Nicolas a écrit:

Alomero a écrit:

Nicolas a écrit:

peky a écrit:

(...)Par contre elles sont peu utilisées par les ER car ils préfèrent les fiches de compte et suivent les cl4.

Je ne sais pas comment tu les as formé.e.s mais alors là, bravo !!!

Moi aussi je suis. Vu que les écritures automatiques ne sont jamais suivies d'écritures manuelles avant le compte financier, je recoupe régulièrement les fiches des comptes d'avance avec celles des comptes concernés pour savoir si je rate un truc. C'est juste pas lourdingue du tout...

Toi en revanche

Ne t'y trompe pas, pour ce truc qui va mal il y a d'autres choses qui vont très bien et sans doute bien mieux qu'ailleurs. Mais puisqu'on parlait de ça, je dis ce qu'il en est de ce point précis sans pour autant généraliser.

On a tous nos marges de progrès ...

Bonjour,

J'en suis certain également, me concernant.

En terme d'audit, nous vérifions que les écritures soient validées quotidiennement (validation de session) et pas que les FQE. C'est à dire que le brouillard est édité (conservé tant mieux).
Pour les fiches de comptes, notre kit d'audit demande également l'édition quotidienne. Mais suite aux observations répétées des comptables indiquant la difficulté que cela impose pour leur travail, j'ai arrêté. Effectivement, éditer les fiches de comptes une fois par an ne présente pas de risque particulier.
L'essentiel est qu'une écriture saisie le jour, ne puisse pas être effacée le lendemain et que toute correction soit faîte grâce à une autre écriture et surtout pas une restauration de sauvegarde.

Avec @pale, le problème n'aura plus lieu d'être, j'ai cru comprendre.

Bonjour, merci à tous pour ces réponses.
La trésorerie étant suivie au quotidien nous allons adopter la validation quotidienne des écritures (sauf problème particulier en suspens) avec édition papier (grr...) du journal et brouillard en pdf (utilité ?).
Les développement de soldes le sont aussi (normalement) au quotidien avant validation de session avec transmission régulière aux établissements rattachés soit d'extraits soit en totalité en pdf de notre part ou à leur demande et revue commune régulière lors venues en AC.
Je m'interroge sur l'édition des fiches de compte : un pdf me parait suffisant en fusionnant en fin d'année la totalité. Nous avons encore des marges de progrès....
Merci encore et bonne vacances à tous ceux qui peuvent en prendre.

L'impression du brouillard : strictement aucune rationnalité. Ca ne vaut pas le temps de déplacer la souris jusqu'au bouton.

L'édition des fiches de compte : sous aucun prétexte avant la fin de l'année, sinon on ne peut plus accéder facilement à une fiche de compte pour analyse (ce qui est d'autant plus nécessaire si l'on valide tout le temps donc un peu "à l'aveugle")

L'édition du JG est un moyen de certification complémentaire à la validation, mais ça n'a pas de sens de l'éditer tous les jours, une édition "quinze jours ou 40 écritures" comme je le pratique permet de limiter le temps qu'on y consacre, et de ne pas massacrer l'environnement et les locaux d'archives avec du papier blanc avec une seule ligne en haut d'une seule face.

Je persiste à défendre l'intérêt de la démarche consistant à ne valider qu'après vérification. Cela prend tout son sens quand on comprend que chez moi un collègue B ou C assure la saisie intégrale des huit comptabilités, réception des gestionnaires compris (ça prend une grosse moitié d'ETP). Moi et ma fondée de pouvoir assurons une supervision qui n'est pas quotidienne mais donc à "quinze jours ou 40 écritures", en plus d'interventions sur tout ce qui dépasse (mandats d'un montant significatif, opérations plus pointues comme les bourses...), et des contrôles inopinés. C'est donc l'AC ou le FDP qui valident la session, après contrôle du travail fait par un personnel d'exécution. Et on ne fait pas ça tous les soirs pour toutes les comptabilités, j'assume entièrement cette organisation.

L'intendant zonard a écrit:

(..)Cela prend tout son sens quand on comprend que chez moi un collègue B ou C assure la saisie intégrale des huit comptabilités, réception des gestionnaires compris  (ça prend une grosse moitié d'ETP).(...)

Oui, je sais, je gâche le métier, alors que tant de gens affectent de croire que tenir une comptabilité c'est quelque chose de compliqué, chronophage, difficile... Je pourrais, avec la même équipe et sans la fatiguer trop, tenir douze EPLE au lieu de huit : ça serait seulement lassant, et j'aurais vraiment moins de temps à accorder aux ordonnateurs et aux gestionnaires pour faire de l'analyse de gestion, du qualitatif, la formation des gestionnaires (je reconnais qu'ils changent peu et que c'est raisonnable de ce côté). Car nos contrôles systématiques, croisés, inopinés et hiérarchisés (j'utilise toute la panoplie) me fournissent la matière à faire des suggestions aux ER qui leur réussissent plutôt : tous sont blindés de fric, avec des projets dans tous les sens, du rééquipement, des voyages... et parfois des réfactions de subvention en même temps ! Je parle de collèges zonoïdes, certains en REP+, avec jamais moins de 35 % de boursiers.

Tu peux en dire plus sur ton organisation ?
Car un demi-poste pour gérer 8 compta, il/elle fait quoi ?
Saisie des relevés DDFIP, réception des régies, des mandats, des OR, développement des soldes, prélèvement auto, TIPI ... ?

Nicolas a écrit:

Tu peux en dire plus sur ton organisation ?
Car un demi-poste pour gérer 8 compta, il/elle fait quoi ?
Saisie des relevés DDFIP, réception des régies, des mandats, des OR, développement des soldes, prélèvement auto, TIPI ... ?

Le principe fondamental, c'est de ne surtout pas distribuer "deux ER à Josiane et trois à Jean-Paul" : la même personne fait tout, et il y a un FDP et un AC pour superviser, répondre aux questions, assurer le boulot quand l'adjoint n'est pas là. Donc tout est facile pour ce dernier, puisque dès que ce n'est plus le cas il passe la main.

On n'a pas TIPI mais la CB en ligne d'A***e, et c'est géré par la régisseuse de recettes. Le prélèvement auto c'est encore en rodage et c'est moi qui le fais. Les OR c'est l'adjoint qui s'y colle mais je ne suis pas loin, il y a souvent des questions que je dois trancher. Mais sinon oui tout le labeur est fait par cette personne-là. Jusqu'à l'année dernière c'était une SA cl.ex. qui faisait ça, plus la gestion du personnel plus les voyages. Là depuis la rentrée, en phase de formation-probation, l'adjoint lâche peu à peu ses anciennes fonctions sur les appros, sa régie d'avances. Pour l'instant je suis en direct, la plupart du temps, sur les deux gestionnaires les plus fragiles, mais je relâche progressivement.

L'adjoint aura un poste à la cool, même si parfois les relations avec les gestionnaires le stressent un peu. J'espère que lorsqu'il sera stabilisé, son temps en rab (allons, sagement 10h/35) lui permettra de reprendre où il l'a laissé sa mission sur les MAPA.

Very interesting . .
Qui gère la caisse de l'AC ?
Et le suivi des créances ? contentieux etc ...

La caisse, c'est moi et c'est facile : il n'y a jamais de contact avec les usagers, seulement avec des régisseurs. Donc une caisse importante en volume, peu de mouvements, ben sécurisée, que je peux me permettre de compter deux fois par semaine (six quittances par semaine, c'est pas compliqué).

Les créances c'est la régisseuse de recettes qui les traite. Le contentieux c'est moi, et c'est mal fait. Mais il y en a très peu en fait, si j'avais pas ces d'occupants de logements qui ne paient pas, il n'y en aurait pas du tout.

Dac ..

Très peu de contentieux ?

Prise en charge particulière en IDF, ou FS qui coulent à flots ... ou vous êtes des as en recouvrement ?

Factures émises en temps et en heure (la deuxième semaine de chaque trimestre au plus tard), le boulot fait pour avoir des dossiers de bourse ou d'aide de la CT, aide administrative des intendances à l'AS pour des décisions propres et rapides de la commission sociale, interruption du service tôt en cas de défaut de paiement malgré tout l'accompagnement bienveillant... il ne reste effectivement pas grand chose. J'ai deux établissements à la prestation où le problème ne se pose pas, deux établissements qui finissent chaque trimestre à zéro, et les autres savent ce qu'ils doivent changer pour y parvenir aussi, mais jusque là encore préfèrent s'emmerder la vie (et m'emmerder moi au passage).

Merci pour toutes les réponses !

L'intendant zonard a écrit:

Factures émises en temps et en heure (la deuxième semaine de chaque trimestre au plus tard),

Pour les bourses, les PFMP en LP vous faites comment ?

L'intendant zonard a écrit:

interruption du service tôt en cas de défaut de paiement malgré tout l'accompagnement bienveillant...

C'est à dire ?

edit : je viens de regarder ta video sur l'accès aux créances des ER, excellente !
http://intendancezone.net/spip.php?article955

L'intendant zonard a écrit:

Le principe fondamental, c'est de ne surtout pas distribuer "deux ER à Josiane et trois à Jean-Paul" : la même personne fait tout, et il y a un FDP et un AC pour superviser, répondre aux questions, assurer le boulot quand l'adjoint n'est pas là.

Salut l'IZ, j'insiste peut-être après Nicolas, mais peux-tu néanmoins détailler le "la même personne fait tout" ?
Pour 8 ER, comment se fait le travail, ne serait-ce que de réception des mandats ? Tout est toujours nickel-chrome avec tes ER, ou comment se règlent les problèmes de: PJ (ah, les PJ...), (ré)imputations éventuelles, etc...
Pour mon agence, 8 ER, c'est proprement impensable.

Ah, toi aussi, ça te fait sursauter ...

L'IZ semble faire sa sieste

En attendant qu'il se réveille et si j'ai compris, la personne qui suit les établissements ne fait pas les OR, ne gère pas TIPI ni le prélèvement auto, ni le contentieux (je ne sais pas si elle fait les relances).

Ceci rien qu'avec DFT-NET chaque jour, les régies, les mandats, les EDS et j'en oublie ... ça fait beaucoup pour un mi-temps ... peut-être qu'il les fait bosser la nuit

Il faudrait aussi avoir une idée de la typologie des établissements concernés : entre un collège 200-400 sans internat et 'à la prestation' et un lycée 800 avec une vocation pro, un internat, des apprentis, des frais de déplacement à gogo, des machines outils, de la TA etc ... y'a pas photo niveau travail en compta ...

Ceci dit, ici à partir de 3 EPLE sur une même personne, ça commence à devenir chaud ...

Je n'arrive pas à vous comprendre. Certes on a tout dématérialisé, et le classement devient rapide à faire quand on ne passe pas sa vie à classer du papier inutile.

J'ai des EPLE standard pour l'académie, un lycée support extrêmement actif, un LP indus compliqué (mais là le GM est tellement bon qu'on a l'impression qu'il ne s'y passe rien), un EREA qui donne l'impression de dépenser plusieurs millions d'euros par an et par élève, cinq collèges de pas très gros à gros bouzin REP+ avec SEGPA, classe d'accueil NF, ULIS et classe-relais, sept DP indépendantes sur huit bahuts.

Je viens d'assurer, à l'instant, l'ensemble de la CGéné de la semaine de vacances écoulée, pour les huit bahuts, vérifications comprises, c'est l'affaire de deux heures, parce que je traîne dans cette ambiance particulière de bahut où les couloirs résonnent de vide. L'EDDS est nickel au fil de l'eau, on note tout ce qui sort de la trace comme une non-conformité, pour ne jamais oublier quelque problème qui se soit présenté, un rejet (pour s'assurer d'en avoir le bordereau), une PJ qu'on décide de tolérer d'attendre, une erreur méritant une correction interne à l'agence comptable, un recouvrement qui se passe mal...

Il a pu m'arriver, dans de mauvaises périodes, d'avoir jusqu'à une douzaine de non-conformités ouvertes sur un même bahut, et là c'est la guerre avec le GM jusqu'à ce qu'on réduise le tout. Là sur toute l'agence j'en ai une douzaine tout compris, rien de bien inquiétant.

A cette rentrée j'ai vu partir la SA qui a fait toute la compta les cinq années écoulées. C'est stressant, mais un mal pour un bien : on est en train de consolider les petites lâchetés face à la résistance des GM, les consignes qu'elle avait oubliées, les trucs un peu tordus qu'elle n'avait pas assez bien compris. Donc en mettant un collègue pas expérimenté dessus, j'améliore la qualité globale de mes comptes.

J'insiste : pour le recouvrement, si l'ordonnancement est de qualité et surtout fait en temps et en heure, il n'en reste presque plus du tout à faire. Les relances sont faites en autonomie par les gestionnaires, qui ont rarement de véritables difficultés et peuvent en général les solder en accord avec leur ordonnateur pour les rares cas pénibles.

Les gestionnaires ont le temps de travailler proprement grâce à la dématérialisation qui leur évite à eux aussi de brasser du papier ; toutes les bonnes idées de gestion sont implémentées dans l'ensemble de l'agence comptable par effet de cliquet, ce qui marche à A est lancé à B, C, D, E F et G en deux semaines ou deux ans, mais finit par se faire. MobiliSCO a permis de dissoudre le poison des voyages, maintenant on peut en faire deux ou douze, ce n'est plus un problème. On s'enquiquinait la vie pour le suivi des loyers des COP, depuis que les mémoires ont été généralisés ce n'est plus un sujet. Pareil pour les facturations des repas des classes-relais : ça serait parfait si une partie des collèges me devant du fric étaient en mesure d'émettre un mandat, mais visiblement en moins de deux ans pour certains c'est pas acquis.

Actuellement la montée en puissance du prélèvement automatique dégage encore du temps de travail, qui est réinvesti dans les marchés publics et la prévision, la prévention. Les huit intendances ont un coup d'avance, les profs ont tout ce qu'ils demandent, les CE aussi, les budgets et les cofis sont tous votés à l'unanimité depuis cinq ans, alors qu'historiquement c'était pas évident dans l'agence.

Mais il a fallu résolument faire changer énormément de choses. Dans six mois, je vais compter les jours bientôt, le dernier copieur R*** payé six fois le prix aura dégagé de l'agence comptable, je devrais atteindre la satisfaction du travail accompli. Je dois terminer le codage de EffeSCO pour me garantir la complète conformité des opérations sur les fonds sociaux, qui est médiocre actuellement. Et comme je fais beaucoup d'autres trucs péri-professionnels (développement, associations professionnelles, syndicat, IZ et ce forum, formation...), j'ai du mal à faire autant de contrôles sur place dans les établissements que je ne voudrais. Et donc quand j'en fais, en général je trouve des lièvres...

Nicolas a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Factures émises en temps et en heure (la deuxième semaine de chaque trimestre au plus tard),

Pour les bourses, les PFMP en LP vous faites comment ?

On envoie les factures d'abord, on discute ensuite. Il est très clair avec les familles que si elles ne nous doivent pas autant parce qu'il va se passer autre chose, elles ne paient pas tout. Mais de toutes manières les prélèvements sont retouchés en cousu-main en fonction des informations les plus fraîches, à chaque campagne.

Ceux qui paniquent en voyant arriver une facture plein pot, dans un nombre important de cas, réalisent que la bourse c'est pas automatique et que quand on la demande paf la facture prend une claque d'un seul coup. Pareil pour l'aide départementale à la DP, ou le QF régional. Si on attend sagement que ça soit trop tard pour la demander, ah ça forcément les factures sont justes, on n'a pas besoin de les refaire. Mais le boulot pour faire payer des gens qui n'ont pas d'argent et pas les aides qu'ils auraient du obtenir, c'est tout autre chose !

Nicolas a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

interruption du service tôt en cas de défaut de paiement malgré tout l'accompagnement bienveillant...

C'est à dire ?

Capitalisme de guerre : si tu payes pas tu manges pas. Dans la mesure où tout le monde paie ou est aidé, il est très clair pour les huit intendances et les huit ordonnateurs que ceux qui ne paient pas c'est par pur mépris de l'institution et envie de nuire. Donc on n'a aucune inhibition à cet égard. Et c'est très rare d'en arriver là, d'ailleurs. Les familles sont dressées : dressées à donner un mandat de prélèvement, dressées à payer sans faire d'histoire, et savent qu'on se fera respecter sans états d'âme si ça n'est pas spontané de leur part. Et le tout sans envoyer une seule famille à l'huissier en cinq ans, s'il-vous-plaît (en fait en 18 ans de comptabilité je n'ai pas encore envoyé une famille à l'huissier, jeû sais qu'une dizaine de cas l'auraient mérité mais voilà).

L'intendant zonard a écrit:

Je n'arrive pas à vous comprendre.

Tu veux dire que cela confirme que je suis un boulet    ? 

L'intendant zonard a écrit:

J'ai des EPLE standard pour l'académie, un lycée support extrêmement actif, un LP indus compliqué (mais là le GM est tellement bon qu'on a l'impression qu'il ne s'y passe rien), un EREA qui donne l'impression de dépenser plusieurs millions d'euros par an et par élève, cinq collèges de pas très gros à gros bouzin REP+ avec SEGPA, classe d'accueil NF, ULIS et classe-relais, sept DP indépendantes sur huit bahuts.

Effectivement y'a de quoi occuper son AC  

L'intendant zonard a écrit:

Je viens d'assurer, à l'instant, l'ensemble de la CGéné de la semaine de vacances écoulée, pour les huit bahuts, vérifications comprises, c'est l'affaire de deux heures, parce que je traîne dans cette ambiance particulière de bahut où les couloirs résonnent de vide.

C'est quoi pour toi assurer la CG d'une semaine pour 8 EPLE ?

L'intendant zonard a écrit:

L'EDDS est nickel au fil de l'eau, on note tout ce qui sort de la trace comme une non-conformité, pour ne jamais oublier quelque problème qui se soit présenté, un rejet (pour s'assurer d'en avoir le bordereau), une PJ qu'on décide de tolérer d'attendre, une erreur méritant une correction interne à l'agence comptable, un recouvrement qui se passe mal...

ça, ok, on fait pareil et je me suis inspiré d'un ... lapin rouge qui partage ses trouvailles sur un site bien connu  

L'intendant zonard a écrit:

J'insiste : pour le recouvrement, si l'ordonnancement est de qualité et surtout fait en temps et en heure, il n'en reste presque plus du tout à faire. Les relances sont faites en autonomie par les gestionnaires, qui ont rarement de véritables difficultés et peuvent en général les solder en accord avec leur ordonnateur pour les rares cas pénibles.

Là on doit certainement pouvoir progresser  

L'intendant zonard a écrit:

Les gestionnaires ont le temps de travailler proprement grâce à la dématérialisation qui leur évite à eux aussi de brasser du papier ;

On essaie de faire pareil ...

L'intendant zonard a écrit:

toutes les bonnes idées de gestion sont implémentées dans l'ensemble de l'agence comptable par effet de cliquet, ce qui marche à A est lancé à B, C, D, E F et G en deux semaines ou deux ans, mais finit par se faire. MobiliSCO a permis de dissoudre le poison des voyages, maintenant on peut en faire deux ou douze, ce n'est plus un problème. On s'enquiquinait la vie pour le suivi des loyers des COP, depuis que les mémoires ont été généralisés ce n'est plus un sujet. Pareil pour les facturations des repas des classes-relais : ça serait parfait si une partie des collèges me devant du fric étaient en mesure d'émettre un mandat, mais visiblement en moins de deux ans pour certains c'est pas acquis.

Actuellement la montée en puissance du prélèvement automatique dégage encore du temps de travail, qui est réinvesti dans les marchés publics et la prévision, la prévention. Les huit intendances ont un coup d'avance, les profs ont tout ce qu'ils demandent, les CE aussi, les budgets et les cofis sont tous votés à l'unanimité depuis cinq ans, alors qu'historiquement c'était pas évident dans l'agence.

Mais il a fallu résolument faire changer énormément de choses. Dans six mois, je vais compter les jours bientôt, le dernier copieur R*** payé six fois le prix aura dégagé de l'agence comptable, je devrais atteindre la satisfaction du travail accompli. Je dois terminer le codage de EffeSCO pour me garantir la complète conformité des opérations sur les fonds sociaux, qui est médiocre actuellement. Et comme je fais beaucoup d'autres trucs péri-professionnels (développement, associations professionnelles, syndicat, IZ et ce forum, formation...), j'ai du mal à faire autant de contrôles sur place dans les établissements que je ne voudrais. Et donc quand j'en fais, en général je trouve des lièvres...

J'arrive pas encore à bien appréhender votre organisation, mais quoiqu'il en soit bravo pour les résultats !!!

On en est loin ... et je me demande si je ne vais venir faire un stage chez toi aux prochaines vacances

L'intendant zonard a écrit:

(...)Et le tout sans envoyer une seule famille à l'huissier en cinq ans, s'il-vous-plaît (en fait en 18 ans de comptabilité je n'ai pas encore envoyé une famille à l'huissier, jeû sais qu'une dizaine de cas l'auraient mérité mais voilà).

Je n'ai qu'un seul mot :

Nicolas a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

(...)Et le tout sans envoyer une seule famille à l'huissier en cinq ans, s'il-vous-plaît (en fait en 18 ans de comptabilité je n'ai pas encore envoyé une famille à l'huissier, jeû sais qu'une dizaine de cas l'auraient mérité mais voilà).

Je n'ai qu'un seul mot :

Et pour ceux qui auraient mérité un recouvrement contentieux tu as apuré la créance comment ? Fonds social, remise gracieuse ?

L'intendant zonard a écrit:

Je n'arrive pas à vous comprendre. Certes on a tout dématérialisé, et le classement devient rapide à faire quand on ne passe pas sa vie à classer du papier inutile.

Je ne comprends pas bien moi non plus comment ton agence traite concrètement le travail des ER.
Ici, c'est exactement le contraire de ce que tu cherches à éviter: des ER répartis, des correspondants qui traitent tout verticalement, et beaucoup, beaucoup de paperasse.
J'en reviens donc à ma question initiale: le travail de tes Er est-il si nickel-chrome qu'il n'y a jamais aucun problème évoqué ci-dessus (problème de PJ absente -réglementaire ou déclarée telle...-, d'imputation ou autre, ou sinon, comment sont-ils traités ? (et ce disant, je n'exclue absolument pas qu'un travail de fond tel que celui que tu fais au quotidien avec tes Er n'aboutisse pas au nickel-chrome en question...)

Nicolas a écrit:

C'est quoi pour toi assurer la CG d'une semaine pour 8 EPLE ?

Récupération des DFT, saisie des DFT dans GFC, FQE, développement des soldes, relecture de base. Naturellement pendant les vacances, pas d'ordonnancements reçus, enfin si de l'établissement principal : les OR mensuels de la DP, et ça me prend une bonne heure parce que je repointe tout le bouzin de suivi des soldes, pour obtenir la correspondance fine entre A***e et GFC : élèves débiteurs (boursiers, ASE etc.), élèves créditeurs (tous ceux qui paient d'avance par chèque, espèces ou CB en ligne : la majorité est au prélèvement et à zéro le dernier jour du mois), estimation du montant de quotient familial que, un certain temps après la fin du semestre, la région condescendra à m'indiquer devoir mandater, réservations pour le mois suivant ; et la même chose pour les commensaux.

volcan a écrit:

Et pour ceux qui auraient mérité un recouvrement contentieux tu as apuré la créance comment ? Fonds social, remise gracieuse ?

Un peu de tout, plus ou moins glorieux et assumable. Il m'arrive souvent de procéder en plusieurs étapes, de manière à ce que les montants passent en-dessous de ce qui est considéré comme relevant de l'ANV pour montant non recouvrable de manière forcée.

néthou a écrit:

Je ne comprends pas bien moi non plus comment ton agence traite concrètement le travail des ER.
(...) J'en reviens donc à ma question initiale: le travail de tes Er est-il si nickel-chrome qu'il n'y a jamais aucun problème évoqué ci-dessus (problème de PJ absente -réglementaire ou déclarée telle...-, d'imputation ou autre, ou sinon, comment sont-ils traités ? (et ce disant, je n'exclus absolument pas qu'un travail de fond tel que celui que tu fais au quotidien avec tes Er n'aboutisse pas au nickel-chrome en question...)

Il reste des non-conformités, mais elles ne sont pas dangereuses parce qu'elles sont clairement notées, décrites, qu'on en consulte la liste à chaque rencontre avec le gestionnaire. Le traitement qui en est fait est décrit aussi (ledit traitement étant à l'occasion pire que le mal, ça m'a sauvé la vie deux ou trois fois).

La démarche qualité à ma façon, je le répète inspirée de l'HACCP que vous connaissez tous (y a intérêt !) et de l'ISO 9001 que j'ai pratiquée en Greta, me permet de renverser la charge de la preuve : jusqu'à preuve du contraire, ma compta est parfaite. Lorsqu'un défaut est détecté, il est noté puis traité. On passe zéro minute par semaine à noter qu'on a bien fait la vérification truc, à émarger des listes de liquidations avant validation etc. Tout le monde a parfaitement intégré que l'on se relit avant de passer le boulot à son voisin, et la chaîne est ainsi faite qu'il y a des contrôles croisés à chaque passage de témoin, de l'adjoint d'intendance au GM, du GM au technicien comptable, du technicien comptable à l'AC. Tous mes collègues gestionnaires ont quelqu'un avec eux, c'est lorsque cette personne est absente ou que le GM n'est pas capable de lui confier du travail que les ennuis surviennent. Chacun maîtrise entièrement son processus, et si ce n'est pas le cas ça se voit tout de suite parce que la même non-conformité revient plusieurs fois, et là le besoin en formation se trouve automatiquement mis en évidence et peut être rapidement comblé.

Important : je ne ménage jamais mes remerciements et mes félicitations à toutes les équipes. Je me positionne comme celui qui a besoin qu'ils travaillent bien, et qui fera tout son possible pour qu'ils y parviennent, en prenant tout le temps nécessaire, en reformulant, en intervenant sur place, en allant chercher l'information, les modifications du logiciel... Quand il y a un besoin net en formation ou en explications, bien souvent je m'exprime par... une page sur l'IZ que je fais pour un GM ou un collègue, que j'envoie lire ma prose. Ainsi celui auquel je m'adresse bénéficie de mes efforts pour me faire comprendre non pas seulement à l'interne mais au vaste monde, et il n'est pas stigmatisé comme celui à qui il faut expliquer, mais il devient celui par lequel un problème potentiel a été détecté et sera peut-être corrigé pour des dizaines de collègues.

Est-il besoin de rappeler que je ne brigue nulle exclusivité dans l'expression sur ce site, bien au contraire, et que qui veut appliquer cette démarche et utiliser ce média de cette manière sera accueilli les bras ouverts chez les lapins mutants ?

En fait ce contrôle croisé se pratique donc déjà dans les ER, ce qui diminue nettement les problèmes éventuels.
Je te remercie pour tes éclaircissements.

L'intendant zonard a écrit:

(...) les OR mensuels de la DP, et ça me prend une bonne heure parce que je repointe tout le bouzin de suivi des soldes, pour obtenir la correspondance fine entre A***e et GFC : élèves débiteurs (boursiers, ASE etc.), élèves créditeurs (tous ceux qui paient d'avance par chèque, espèces ou CB en ligne : la majorité est au prélèvement et à zéro le dernier jour du mois), estimation du montant de quotient familial que, un certain temps après la fin du semestre, la région condescendra à m'indiquer devoir mandater, réservations pour le mois suivant ; et la même chose pour les commensaux.

Ah  ça c'est vraiment le cauchemar de notre AC les concordances mensuelles TS ou A...E ou G.C avec GFC ... il y a régulièrement des erreurs de saisie en ER et c'est super long à retrouver  

L'intendant zonard a écrit:

volcan a écrit:

Et pour ceux qui auraient mérité un recouvrement contentieux tu as apuré la créance comment ? Fonds social, remise gracieuse ?

Un peu de tout, plus ou moins glorieux et assumable. Il m'arrive souvent de procéder en plusieurs étapes, de manière à ce que les montants passent en-dessous de ce qui est considéré comme relevant de l'ANV pour montant non recouvrable de manière forcée.

   

L'intendant zonard a écrit:

(...)Tous mes collègues gestionnaires ont quelqu'un avec eux,(...)

Effectivement cela change bien des choses  
Ici, la plupart des GM sont seuls en collège jusqu'à 500 élèves et ils font aussi souvent du secrétariat  
Et même si je fatigue parfois de toutes les erreurs que nous devons traiter en AC, je sais dans quelles conditions elles et ils travaillent, et on en tient compte ...
Ces pistonnés de la zone quand même  

Nicolas a écrit:

Ah  ça c'est vraiment le cauchemar de notre AC les concordances mensuelles TS ou A...E ou G.C avec GFC ... il y a régulièrement des erreurs de saisie en ER et c'est super long à retrouver  

Ce que je décris est pénible;.. et c'est dans le seul établissement principal ! Ton erreur, c'est de tolérer que tes régisseurs utilisent deux outils (GFC + Turbise) au lieu d'un seul. A l'époque où j'avais deux ER seulement (j'occupais alors mes nuits avec un petit Greta de 70 salariés), il y avait une gestionnaire qui faisait le travail proprement, et la correspondance était facile à établir chaque mois. Et une gestionnaire qui me fournissait, parce que j'avais crié, une liste des soldes en février N+1 pour regarder si par hasard on était à un millier d'euros près ou pas. Je l'aurais bouffée.

Je suis ensuite arrivé dans une AC où mon prédécesseur avait imposé à tout le monde de travailler avec GFE. Cela m'a choqué car je tiens bon au slogan "l'agent comptable est au service de l'ordonnateur et certainement pas l'inverse". Donc j'ai relâché la pression et permis aux collègues de calculer leurs droits constatés avec ce que bon leur semble, tant que en revanche ils continuent à m'envoyer leurs créances, suivies dans GFC et renvoyées à leur régie.

Un comptable qui laisse les ER gérer la relation financière hors de GFC donc de son propre périmètre de contrôle, ne peut pas se plaindre si contrôler ces opérations est pénible. Turbise sait très bien transmettre les créances et ne plus être utilisé pour un travail comptable de suivi des encaissements. GFC fait très convenablement le travail avec ces créances, soit par prélèvement automatique (je le fais à grande échelle sur quatre EPLE en ce moment), soit dans TIPI/PayFIP (ça j'ai pas encore personnellement expérimenté).

L'intendant zonard a écrit:

Nicolas a écrit:

Ah  ça c'est vraiment le cauchemar de notre AC les concordances mensuelles TS ou A...E ou G.C avec GFC ... il y a régulièrement des erreurs de saisie en ER et c'est super long à retrouver  

(...)Ton erreur, c'est de tolérer que tes régisseurs utilisent deux outils (GFC + Turbise) au lieu d'un seul. (...)

Je ne parle pas du suivi des créances qui n'est suivi que dans GFC (sauf dans un ER de l'agence qu'on suit en interim et là c'est vraiment l'enfer ), si c'est que tu évoques, mais du suivi des comptes des repas consommés et comptes d'avances DES COMMENSAUX : entre les erreurs d'encaissement, les erreurs de tarifications, des repas sur factures non signalés, c'est parfois une vraie jungle quand la ou le collègue n'est pas ultra rigoureu.se.x et des heures et des heures de pointage à l'AC

Rien que pour les commensaux, ce cirque ? Mhhh, amha il y a un problème en amont.

Depuis que nous sommes tous passés à la recette aux repas consommés et non pas vendus comme c'était la tradition incorrecte localement,  les difficultés ont été nombreuses et génératrices d'énormes boulot de pointage ...
Effectivement comme tu le pointes, on s'est aperçu que plusieurs collègues ne maîtrisaient pas TS, A....E etc ... on a mis le doigt sur quelques horreurs comptables du genre j'ai des soldes + et - dans ALIELF, et bien zou  je solde !
Remarque tout était soigneusement tracé et enregistré  !
Ou le cas classique : des commensaux qui viennent manger exceptionnellement à qui l'on vend un repas et que l'on enregistre sur une carte 'tout venant' qui va enregistrer un passage à un tarif différent ...
j'en ai d'autres comme cela qui existaient depuis belle lurette et qui sont ressortis au moment du changement de mode de comptabilisation  ...