Questions pratiques d'une nouvelle gestionnaire

Bonjour,

Une enseignante, à l'occasion d'une sortie a avancé l'argent pour acheter des livres (avec mon accord préalable).
A son retour, elle m'a fournis les justificatifs.
Lorsque je la rembourserai, dois-je lui faire signer un document comme quoi elle a bien reçu l'argent?
Si oui, quel type de document?

Deuxième question sur le fond de caisse... car je n'en ai pas.
Par exemple je suis dans l'incapacité pour le moment de rembourser cette enseignante, je n'ai presque pas de monnaie dans ma caisse.
Idem lorsque des élèves viennent demander des tickets à l'unité, je ne peux pas leur rendre la monnaie.
J'ai bien pris de la petite monnaie dans la tirelire de mes gamins (je n'en avais pas moi-même) pour m'en sortir.
Comment vous êtes-vous composé un fond de caisse?

Je misère pour faire le bilan de ma caisse. il s'agit d'une simple et minuscule boite en plastique qui regroupe tout, billets comme pièces.
Devrais-je m'équiper d'une caisse un peu mieux organisée?

Dernière question sur le cautionnement:
Mon agent comptable me dit que c'est inutile de le faire.
En formation on m'a dit qu'étant régisseur, je devrais le mettre en place.
Que dois-je faire?

Merci et bon week-end!

Zouuu a écrit:

Lorsque je la rembourserai, dois-je lui faire signer un document comme quoi elle a bien reçu l'argent?
Si oui, quel type de document?

tu lui demandes un RIB et tu rembourseras par un mandat administratif à son nom.
Double avantage tu ne dépenses pas ta monnaie et tu as une vraie traçabilité.

Zouuu a écrit:

Deuxième question sur le fond de caisse... car je n'en ai pas.
Par exemple je suis dans l'incapacité pour le moment de rembourser cette enseignante, je n'ai presque pas de monnaie dans ma caisse.

C'est une régie d'avance de recettes ou les deux?

Zouuu a écrit:

Idem lorsque des élèves viennent demander des tickets à l'unité, je ne peux pas leur rendre la monnaie.
J'ai bien pris de la petite monnaie dans la tirelire de mes gamins (je n'en avais pas moi-même) pour m'en sortir.
Comment vous êtes-vous composé un fond de caisse?

au fur et à mesure
La solution c'est de ne pas tout donner à l'AC quand tu fais ta fin de période
De plus quand tu vas à l'AC tu prends un billet et tu demandes à l'AC de te donner de la monnaie
Généralement à l'AC on est content de se débarrasser de la monnaie , la caisse est plus facile à compter.

Zouuu a écrit:

Je misère pour faire le bilan de ma caisse. il s'agit d'une simple et minuscule boite en plastique qui regroupe tout, billets comme pièces.
Devrais-je m'équiper d'une caisse un peu mieux organisée?

Oui ça ne coûte pas très cher en plus.

Zouuu a écrit:

Dernière question sur le cautionnement:
Mon agent comptable me dit que c'est inutile de le faire.
En formation on m'a dit qu'étant régisseur, je devrais le mettre en place.
Que dois-je faire?

Cela dépend de l'arrêté constitutif et du montant des sommes encaissées.
Il faut voir
Surtout qu'un cautionnement ce n'est pas la mer à boire ..

Zouuu a écrit:

Merci et bon week-end!

de rien

Une enseignante, à l'occasion d'une sortie a avancé l'argent pour acheter des livres (avec mon accord préalable).
A son retour, elle m'a fournis les justificatifs.
Lorsque je la rembourserai, dois-je lui faire signer un document comme quoi elle a bien reçu l'argent?
Si oui, quel type de document? : je demande un reçu (les modèles sont à l'intendance) que me signe la prof de la même façon qu'à l'inverse je délivre un reçu quand on me donne de l'argent

Deuxième question sur le fond de caisse... car je n'en ai pas.
Par exemple je suis dans l'incapacité pour le moment de rembourser cette enseignante, je n'ai presque pas de monnaie dans ma caisse.
Idem lorsque des élèves viennent demander des tickets à l'unité, je ne peux pas leur rendre la monnaie.
J'ai bien pris de la petite monnaie dans la tirelire de mes gamins (je n'en avais pas moi-même) pour m'en sortir.
Comment vous êtes-vous composé un fond de caisse? : Ton AC doit te donner des espèces dès lors que tu es régisseuse de dépenses et de recettes. à toi de voir avec elle pour avoir de la petite monnaie ou sinon à en faire ton coté dans la vie de tous les jours ...

Je misère pour faire le bilan de ma caisse. il s'agit d'une simple et minuscule boite en plastique qui regroupe tout, billets comme pièces.
Devrais-je m'équiper d'une caisse un peu mieux organisée? : La caisse doit en principe être dans un lieu sécurisé et fermé à clef. si l'achat d'un coffre est financièrement trop onéreux pour ton établissement (crédits d'équipement ?), il te faut une armoire ou un tiroir qui ferme à clef pour contenir les fonds. Quant à la caisse appelée à contenir l'espèce, c'est toi qui voit en fonction de la praticité de la chose.

Dernière question sur le cautionnement:
Mon agent comptable me dit que c'est inutile de le faire.
En formation on m'a dit qu'étant régisseur, je devrais le mettre en place.
Que dois-je faire? :Tu n'es obligée de souscrire à un cautionnement que si la régie annuelle de ton établissement dépasse un certain montant. Si elle te dit que c’est inutile, la régie doit être insuffisamment importante pour ça...

Bon courage pour la suite et à bientôt.

Bozinchu a écrit:

Zouuu a écrit:

Lorsque je la rembourserai, dois-je lui faire signer un document comme quoi elle a bien reçu l'argent?
Si oui, quel type de document?

tu lui demandes un RIB et tu rembourseras par un mandat administratif à son nom.
Double avantage tu ne dépenses pas ta monnaie et tu as une vraie traçabilité.

Zouuu a écrit:

Deuxième question sur le fond de caisse... car je n'en ai pas.
Par exemple je suis dans l'incapacité pour le moment de rembourser cette enseignante, je n'ai presque pas de monnaie dans ma caisse.

C'est une régie d'avance de recettes ou les deux?

Zouuu a écrit:

Idem lorsque des élèves viennent demander des tickets à l'unité, je ne peux pas leur rendre la monnaie.
J'ai bien pris de la petite monnaie dans la tirelire de mes gamins (je n'en avais pas moi-même) pour m'en sortir.
Comment vous êtes-vous composé un fond de caisse?

au fur et à mesure
La solution c'est de ne pas tout donner à l'AC quand tu fais ta fin de période
De plus quand tu vas à l'AC tu prends un billet et tu demandes à l'AC de te donner de la monnaie
Généralement à l'AC on est content de se débarrasser de la monnaie , la caisse est plus facile à compter.

Zouuu a écrit:

Je misère pour faire le bilan de ma caisse. il s'agit d'une simple et minuscule boite en plastique qui regroupe tout, billets comme pièces.
Devrais-je m'équiper d'une caisse un peu mieux organisée?

Oui ça ne coûte pas très cher en plus.

Zouuu a écrit:

Dernière question sur le cautionnement:
Mon agent comptable me dit que c'est inutile de le faire.
En formation on m'a dit qu'étant régisseur, je devrais le mettre en place.
Que dois-je faire?

Cela dépend de l'arrêté constitutif et du montant des sommes encaissées.
Il faut voir
Surtout qu'un cautionnement ce n'est pas la mer à boire ..

Zouuu a écrit:

Merci et bon week-end!

de rien

C'est une régie d'avance et de recette.

tortue a écrit:

Une enseignante, à l'occasion d'une sortie a avancé l'argent pour acheter des livres (avec mon accord préalable).
A son retour, elle m'a fournis les justificatifs.
Lorsque je la rembourserai, dois-je lui faire signer un document comme quoi elle a bien reçu l'argent?
Si oui, quel type de document? : je demande un reçu (les modèles sont à l'intendance) que me signe la prof de la même façon qu'à l'inverse je délivre un reçu quand on me donne de l'argent

Deuxième question sur le fond de caisse... car je n'en ai pas.
Par exemple je suis dans l'incapacité pour le moment de rembourser cette enseignante, je n'ai presque pas de monnaie dans ma caisse.
Idem lorsque des élèves viennent demander des tickets à l'unité, je ne peux pas leur rendre la monnaie.
J'ai bien pris de la petite monnaie dans la tirelire de mes gamins (je n'en avais pas moi-même) pour m'en sortir.
Comment vous êtes-vous composé un fond de caisse? : Ton AC doit te donner des espèces dès lors que tu es régisseuse de dépenses et de recettes. à toi de voir avec elle pour avoir de la petite monnaie ou sinon à en faire ton coté dans la vie de tous les jours ...

Je misère pour faire le bilan de ma caisse. il s'agit d'une simple et minuscule boite en plastique qui regroupe tout, billets comme pièces.
Devrais-je m'équiper d'une caisse un peu mieux organisée? : La caisse doit en principe être dans un lieu sécurisé et fermé à clef. si l'achat d'un coffre est financièrement trop onéreux pour ton établissement (crédits d'équipement ?), il te faut une armoire ou un tiroir qui ferme à clef pour contenir les fonds. Quant à la caisse appelée à contenir l'espèce, c'est toi qui voit en fonction de la praticité de la chose.

Dernière question sur le cautionnement:
Mon agent comptable me dit que c'est inutile de le faire.
En formation on m'a dit qu'étant régisseur, je devrais le mettre en place.
Que dois-je faire? :Tu n'es obligée de souscrire à un cautionnement que si la régie annuelle de ton établissement dépasse un certain montant. Si elle te dit que c’est inutile, la régie doit être insuffisamment importante pour ça...

Bon courage pour la suite et à bientôt.

J'ai bien un coffre !ais je n'ai pas de support pour ranger l'argent.
Tout était mis dans une petite boîte, ce que je ne trouve pas pratique.

Merci!!

pour info il est inutile de quoter comme toi
tu t'exprimes très correctement et tes messages gagneraient en lisibilité si tu faisais plus simple

Zouuu a écrit:

Dernière question sur le cautionnement:
Mon agent comptable me dit que c'est inutile de le faire.
En formation on m'a dit qu'étant régisseur, je devrais le mettre en place.
Que dois-je faire?

Perso, petit régie d'avance et de recette. J'ai pris le cautionnement : 29 euros par an. Ca ne vaut peut-être pas la peine de s'en passer.

une précision qui me parait importante : il est interdit d'utiliser la régie de recettes pour faire face aux achats/remboursements de la régie de dépenses. Tout cela dans le principe de l'unité physique et comptable de caisse. Ce qui suppose aussi que tu comptabilises tes écritures de manière indexée définitivement (un support de type excel n'est pas suffisant car tu peux rectifier d'anciennes écritures - dixit notre TG).
Mais tout cela a du être vu en formation....

Mad Max a écrit:

une précision qui me parait importante : il est interdit d'utiliser la régie de recettes pour faire face aux achats/remboursements de la régie de dépenses.

Incroyable cette histoire de compensation, je n'arrête pas d'entendre des versions contradictoires à ce sujet !

Alors je me demande si l'interdiction concerne les espèces proprement dites ou seulement les écritures car ici on nous a bien dit qu'unité de caisse veut dire qu'on peut utiliser l'argent pour les 2 régies !

Si tu es régisseur d'avances et de recettes mais que tu n'as pas encore reçu ton avance (par exemple en début d'exercice), je crois que tu n'es pas en mesure d'effectuer des dépenses sur ta caisse. Imaginons qu'en fin d'exercice tu n'ais pas régularisé ta situation, cela signifierait que tu as déclaré des recettes sans les avoir versées. Que dire en outre de tes dépenses que tu ne pourras régulariser, le comptable ne t'ayant rien versé. Dans la comptabilité du comptable apparaîtrait alors deux erreurs bloquantes au COFI, deux comptes de classes 5 créditeurs. Ouh !

gilles.dlq a écrit:

Si tu es régisseur d'avances et de recettes mais que tu n'as pas encore reçu ton avance (par exemple en début d'exercice), je crois que tu n'es pas en mesure d'effectuer des dépenses sur ta caisse....

@ gilles.dlq : Non, tu ne crois pas, tu es sûr

Oui Zen, c'était une façon de parler. Et tu as raison : pour aider nos collègues qui débutent, il est nécessaire de privilégier pour plus de clarté, l'affirmation à la litote.

QuatrEsse a écrit:

Incroyable cette histoire de compensation, je n'arrête pas d'entendre des versions contradictoires à ce sujet !

Alors je me demande si l'interdiction concerne les espèces proprement dites ou seulement les écritures car ici on nous a bien dit qu'unité de caisse veut dire qu'on peut utiliser l'argent pour les 2 régies !

Tout simplement, essaye de faire comme tu dis, et tu verras comme le module de régie GFC va t'exploser à la figure. Unité de caisse au moment de compter les valeurs dont tu es responsable, mais si tu as une avance de 100 €, une sortie de caisse de 101 € est illégale (j'utilise un gros mot mais c'est à peu près ça de toutes manières).

Concernant les questions de zouuuu :

- on peut s'épargner le cautionnement en créant une régie avec des montants inférieurs à 1000 € mensuels en recettes, approximativement et de mémoire
- il est extrêmement utile d'investir dans un tiroir à monnaie de ce genre :