Bonjour à tous,

Je me permets de vous demander des conseils concernant l'organisation financière générale des voyages.
Je suis une vraie catastrophe et je suis très inquiète.
J'ai 9 voyages à gérer cette année et pas beaucoup d'expérience, un an seulement.
L'année dernière j'avais une secrétaire qui avait l'habitude et qui s'occupait des encaissements et des tableaux de suivi.
Cette année, la secrétaire est nouvelle et sort tout juste du concours, je n'ai pas pu lui confier les même charges, mais au final j'ai été submergée et je ne suis pas parvenue à suivre les encaissements. Nous avons travaillé à la louche, toujours dans l'urgence, toujours en courant. Le sprofs passaient en coup de vent me remettre une enveloppe, la plupart du temps je ne pouvais pas tout stopper à leur arrivée, à l'intérieur il y avait des chèques mais aussi du liquide... Et je ne faisais pas le point sur ce qu'ils me remettaient.
Au final, j'essaie de rattraper mon retard, mais je suis déjà en galère sur deux voyages, dont un qui vient de se terminer. Il me manque des encaissements par rapport à ce que j'aurais dû avoir.
Oui je sais, c'est bien fait pour moi, je n'avais qu'à être plus méchante.
En attendant, je ne dors plus. Comment prouver que je n'ai pas eu les encaissements en question, puisque je n'ai pas fait le point au moment de leur réception avec les profs?
Est ce que je vais en être de ma poche? Est ce que je vais devoir faire jouer mon assurance?

Comment fonctionner à l'avenir pour que ça n'arrive plus?

Merci de votre aide

Tu es GM, donc régisseur ? Vois avec ton AC pour nommer le prof organisateur "mandataire". Le prof prend vite le pli de t'apporter avec chaque versement une liste nominative, avec les sommes reçues en face de chaque nom, et le nom du tireur du chèque quand il diffère du nom de l'élève.
Et si tout est bien stipulé dans le document de nomination, tu as quelque chose à opposer au prof quand il te dit "j'ai pas le temps de recompter avec vous, j'ai cours". Comme si nous on jouait à space invaders toute la journée...

Merci Winnie.
Je vais le faire dés lundi.
En attendant, ces tableau c'est moi qui me les tape...Quand j'ai le temps.
Et évidemment, quand je dis que je n'ai pas tout, les profs me disent que ce n'est pas possible, qu'ils m'ont tout donné...
J'ai un prof de sport qui me glissait même les enveloppes de chèque dans la poche dans la cours quand il me croisait parcequ'il avait cours...J'ai fait confiance, je n'aurais jamais pensé que ça pouvait se retourner contre moi !

Règle 1 : ne jamais croire quelqu'un sur parole. Jamais.
Certains membres de ce forum dirait "surtout un prof".

Mais sur tes voyages qui posent problème, je te conseille de refaire la liste sur tableur et de convoquer les élèves qui, pour toi, n'ont pas payé. Tu pourrais avoir de bonnes surprises.

Courage... Les profs parfois tiennent des listes...Demande-leur " je n'ai pas vu la liste que vous avez tenue""
Fais un tableau excel pour l'avenir... Voyage par voyage
Nom éleve/1er versement/ 2ème versement.../ somme due/ somme encaissée / reste à recouvrer...

Fais un tableau recettes et leur origine...
Participation famille/ subvention tartanpion / sub foyer/ subvention du F ...

N 'oublie pas de faire DBM/OR/
De prévoir part des accompagnateurs
De prévoir une régie
Et de faire autoriser l'encaissement de ladite enveloppe...
Et l'essentiel: pose-toi... Même si ça Tu le sais ...
tu verras gain de temps...

ymanie a écrit:

Le sprofs passaient en coup de vent me remettre une enveloppe, la plupart du temps je ne pouvais pas tout stopper à leur arrivée, à l'intérieur il y avait des chèques mais aussi du liquide... Et je ne faisais pas le point sur ce qu'ils me remettaient.
Comment fonctionner à l'avenir pour que ça n'arrive plus?

C'est simple : éviter ce que tu décris plus haut. Des listes des participants avec le montant du et les échéances. Tout versement doit être accompagné de la liste des parties versanres ; les chèques doivent comporter le nom de l'élève au dos et les espèces correspondre à la liste. Cela est vérifié en présence du prof. Si il n'a pas le temps ni toi, vous convenez d'un rendez-vous. DE LA RIGUEUR avant tout et de la METHODE. Si tu te laisses dépasser ou déborder tu es foutu.

Pour le passé tu dois pouvoir reprendre les choses. Pour les chèques il est facile de retrouver les payeurs, pour les espèces met les profs à contribution pour qu'ils recherchent les payeurs.

Winnie a écrit:

Règle 1 : ne jamais croire quelqu'un sur parole. Jamais.
Certains membres de ce forum dirait "surtout un prof".

Mais
sur tes voyages qui posent problème, je te conseille de refaire la
liste sur tableur et de convoquer les élèves qui, pour toi, n'ont pas
payé. Tu pourrais avoir de bonnes surprises.

Oui, ça, je comptais le faire aussi.
J'aurais dû le faire avant !
Et que penser du paiement en liquide?
Je voudrais bien l'interdire, moi, à l'avenir.
Mais en ai je le droit ?
Et au final, qu'est ce qui va m'arriver pour les sommes manquantes?

ymanie a écrit:

J'ai un prof de sport qui me glissait même les enveloppes de chèque dans la poche dans la cours quand il me croisait parcequ'il avait cours...J'ai fait confiance, je n'aurais jamais pensé que ça pouvait se retourner contre moi !

où était la poche?

N@n@rd a écrit:

ymanie a écrit:

Le sprofs passaient en coup de vent me remettre une enveloppe, la plupart du temps je ne pouvais pas tout stopper à leur arrivée, à l'intérieur il y avait des chèques mais aussi du liquide... Et je ne faisais pas le point sur ce qu'ils me remettaient.
Comment fonctionner à l'avenir pour que ça n'arrive plus?

C'est simple : éviter ce que tu décris plus haut. Des listes des participants avec le montant du et les échéances. Tout versement doit être accompagné de la liste des parties versanres ; les chèques doivent comporter le nom de l'élève au dos et les espèces correspondre à la liste. Cela est vérifié en présence du prof. Si il n'a pas le temps ni toi, vous convenez d'un rendez-vous. DE LA RIGUEUR avant tout et de la METHODE. Si tu te laisses dépasser ou déborder tu es foutu.

Pour le passé tu dois pouvoir reprendre les choses. Pour les chèques il est facile de retrouver les payeurs, pour les espèces met les profs à contribution pour qu'ils recherchent les payeurs.

Merci, je lance les recherches dés lundi.

Dupond a écrit:

ymanie a écrit:

J'ai un prof de sport qui me glissait même les enveloppes de chèque dans la poche dans la cours quand il me croisait parcequ'il avait cours...J'ai fait confiance, je n'aurais jamais pensé que ça pouvait se retourner contre moi !

où était la poche?

En bandoulière, j'ai une pochette quand je me déplace dans le lycée, avec mon tel, de quoi noter etc..

DBM a écrit:

Courage... Les profs parfois tiennent des listes...Demande-leur " je n'ai pas vu la liste que vous avez tenue""
Fais un tableau excel pour l'avenir... Voyage par voyage
Nom éleve/1er versement/ 2ème versement.../ somme due/ somme encaissée / reste à recouvrer...

Fais un tableau recettes et leur origine...
Participation famille/ subvention tartanpion / sub foyer/ subvention du F ...

N 'oublie pas de faire DBM/OR/
De prévoir part des accompagnateurs
De prévoir une régie
Et de faire autoriser l'encaissement de ladite enveloppe...
Et l'essentiel: pose-toi... Même si ça Tu le sais ...
tu verras gain de temps...

Merci, oui, je vais présenter le problème ainsi !

Règle d'or aussi:
Tiens ton livre de caisse: tous les jours et après chaque encaissement voyage...
Tu retrouvés plus vite une erreur éventuelle/ pas d'angoisse et preuve en cas de vol...
Tu peux comparer ce qu'a donné le prof et ce que tu as reçu...
Vérifie avant de penser qu'il manque des sous...
Et au besoin, demande de l'aide à l'AC ... Il devrait t'aider à retrouver tes petits. J'ai rarement vu les AC ou gestionnaires voisins ne pas secourir un collègue en détresse !
Repose-toi, tu verras lundi...

ymanie a écrit:

Oui, ça, je comptais le faire aussi.
J'aurais dû le faire avant !
Et que penser du paiement en liquide?
Je voudrais bien l'interdire, moi, à l'avenir.
Mais en ai je le droit ?
Et au final, qu'est ce qui va m'arriver pour les sommes manquantes?

Tu peux exiger que le paiement en liquide se fasse uniquement à l'intendance tel jour à telle heure ; et je te rappelle que tout paiement en liquide doit donner lieu à un reçu au nom du payeur (pas celui du prof).

Il faut identifier les sommes manquantes. Si il te manque de l'argent, soit en l'a volé, soit tu l'as mis ailleurs que pour les voyages soit (et c'est le plus probable) certains n'ont pas payé. Solution désespérée mais efficace à 90% : tu prends la liste des participants, tu rayes ceux dont tu as le chèque et tu réclames l'argent aux autres... ceux qui ont payé en liquide viendront râler ; tu leur demanderas quand ils ont payé et à qui, combien... tu verras avec le prof si c'est vrai... et forcément tu en auras qui reconnaitront devoir du fric. Normalement tu devrais retomber sur tes pattes.

Si cela peut t'aider pour la méthode....

Chez moi, les profs récupèrent l'argent des familles, chèques et espèces. S'il arrive que le paiement arrive directement à l'Intendance (un parent qui ne veut pas que son enfant se promène avec des espèces, par exemple), le professeur en est informé.

Pour les chèques, ils établissent le bordereau de chèques selon le modèle que je leur fournis, tout se fait par mail, et je le traite au final. Attention : bien exiger que le nom et la classe de l'élève figure au dos du chèque, car le nom diffère souvent avec celui du tireur (familles décomposées, chèque des grands-parents,...).
Pour les espèces, je les ai sous enveloppe, avec le nom et la classe de l'élève. Quittance établie pour chaque élève, transmise au prof pour distribution aux élèves.
Mon logiciel d'accès à la demi-pension est aussi utile pour gérer les voyages. Sinon, un bon tableau sous tableur fait aussi le même travail.

En accord avec eux et dans le respect de la charge financière pour les familles, nous mettons en place un calendrier de paiement, qui est communiqué aux familles. Ainsi, selon le coût du voyage, je n'encaisse que tous les mois, voire même tous les deux mois. Tout le monde s'y retrouve, familles, profs, moi, plutôt que d'avoir des encaissements toutes les semaines. Bien sûr, les cas particuliers sont traités comme tels.

Les profs repèrent les élèves pour lesquels le coût semble être un problème, ce qui permet de déceler et gérer les aides sociales.

Par expérience, je ne prends JAMAIS d'enveloppe au détour d'un couloir ou dans la salle des profs ; tout se fait dans mon bureau. Comme le dit N@n@rd, je vérifie en sa présence les espèces et les signatures sur les chèques (en cas d'absence, il reprend le chèque et le redonne à l'élève).

Une fois les encaissements faits, je transmets au prof responsable du voyage un état des encaissement (ce qui permet une double vérification, entre son suivi et mes documents).

bon courage... et fais tes vérifs porte fermée, reste au calme pour être plus sereine...
et si tu as besoin de modèles, envoie un mail...

Un grand merci à tous pour vos explications, j'espere sortir la tête de
l'eau et prendrai modèle sur votre fonctionnement dés lundi et ad vitam
eternam!

Moi, j'aime bien le titre, je me suis dit que ça serait une bonne idée pour certains de mes élèves (une semaine avant de revenir en cours, chuis pas un bourreau d'enfants), mais je m'égare....

Chez moi, j'ai certains des profs qui organisent des voyages qui considèrent que si tous les élèves n'ont pas réglé leur participation au voyage, ça LEUR pose un problème. Je les aime et que fais le maximum pour les aider. Ceux qui pensent que si tous les élève ne paient pas, c'est MON problème, JE deviens LEUR problème, pour longtemps et pas que pour les voyages.

Axiome de base : c'est pas l'intendance qui sait quels sont les élèves qui participent ou pas. Donc le prof organisateur fournit nécessairement une liste. Au pire elle est toute pourrie et on doit la retaper, mais c'est pas si pire. Et ladite liste est pointée avec le prof toutes les semaines pour voir où l'on en est, relancer les élèves et/ou les parents, solliciter l'AS pour un fonds social, etc. Croisement de fichiers illégal aux yeux de la CNIL mais justifié par le droit de compensation du comptable, les boursiers sont reportés sur cette liste, pour se servir au besoin.

Sinon, ici à ce jour j'ai pu l'éviter, mais certains collègues font le suivi des voyages dans A...e, c'est très puissant et fiable aussi. Avec 9 voyages dans l'année, je pense que j'en arriverais là.

L'intendant zonard a écrit:

Croisement de fichiers illégal aux yeux de la CNIL

Bah non : tu compiles et utilises les données personnelles strictement nécessaires à ton travail et conformément à un objectif non seulement légitime mais encore d'intérêt général (tenir la compta de l'EPLE).

Une petite somme en liquide pour un voyage, deux classes :
Prof 1 : il a mélangé avec son argent perso, il y a trop d'argent, je lui rends la somme.
Prof 2 : passe en coup de vent en mon absence, laisse une enveloppe au contractuel, lequel consciencieusement fait le compte et me rapporte les paroles du prof "il y a tout, j'ai fait confiance aux élèves".
Sauf qu'il n'y a pas tout, j'aurais du garder le supplément du premier.
Faites confiance aux profs qui font confiance aux éléves !

J'aime beaucoup.

Ca devrait valoir des points au GJQ ça !

mon postulat de base est que les profs mandataires n'ont que le droit de ramasser des chèques. Les espèces sont systématiquement remises à l'intendance.

Gars du Doubs a écrit:

mon postulat de base est que les profs mandataires n'ont que le droit de ramasser des chèques. Les espèces sont systématiquement remises à l'intendance.

Soit ils sont régisseurs et ils peuvent tout ramasser, soit ils ne le sont pas et dans ce cas je pense même qu'ils n'ont pas à ramasser les chèques.

Je veux bien une précision sur le terme "mandataire" qui ne me paraît pas très clair.

Pour moi, vous avez raison tous les deux: il s'agit bien d'établir une convention de mandat (voir en bas de page) entre le régisseur et le prof. Mais cette convention ne porte pas que sur les chèques mais aussi sur les espèces, à charge pour le régisseur de remettre un quittancier au prof et à charge pour lui de le remplir, puis au régisseur de lui remettre une quittance finale sur mon propre quittancier.

Usine à gaz mais déjà fait, cadre bien à la fois les profs farfelus et/ou ceux qui estiment qu'ils n'ont pas le droit de ramasser les réglements quels qu'ils soient et que ce serait bien si le GM s'y collait (et puis quoi encore )

d'abord un prof ça passe pas en coup de vent quand il veut, c'est vous l'adjoint(e) du Ce, pas le prof et je les vois mal passer en coup de vent comme ils veulent et quand ils veulent chez le boss!

donc:

- convention de mandat fixant les règles d'encaissement et de remises au régisseur. Si ça plait pas il part pas (rien n'empêche de consulter avant et ed recueillir l'avis des "clients" pour connaître leurs pbs)

- l'échelonnement relève de la décision de l'AC et de lui seul. n'oubliez pas qu'une régie est une extension de la caisse du comptable et rien d'autre.

- arrêtez de vous faire bouffer pas tous les pénibles et malfaisants qui cherchent à maintenir des mauvaises habitudes prises depuis des lustres!

- assumez vos fonctions de cadre, adjoint du CE, car on n'est pas là pour se faire des amis (on s'en fait de toutes façons avec les ceusses intelligents et respectueux de notre job, et il y en a une louche!). On n'est pas des assistantes sociales ni l'abbé Pierre!

- il faut effectivement rechercher des solutions harmonieuses aux pbs et chercher à aider et soutenir le pédago, mais c'est vous qui menez la danse!

Le Forgeron a écrit:

Je veux bien une précision sur le terme "mandataire" qui ne me paraît pas très clair.

http://www.gestionnaire03.fr/page891.html#avance-mandataire

Mandataire d'avance qui peut aussi être mandataire de recettes. J'avais le cas pour les objets confectionnés des ateliers.

Et quand c'est moi qui met le même lien, ça va pas? Et tu vas voir que le bellâtre va remercier le boss en plus pour une info que je lui ai donnée depuis 24h00. Va aider les autres après ça.

Merci de ces précisions D6 ! c'est très clair.

Nanard a écrit:

Mandataire d'avance qui peut aussi être mandataire de recettes. J'avais le cas pour les objets confectionnés des ateliers.

Il me paraît important de souligner que le boss a laissé un prof ramasser de l'argent public, même pas peur.

Je l'admire.

Le Forgeron a écrit:

Nanard a écrit:

Mandataire d'avance qui peut aussi être mandataire de recettes. J'avais le cas pour les objets confectionnés des ateliers.

Il me paraît important de souligner que le boss a laissé un prof ramasser de l'argent public, même pas peur.

Je l'admire.

Je suis en effet admirable.

... et inconscient.

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