objet d'une info du jour signé Fréléo en avril 2008
https://gestionnaires.actifforum.com/info-du-jour-f3/guide-dexploitation-des-donnees-extractibles-depuis-gfc-t6621.htm

Une autre astuce que j'avais déjà évoquée et d'actualité au moment des comptes fi: vous extrayez l'ensemble des mandats, vous faites un tri croissant sur les montants en 1 et sur les fournisseurs en 2, vous ajoutez une colonne et faite sur toute la longueur une soustraction entre les deux montants d'à coté. Si le résultat est nul, vous avez payé deux fois le même montant. C'est le moment de vérifier si ça ne serait pas la même facture mandatée 2 fois.

Et voila!

Variante sur une base non classée avec en K les fournisseurs et I les montants

sur la ligne 2 d'une colonne vide

=SOMMEPROD(($K$1:$K$20000=K2)*($I$1:$I$20000=I2))
et recopie vers le bas
on filtre sur les supérieurs à 1

(comme au beau vieux temps du MPFE)

J'ai pas l'impression que ça marche avec le tableau des fournisseurs

King Jo a écrit:

J'ai pas l'impression que ça marche avec le tableau des fournisseurs

LMDV/LG a écrit:

Une autre astuce que j'avais déjà évoquée et d'actualité au moment des comptes fi: vous extrayez l'ensemble des mandats, vous faites un tri croissant sur les montants en 1 et sur les fournisseurs en 2, vous ajoutez une colonne et faite sur toute la longueur une soustraction entre les deux montants d'à coté. Si le résultat est nul, vous avez payé deux fois le même montant. C'est le moment de vérifier si ça ne serait pas la même facture mandatée 2 fois.

Et voila!

j'ai rien capté...

la herse est baissée a écrit:

j'ai rien capté...

1. Extraire les mandats
   
2. Ouvrir le fichier DBF ainsi produit dans un logiciel de tableur, comme par exemple l'excellent Libre Office désormais accessible en version 4.0
   
3. Sélectionner l'ensemble du tableau
   
4. Menu Données/Trier
   
5. Trier par la colonne contenant les montants (premier critère) et par les fournisseurs (2e critère)
   
6. Ajouter une colonne au tableau, après les montants
   
7. Y insérer une formule qui soustrait de la case immédiatement à gauche la case lui étant supérieure (cette logique donne : D12=C12-C11)
   
8. Et partout où l'on voit un zéro, si le fournisseur est le même, il faut s'inquiéter d'avoir fait un double mandat
   

Moi j'aurais volontiers fait ça avec les paiements, mais ce n'est pas possible, on ne peut que les éditer en PDF, il n'y a pas d'extraction.

LMDV/LG est maître dans ce genre de manip, avec GFC DOS il faisait des trucs dingues.

L'intendant zonard a écrit:

Moi j'aurais volontiers fait ça avec les paiements, mais ce n'est pas possible, on ne peut que les éditer en PDF, il n'y a pas d'extraction.

C'est d'autant plus regrettable que l'on aurait pu imaginer, les données de GFC se trouvant dans des tables d'un SGBD open source (MySQL), un outil universel d'extraction SQL dans le genre de ce que l'équipe d'AGLAE a mis à disposition des CROUS.

barbule a écrit:

En ce qui concerne la mise en oeuvre, suivre cette piste donnée par le rectorat d'Amiens :

Guide d’exploitation des données extractibles depuis GFC avec un tableur de type Excel

Chère Barbule, penses-tu que quelques années plus tard, on puisse remettre la main sur ce document ?

Merci,

L'intendant zonard a écrit:

barbule a écrit:

En ce qui concerne  la mise en oeuvre, suivre cette piste donnée par le rectorat d'Amiens :

Guide d’exploitation des données extractibles depuis GFC avec un tableur de type Excel

Chère Barbule, penses-tu que quelques années plus tard, on puisse remettre la main sur ce document ?

Merci,

Bonsoir,
Je viens de te transférer le doc par mail.
Bonne soirée !

Bonjour,

Puis je avoir ce doc également.

Merci

peky a écrit:

Bonjour,

Puis je avoir ce doc également.

Merci

Bonsoir,
Pas de pb, merci de m'envoyer vos coordonnées par le mail interne.

Pê à Volcan surtout, sa base doct mérite probablement ce truc.

Merci cyorelle ! La stagiaire IRA qui m'a demandé ce truc sera ravie. NB il n'y a pas de "messagerie interne", il te revient d'utiliser le bouton "email" (drôle de nom pour courriel) sous l'avatar de peky.

je suis également très intéressée par ce document!

Bjr à tous, je relance le post car j'ai un pb cette année (compta 2018) avec l'extraction en compta bud que je n'avais pas avant :

j'ai constaté un soucis avec les extractions de SDE et SDR chez tous les ER : en faisant un  tableau croisé dynamique des données, en sélectionnant par service, domaine et activité un budget, charges nettes et disponible, les montants qui apparaissent en disponible sont tous faux !

Est-ce qu'il s'agit d'un bug du logiciel cette année que la DSI n'a pas voulu prendre en charge à cause de l'arrivée d'OPALE ou bien est-ce que c'est moi qui déraille ??

Merci d'avance si qqn peut m'aider 

++

Ca ne vient pas de l'extourne N-1 ?

Non , l'extourne se retrouve en charge exceptionnelle dans le bon service (ou disponible exceptionnel si pas utilisé) mais j'ai bien été obligé de refaire le calcul à chaque fois pour avoir le bon disponible par rapport aux budget et charges nettes réalisées. peut être que j'ai mal cliqué sur qqch dans le tableau croisé dynamique mais un gestionnaire du groupement m'affirme qu'il n'a pas répondu non plus.

Je sais qu'il y a eu de subtils changements cette année, qui ont fait un peu de désordre dans Cogefi d'ailleurs. Comment et pourquoi, ça...

Mais si c'est l'extourne.

Les charges nettes des liquidations définitives (sur crédits d'extourne) qui apparaissent dans les extractions (SDE par exemple) ne sont pas compensées par les mandats d'extourne ("négatifs") qui existent en compta. Il faut considérer la colonne "budget" des lignes d'extractions "EXTOURNE" comme un montant négatif sur les charges nettes pour retomber sur les pattes du chat à la tartine beurrée accrochée sur son le dos.

Avec un peu de retard ................................

Cela fait 12 ans que je fais des extractions de données GFC notamment pour le Greta avec la saisie dés le budget initial de toute une batterie de codes de gestion pour exploitation d'une comptabilité analytique.

Bonjour
J'ai réussi à extraire le fichier en entier