suivi du 4191 en détails

Bonjour,

Question simple et sans doute idiote mais comment faites vous pour suivre dans le détail les avances effectuées par les familles au 4191 avec : le module régie et sconet GFE ?

En effet je ne trouve aucun document synthétique ni de l'un ni de l'autre qui liste chaque encaissement.

Si il est simple de matérialiser une avance en régie à l'encaissement (si on s'en aperçoit en tout cas) il est plus difficile de le voir lors d'une reconstatation qui génère une avance après encaissement. De mémoire cela cré un encaissement pour ordre en compta géné quand l'établissement est agence comptable autonome, mais quand il y a des régies ? Le régisseur ne dispose pas de support écrit ?

Bref je suis preneur de tous vos conseils...

Excel : tableau des encaissements par voyages, l'addition de tous les tableaux donne le total

pour mon établissement au 4118 avec gfe, comme cela marche, je vais essayer de l'imposer dans mes établissements rattachés au fur et à mesure

Tableau excel.

De temps en temps, vérif du solde à l'AC.

Si discordance, impression des encaissements et des fiches de compte. L'AC me laisse la main pour consulter, vérifier, imprimer, je suis de près les 4119, 4112, 4718, 4632, 4713...

On peut aussi développer sous GFC directement
j'ai passé mon après midi à faire ça pour mes ER...

Cher russule, veux-tu venir travailler chez moi ??? La mer n'est pas loin...

Russule a écrit:

Tableau excel.

De temps en temps, vérif du solde à l'AC.

Si discordance, impression des encaissements et des fiches de compte. L'AC me laisse la main pour consulter, vérifier, imprimer, je suis de près les 4119, 4112, 4718, 4632, 4713...

Justement : c'est là qu'est l'os...

Ce que je génère en avance : pas de pb ... mais pour ce qui est généré après encaisssement, normalement, l'AC devrait effectuer les encaissements pour ordre et informer l'établissement rattaché non ?

Oui, l'information du GM est indispensable. Perso, ils ont l'information, au fur et à mesure + chaque fin de mois avec les devts de compte + avant chaque début de trimestre, histoire qu'ils n'oublient pas de déduire les avances des nouvelles factures.
Par contre, les avances générées par les reconstatations "trop perçu" n'entrainent pas d'écriture auto dans GFC: il faut soi-même faire l'écriture 4112-4191.

pepettes a écrit:

Cher russule, veux-tu venir travailler chez moi ??? La mer n'est pas loin...

La mer chaude ou la mer froide ??

archaique a écrit:

Justement : c'est là qu'est l'os...

Ce que je génère en avance : pas de pb ... mais pour ce qui est généré après encaisssement, normalement, l'AC devrait effectuer les encaissements pour ordre et informer l'établissement rattaché non ?

Ben je dirais....ça dépend de l'AC.
Ce que tu peux suivre toi-même c'est ceci : les familles qui paient d'avance une partie de leur facture (certains avant même les DC).

Après, peuvent survenir : des RO après que les gens ont payé, des erreurs, des mandats de fonds sociaux, ... qui peuvent générer des trop-perçus.
Soit c'est l'AC qui gère, soit tu prends les devants, ce qui est extrêmement formateur.

Après, peuvent survenir : des RO après que les gens ont payé, des erreurs, des mandats de fonds sociaux, ... qui peuvent générer des trop-perçus.
Soit c'est l'AC qui gère, soit tu prends les devants, ce qui est extrêmement formateur.[/quote]

Pas de problème pour moi : je suis prêt à me former pour la grandeur de mon Ministère et de la V république. Pour l'instant je patauge n'ayant pas encore trouvé de solution satisfaisante

Et quand on a 1 ER qui utilise un logiciel privé de gestion des frais scolaires, qu'il y encaissse les voyages, que le régisseur se trompe sans arrêt et dont les soldes au bout de 3 mois sont faux, on fait quoi ? Genre encaissements au 4112 ne correspond pas au solde du 4112 après OR et que la liste des avance du logiciel ne collent pas du tout, que les 4118 des différents voyages ne coïncident pas ! Et si le gestionnaire régisseur ne consent pas à rechercher les erreurs, on fait quoi ? C'est l'AC qui s'y colle pendant ses congés avec les fiches d'encaissement de ce foutu logiciel privé ?

 

 

C'est vrai, ce n'est pas drôle. On assume et la fois d'après on rejette l'OR pour ne plus se faire piéger.

L'eau est froide, mais on peut manger les moules frites avec un pull !!!

Je connais aussi le gestionnaire qui se trompe dans les encaissements, les or ou fait des régularisations comptable, qui vient aider à pointer 1 h et basta.. reste en effet, l'agent comptable qui s'y colle le we à la maison avec les pièces qu'il a en sa possession.

Et là, vive la caféine...

Pour completer il y a aussi l adjoint du regisseur qui comptabilise des doublons cad que des avances pour les memes DP figurent a la fois sur le paiement en caisse des bourses et sur le 4191 chercher l erreur donc ce cher adjoint a passe le we sur ces frais scolaires ( car le regisseur n y connait rien).

et en plus je detaille pour les ER le compte 4191 pour que les regisseurs puissent le suivre