PLANNING MENSUEL

Bonjour à tous,

J'ai beaucoup de difficultés avec la partie comptable.
Je n'en ai jamais fait.

Je voudrais savoir quelles sont les écritures comptables à faire tous les mois.

Comment apprendre à utiliser GFC?

Ma tutrice n'est pas très disponible.
Merci

cela dépend du poste occupé...

si tu es Gestionnaire Matériel assistante de gestion d'un établissement rattaché :
- caisse : tous les jours ;
- régie de recettes : toutes les semaines idéalement, tous les mois au plus tard ;
- mandatement : tous les quinze jours ;
- recettes : tous les mois pour les récurrentes, sinon dépend de sa nature ;
- budgétaire : dès qu'une information est donnée (exemple : notification de subvention...).

C'est très rapide et incomplet mais c'est un début.

si tu es agent comptable / fondée de pouvoir / assistant de comptabilité
- caisse : tous les jours ;
- chèques / télépaiement : toutes les semaines ;
- relevé DGFIP : idéalement tous les jours, toutes les semaines au plus tard ;
- développement des soldes : idéalement au fur et à mesure, au plus une fois par mois.

encore une fois, c'est synthétique, et d'autres auront probablement un séquençage un peu différent, mais
l'idée est de ne pas faire traîner les opérations budgétaires et comptables, pour mieux piloter nos structures.

bon courage.

Merci
Je suis gestionnaire contractuelle dans un collège, et c'est la première fois que j'occupe cette fonction.

Le mandat et la régie de caisse, je sais faire maintenant.

Mais tout le geste, je n'y comprends rien.

Est ce que je pourrais trouver des supports de cours pour apprendre à faire les opérations comptables du quotidien? (Ordre de recette, mandat pour ordre, utilisation de GFC, ...)??

C'est à l' IRA que l'on apprend ça?

Non, c'est avec la tutrice, celle qui a accepté la mission et doit assumer.

Elle assume mais elle est très occupée avec son établissement.
Généralement elle me demande de lui envoyer les documents et fait le travail à ma place car on manque de temps et il faut que ça avance ... mais ça ne m'aide pas

Je me demande comment font les gestionnaires débutants. Ils ont bien appris les bases non??

Es-tu toute seule à l'intendance et si non, est-ce que ta (ton) collègue ne peut pas t'aider? C'est comme cela que j'ai appris le métier; totalement néophyte comme toi, c'est la C qui m'a tout appris; deux chances pour moi: je n'étais pas seul et ma colègue connaissait parfaitement le travail et savait et voulait me transmettre ses connaissances.
Courage
ps: bien sûr c'est aussi et surtout à ta tutrice et/ou agent comptable de te former et le temps qu'elle va (perdre) elle va le regagner très largement lorsque tu seras bien formée.

Sonia.nouvelle a écrit:

Je me demande comment font les gestionnaires débutants. Ils ont bien appris les bases non??

 Pour ne pas te laisser dans le flou : dans la souffrance. Je ne savais rien de rien. C'est passé une fois que mon tuteur est venu, mais la première semaine, j'allais parfois aux toilettes pour faire le point en me demandant si je n'allais pas envoyer le collège dans le mur.

Heureusement ta situation ne me parait pas insurmontable.

Dans l'urgence, tu sais déjà faire les mandats et la régie, gérer le personnel j'imagine, les relations avec le département etc
C'est un bon début.
Le reste, ta tutrice le fait à distance, c'est énorme. Je suis sûr qu'elle planifie de te donner du temps dans un avenir proche.

Pour aller plus loin, ce que je vais dire ne va guère t'enchanter, mais il te faut mettre la main sur le vademecum de l'adjoint Gestionnaire, le kit de survie de l'adjoint Gestionnaire ainsi que les fiches procédures ordo (ce qui répond à ta question pour maîtriser GFC) il y a énormément de pages à s'envoyer. Il faut compter sur ton temps libre pour potasser l'essentiel. Méthode controversée : je te conseille de les imprimer. C'est plus facile pour t'y référer, t'en imprégner.
Patience et bon courage

(ps : tu n'en parles pas, mais pour les CA, je te conseille de bien veiller à ce qu'avait fait ton prédécesseur et t'inspirer de sa méthodologie afin que tu ne sois pas prise de court)

capricorne > "c'est la C qui m'a tout appris" Une personne en or, j'espère que tu lui en ai reconnaissant aujourd'hui !

capricorne a écrit:

Es-tu toute seule à l'intendance et si non, est-ce que ta (ton) collègue ne peut pas t'aider? C'est comme cela que j'ai appris le métier; totalement néophyte comme toi, c'est la C qui m'a tout appris; deux chances pour moi: je n'étais pas seul et ma colègue connaissait parfaitement le travail et savait et voulait me transmettre ses connaissances.
Courage
ps: bien sûr c'est aussi et surtout à ta tutrice et/ou agent comptable de te former et le temps qu'elle va (perdre) elle va le regagner très largement lorsque tu seras bien formée.

Il y a une secrétaire de gestion. Elle connait bien le travail car elle a été faisant-fonction.
Elle espérait le poste cette année aussi, et comme c'est moi qui l'ai elle ne partage pas.
En espérant que je me ramasse et qu'on lui propose le poste....

Nousaton a écrit:

Sonia.nouvelle a écrit:

Je me demande comment font les gestionnaires débutants. Ils ont bien appris les bases non??

 Pour ne pas te laisser dans le flou : dans la souffrance. Je ne savais rien de rien. C'est passé une fois que mon tuteur est venu, mais la première semaine, j'allais parfois aux toilettes pour faire le point en me demandant si je n'allais pas envoyer le collège dans le mur.

Heureusement ta situation ne me parait pas insurmontable.

Dans l'urgence, tu sais déjà faire les mandats et la régie, gérer le personnel j'imagine, les relations avec le département etc
C'est un bon début.
Le reste, ta tutrice le fait à distance, c'est énorme. Je suis sûr qu'elle planifie de te donner du temps dans un avenir proche.

Pour aller plus loin, ce que je vais dire ne va guère t'enchanter, mais il te faut mettre la main sur le vademecum de l'adjoint Gestionnaire, le kit de survie de l'adjoint Gestionnaire ainsi que les fiches procédures ordo (ce qui répond à ta question pour maîtriser GFC) il y a énormément de pages à s'envoyer. Il faut compter sur ton temps libre pour potasser l'essentiel. Méthode controversée : je te conseille de les imprimer. C'est plus facile pour t'y référer, t'en imprégner.
Patience et bon courage

(ps : tu n'en parles pas, mais pour les CA, je te conseille de bien veiller à ce qu'avait fait ton prédécesseur et t'inspirer de sa méthodologie afin que tu ne sois pas prise de court)

capricorne > "c'est la C qui m'a tout appris" Une personne en or, j'espère que tu lui en ai reconnaissant aujourd'hui !

Merci
Où trouver les fiches procédures ordo? On m'a déjà partagé des fiches, mais je n'ai pas ce dont tu parles.

Ma tutrice est très sympa, elle connait parfaitement le boulot, et donc elle va TROP vite pour une ultra débutante comme moi 
Les termes comptables, je ne connais pas 
Je ne savais pas ce qu'était un mandat jusqu'à peu.
Donc elle fait le boulot à ma place à distance, mais du coup je n'apprends rien.

Manuel GFC :
https://cecoiawiki.ac-creteil.fr/wiki/telechargement/GFC/Manuel2016/manuel_comptabilite_budgetaire.pdf

volcan a écrit:

Manuel GFC :
https://cecoiawiki.ac-creteil.fr/wiki/telechargement/GFC/Manuel2016/manuel_comptabilite_budgetaire.pdf

 Merci Volcan
Toujours là pour aider, j'apprécie sincèrement

Gilliù a écrit:

cela dépend du poste occupé...

si tu es Gestionnaire Matériel assistante de gestion d'un établissement rattaché :
- caisse : tous les jours ;
- régie de recettes : toutes les semaines idéalement, tous les mois au plus tard ;
- mandatement : tous les quinze jours ;
- recettes : tous les mois pour les récurrentes, sinon dépend de sa nature ;
- budgétaire : dès qu'une information est donnée (exemple : notification de subvention...).

C'est très rapide et incomplet mais c'est un début.

si tu es agent comptable / fondée de pouvoir / assistant de comptabilité
- caisse : tous les jours ;
- chèques / télépaiement : toutes les semaines ;
- relevé DGFIP : idéalement tous les jours, toutes les semaines au plus tard ;
- développement des soldes : idéalement au fur et à mesure, au plus une fois par mois.

encore une fois, c'est synthétique, et d'autres auront probablement un séquençage un peu différent, mais
l'idée est de ne pas faire traîner les opérations budgétaires et comptables, pour mieux piloter nos structures.

bon courage.

Bonjour Sonia,
Je suis moi-même nouvelle gestionnaire, sortante de concours. J'ai pris mes fonctions le 1er septembre 2023. On suit une formation pour les nouveaux secrétaires généraux (puisque c'est comme ça qu'on s'appelle maintenant) qui est je pense indispensable. Tu peux peut-être demander au Rectorat si tu peux avoir accès aux supports de formation. Envoie moi ton adresse mail en message privé et j'essaierai de t'envoyer les documents essentiels.
Par contre, il faut absolument que ta tutrice trouve du temps pour toi. Quand mon tuteur n'a pas le temps on communique il prend la main vie anydesk sur mon pc afin de vérifier mes écritures. Tu peux peut-être aussi prévoir des visios avec elle.
Sincèrement il va falloir car sans tuteur, je ne dis pas qu'on n'y arrive pas, mais ça facilite vraiment les choses et quand on est dans l'urgence comme c'est tout le temps le cas on est quand même plus efficace grâce au tutorat.
Bon courage à toi

Pour ta secrétaire :
je te conseille dans un premier temps de t'entendre le mieux possible avec elle. Lui proposer un café, lui demander de ses nouvelles... vu sa situation la confiance doit s'installer entre vous sur une période de quelques jours/semaines.
C'est ensuite que tu pourras lui parler de tes faiblesses de débutante non formée, et peut être qu'elle entendra t'aider ne serait ce qu'un peu
Cependant je pense qu'il ne te faudra compter que sur toi même

ta tutrice :
elle fait ce qu'elle peut. Elle est débordée de son côté. Elle te fait le job que tu ne peux pas encore faire. Je serais toi je l'appellerais et lui exposerais mon soucis franchement. Là aussi je doute qu'elle puisse faire mieux tout de suite, mais encore une fois je pense qu'elle garde dans un coin de sa tête de te donner plus de temps à l'avenir.

pas de panique :
tu connais déjà les bases donc au quotidien ça patauge, mais ça marche. 
Te former, il te faudra le faire seule sur ton temps libre et cela prendra du temps. C'est un poste où il faut entre 6 mois et deux ans pour être bien. Je comprends ton impatience, mais cela ne va que générer du stress, et tu n'en as pas besoin

Un jour après l'autre le plus sereinement possible. C'est franchement inconfortable, mais ça ira de mieux en mieux.
Bon courage

Aliya a écrit:

Gilliù a écrit:

cela dépend du poste occupé...

si tu es Gestionnaire Matériel assistante de gestion d'un établissement rattaché :
- caisse : tous les jours ;
- régie de recettes : toutes les semaines idéalement, tous les mois au plus tard ;
- mandatement : tous les quinze jours ;
- recettes : tous les mois pour les récurrentes, sinon dépend de sa nature ;
- budgétaire : dès qu'une information est donnée (exemple : notification de subvention...).

C'est très rapide et incomplet mais c'est un début.

si tu es agent comptable / fondée de pouvoir / assistant de comptabilité
- caisse : tous les jours ;
- chèques / télépaiement : toutes les semaines ;
- relevé DGFIP : idéalement tous les jours, toutes les semaines au plus tard ;
- développement des soldes : idéalement au fur et à mesure, au plus une fois par mois.

encore une fois, c'est synthétique, et d'autres auront probablement un séquençage un peu différent, mais
l'idée est de ne pas faire traîner les opérations budgétaires et comptables, pour mieux piloter nos structures.

bon courage.

Bonjour Sonia,
Je suis moi-même nouvelle gestionnaire, sortante de concours. J'ai pris mes fonctions le 1er septembre 2023. On suit une formation pour les nouveaux secrétaires généraux (puisque c'est comme ça qu'on s'appelle maintenant) qui est je pense indispensable. Tu peux peut-être demander au Rectorat si tu peux avoir accès aux supports de formation. Envoie moi ton adresse mail en message privé et j'essaierai de t'envoyer les documents essentiels.
Par contre, il faut absolument que ta tutrice trouve du temps pour toi. Quand mon tuteur n'a pas le temps on communique il prend la main vie anydesk sur mon pc afin de vérifier mes écritures. Tu peux peut-être aussi prévoir des visios avec elle.
Sincèrement il va falloir car sans tuteur, je ne dis pas qu'on n'y arrive pas, mais ça facilite vraiment les choses et quand on est dans l'urgence comme c'est tout le temps le cas on est quand même plus efficace grâce au tutorat.
Bon courage à toi

MAIL ENVOYÉ
Merci

Nousaton a écrit:

Pour ta secrétaire :
je te conseille dans un premier temps de t'entendre le mieux possible avec elle. Lui proposer un café, lui demander de ses nouvelles... vu sa situation la confiance doit s'installer entre vous sur une période de quelques jours/semaines.
C'est ensuite que tu pourras lui parler de tes faiblesses de débutante non formée, et peut être qu'elle entendra t'aider ne serait ce qu'un peu
Cependant je pense qu'il ne te faudra compter que sur toi même

ta tutrice :
elle fait ce qu'elle peut. Elle est débordée de son côté. Elle te fait le job que tu ne peux pas encore faire. Je serais toi je l'appellerais et lui exposerais mon soucis franchement. Là aussi je doute qu'elle puisse faire mieux tout de suite, mais encore une fois je pense qu'elle garde dans un coin de sa tête de te donner plus de temps à l'avenir.

pas de panique :
tu connais déjà les bases donc au quotidien ça patauge, mais ça marche. 
Te former, il te faudra le faire seule sur ton temps libre et cela prendra du temps. C'est un poste où il faut entre 6 mois et deux ans pour être bien. Je comprends ton impatience, mais cela ne va que générer du stress, et tu n'en as pas besoin

Un jour après l'autre le plus sereinement possible. C'est franchement inconfortable, mais ça ira de mieux en mieux.
Bon courage

Je n'ai pas les bases justement.
Je fais plus du travail de secrétariat que de gestionnaire...
Je passe du temps a feuilleter les documents de l'ancien gestionnaire sans rien y comprendre... J'ai l'impression de perdre mon temps alors qu'il y a plein de choses à faire.

Je suis très étonnée qu'il n'y ait pas de formation pour apprendre la gestion budgétaire, et que c'est a ma tutrice de jouer la maîtresse

Citation :

Je suis très étonnée qu'il n'y ait pas de formation pour apprendre la gestion budgétaire, et que c'est a ma tutrice de jouer la maîtresse

Bienvenue à l'éducation nationale !

Il y a des formations académiques et même si elles sont sans doute déjà passées il faut demander à y être inscrit au moins pour avoir les supports. Ceci étant, le rôle de la tutrice est d'autant plus important. Elle doit tenir ce rôle et non celui d'une suppléante dans votre intérêt à toutes deux.