Facture payée 2 fois

Bonjour à tous,

Je vous lis depuis plusieurs mois avec grand plaisir. Je suis gestionnaire matérielle dans un collège. J'ai mandater à 2 reprises une facture. Comment faire pour annuler ?
Nouvelle sur le poste, elle a été mandatée par une autre personne avant moi sans qu'elle attende de recevoir la facture par la poste. Du coup une fois la facture parvenue, je l'ai mandaté. Que faire ?

Je vous remercie pour vos réponses

Je laisserais tomber pour 2011, sauf s'il s'agit d'une dépense sur ressource affectée.
OR en 2012 au 7583 "annulation mandat ex. antérieur". Puis je demanderais le remboursement au fournisseur par chèque ou virement. Si celui-ci fait la sourde oreille, voir avec le comptable pour compenser sur un prochain mandat.

Et bienvenue chez les

Mais comment une facture a-t-elle été mandatée avant d'avoir été reçue? Qu'en dit l'AC? Est-ce bien deux fois le même mandat? Est-ce que c'était une facture non parvenue 2011 à payer en OP?

Winnie a écrit:

Je laisserais tomber pour 2011,

Un petit coup de fatigue?
Laisser ainsi tomber au premier obstacle
Si tu n'as pas clôturé 2011, il faut faire un ordre de reversement.
Ensuite contacter la boite et demander le remboursement.
Mais je m'interroge :

1. l'AC a laissé passer le double paiement?
   
2. la boite n'a pas signalé avoir eu deux paiements?
   

Merci pour vos réponses.
Je débute. Parfois, les sigles me sont encore incompréhensibles. Qu'est ce qu'un OP ?
La facture a été mandatée 2 fois car une personne envoyée par l'agence comptable est venue me tutorer durant quelques semaines. Elle a mandaté avant de recevoir la facture originale car elle a demandé que celle-ci soit envoyé par fax en décembre.
Lorsque j'ai reçu la facture original, je l'ai mandaté car je ne savais pas qu'elle l'avait déjà fait. Depuis, cette personne n'est plus ma tutrice.

Bozinchu a écrit:

Winnie a écrit:

Je laisserais tomber pour 2011,

Un petit coup de fatigue?
Laisser ainsi tomber au premier obstacle
Si tu n'as pas clôturé 2011, il faut faire un ordre de reversement.
Ensuite contacter la boite et demander le remboursement.
Mais je m'interroge :

1. l'AC a laissé passer le double paiement?
   
2. la boite n'a pas signalé avoir eu deux paiements?
   

Je n'ai pas encore cloturé 2011. L'AG n'a pas encore versé l'agent au lycée qui nous facture des travaux dans 3 salles de classes.

Donc rejet de sa part
ou Orvt et il compense le paiement et le reversement

L'AC a récupéré tous mes mandatements de décembre 2011. Elle m'a signalé qu'une facture avait déjà été payé. C'est tout. A moi de me débrouiller. PS : Nous sommes en conflit car j'ai demandé à changer de tutrice.

Bozinchu a écrit:

Donc rejet de sa part
ou Orvt et il compense le paiement et le reversement

Je pense que logiquement elle va rejeter. Mais moi que dois-je faire dans le GFC ?

Si rejet: réceptionner le rejet, éditer les documents en 2 ex (un pour l'AC et un pour l'ER).

Si pas rejet: ordre de reversement et demande de remboursement au fournisseur

si l'AC a vu que la facture a été payé deux fois il rejette.
Il te transfère le rejet et tout est réglé
le deuxième paiement n'a jamais existé
tu n'as rien à faire.
S'il te demande de te débrouiller je ne vois vraiment pas ce qu'il attend
De toute façon s'il y a double paiement au fournisseur le débet c'est pour lui et lui tout seul

D6. a écrit:

Si rejet: réceptionner le rejet, éditer les documents en 2 ex (un pour l'AC et un pour l'ER).

Si pas rejet: ordre de reversement et demande de remboursement au fournisseur

Quelle est la démarche ?
Réceptionner le rejet ? c'est-à dire ? Sous quelle forme ?
Je ne suis gestionnaire que depuis 1 mois et demi

Bozinchu a écrit:

si l'AC a vu que la facture a été payé deux fois il rejette.
Il te transfère le rejet et tout est réglé
le deuxième paiement n'a jamais existé
tu n'as rien à faire.
S'il te demande de te débrouiller je ne vois vraiment pas ce qu'il attend
De toute façon s'il y a double paiement au fournisseur le débet c'est pour lui et lui tout seul

Moi non plus je ne vois pas ce qu'elle attend. Me rendre dingue peut-être. C'est le méga conflit. Elle rejette tous les chèques pour les voyages car les prfs n'ont pas suivis la procédure légale. L'ancien gestionnaire est parti à la retraite et moi je reprends un poste où tout est à refaire.

De la même façon que tu prépares un fichier de transfert (par exemple de mandat) pour ton AC, lui peut préparer un fichier avec les mandats rejetés et non pris en charge, donc ne générant aucune dépense. Mais il faut que tu réceptionnes ce rejet dans ta compta bud sinon il y aura un décalage avec la compta géné qui ne retracera qu'une dépense et to deux en comta bud.

Pour réceptionner ce rejet il suffit qu'il soit envoyé par mail en PJ par l'AC, ou sur une clé USB. De là il faut aller dans l'onglet rejet et réceptionner en indiquant le bon chemin. Suivre les indications et penser à éditer les documents du rejet qui prouvent à l'AC que tu as réceptionné le rejet et que les deux compta concordent.

Question subsidiaire Peut-on changer d'agence comptable ? Et adhérer à une autre agence comptable.

invité a écrit:

Elle rejette tous les chèques pour les voyages car les prfs n'ont pas suivis la procédure légale.

C'est quoi pour elle la procédure légale? Et en quoi ça la regarde ce que font tes profs si toi ça te va et que tu encaisses? Tu devrais préciser.

D6. a écrit:

De la même façon que tu prépares un fichier de transfert (par exemple de mandat) pour ton AC, lui peut préparer un fichier avec les mandats rejetés et non pris en charge, donc ne générant aucune dépense. Mais il faut que tu réceptionnes ce rejet dans ta compta bud sinon il y aura un décalage avec la compta géné qui ne retracera qu'une dépense et to deux en comta bud.

Pour réceptionner ce rejet il suffit qu'il soit envoyé par mail en PJ par l'AC, ou sur une clé USB. De là il faut aller dans l'onglet rejet et réceptionner en indiquant le bon chemin. Suivre les indications et penser à éditer les documents du rejet qui prouvent à l'AC que tu as réceptionné le rejet et que les deux compta concordent.

En PJ ? en fichier joint ?

D6. a écrit:

invité a écrit:

Elle rejette tous les chèques pour les voyages car les prfs n'ont pas suivis la procédure légale.

C'est quoi pour elle la procédure légale? Et en quoi ça la regarde ce que font tes profs si toi ça te va et que tu encaisses? Tu devrais préciser.

Les profs ont fixer un tarifs pour les voyages avant que je lance un appel d'offre, avant qu'un voyagiste soit sélectionné, avoir d'avoir été voté en CA.

invité a écrit:

Question subsidiaire Peut-on changer d'agence comptable ? Et adhérer à une autre agence comptable.

On peut changer d'agent comptable mais ça dépend de beaucoup de monde sauf de toi. C'est le principe de la carte comptable où nous ne maîtrisons rien, et nos syndicats guère plus. S'il pas de grands changements à venir, tu restes rattaché au même établissement (les chagements étant décidés afin de supprimer des postes, jamais afin d'arranger les personnes).

invité a écrit:

D6. a écrit:

invité a écrit:

Elle rejette tous les chèques pour les voyages car les prfs n'ont pas suivis la procédure légale.

C'est quoi pour elle la procédure légale? Et en quoi ça la regarde ce que font tes profs si toi ça te va et que tu encaisses? Tu devrais préciser.

Les profs ont fixer un tarifs pour les voyages avant que je lance un appel d'offre, avant qu'un voyagiste soit sélectionné, avoir d'avoir été voté en CA.

c'est pas bien tout ça mais tout ce qui compte pour l'AC c'est: le tarif a-t-il été voté en CA et est-il exécutoire? Si oui, le reste ne regarde que l'ordonnateur (et donc toi) en tant que pouvoir adjudicateur que n'est pas l'AC. Assure-toi quand même que tout est OK (montant, contrat, nombre d'élèves, financement des accompagnateurs...).

D6. a écrit:

invité a écrit:

Question subsidiaire Peut-on changer d'agence comptable ? Et adhérer à une autre agence comptable.

On peut changer d'agent comptable mais ça dépend de beaucoup de monde sauf de toi. C'est le principe de la carte comptable où nous ne maîtrisons rien, et nos syndicats guère plus. S'il pas de grands changements à venir, tu restes rattaché au même établissement (les chagements étant décidés afin de supprimer des postes, jamais afin d'arranger les personnes).

Je sens alors que je vais souffrir. Car elle m'a déjà menacé au téléphone. J'ai eu le malheur de demandé de changer de tutrice. ça devait être l'AC mais elle ne pouvait pas car elle était déjà tutrice de 2 autres nouveaux alors elle a délégué son tutorat à une adjointe administrative de l'agence comptable qui rêve d'être gestionnaire mais qui est catégorie C.

D6. a écrit:

invité a écrit:

Question subsidiaire Peut-on changer d'agence comptable ? Et adhérer à une autre agence comptable.

On peut changer d'agent comptable mais ça dépend de beaucoup de monde sauf de toi. C'est le principe de la carte comptable où nous ne maîtrisons rien, et nos syndicats guère plus. S'il pas de grands changements à venir, tu restes rattaché au même établissement (les chagements étant décidés afin de supprimer des postes, jamais afin d'arranger les personnes).

invité a écrit:

D6. a écrit:

invité a écrit:

Elle rejette tous les chèques pour les voyages car les prfs n'ont pas suivis la procédure légale.

C'est quoi pour elle la procédure légale? Et en quoi ça la regarde ce que font tes profs si toi ça te va et que tu encaisses? Tu devrais préciser.

Les profs ont fixer un tarifs pour les voyages avant que je lance un appel d'offre, avant qu'un voyagiste soit sélectionné, avoir d'avoir été voté en CA.

c'est pas bien tout ça mais tout ce qui compte pour l'AC c'est: le tarif a-t-il été voté en CA et est-il exécutoire? Si oui, le reste ne regarde que l'ordonnateur (et donc toi) en tant que pouvoir adjudicateur que n'est pas l'AC. Assure-toi quand même que tout est OK (montant, contrat, nombre d'élèves, financement des accompagnateurs...).

Le tarif a été voté en CA. Il est exécutoire.
Le montant est ok. Il n'y a pas encore de contrat car on a lancé l'appel d'offre qui devrait se clôturer le 26 janvier. Nous n'avons pas encore sélectionné la société. Mais nous savons déjà laquelle nous allons prendre. Il y a eu seulement 2 réponses à l'appel d'offre.
Nombre d'élève fixé.
Financement des accompagnateurs pris en charges par l'établissement.

invité a écrit:

Le tarif a été voté en CA. Il est exécutoire. Le montant est ok. Il n'y a pas encore de contrat car on a lancé l'appel d'offre qui devrait se clôturer le 26 janvier. Nous n'avons pas encore sélectionné la société. Mais nous savons déjà laquelle nous allons prendre. Il y a eu seulement 2 réponses à l'appel d'offre.
Nombre d'élève fixé. Financement des accompagnateurs pris en charges par l'établissement.

L'AC n'a sans doute pas tous les torts. Voir avec lui ou elle pour avoir des informations précises sur ce qui ne va pas (et penser à demander d'urgence une formation en marchés publics car le CE et toi n'allez pas tarder à manger des oranges).

D6. a écrit:

invité a écrit:

Le tarif a été voté en CA. Il est exécutoire. Le montant est ok. Il n'y a pas encore de contrat car on a lancé l'appel d'offre qui devrait se clôturer le 26 janvier. Nous n'avons pas encore sélectionné la société. Mais nous savons déjà laquelle nous allons prendre. Il y a eu seulement 2 réponses à l'appel d'offre.
Nombre d'élève fixé. Financement des accompagnateurs pris en charges par l'établissement.

L'AC n'a sans doute pas tous les torts. Voir avec lui ou elle pour avoir des informations précises sur ce qui ne va pas (et penser à demander d'urgence une formation en marchés publics car le CE et toi n'allez pas tarder à manger des oranges).

J'arrive sur le poste. Tout a été décidé, voté avant que j'arrive. Je suis en formation de décembre. Mais que faire lorsque les voyages de l'année scolaire 2010-2011 ne sont même pas encore rentré dans GFC. Rien n'a été soldé. Je suis dans la panade. Et l'AC semble oublié que je n'étais pas là l'année dernière.

Je sais bien. Mais, de fait, l'AC a peut-être de très bonnes raisons de caler. Voir avec lui pour que les choses soient plus claires ce qui bloque et comment lever le truc s'il s'avère que c'est bien de sa compétence. Et avertir le CE de l'engagement de sa responsabilité dans le bouzin en lui précisant que l'année suivante ça doit changer afin que personne ne soit accusé de quoi que ce soit. Les sociétés et associations qui se font du gras sur notre dos avec les voyages savent qu'il y a trop à gagner pour laisser des personnes continuer à faire n'importe quoi. Un jour ça va tomber.

Excellente réponse de D6.

Profite du fait que tu es toute nouvelle pour mettre en place de bonnes relations de travail avec tes collègues, CE et AC. Prends RDV avec l'AC, demande-lui comment il veut que ça marche, mettez en place des procédures et respectez les tous les deux.
Dis bien au CE qu'il y a des règles à respecter. De toute manière, s'il y a des rejets, ils ne seront pas faits par toi mais par le comptable, ce qui évitera de te rendre schizophrène trop rapidement.
Encore mieux, mais là ça dépend de la personnalité de tous: faites une réunion à trois, ça t'évitera de devoir faire le facteur, transportant les message entre le CE et l'AC.

Bon courage, et rappelle toi: on a tous débuté un jour.

Même Nanard.

C'est dire.

Bonsoir et merci à tous pour vos réponses,

aujourd'hui j'ai vu
l'AC durant 2 heures. Il semblerait qu'elle soit disposée à m'aider, à
comprendre que je débute et que je ne peux pas avoir la science infuse.
1 problème semble réglé. Surprise : Les profs ont voulu se mettre en
grève ce matin car le tuner d'encre de la photocopieuse n'a pas été
livré depuis 1 semaine. Je suis descendue en salle des profs, j'ai
expliqué ( ce que j'avais déjà fait) qu'il y avait une rupture de stock
au niveau européen pour cette référence de tuner. il faut attendre. Je
leur ai également rappelé que je clôturai l'exercice 2001 et que je
devais faire ce que l'ancien gestionnaire n'avait pas fait durant 1 an.
Beaucoup de travail. ce qui explique que je commence à 5 heures du matin
et que je finis vers 23 heures.
Ils sont prêts à faire grève pour un
tuner mais 0 gréviste lorsqu'il s'agit d'empêcher les chefs
d'établissement de les noter en pédagogie. Que ce monde est étrange !

Bienvenue chez nous

Calme-toi sur tes horaires, ou tu ne tiendras pas le choc. Et les profs te montrent bien que ça n'en vaut pas la peine.

Le positionnement du CE dans tout ça? Tu ne tiendras pas non plus sans son soutien.

invité a écrit:

Surprise : Les profs ont voulu se mettre en grève ce matin car le tuner d'encre de la photocopieuse n'a pas été livré depuis 1 semaine.

Ils se mettent en grève de photocopies, normal ya plus de toner.