Tampon sur factures

La mention du n° de mandat-Exercice-compte sur chaque facture est-elle une obligation réglementaire ?

(question subsidiaire: ça sert à quoi, pour peu que vos factures soient bien régulièrement classées ?)  

Ce n'est pas obligatoire...
C'est une question de pratiques et d'habitudes...

Merci. Personnellement je n'en vois pas l'intérêt, à part perpétuer le "mais on a toujours fait comme ça" quasi-règlementaire... 

                                                                                                                                                                                       

Ca peut aider à retrouver ses petits, je suppose... On peut imaginer plein de situations dans lesquelles les PJ pourraient se retrouver en désordre et séparées du mandat.
Et c'est pas vraiment contraignant...

Ce n'est pas contraignant quand c'est fait au fur et à mesure de l'arrivée des factures. Et c'est bien pratique pour la saisie des liquidations, si tu as pris soin de mettre le numéro d'engagement et les lignes d'EPCP sur le fameux tampon.

avec Bakriesk

Peejee a écrit:

La mention du n° de mandat-Exercice-compte sur chaque facture est-elle une obligation réglementaire ?

(question subsidiaire: ça sert à quoi, pour peu que vos factures soient bien régulièrement classées ?)

La date d'arrivée de la facture OK ; c'est nécessaire pour le délai de paiement. Le tampon "oiginal" et "duplicata" c'est tout simplement indispensable. Le numéro de compte pour prépérer la liquidation pourquoi pas. Le n° de mandat à partir du moment où la facture est agraffée au dit mandat je vois pas l'intérêt. L'exercice ? en fin d'exercice peut être à la limite.

N@n@rd a écrit:

Le tampon "oiginal" et "duplicata" c'est tout simplement indispensable.

Je m'en passe avec plaisir, depuis que mes éditions de mandats sont faites avec un filigrane l'indiquant. Sinon dans 98,7 % des cas, on voit tout de suite si une PJ est un original ou pas.

L'intendant zonard a écrit:

N@n@rd a écrit:

Le tampon "oiginal" et "duplicata" c'est tout simplement indispensable.

Je m'en passe avec plaisir, depuis que mes éditions de mandats sont faites avec un filigrane l'indiquant. Sinon dans 98,7 % des cas, on voit tout de suite si une PJ est un original ou pas.

On ne doit pas avoir les mêmes fournisseurs. Les factures en deux ou trois exemplaires tirées avec la même imprimante, sur le même papier sans aucune mention "original - duplicata", moi j'en ai plusieurs par jour à l'ouverture du courrier ; et je mets au défi de pouvoir différencier les doubles de l'original.

N@n@rd a écrit:

On ne doit pas avoir les mêmes fournisseurs. Les factures en deux ou trois exemplaires tirées avec la même imprimante, sur le même papier sans aucune mention "original - duplicata", moi j'en ai plusieurs par jour à l'ouverture du courrier ; et je mets au défi de pouvoir différencier les doubles de l'original.

Habin dans ce cas, l'original est celui qui est agrafé au mandat original, et le dupli celui qui est agrafé au dupli.

La distinction entre original et duplicata existe pour se donner une chance de ne pas payer deux fois la même chose, avec un seul original. Mais si l'on fait soi-même la différence entre l'original et les autres exemplaires, ça perd complètement de son intérêt cette affaire.

A l'heure de la dématérialisation et de la volonté affichée de "professionnaliser" et de moderniser la gestion comptable, il est malheureusement symptomatique de voir encore des débats d'arrière-garde tels que celui-ci. Ce ne sont pas tant Nanard ou l'IZ (bien entendu) qui sont visés ici que l'absence d'évolution des règles et de la responsabilité comptables adaptées et aux techniques actuelles et à l'évolution de notre métier. Tant que rien n'aura bougé sur ce plan, les problèmes d'original ou de duplicata, les questions de signature ou de tampons qui manquent maintiendront nos pratiques dans un flou courtelinesque. Et ce ne sont pas les effets du grossissement des agences-comptables qui risque d'arranger les choses, bien au contraire. La logique du " mais on a toujours fait comme ça..." a encore de beaux jours devant elle...

N@n@rd a écrit:

La date d'arrivée de la facture OK

Pour le reste, c'est de ta tambouille interne.

néthou a écrit:

A l'heure de la dématérialisation et de la volonté affichée de "professionnaliser" et de moderniser la gestion comptable, il est malheureusement symptomatique de voir encore des débats d'arrière-garde tels que celui-ci.

Absolument et entièrement d'accord, vivement la dématérialisation complète des factures et titres de recettes (avec une mise en place de la signature électronique pour authentifier le tout).

Moi je veux bien tout ce que vous voulez mais ce qui m'intéresse c'est d'éviter les doubles paiements avec des factures identiques en trois exemplaires. C'est peut être simple dans une petite intendance ; mais dans un gros bahut je trouve que l'identification des pièces avec un tampon marqué "original" est une précaution élémentaire.

N@n@rd a écrit:

Le tampon "oiginal" et "duplicata" c'est tout simplement indispensable.

Juste par curiosité : quel est le texte qui définit l'original et le duplicata ?

Serais tu d'esprit taquin aujourd'hui

Pour certains fournisseurs l'original est en couleur, plus joli que le ou les duplicata ou bien marqué "original" ou bien c'est le duplicata qui est marqué "duplicata", mais à partir du moment où il s'agit d'une impression en noir et blanc sur du papier identique pour tous les exemplaires, ou sur du papier couleur identique sur tous les exemplaires, c'est nous qui mettons un tampon ou non.
Donc, si jamais un texte existait dans ce cas ce serait : l'original est celui qui porte le tampon "original", sur décision du pouvoir souverain compétent.
Un arrêté précisera quel est le pouvoir souverain compétent.

Sortons de la petite querelle.

Que deviendra donc la notion d'original lorsqu'un fournisseur aura la possibilité de nous envoyer une facture par mél, par ex. sous forme d'un fichier PDF ? Il me semble bien avoir entendu en formation que la nouvelle mouture de GFC évoluait vers ça.

Il y aura toujours un original et un duplicata à identifier ; sauf à ne conserver aucun double des mandats dans l'établissement.

néthou a écrit:

Que deviendra donc la notion d'original lorsqu'un fournisseur aura la possibilité de nous envoyer une facture par mél, par ex. sous forme d'un fichier PDF ?

C'est déjà le cas.

Je te sors autant d'originaux que tu veux, autant de duplicata que tu veux, en couleurs ou en noir et blanc...

Quel est le statut juridique de la facture, je veux dire de la pièce matérielle ?
Qui possède les droits d'impression et de reproduction ?
Qui est habilité à dire que c'est un original ?
0.0001 point avec bonification de 0.0001 point toutes les 1, 260 secondes.

Gentil Intendant a écrit:

néthou a écrit:

Que deviendra donc la notion d'original lorsqu'un fournisseur aura la possibilité de nous envoyer une facture par mél, par ex. sous forme d'un fichier PDF ?

C'est déjà le cas.

Je te sors autant d'originaux que tu veux, autant de duplicata que tu veux, en couleurs ou en noir et blanc...

Je sais bien, et tu apportes de l'eau à mon moulin: technologiquement on est déjà au-delà de principes comptables qui fonctionnent encore comme au ... siècle dernier (et j'ai même l'impression que j'aurais pu dire la même chose en 1999... ).

Nanard dit: "il y aura toujours un original ou un duplicata à identifier". Je verrai plutôt un système de validation électronique de facturation à mettre en place, une sorte de marquage propre à chaque fournisseur.

C'était la petite minute de: "La compta du XXIème siècle: vos délires propositions"...

N@n@rd a écrit:

Moi je veux bien tout ce que vous voulez mais ce qui m'intéresse c'est d'éviter les doubles paiements avec des factures identiques en trois exemplaires. C'est peut être simple dans une petite intendance ; mais dans un gros bahut je trouve que l'identification des pièces avec un tampon marqué "original" est une précaution élémentaire.

J'ai la même préoccupation, mais ma logique serait plutôt inverse : mettre des tampons "duplicata" sur tout ce qui n'est pas l'original, pour que ça ne soit pas pris pour tel et remis en paiement. L'original n'a pas à se faire mousser, il a la classe naturelle, même sans maquillage.

Pour les entités synthétiques communiqués par la voie électroniques, pas vraiment de solution de sécurisation. Il faut attendre que notre logiciel nous émette des alertes automatiques en cas de nouvelle saisie d'un montant déjà rencontré chez ce fournisseur, sur le mode :

Citation :

Plonk !
Vous avez déjà saisi dans le cadre du bordereau 12 une liquidation de 54,79 € destinée à ce fournisseur. La référence du mandat que vous aviez saisie était : "Fac 2012 G01612 clt 416". Êtes-vous sûr ?
Oui/A la réflexion c'est bien vu, on laisse béton.

@ N@n@rd et l'I.Z.: pourquoi tout simplement ne pas saisir le numéro de la facture? C'est ce je faisais quand j'étais au C.R.O.U.S. avec un logiciel qui s'appelait ORION me semble-t-il.

La double saisie était de fait impossible, car c'était signalé immédiatement.

L'intendant zonard a écrit:

logiciel nous émette des alertes automatiques en cas de nouvelle saisie d'un montant déjà rencontré chez ce fournisseur

Un tel système existait au Trésor public il y a dix ans. Le logiciel sortait une liste d'anomalies à vérifier avant validation du fichier des paiements. Ce type de comparaison ne doit pas être très dur à programmer. Pourquoi GFC ne le fait pas, tant en budgétaire qu'en compta générale ?

Avec GFC rien n'est signalé. Ni par numéro de facture, ni par montant, comme le fait remarquer le lapin.
Quand j'ai un doute je vérifie l'historique. Mais je ne tamponne pas les factures "original" ou "duplicata" pour autant.

biniou a écrit:

L'intendant zonard a écrit:

logiciel nous émette des alertes automatiques en cas de nouvelle saisie d'un montant déjà rencontré chez ce fournisseur

Un tel système existait au Trésor public il y a dix ans. Le logiciel sortait une liste d'anomalies à vérifier avant validation du fichier des paiements. Ce type de comparaison ne doit pas être très dur à programmer. Pourquoi GFC ne le fait pas, tant en budgétaire qu'en compta générale ?

En plus même SIFAC le fait, c'est dire ?

La problématique original / duplicata en ce qu'elle pose le risque de double paiement reste intéressante même si Chorus balaie tout cela...
Prenez l'exemple de fournisseurs qui communiquent via Chorus des factures PDF qui sont des scan des factures traditionnelles mais qui sont doublées de factures électroniques et parfois re doublées de factures papier.
Quand vous attendez 160 factures par an pour un seul fournisseur (Orange) et que vous avez une absence du côté des acheteurs, seul un outil (de contrôle de gestion par ex) énumérant et calculant les factures peut vous mettre à l'abri du risque de double paiement.
J'ai connu des collègues qui préparaient pour chaque contrat, autant d'étiquettes autocollantes (rappelant les références du 1er mandat où était jointes les pièces de marché) que de factures attendues...
J'aimerai bien trouvé un petit logiciel me préparant cela...

Le risque n'est pas nul donc l'AC bileux pourra toujours demander au GM à chaque mandat une liste PDF des mandats de même montants envoyée par mail et vérifier s'il le souhaite. Évidemment, un refus du GM ne saurait justifier des rejets.

Bonjour,

Pour éviter les doubles paiements il est possible de renseigner les bonnes cases lors du mandatement.
C'est valable sur une année comptable. Si le paiement est opéré sur 2 années (facture en retard) ca ne marchera pas.