Encaissement à l'AC au profit d'un ER

Bonjour, SAENES en intendance chargée de la compta géné de l'agence comptable et d'un ER, j'ai déjà cherché ici comment gérer les écritures de caisse des ER par rapport au 531 de l'AC. Depuis début 2013, j'ai vu qu'on pouvait additionner les différents 531 pour "coller" avec la caisse physique, c'est ce que j'ai fait jusqu'à maintenant. Mais cette solution ne satisfait pas mon agent comptable, qui s'est hélas aperçu de quelques rares encaissements faits à l'agence et concernant l'un ou l'autre des ER et du coup émet l'idée de mettre en place un quittancier à l'établissement support pour chaque ER au cas où des versements en espèces seraient effectués à l'agence comptable concernant un ER. Il se pose aussi la question des dépôts de fonds sur le compte de l'agence comptable, qui intégreraient de l'argent appartenant à un ER. Il émet donc l'idée de faire des reversements de l'agence comptable vers les ER via le 4663 ou 4664 et des ordres de paiement.

Il a décidé de chercher dans la M9-6 pour trouver des réponses. Avez-vous des pistes à me donner pour faire au plus simple.... (même si je sais que je n'aurai pas le dernier mot...).

Pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué
On encaisse normalement et on a un seul quitancier (principe de l'unité de caisse).
Ensuite on édite le PV de caisse qui nous donne le cumul du 531 et le détail par ER.
On peut également suivre sur un fichier (style tableur) disponible sur le site du Boss...
Et quand on décaisse on fait l'opération sur chaque ER concerné et pas de trucs tordus avec des OP ou des reversements sans explication.
Mais bon pour faire accepter ça...

et pour le suivi du total du quittancier, il suffit d'additionner les débits de tous les 531.

Chez moi dans la marge du quittancier j'inscris le numéro de la FQE de l'établissement concerné.
Avant c'était le numéro de l'agence comptable, mais depuis janvier on changé la méthode...

MOA a écrit:

et pour le suivi du total du quittancier, il suffit d'additionner les débits de tous les 531.

Oui comme je disais, j'ai vite mis ça en pratique mais pour le reste, j'ai pas forcément voix au chapitre sur tout... Même si j'ai beaucoup d'autonomie...

Bonjour , vous détaillez à l'agence comptable les billets et pièces qui "appartiennent " à chaque EPLE ? pour chaque 531 ?

NON
Une seule Caisse, mais un fichier E____ (enfin tableur) pour savoir qui est à qui...

Tant pour l'AC, tant pour l'ER1, etc...

Pour un total de x (AC + ER1 +...) pour la Caisse dans le coffre de l'AC

Voir sur le site de nanard, un fichier permet de suivre la caisse pour un grpt de 8 étabts.

Je te propose de jeter un coup d'oeil à la fonction de GFC "PV de caisse". Grâce à ça, je n'utilise plus de cahier de caisse.
La caisse est facile à compter et tu as le détail des 531 de chacun des établissements qui apparait clairement.

531 a écrit:

Bonjour , vous détaillez à l'agence comptable les billets et pièces qui "appartiennent " à chaque EPLE ? pour chaque 531 ?

Non on n'en est quand même pas là heureusement, c'est plus au niveau des comptes trésors que mon AC est maniaque, il ne veut pas que la plus petite somme d'un ER soit sur le compte trésor du lycée d'où son idée de faire des OP pour reverser cet argent sur le ou les comptes trésors des ER concernés...
Après discussion avec lui, il a admis mon point de vue sur le rapport caisse physique/ 531 des différents ER mais reste ferme sur les reversements comptes trésors... Avez-vous des avis sur ce point ?

j'ai été voir la fonction PV de caisse, ça a l'air très bien et simple à utiliser...

Je ne vois pas pourquoi on fait transiter sur le compte de l'AC les espèces des ER.
On ne le faisait déjà pas avant alors pourquoi maintenant que chacun a son 531 on passerait par le 5151 de l'AC

Dépôt des espèces sur chaque compte Trésor.
On peut apporter à la Trésorerie une somme et la ventiler sur les différents comptes de l'AC et des ER.
La Caissière (ou Caissier...) du Trésor fera autant de déclarations de recettes que d'établissements à créditer...

MOA a écrit:

On peut apporter à la Trésorerie une somme et la ventiler sur les différents comptes de l'AC et des ER.
La Caissière (ou Caissier...) du Trésor fera autant de déclarations de recettes que d'établissements à créditer...

Exactement.
Si on apporte 2300 €, un document donné au caissier indique, outre le total de pièces (en rouleaux, merci pour lui) et de billets, la répartition à effectuer : on précise les numéros de comptes et la somme à déposer sur chacun. Le but est de solder en priorité les 531 des ER, ainsi ce qui reste à l'agence comptable dans la caisse physique n'appartient qu'à l'établissement support.
On repart avec autant de reçus que de d'établissements. Bien entendu le caissier vérifie que le total des reçus correspond à la somme totale déposée. De retour à l'agence on passe dans la compta de chaque établissement concerné les écritures 585/531. A réception de chaque relevé Trésor, on solde le 585 par le 5151.

Pareil que les copains
J'ai un fichier fait sur un tableur avec la liste des billets et des pièces
Quand on saisit le nombre de pièces et billets le calcul se fait tout seul
Le total est ensuite ventilé entre les 4 établissements de l'agence comptable pour le montant correspondant à chacun.
Parfois il n'y a pas de l'argent pour les 4 bahuts d'ailleurs....

A la TG du coin on me fait autant de reçu que de bahut

Spritz a écrit:

Je te propose de jeter un coup d'oeil à la fonction de GFC "PV de caisse". Grâce à ça, je n'utilise plus de cahier de caisse.
La caisse est facile à compter et tu as le détail des 531 de chacun des établissements qui apparait clairement.

+1 cela evite d'utiliser un tableur et tant qu'il n'y a pas concordance il ne permet pas la validation.

enfin permettre à ses ER de faire les dépots d'espèce directement à la TG avec envoi du récépissé à l'agence permet d'éviter de garder trop d'argent à l'agence.

MOA a écrit:

Je ne vois pas pourquoi on fait transiter sur le compte de l'AC les espèces des ER.
On ne le faisait déjà pas avant alors pourquoi maintenant que chacun a son 531 on passerait par le 5151 de l'AC

Dépôt des espèces sur chaque compte Trésor.
On peut apporter à la Trésorerie une somme et la ventiler sur les différents comptes de l'AC et des ER.
La Caissière (ou Caissier...) du Trésor fera autant de déclarations de recettes que d'établissements à créditer...

Je me suis peut-être mal expliquée, évidemment les espèces des régies des ER ne transitent pas par l'AC. Mais depuis janvier, c'est arrivé trois fois que des parents d'élèves d'un ER viennent directement à l'AC payer en espèces une somme qu'ils devaient. Plutôt que de les renvoyer payer à l'ER, mon AC a laissé faire les encaissements sur le quittancier de l'AC et on a mis cet argent au coffre avec les propres espèces de l'AC. Maintenant il titille sur le fait de porter ces sommes intégrées au dépôt de l'AC à la TG et souhaite reverser par OP les montants en question sur le compte trésor du ou des ER concernés.
Je précise que c'est lui qui va porter les dépôts de l'AC à la TG, plutôt que de séparer l'argent là-bas, il voudrait qu'on fasse des OP et c'est encore moi qui me taperais le boulot....

Evidemment qu'on ne renvoie jamais sur les roses quelqu'un qui vient régler une créance.

Gestionnaire62 a écrit:

Je précise que c'est lui qui va porter les dépôts de l'AC à la TG, plutôt que de séparer l'argent là-bas, il voudrait qu'on fasse des OP et c'est encore moi qui me taperais le boulot....

Mais y'a pas à séparer là-bas, justement. Y'a juste à donner au caissier une feuille avec le détail des pièces et billets (tu en fais une, je suppose), et tu auras pris la peine d'ajouter en bas de la feuille autant de lignes que de comptes bancaires sur lesquels il faut déposer l'argent, avec le total de ces différentes lignes qui correspond au total de pièces et billets. Ca prend quasiment le même temps à la trésorerie et l'AC n'aura pas plus de travail : c'est pour ta pomme, visiblement. Pourquoi s'enquiquiner avec des OP ?

Envoie-moi un mail, je te réponds demain avec mon document en pièce jointe.

Gestionnaire62 a écrit:

MOA a écrit:

Je ne vois pas pourquoi on fait transiter sur le compte de l'AC les espèces des ER.
On ne le faisait déjà pas avant alors pourquoi maintenant que chacun a son 531 on passerait par le 5151 de l'AC

Dépôt des espèces sur chaque compte Trésor.
On peut apporter à la Trésorerie une somme et la ventiler sur les différents comptes de l'AC et des ER.
La Caissière (ou Caissier...) du Trésor fera autant de déclarations de recettes que d'établissements à créditer...

Je me suis peut-être mal expliquée, évidemment les espèces des régies des ER ne transitent pas par l'AC. Mais depuis janvier, c'est arrivé trois fois que des parents d'élèves d'un ER viennent directement à l'AC payer en espèces une somme qu'ils devaient. Plutôt que de les renvoyer payer à l'ER, mon AC a laissé faire les encaissements sur le quittancier de l'AC et on a mis cet argent au coffre avec les propres espèces de l'AC. Maintenant il titille sur le fait de porter ces sommes intégrées au dépôt de l'AC à la TG et souhaite reverser par OP les montants en question sur le compte trésor du ou des ER concernés.
Je précise que c'est lui qui va porter les dépôts de l'AC à la TG, plutôt que de séparer l'argent là-bas, il voudrait qu'on fasse des OP et c'est encore moi qui me taperais le boulot....

Les espèces des ER peuvent transiter par l'AC mais pas par la compta de l'AC.
Nuance...
Les encaissements en espèces à l'AC pour un ER se font par FQE sur l'ER concerné, pas sur l'AC.
Et bis repetita on reverse les espèces à la Trésorerie sur le compte de l'ER...
Argent total apporté ventilé sur les divers établissements concernés.
Dur dur...