Tampon sur factures

Bonjour,

Pour éviter les doubles paiements il est possible de renseigner les bonnes cases lors du mandatement.
C'est valable sur une année comptable. Si le paiement est opéré sur 2 années (facture en retard) ca ne marchera pas.

Alomero a écrit:

Le risque n'est pas nul donc l'AC bileux pourra toujours demander au GM à chaque mandat une liste PDF des mandats de même montants envoyée par mail et vérifier s'il le souhaite. Évidemment, un refus du GM ne saurait justifier des rejets.

Où plus simplement, le journal des mandats (le truc qui peut être extrait en csv/xls). Plus facile à lire avec les filtres.

J-M a écrit:

Alomero a écrit:

Le risque n'est pas nul donc l'AC bileux pourra toujours demander au GM à chaque mandat une liste PDF des mandats de même montants envoyée par mail et vérifier s'il le souhaite. Évidemment, un refus du GM ne saurait justifier des rejets.

Où plus simplement, le journal des mandats (le truc qui peut être extrait en csv/xls). Plus facile à lire avec les filtres.

Non, ce qu'Alomero préconise est mieux : c'est la liste de tous les mandats dont le montant apparaît plus d'une fois dans l'ensemble de l'historique. On n'a même pas à filtrer, c'est déjà fait, seuls les cas "à risque" figurent dans le document.

Baôn, jeû sais, ça peut avoir été en plus mal saisi, ou une ventilation foireuse peut brouiller les cartes...

peky a écrit:

Bonjour,

Pour éviter les doubles paiements il est possible de renseigner les bonnes cases lors du mandatement.
C'est valable sur une année comptable. Si le paiement est opéré sur 2 années (facture en retard) ca ne marchera pas.

Bonjour,

La liste des mandats je vois bien, je m'en sers régulièrement  ,  par contre renseigner les bonnes cases, "c'est quoi ?", y' a un truc ? je vois pas bien  ...!! tu veux dire être rigoureux, lorsqu'on renseigne les différentes "fenêtres" dans GFC ?. Pourrais tu être plus explicite 

Merci.

peky fait référence au cartouche "numéro facture", en bas de la fenêtre de saisie d'une liquidation, qui a fait son apparition début 2017 avec l'arrivée de Chorus pro. Beaucoup de gens n'ont pas bien compris comment marche ce cartouche. Ce qu'il faut savoir, à toutes fins utiles :

- il n'y a aucun changement du côté du cartouche "référence", qui demeure le support d'information du fournisseur, qui recevra ce qu'on y met sur son relevé de compte bancaire en référence du virement qu'on lui envoie. Il est nécessaire de continuer à mettre là le numéro de facture, assorti par sécurité du numéro de client, et à défaut seulement de la date.

- le nouveau cartouche "numéro facture" sert, lui, pour nous : à détecter les doubles mandats. Si GFC voit deux fois le même numéro de facture, il nous alertera. Pour que cela marche, il faut saisir cette information soigneusement, et en particulier ne mettre QUE le numéro de facture, et ne surtout pas coller devant un "FAC N°" ou que sais-je, qui n'apporte rien d'autre que le risque de ne pas toujours saisir de la même manière, et donc de rendre la vérification inopérante.

- le nouveau cartouche "numéro facture" n'est pas toujours obligatoire : il le devient si l'on a coché la case "dématérialisation" dans la fiche du fournisseur. L'idée, c'est que si un fournisseur est passé à Chorus pro (ou s'il envoie ses factures par courriel, d'ailleurs), on doit vraiment tenter de limiter les risques de double mandat en utilisant cette fonction

Mais si tu mets en plus du n° de facture dans le cartouche "référence" le n° de client ou la date, il faudra rentrer exactement la même chose dans le nouveau cartouche "Numéro facture", non ? Sinon le logiciel prendra ça pour un nouveau n° de facture.
A noter que dans une optique de dématérialisation, les informations du nouveau cartouche, soit le n° de facture, apparaissent sur une nouvelle ligne en liquidations (ce qui ne sert à rien) et ceci double la quantité de papier nécessaire à l'édition... 

Je ne met que le n° de facture dans le cartouche n°facture.

Par contre je peux mettre d'autre informations nécessaires dans le cartouche référence (n° client - date - avoir....)

Pour info et pour le coté pratique le copier/coller fonctionne très bien entre les deux cartouches cités.

Effectivement. Et j'ajoute à ma liste ci-dessus que le cartouche "commentaire", lui, ne sert qu'à rendre les opérations plus lisibles, en particulier il permet de ne pas se sentir obligé d'aller lire la PJ pour comprendre ce qu'on a mandaté. L'utiliser intelligemment fait gagner un temps extraordinaire. Je demande (gentiment et ils le font gentiment) à mes gestionnaires de systématiquement mettre en commentaire quelque chose en langage-élève sur la nature de la prestation payée : "laitages", "abonnement tél mars-avril", "imprimante bureau CPE"... Ca prend quelques secondes et, pour la suite, ça change pas mal de choses. Renseigner correctement ces commentaires est selon moi l'une des conditions nécessaires à ce que la dématérialisation des duplicata (qui fait gagner un mois de travail par an) se passe bien.

capucine a écrit:

Pour info et pour le coté pratique le copier/coller fonctionne très bien entre les deux cartouches cités.

Ça va de soi.
C'est bien pourquoi je pointais juste la nécessité de mettre la même chose dans les 2 cartouches.

L'intendant zonard a écrit:

Et j'ajoute à ma liste ci-dessus que le cartouche "commentaire", lui, ne sert qu'à rendre les opérations plus lisibles, en particulier il permet de ne pas se sentir obligé d'aller lire la PJ pour comprendre ce qu'on a mandaté. L'utiliser intelligemment fait gagner un temps extraordinaire. Je demande (gentiment et ils le font gentiment) à mes gestionnaires de systématiquement mettre en commentaire quelque chose en langage-élève sur la nature de la prestation payée : "laitages", "abonnement tél mars-avril", "imprimante bureau CPE"... Ca prend quelques secondes et, pour la suite, ça change pas mal de choses. Renseigner correctement ces commentaires est selon moi l'une des conditions nécessaires à ce que la dématérialisation des duplicata (qui fait gagner un mois de travail par an) se passe bien.

Ô combien.
Mais il subsiste encore des villages d'irréductibles AC Gaulois qui s'obstinent encore à penser que la même chose écrite sur un certificat signé de l'ordo en PJ est absolument nécessaire... quand l'explication éventuelle peut être ainsi donnée plus facilement en commentaire.