Depuis que nous sommes tous passés à la recette aux repas consommés et non pas vendus comme c'était la tradition incorrecte localement,  les difficultés ont été nombreuses et génératrices d'énormes boulot de pointage ...
Effectivement comme tu le pointes, on s'est aperçu que plusieurs collègues ne maîtrisaient pas TS, A....E etc ... on a mis le doigt sur quelques horreurs comptables du genre j'ai des soldes + et - dans ALIELF, et bien zou  je solde !
Remarque tout était soigneusement tracé et enregistré  !
Ou le cas classique : des commensaux qui viennent manger exceptionnellement à qui l'on vend un repas et que l'on enregistre sur une carte 'tout venant' qui va enregistrer un passage à un tarif différent ...
j'en ai d'autres comme cela qui existaient depuis belle lurette et qui sont ressortis au moment du changement de mode de comptabilisation  ...

Rapporte tes écarts par rapport aux enjeux. Est-ce que ça vaut le coup d'investir du temps pour ajuster quelques dizaines ou centaines d'euros ? Le zéro erreur c'est une autre époque où il y avait plus de moyens humains. Désormais, si tu priorises pas tu t'en sortiras pas.

Tant que tout est tracé et enregistré, l'erreur est compréhensible.

En EPLE, vous investissez beaucoup d'énergie sur des problématiques qui n'en valent pas la peine.

J-M a écrit:

En EPLE, vous investissez beaucoup d'énergie sur des problématiques qui n'en valent pas la peine.

Donc tu fais des choix de gestion moins chronophages, et quand un auditeur du Trésor passe contrôler, il te reproche ton "laisser-aller", te parle CIC, organisation, traçabilité et... zéro défaut... 
Pour autant je suis bien d'accord: dans un métier aussi chronophage que le nôtre, on perd beaucoup de temps -volontairement ou pas- sur des détails qui n'en valent pas la peine.
J'en reviens d'ailleurs à une vieille idée; c'est souvent le cadre réglementaire, et surtout son interprétation, qui nous pousse à ce "zéro défaut". Si donc la réglementation budgétaire et comptable s'adaptait elle-aussi, c'est à dire était assouplie sur certaines de ses exigences, surtout pour de petites gestions comme les nôtres, on travaillerait beaucoup mieux et bien plus efficacement.  

Quant à cette idée de traçabilité, qui venant des pays anglo-saxons imprègne les méthodes de gestion depuis une petite vingtaine d'années, ça me rappelle immanquablement la logique absurde du fameux sketch du Sar Rabindranath Duval de Pierre Dac et Francis Blanche: On peut le faire ? Oui on pense qu'on peut le faire. On est vraiment sûr et certain de pouvoir le faire ? Oui on en est sûr et certain. Alors c'est merveilleux puisqu'on peut le faire et on applaudit bien fort. Mais rien n'est fait...
C'est (presque) pareil pour les pratiques de gestion; on fait -bien ou mal-, on écrit ensuite qu'on a fait, et on peut montrer ensuite cette traçabilité en cas de contrôle, on "sécurise" le "process", ça devient ainsi une fin en soi. Mais écrire moins pour faire mieux (ou moins mal), ça, c'est (presque) devenu secondaire.

Alors ça donne des cuisines où la traçabilité quotidienne est parfaite, la signature systématique (mais la vérification préalable un peu moins...), avec des pratiques depuis longtemps identiques mais qui pourraient largement être améliorées (notamment en hygiène...), et un résultat dans l'assiette plus que moyen, ou des gestions où tout est parfaitement bien consigné quotidiennement, mais avec des habitudes néfastes voire non-réglementaires qui perdurent, des conceptions dépassées, etc...  Vu de l'extérieur, tout est nickel-chrome, mais quand tu grattes le vernis du chrome, y'a souvent de la rouille dessous, de la poussière sous le tapis (quand c'est pas un cadavre dans le placard).

Dans ce débat, c'est pas tellement le résultat à l'instant T qui importe, que la dynamique de progrès. Quand ça ne colle pas entre GFC et Turbise, au lieu de passer trois semaines à traquer le dernier centime à tout prix, on commence par s'assurer que tous les points de contrôle possible sont bien actifs, si l'on ne peut pas les rendre plus légers à employer, s'ils permettent de contrôler 80 % des enjeux pour 20 % du travail. La règle des 80/20 c'est la base, mais justement l'objectif c'est d'arriver à 95/5. On se retrouve ensuite avec 95 % de son temps pour affiner la qualité et pourchasser les derniers 5% pas encore complètement sous contrôle. Et ils ne résistent alors pas longtemps !

Toute attitude consistant à exiger une perfection absolue à 100 % est vaine et mortifère. En arrivant sur mon poste actuel et en succédant à une collègue respectée et dont les états de service étaient brillants, j'ai clairement annoncé la couleur : j'allais faire moins bien qu'elle. Mais avec un poste en moins. En fait c'est un poste et demi que j'ai économisé, et suivant mes critères aujourd'hui on fait mieux. Parce que j'ai réintroduit de la complexité partout pour être "bienveillant" envers les usagers. Si l'on devait juger mon activité à l'aune de ce qui se fait dans le privé, tout simplement j'ai aujourd'hui une maîtrise en régression, passée de 99,97 % à 98 % seulement, mais sur un chiffre d'affaires qui a augmenté de 25 %, à moyens constants ou en baisse. Qui est gagnant ? Tout le monde.

pour une fois je suis obligé de donner raison au hamster de la DDFIP

on vérifie quasiment systématiquement les RIB
j'ai une collègue GM qui ramassait les livres à la fin de l'année et qui triomphalement m'expliquait qu'elle avait fait payer 3 élèves pour des livres dégradés (les AED sans aucun sens du service public, ne disaient rien et contribuaient à appauvrir le collège).

quand on a 1000 liquidations dans l'année , on arrive à trouver deux ou trois erreurs de RIB
c'est sur que l'on a pas de rejet, mais cela vaut il le coup de mobiliser des heures un B ou (pire) un A pour des erreurs qui se corrigent assez facilement (un OP pour régulariser les trois rejets que cela occasionne)?

quand la GM a passé la semaine au CDI pour récupérer 55€, est ce vraiment utile et rentable?

il faut accepter de ne pas être parfait
le vrai problème étant de savoir où on accepte cette marge d'erreur...

néthou a écrit:

Donc tu fais des choix de gestion moins chronophages, et quand un auditeur du Trésor passe contrôler, il te reproche ton "laisser-aller", te parle CIC, organisation, traçabilité et... zéro défaut... 

Logiquement il ne te feras ce genre de reproche si tu as organisé ces choix. Par exemple dans ton diagnostic Odicé, dans la dernière colonne observation tu as mis les actions que tu fais et celle que tu laisses tomber.
Ex : «Ajustement GFC / Turbalise se sera pas fait en 2020 cause juste en 2019. Prochain contrôle en 2021, à confirmer lors de la mise à jour d'Odicé».

Je le répète souvent en audit, et pas qu'en EPLE. Si un contrôle abouti à zéro erreur, une fois mais surtout de manière récurrente, c'est qu'il est temps de l'alléger voir de le supprimer. Pour à l'inverse, se concentrer là où sont les erreurs. Mais pour ça, il faut faire un diagnostic (type Odicé) et définir des priorités (plan d'action). Le temps que tu penses prendre sur ce genre de documents, tu le gagneras en rationalisant ton activité.

J-M a écrit:

Rapporte tes écarts par rapport aux enjeux. Est-ce que ça vaut le coup d'investir du temps pour ajuster quelques dizaines ou centaines d'euros ? Le zéro erreur c'est une autre époque où il y avait plus de moyens humains. Désormais, si tu priorises pas tu t'en sortiras pas.

Tant que tout est tracé et enregistré, l'erreur est compréhensible.

En EPLE, vous investissez beaucoup d'énergie sur des problématiques qui n'en valent pas la peine.

Tu as 100% raison ... sauf que tu ne vis pas/plus dans le monde de l'EPLE ... rares sont celles et ceux qui ont la connaissance des enjeux de la comptabilité ... du coup si on dit, qu'on se moque des restes à recouvrer ou à rembourser inférieurs à 10 euros pas exemple ou des écarts entre la compta auxiliaire et la compta budgétaire, c'est selon moi un très mauvais signal qu'on envoie aux collègues dont la comptabilité (il faut le rappeler) n'est pas l'activité principale ...

Mais je reconnais bien volontiers qu'on se prend la tête parfois pour pas grand-chose et cette discussion est intéressante ...

en passant je plussoie très très largement les propos de Nethou sur la traçabilité, j'ai travaillé avec des cuisiners du privé et j'ai failli tomber à la renverse quand je les voyais remplir toutes les fiches de traçabilité de la semaine le vendredi avant de partir en WE

Le fait est que le monde EPLE peut être différent.
Ce qui peut se faire dans une agence-comptable ou un service s'envisage différemment pour une grosse majorité de collèges (donc d'établissements: les collèges représentent presque 70 % des EPLE et dans ces 70%, 81 % ont moins de 700 élèves). Par conséquent, "organiser son service" ne veut pas dire la même chose quand il y a une vraie équipe et quand tu es..tout seul ou avec un poste maxi.
Mais le principe d'organisation demeure ainsi que sa logique. A la limite, moins il y a de personnel, plus il est important. Et il est toujours bon de regarder dans l'EPLE du voisin pour en reprendre les bonnes idées.

Nicolas a écrit:

Depuis que nous sommes tous passés à la recette aux repas consommés et non pas vendus comme c'était la tradition incorrecte localement,  les difficultés ont été nombreuses et génératrices d'énormes boulot de pointage ...
Effectivement comme tu le pointes, on s'est aperçu que plusieurs collègues ne maîtrisaient pas TS, A....E etc ... on a mis le doigt sur quelques horreurs comptables du genre j'ai des soldes + et - dans ALIELF, et bien zou  je solde !
Remarque tout était soigneusement tracé et enregistré  !
Ou le cas classique : des commensaux qui viennent manger exceptionnellement à qui l'on vend un repas et que l'on enregistre sur une carte 'tout venant' qui va enregistrer un passage à un tarif différent ...
j'en ai d'autres comme cela qui existaient depuis belle lurette et qui sont ressortis au moment du changement de mode de comptabilisation  ...

Est-ce que la SNCF ou la RATP ou votre ligne de bus locale ou autre moyen de transport calcule ses recettes sur le nombre de transportés ou sur le nombre de billets vendus (dans le cas de carnets de dix pas forcément utilisés dans le même mois ) et keskifont de la comptabilisation des abonnements mensuels trimestriels ou annuels en comptabilité ? Ils sont "dans une tradition incorrecte" comme le souligne Nicolas ? moi j'ai vécu pendant 34  ans dans cette "tradition incorrecte" et aucun auditeur ne m'a dit quelque chose quand il est passé. PAR CONTRE DEPUIS QU'ON A ETE OBLIGE D'ACCEPTER CETTE MERDE PAR L'AC ON FAIT 3 OR PAR AN LE TEMPS DE RETROUVER DES SOIT DISANT ERREURS.
ce système est du gros n'importe quoi et je me refuse à pointer autre chose que les repas rentrés dans turbo et ma régie.SI ça colle c'est que c'est bon. ET LE RESTE C'EST PAS A MOI DE LE CHERCHER PUISQU'ON ME LIMPOSE.

GOPHER, je vois que cela t'agace

Deux choses :

- sur l'aspect purement réglementaire, tu as tort (les cadors confirmeront ... ou pas ...) ... une vente d'un ticket (repas, bus ou autre) n'est pas du tout la même chose comptablement que l'encaissement d'une avance pour des repas consommés ultérieurement ...

- sur la manière dont le changement est intervenu, tu as raison et il y a vraiment à redire car on se retrouve comme je l'ai dit à des pointages incessants, longs et fastidieux, et des discordances qui ont le don de mettre les nerfs de tout le monde a rude épreuve ...

D'autant que le hamster l'a relevé, les discordances portent la plupart du temps sur quelques euros ...

Pour ma part en tant qu'AC, je l'avoue, je n'ai pas vu le m;rdier coup venir et je suis peiné de voir les collègues autant ramer que ce soit dans les établissements ou à l'agence comptable où fleurissent les tableurs avec plusieurs centaines de lignes à vérifier par mois ... d'autant que nous avons d'autres enjeux (marchés, fréquence des opérations budgétaires notamment) ...
Les rares qui fonctionnent avec des tickets repas ne sont pas embêtés puisqu'ils continuent de recetter aux repas vendus ...

On va continuer à investiguer, l'objectif est comme le dit le Zonard de voir ce qui en amont génère ces erreurs ... on a déjà soulevé plusieurs lièvres que j'ai évoqués plus haut ... ceci étant dit entre la multiplicité des organisations de chaque EPLE (qui fait la saisie, comment), la diversité des logiciels et de leurs spécificités, des éditions qu'ils produisent et le temps imparti limité, c'est long de trouver toutes les sources d'erreurs mais on a pas d'autre choix que de résoudre cette question ... d'une manière ou d'une autre ...

Un petite remarque que j'ai oubliée ... sur le principe, ce mode comptabilisation des repas consommés ne devrait pas être compliqué :
- je vends 100 euros de repas dans Alielf
- j'ai 100 euros dans la régie
- 60 euros de repas sont consommés
- il reste 40 euros en avance
- et je recette 60 euros

GOPHER a écrit:

PAR CONTRE DEPUIS QU'ON A ETE OBLIGE D'ACCEPTER CETTE MERDE PAR L'AC ON FAIT 3 OR PAR AN LE TEMPS DE RETROUVER DES SOIT DISANT ERREURS.

Déjà, le premier problème est là : on fait les OR des repas consommés chaque mois car c'est justement ce qui permet de retrouver facilement les écarts. Si on peut faire en même temps une fin de période de recettes, c'est encore mieux. Deuxième problème : ce n'est pas l'AC qui donne à l'ordonnateur le droit de passer les écritures. Troisième chose : rien dans le système ne justifie de problèmes, si ce n'est un manque de maîtrise du processus, que ce soit côté ER ou AC. Une fiche de procédure peut aider tout le monde.

Je confirme : les OR c'est tous les mois, pour les commensaux et pour les repas à la prestation en général. Oui, Gopher, on introduit de la complexité, et cela rend le travail plus technique. Il faut de la méthode, de la méthode et de la méthode. Quand on a triomphé du problème, on en sort grandi.

Nicolas a écrit:

Un petite remarque que j'ai oubliée ... sur le principe, ce mode comptabilisation des repas consommés ne devrait pas être compliqué :
- je vends 100 euros de repas dans Alielf
- j'ai 100 euros dans la régie
- 60 euros de repas sont consommés
- il reste 40 euros en avance
- et je recette 60 euros

Oui, je le confirme, le principe est rarement compliqué. La phase terrain par contre l'est un peu plus.