voyages scolaires : on vote quoi ?

Eclaircissement a écrit:

Bonjour,
Je fais remonter un vieux post. Mise à part la participation des familles et la participation des accompagnateurs (obligatoires), pourriez vous me confirmer que les membres du CA  doivent également voter :
- le montant maximum de la régie d'avance (peut il augmenter ou il est figé?)
- le montant total suivant le nombre d'élèves inscrits sur le projet (peut il augmenter s'il y a des élèves supplémentaires et si oui, doit on le faire voter de nouveau ?)

De plus, dans la participation des familles, pour les voyages, il y a un prix pour les -18 ans et un prix pour les +18 ans. Doit on faire payer le même prix aux élèves, quelque soit leur âge ou juste ce qu'il faut en fonction de leur âge, d'où participation des familles ?

Merci pour vos retours.

Le CA n'a rien à voir dans la régie. A noter que la régie à vocation à régler sur place des dépenses figurant dans le budget prévisionnel du voyage.
Le budget du voyage est une prévision, comme ce budget est calculé en fonction du nombre de participants notamment pour le montant de la participation des familles il vaut mieux connaitre ce nombre avant. Une modification du budget prévisionnel ne peut être votée qui si cela entraine un vote sur un nouveau montant de la participation des familles.
Bien entendu il y a un montant identique pour tous les participants qq doit leur âge.

Ok merci, par contre les prestataires proposent un tarif en fonction de l'âge, que doit on faire ?
De plus, dans la participation des familles, pour les voyages, il y a un prix pour les -18 ans et un prix pour les +18 ans. Doit on faire payer le même prix aux élèves, quelque soit leur âge ou juste ce qu'il faut en fonction de leur âge, d'où participation des familles ?

Le tarif demandé aux familles sera le même pour tous, il faut donc calculer le coût total du voyage et diviser par le nombre de participants.

Oui je sais, j'ai aussi le cas... mais ça ne change rien. Ce qui compte c'est le montant global de la prestation.... ce serait pareil si certains étaient logés à l'hôtel 3 étoiles et d'autres dans un deux étoiles, si certains allaient au musée pendant que d'autres feraient du shoping (bon je simplifie un peu car il y a la notion de prestations différentes mais en général on rentre pas dans ce truc) ou si un élève handicapé présentait un surcoût.

Le seul cas où il peut y avoir des tarifs différenciés c'est sur critères sociaux.

Donc, pour la participation des familles à faire voter au CA, mieux vaut partir sur un tarif de +18ans ?

Non. 

Total de la prestation voyage / total des participants (accompagnateurs, éléves) = tarif à voter

Les prestataires de voyage me proposent un devis pour des élèves de -18ans et stipule dans le contrat qu'il y aura un surplus pour les élèves de +18ans.
Au moment où les enseignants font voter au CA leur projet avec la participation des familles sur la base du devis (élèves de -18ans, et le nombre d'élèves qui y participeront), sans aucune certitude d'avoir que des élèves de -18ans pour y participer.
Donc, si on fait total de la prestation voyage dans mon cas (devis pour les élèves de -18 ans) / total des participants, et qu'il y ait des élèves de +18ans, il faudra faire re-voter la participation des familles.

Dans le cas contraire aussi de toute façon.

Bonjour,

volcan a écrit:

Le CA n'a rien à voir dans la régie. A noter que la régie à vocation à régler sur place des dépenses figurant dans le budget prévisionnel du voyage.

Je rebondis sur ce sujet fort intéressant dans nos établissements d'enseignements.
Dans mon établissement, la régie d'avances est composée uniquement d'une partie de la participation des familles pour payer des frais de restauration le jour du retour.
Donc, si le CA n'a rien à voir dans la régie, est ce légal la pratique dans mon établissement ?

Je ne comprends pas. Une régie c'est de l'argent "sans origine" définie. Une régie est destinée à faire face à des dépenses prévues sur place et à des dépenses imprévues.
Une régie peut donc excéder le strict budget du voyage. Si elle est utilisée au delà du budget prévu cela sera affecté sur le AP comme tout dépassement du voyage ou la part accompagnateurs.

Bonjour,
Merci pour cette éclairage. Après réflexion, c'est surement fait pour ne pas faire re-voter la participation des familles au CA ou par ma méconnaissance sur le respect des textes sur ce sujet... Cette procédure est habituelle pour tous les voyages dans mon établissement.

J'ai une question à vous soumettre sur les mensualités :
Compte tenu d'un voyage proche et de l'organisation d'un CA tardif, est il possible de prévoir une mensualité le 03/01/2017 ?
Il est indiqué à l'article 2.1.3.4 de l'instruction codificatrice M96, que si l'établissement ne dispose pas d'un budget exécutoire au 01 janvier : Ainsi jusqu'à ce que le budget soit exécutoire, le chef d'établissement est en droit, dès le 1er janvier de l'exercice, de mettre en recouvrement les recettes, d'engager, de liquider et de mandater les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente si celui-ci est inférieur au budget présenté au vote.

Ma question :
Dans le cas où, nous n'aurions pas encore basculé sur l'exercice 2017 avec GFC et que le budget de l'établissement serait exécutoire le 06/01/2017:
- pouvez vous me confirmer que pour mon cas, il est possible d'encaisser la participation des familles le 03/01/2017 (j'imagine que oui)
- si oui, si par exemple le prestataire de voyage nous demande un acompte pour le 05/01/2017, est ce que l'agence comptable pourrait faire un chèque à ce dernier ?

non aux deux questions 
Pour la première c'est que le logiciel ne sera pas disponible le 3 janvier... 
Pour la seconde, c'est que c'est interdit de payer par chèque 
Je vois pas l'intérêt du chèque, si ce n'est l'impression de la matérialité d'un paiement (en comparaison avec un mandatement qui est "virtuel ") 

Après de façon plus générale j'ai l'impression que tu mélanges un peu les notions de budget, compta générale et trésorerie... 
Une fois que tu auras clarifié cela, ça devrait être mieux....

maxou a écrit:

Ma question :
Dans le cas où, nous n'aurions pas encore basculé sur l'exercice 2017 avec GFC et que le budget de l'établissement serait exécutoire le 06/01/2017:
- pouvez vous me confirmer que pour mon cas, il est possible d'encaisser la participation des familles le 03/01/2017 (j'imagine que oui)
- si oui, si par exemple le prestataire de voyage nous demande un acompte pour le 05/01/2017, est ce que l'agence comptable pourrait faire un chèque à ce dernier ?

Oui au deux questions

Il ne s'agit pas de faire un ordre de recette mais d'encaisser en avance des participations des familles. Lol le 3 janvier on est encore chez moi au 31/12/N-1.
Oui aussi à la seconde question.

En fait ce n'est pas tant le budget que le fait d'avoir un acte autorisant le voyage et le contrat exécutoire du voyagiste qui importe.

Et au passage il n'y a aucun lien entre le fait d'avoir encaissé des participations et celui de payer un acompte.

Bozinchu a écrit:

Pour la seconde, c'est que c'est interdit de payer par chèque 

volcan a écrit:

Oui au deux questions 

  Mettez vous d'accord : on peut ou pas payer par chèque? 

je persiste ..
non aux deux questions
le 3 janvier je n'ai pas GFC (ou alors on triche..)
le paiement par chèque pour un acompte n'est pas permis..ou alors l'acompte est ridicule...

putain c'est dur de mal vieillir...

Pourquoi ne pas encaisser les participations des familles dès que possible?
car si j'ai les chèques au 03/01, c'est surement que je les ai avant les vacances..

Il me semble que l'on a souvent dit ici que GFC n'était qu'un instrument pour nous aider; le fait qu'il ne soit pas disponible le 03 janvier ne doit pas nous bloquer. On peut toujours faire un bordereau de chèques manuel et les envoyer et régulariser ensuite dans GFC.

maxou a écrit:

Il est indiqué à l'article 2.1.3.4 de l'instruction codificatrice M96, que si l'établissement ne dispose pas d'un budget exécutoire au 01 janvier : Ainsi jusqu'à ce que le budget soit exécutoire, le chef d'établissement est en droit, dès le 1er janvier de l'exercice, de mettre en recouvrement les recettes, d'engager, de liquider et de mandater les dépenses de la section de fonctionnement dans la limite de celles inscrites au budget de l’année précédente si celui-ci est inférieur au budget présenté au vote.

volcan a écrit:

En fait ce n'est pas tant le budget que le fait d'avoir un acte autorisant le voyage et le contrat exécutoire du voyagiste qui importe.

L'article 2.1.3.4 avait été inséré dans le fil pour savoir, s'il était possible de réaliser des opérations entre la fin de l'exercice 2016 et le démarrage du nouvel exercice 2017, et bien sur avec une régularisation par la suite (avec l'accord de l'agent comptable).

volcan a écrit:

Lol le 3 janvier on est encore chez moi au 31/12/N-1.

C'est un voyage prévu en 2017 par le prof.
En général, on peut payer jusqu'au 05/01/2017 suivant la décision de l'agent comptable. Mais au delà, qu'est ce qui empêcherait qu'on encaisse sur l'exercice 2017 si on n'a pas encore basculé GFC ?

Bozinchu a écrit:

Pourquoi ne pas encaisser les participations des familles dès que possible?. car si j'ai les chèques au 03/01, c'est surement que je les ai avant les vacances..

Non, il sera prévu trois mensualités, dont le premier sera par exemple le 01/12/2016, le 2e sera le 03/01/2017 et le dernier le 01/02/2017.

J'essaie déjà de maitriser ma partie avec la comptabilité budgétaire avec l'instruction M96 (et le respect des textes), avant de comprendre la comptabilité générale.
Ma question avait uniquement pour but de savoir, si la procédure était possible avec l'accord de l'agent comptable. Mais, je constate que les avis sont divergents sur le sujet.

Il n'y a pas d'avis divergent
tu ne peux pas encaisser les chèques sur GFC 2017 le 3 janvier
tu peux toujours encaisser les chèques en décembre
et l'ac n'envoie au STC que les chèques de décembre
puis le 3 janvier il fait un bordereau pour les chèques qui doivent être encaissés à la dite date

maxou a écrit:

Mais au delà, qu'est ce qui empêcherait qu'on encaisse sur l'exercice 2017 si on n'a pas encore basculé GFC ?

justement que la bascule n'ait pas été faite

Bozinchu a écrit:

maxou a écrit:

Mais au delà, qu'est ce qui empêcherait qu'on encaisse sur l'exercice 2017 si on n'a pas encore basculé GFC ?

justement que la bascule n'ait pas été faite

On peut encaisser physiquement en 2017 (cad prendre l'argent et le mettre au coffre) mais on ne pourra pas traiter ces encaissements sur GFC 2017 car on n'aura pas basculé.

ADN a écrit:

On peut encaisser physiquement en 2017 (cad prendre l'argent et le mettre au coffre) mais on ne pourra pas traiter ces encaissements sur GFC 2017 car on n'aura pas basculé.

C'est juste ce que je voulais savoir : si on peut ou pas prendre les sous et indépendamment de la bascule. La réponse est claire..
Mais pour le bordereau de chèque manuel avec régularisation après la bascule, tu indiques que c'est également possible..Reste à voir si mon agent comptable accepterait de le faire s'il y a besoin.

Est-ce que tu te poses la question de l'encaissement des tickets repas le 3 janvier ? J'espère que non. Même au début du mois de janvier, la vie continue.
GFC est un outil, on peut parfaitement faire un bordereau sur un autre outil pour avoir le détail de ce que l'on envoie et enregistrer ce bordereau globalement après basculement.
Rappelons que la M9-6 nous enjoint de "présent(er) les chèques à l'encaissement au plus tard le lendemain du jour de leur réception". Si on les a gardés au chaud pendant les vacances (ici l'année dernière, la DDFIP nous avait demandé d'arrêter les envois de bordereaux le 20 décembre donc on peut en prendre argument), on ne va pas en plus attendre le basculement...