Questions d'un gestionnaire débutant en septembre

Future gestionnaire dès septembre prochain, je suis issue du concours externe. Mon prédécesseur qui a pris sa retraite ma laissé trois documents: situation des dépenses engagées par chapitre, situation des recettes par chapitre, et liste des engagements en attente de liquidation.
Que dois-je faire de ces documents? Quelqu'un peux-t-il m'xpliquer les plus values et les moins value de la situation des recettes? Merci d'avance

t'as un barbecue?
ça peut servir pour allumer le feu...

Sinon
il y a plusieurs colonnes dans ta SDE (situation des dépenses engagées)

En premier le net disponible (ce qui a été ouvert au budget) ensuite ce que tu as dépensé et enfin le net disponible
Bien sur on pourrait compliquer en intégrant les reversements, les liquidations en attente...mais retiens que ce qui est dans la colonne de droite est le disponible à dépenser

Pour les recettes la moins value correspond à une recette non réalisée (tu as prévue 2000€ de recettes et il n'y en a que 1000 de réalisé tu as une moins value)
Et si tu as une plus value c'est que la recette réelle supérieur au prévisionnel

Mais c'est un peu dur d'expliquer en quelques lignes
Ne te prends pas la tête tu verras en septembre

***

Pour les "crédits fléchés", il est conseillé de faire les OR régulièrement. Une fois par mois me semble un minimum. Les faire en fin d'année est une ânerie.

mieux: faire l'OR en même temps que la dépense. Comme ça tu es sûr de ne rien oublier (mais cela peut se révéler très consommateur de papier... et de temps )

Isaac Newton a écrit:

Pour les "crédits fléchés", il est conseillé de faire les OR régulièrement. Une fois par mois me semble un minimum. Les faire en fin d'année est une ânerie.

J'essaie juste d'être compréhensif pour les petits intendants besogneux de province.

***

Si par AC, tu veux dire Absolument Charismatique, c'est oui. Si c'est pour Agent Comptable, c'est oui aussi.

***

ARRIVANT a écrit:

Future gestionnaire dès septembre prochain, je suis issue du concours externe. Mon prédécesseur qui a pris sa retraite ma laissé trois documents: situation des dépenses engagées par chapitre, situation des recettes par chapitre, et liste des engagements en attente de liquidation.
Que dois-je faire de ces documents? Quelqu'un peux-t-il m'xpliquer les plus values et les moins value de la situation des recettes? Merci d'avance

Ces docs te permettront de suivre l'exécution du budget, en l'état actuel tu as une photographie de la situation budgétaire de l'établissement à la date de l'édition des documents
La SDE indique dans la première colonne le montant des crédits ouverts résultants du vote du budget et d'éventuelles décisions budgétaires modificatives (DBM), c'est le montant que vous êtes autorisés à dépenser. En simplifiant, il y a ensuite une colonne "dépenses nettes" qui représente ce qui a déjà été dépensé ou pour faire court mandaté (cad que l'ordonnateur a donné mandat à l'AC de payer).
la dernière colonne représente les crédits que vous pouvez encore dépenser.
Tout cela s'apprécie en fait au niveau du chapitre, il ne faut pas dépenser plus que ce qui est disponible sur la colonne "disponible" de de la ligne "total" de chaque chapitre.

Pour la situation des recettes, le principe est identique. des prévisions de recettes sont votées au budget ou par DBM. Au fil du temps des recettes interviennent (demi-pensions, tickets repas, subventions.....) qui donnent lieu à l'émission d'un ordre de recette par l'ordonnateur (CE) que l'AC va se charger de récupérer.
Ces OR apparaissent dans la colonne recettes nettes. La différence entre les recettes effectuées et les prévisions de la 1ère colonne donne une + value si les OR sont > aux prévisions, une - value dans le cas inverse.
Généralement ont est en - value jusqu'à la fin de l'exercice tant que toutes les recettes n'ont pas été effectuées. L'Idéal est d'arriver en fin d'exercice, à avoir autant de recettes nettes que de dépenses nettes, mai cela ça n'arrive qu'au pays des Bizounours.

La liste des engagement représente ce que l'établissement s'est engagé à payer, soit par l'émission d'un bon de commande soit par la signature d'un contrat, quand la livraison aura été effectuée ou la prestation réalisée.
L'ordonnateur engage une dépense en signant.
La liste des engagement en attente de liquidation indique que des factures correspondant à chaque engagement arriveront, qu'il faudra liquider (vérifier) puis mandater.

Tout ceci est très schématique et d'aucuns pourraient étoffer largement, mais jette un œil sur ces tableaux et profite goulûment de tes vacances.
Rendez-vous en septembre avec la bande de joyeux drilles du forum

ARRIVANT, si ton prédécesseur est parti en retraite sans faire ses OR, et en te bennant trois documents sans explication, on peut dire que c'est peut-être un petit intendant de province, mais pas très besogneux.

Bon tu auras une formation, certes, mais bon, laisser trois pov'docs et rien d'autre ça fait un peu light.

Le retraité ne t'a pas laissé grand chose mais voici mon (petit) conseil :

dès que tu arrives, fais la liste des sociétés avec lesquelles tu es en contrat.
fais un tableau excel :
société Durée ct Echéance le Montant Contact


Assure toi que tes totaux soient égaux ou proches du compte 615 (en prévision budgétaire) qui se trouve dans 3 chapitres (B pour le chauffage, C pour le reste et peut être au R2 pour les contrats de cuisine).

On m'avait conseillé de commencer par faire ceci et je n'ai pas regretté. ça évite d'avoir l'air bête quand vient une société pour faire tel contrôle annuel.

Je m'en tiendrai à des réponses détaillées à la question de ARRIVANT :

- la SDE situation des dépenses engagées te permet de constater le volume financier disponible pour finir l'exercice, donc pour faire tes premiers mois d'intendance. Il faut faire une comparaison rapide entre le budget initial et la somme disponible, chapitre par chapitre : il devrait t'en rester une petite moitié de chaque. Si tu es en-dessous du tiers, faut voir, ça sera peut-être compliqué en novembre. Mais c'est peut-être aussi parce que ton prédécesseur a beaucoup travaillé au 1er semestre, et a déjà fait une grosse part du travail et saisi tout un tas d'engagements.

- NB le taux de consommation ligne budgétaire par ligne budgétaire est intéressant mais pas important dans cette lecture, n'oublie jamais que seuls les chapitres sont contraignants.

- la SDR situation des recettes te permet de constater que ton prédécesseur ne s'est pas moqué de toi et qu'il a fait les ordres de recettes qu'il convenait de faire. C'est bien, mais franchement, gestionnaire débutant, on a d'autres raisons de stresser que les OR : ton comptable te rappellera en temps utile qu'il est nécessaire de faire les prochains. Attends d'avoir eu les formations sur ce point ; en tout cas n'oublie pas que les OR ne mordent pas, s'ils sont imparfaits ça n'a absolument pas le caractère emmerdogène d'un mandat faux.

- Avoir des mons-values l'été, c'est bien normal que toutes les recettes ne soient pas encore faites quand on n'est qu'à la moitié de l'exécution du budget. Les plus-values, c'est plus rare, mais probablement s'agit-il de petites sommes dans les coins, de trucs imprévisibles qui ne comptent pas pour grand chose. Si ça représente des sommes conséquentes, en accord avec le comptable et/ou ton tuteur, tu pourras envisager de les utiliser en dépenses en passant une décision budgétaire modificative.

- la liste des engagements en attente de liquidation retrace les commandes passées mais pas encore bouclées, facture pas reçue etc. Le fait qu'elle existe est un bon point aussi.

A ces documents fournis au jeune débutant, il manque le calcul saisonnier du crédit-nourriture, pour savoir où va le service de demi-pension. Et puis il aurait fallu qu'il te montre où se trouve le registre de sécurité, voire qu'il l'ouvre avec toi et que vous commentiez les éventuels problèmes corrigeables ou non.

Merci pour toutes vos réponses et je vais tranquillement prendre mes vacances, à bientôt.

Intendant zonard a écrit: " A ces documents fournis au jeune débutant, il manque le calcul saisonnier du crédit-nourriture, pour savoir où va le service de demi-pension."
 
Pourras-tu me donner la formule ou les clés du calcul saisonnier du crédit nourriture? Je veux avoir des vacances studieuses!!! Merci d'avance

J'allais me lancer dans la rédaction d'une "formule" pour calculer ce crédit nourriture, mais ça me parait bien compliqué si tu n'as encore jamais travaillé en intendance. De plus, cela nécessite d'avoir des données précises comme le prélèvement fait par ta collectivité de rattachement, le pourcentage des charges communes, le prix du repas... J'ajoute à ça le fait que la façon de monter son budget dépend énormément des particularités de l'établissement, et j'en arrive à la conclusion que cette formule, c'est presque mission impossible. Bref, te bile pas trop pour ça, de toutes façons la situation de ton crédit nourriture ne va pas bouger entre aujourd'hui et le 1er septembre. Par contre, rapproche-toi de ton agent comptable dès la rentrée, il/elle t'aidera sûrement pour le calcul ! Si tu arrives déjà à comprendre un tout petit peu comment marchent les situations des dépenses et des recettes, tu auras déjà plus de connaissances que la plupart des gestionnaires débutant suite à un concours externe !

Hyper facile.

Je préconise ma méthode de calcul bien entendu à modifier en fonction de vos taux et charges. Aucune erreur possible :

http://www.gestionnaire03.fr/Credit_nourriture_nanard.xls

Moi je conseillerais au nouveau de ne pas se jeter sur les documents, mais de profiter de la fin août pour faire une visite détaillée de l'établissement.

Etat des locaux, des espaces verts, utilité de chaque salle, chaque cagibi, gestion des clefs. C'est le moment d'avoir des idées neuves.

Une fois qu'on s'est mis au bureau, c'est fini, on a plus le temps.

J'avais bien pensé à mettre un lien aussi, N@n@rd, mais Arrivant sort du concours externe. Ton tableau est parfait, mais je ne vois vraiment pas comment elle pourrait le remplir toute seule si elle n'a aucune notion de gestion... A ma prise de poste, mon prédécesseur a voulu me montrer la situation des dépenses engagées et les factures liquidées à mandater... et j'avais l'impression qu'il me parlait en chinois ! Je pense qu'Aleph a raison, c'est beaucoup trop tôt pour se prendre la tête avec des chiffres, à moins qu'Arrivant puisse encore demander l'aide de son prédécesseur à cette préiode de l'année.
@ Arrivant : en revanche, garde précieusement le tableau en question, dès que tu sauras de quoi ça parle, tu pourras l'exploiter !

Pour calculer le crédit nourriture j'ai aussi un modèle sur mon site, retrouvable en 4 secondes avec l'outil de recherche : http://60gp.ovh.net/~intendan/spip.php?article111 Attention, chez moi OpenOffice.org est obligatoire !

L'intendant zonard a écrit:

Attention, chez moi OpenOffice.org est obligatoire !

[Mode Troll On]
Pourquoi cette précision ? Y aurait-il encore des gens assez idiots pour acheter une licence MS Office alors qu'OpenOffice fait aussi bien mais gratuitement ? Ce serait vraiment jeter de l'argent par la fenêtre.
[Mode Troll Off]

figure toi, ami manchot, que MS office est gratuit pour tous les fonctionnaires de l'Éducation Nationale

ceci dit, sur le fond, je suis d'accord avec toi...

Malheureusement oui, ami Dupondt, et je parlais déjà dans ce message (les petites lignes à la fin) de ce formidable cadeau fait aux enseignants (notamment) par Guillaume Barrière et sa firme Petitdoux : quels merveilleux représentants de commerce que ces gens de l'éducation nationale qui, recevant gratuitement le Pack Office, n'utiliseront que cela, donc ne sauront utiliser que cela, donc le feront utiliser par les élèves, qui ne sauront donc à leur tour utiliser que cela et qui, devenus adultes, achèteront ce qu'ils connaissent, de peur de ne pas savoir se servir d'autre chose.

Et par ici la monnaie dans les poches de Petitdoux, qui peut remercier la formidable puissance commerciale de l'Éducation nationale, qui lui fait sa promo – et quelle promo : l'embrigadement de toute la jeunesse ! – pour le prix de quelques licences !

Dupond a écrit:

figure toi, ami manchot, que MS office est gratuit pour tous les fonctionnaires de l'Éducation Nationale

ceci dit, sur le fond, je suis d'accord avec toi...

Comme open office qui, en plus, est gratuit pour toutes les familles de France.

De toutes manières, gratuit, c'est trop cher pour un logiciel qui fait peut-être autre chose que ce que j'aimerais le voir faire, qui comporte des failles de sécurité susceptibles de permettre à la mafia de s'introduire dans mes données, et qui enfin n'est pas distribuable à mes amis pour que je puisse en toute légalité utiliser les documents que je produis, leur apprendre à faire ce que je fais avec ce logiciel. MSOffice, il faudrait me payer pour que je l'utilise, et mes tarifs sont très élevés !

OpenOffice.org n'est pas seulement gratuit : les logiciels libres respectent ma liberté.

Il est à noter que tous les documents que nous recevons du rectorat (hors ceux en PDF) sont au format office de Microsoft, et que la migration vers les logiciels libre ne viendra pas d'en haut!

La dernière fois que j'ai voulu utiliser Linux, l'ordi est passé par la fenêtre.
Coup de bol, un CPE passait justement dessous à ce moment là.

Bienvenue ARRIVANT et bonne chance pour les débuts. Les collègues ont beaucoup parlé compta ; moi je vais aborder deux ou trois sujets sensibles :

- les agents :
Essayer de faire connaissance le plus rapidement possible - pas toujours facile dans un gros bahut - et, principe de base, ne pas accepter d'entrée une revendication refusée par le gestionnaire précédent. Wait and see.......

- les profs :
Voir paragraphe précédent.... attention aussi aux projets de voyages pédagogiques ( sujet qui peut fâcher) ficelés sur un plan "touristique" mais rarement comptable ; l'accès au photocopieur et les éventuelles dégradations s'y rapportant.
Chez moi pas de libre accès et un quota à chacun. Résultat : pas mal de grognements au nom de la sacro sainte liberté, mais 50 % de photocopies en moins en un an .

- le C.E. communément appelé proviseur ou principal :
Alors là... ça peut être très bon ou très mauvais. Tout dépend de l'idée qu'il se fait d'un gestionnaire : collaborateur ou sous-fifre, et de l'influence des profs. Certains CE disent oui à toute demande émanant d'un prof, sans même vérifier si l'intendance peut suivre.... " C'est moi l'ordonnateur....débrouillez-vous pour trouver l'argent... " .

L'idéal est d'avoir un CE débutant, pour pouvoir le former aux joyeusetés budgétaires... . Et ça lui rendra service pour de futurs postes.... Mais quand on tombe sur un briscard qui ne veut surtout pas savoir comment ça fonctionne et qui veut la paix sociale avec les profs...on souffre.

- Documentaliste :
Le sujet qui peut fâcher : la gestion des manuels scolaires (en collège) . A découvrir...

- Parents d'élèves :
Un de nos rôles consiste à faire payer les frais de restauration. Pas toujours évident, surtout si le CE/ordonnateur n'a pas capté que sans recettes on ne peut pas dépenser. Sujet ô combien sensible. Je ne m'étendrai pas davantage.

En cette période de vacances il ne faut pas trop charger la mule.... donc, j'arrête là. Chère ARRIVANT, un conseil : passez de bonnes vacances bien reposantes parce qu'à partir du 1er septembre, les semaines de 35 h il faudra oublier... mais on peut - heureusement - trouver beaucoup d'intérêt à ce métier .

Hippos a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

Attention, chez moi OpenOffice.org est obligatoire !

[Mode Troll On]
Pourquoi cette précision ? Y aurait-il encore des gens assez idiots pour acheter une licence MS Office alors qu'OpenOffice fait aussi bien mais gratuitement ? Ce serait vraiment jeter de l'argent par la fenêtre.
[Mode Troll Off]

Chez moi, le baip a précisé que le téléchargement gratuit de MS office ne pouvait pas se faire sur l'ordinateur du bureau mais uniquement sur ton ordinateur perso à ton domicile. Au bureau pour MS office on achète la licence.